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Imposta l'orario di lavoro per Webex Contact Center

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L'orario di lavoro in Webex Contact Center consente la gestione centralizzata dell'orario di lavoro, delle festività e delle ore di emergenza per un contact center.

È possibile pianificare in anticipo l'orario di lavoro e non lavorativo del contact center, nonché intraprendere azioni di emergenza per eventuali problemi. L'orario di lavoro comprende orari di lavoro, festività e sostituzioni con funzionalità ricorrenti che si ripetono automaticamente in base a modelli giornalieri, settimanali, mensili o annuali. La configurazione dell'orario di lavoro può facoltativamente fare riferimento a elenchi festività e sostituzioni. Una volta definito l'orario di lavoro, questi fanno riferimento ai flussi per il comportamento di routing appropriato, consentendo di eseguire una pianificazione semplificata.

Gestire l'orario di lavoro

È possibile configurare l'orario di lavoro per definire uno o più turni. Un turno è una durata che è necessario identificare per il funzionamento di uno specifico contact center. Utilizza i turni per definire il normale orario di lavoro, le ore di punta o le ore non di punta in base ai tuoi requisiti aziendali. L'orario di lavoro serve come base che gli elenchi di festività e le sostituzioni possono modificare quando necessario.

È possibile configurare l'orario di lavoro per definire uno o più turni. Un turno è una durata che è necessario identificare per il funzionamento di uno specifico contact center. Utilizzare un turno per definire l'orario di lavoro regolare, le ore di punta e le ore non di punta in base ai requisiti aziendali.

Crea orario di lavoro

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Accedere a Control Hub.

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Passare a Servizi > Contact Center .

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Nel riquadro di spostamento del Contact Center, selezionare Esperienza cliente > Orario di lavoro.

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Nella sezione Orario di lavoro, fai clic su Crea nuovo orario di lavoro.

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In Impostazioni generali, inserisci un nome e una descrizione dell'orario di lavoro.

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Scegli i dettagli del fuso orario dall'elenco a discesa.

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In Definisci orario di lavoro, seleziona Aggiungi turno. Puoi aggiungere turni per ogni giorno della settimana o per giorni specifici. Puoi creare uno o più turni all'interno di un giorno.

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Nella finestra popup Aggiungi turno , specifica un nome appropriato per il turno in base ai tuoi requisiti aziendali.

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Tutti i giorni della settimana sono selezionati per impostazione predefinita. Se è necessario definire l'orario di lavoro per giorni specifici, selezionare la casella di controllo in corrispondenza dei giorni in cui si desidera applicare l'orario di lavoro.

  • Non puoi creare turni con intervalli di tempo sovrapposti. In questi casi, una notifica di errore informa che è necessario regolare la data e l'ora.

  • È possibile creare più turni per un singolo giorno senza sovrapposizione della durata temporale.

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Scegli l'ora di inizio e fine. È possibile applicare un solo intervallo di tempo quando si selezionano più giorni in un turno.

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Fare clic su Salva. I dettagli del turno sono visibili nella sezione Definisci orario di lavoro.

  • Per modificare un turno, fai clic sul nome del turno. Viene visualizzata la finestra popup Aggiungi turno . Modifica i dettagli e fai clic su Salva.

  • Per eliminare un turno, fai clic sul nome del turno. Viene visualizzata la finestra popup Aggiungi turno . Fai clic su Elimina turno.

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In Impostazioni aggiuntive, scegli un elenco di festività dall'elenco a discesa, se disponibile. Questa opzione è facoltativa da selezionare ed è disponibile solo se viene creato un elenco festività in base alle esigenze aziendali. Per creare elenchi festività, vedere Creare un elenco festività.

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Scegli una sostituzione dall'elenco a discesa. La sostituzione creata è disponibile qui per fusi orari specifici. Sono applicabili solo le sostituzioni corrispondenti al fuso orario dell'orario di lavoro. Per creare le sostituzioni, vedere Creare una sostituzione.

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Fai clic su Crea. Il nuovo orario di lavoro è disponibile nella pagina Orario di lavoro.

Come procedere

  • Dopo aver creato l'orario di lavoro e aggiunto i turni, puoi creare e applicare elenchi festività all'orario di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere Creare un elenco festività.

  • È possibile creare e applicare sostituzioni all'orario di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere Creare una sostituzione.

  • Per gestire i turni, vedi Gestire l'orario di ufficio.

  • Durante le ore non lavorative (non lavorative), è possibile configurare l'attività dell'orario di lavoro per riprodurre un messaggio appropriato per comunicare ai clienti la disponibilità dell'agente successivo.

Gestire le liste delle festività

Gli elenchi festività consentono di definire giorni non lavorativi che si ripetono automaticamente in base ai modelli impostati. Invece di creare singole festività una per una, ora puoi impostarle in modo che si ripetano, come ogni primo lunedì del mese o ogni 25 dicembre. È possibile impostare modelli di ricorrenza, tra cui pianificazioni giornaliere, settimanali, mensili o annuali per automatizzare la pianificazione delle vacanze.

Flessibilità della durata: a differenza dei sistemi di pianificazione tradizionali, la durata iniziale di un elenco festività non deve necessariamente corrispondere al giorno o al mese di ricorrenza. La ricorrenza non deve necessariamente verificarsi nello stesso giorno della settimana o mese della durata iniziale. Ad esempio, se un elenco festività è inizialmente impostato per il periodo dal 3 al 4 febbraio (48 ore) e la ricorrenza è impostata per il 10 di ogni mese, l'elenco festività si ripresenterà il 10 di ogni mese per 48 ore senza dover modificare la durata originale.

Gestione di fine mese: se la ricorrenza è impostata sul 29°, 30° o 31° giorno del mese, il sistema applica la festività l'ultimo giorno di ogni mese. L'interfaccia utente fornisce un avviso quando ciò si verifica.

Classificazione di priorità: quando gli elenchi festività hanno date sovrapposte, puoi risolvere i conflitti classificandoli. Basta trascinare e rilasciare gli elementi per impostare il loro ordine di priorità: gli elementi di livello superiore hanno la precedenza su quelli di rango inferiore.

Interazioni con priorità nello stesso giorno: i flussi sfruttano l'orario di lavoro in fase di esecuzione, quindi quando ci sono elenchi festività o sostituzioni in conflitto nello stesso giorno, l'elemento con priorità più alta ha la precedenza. Ad esempio:

  • La priorità della lista delle festività #1 è impostata per 2:00 PM - 4:00 PM

  • La priorità della lista delle festività #2 è impostata per tutto il giorno

  • La priorità #2 sarà attiva dalle 12:00 AM - 1:59 AM

  • La priorità #1 sostituirà la priorità #2 dalle 2:00 PM alle 4:00 PM

  • La priorità #2 riprenderà dalle 4:01 PM alle 11:59 PM

Questo sistema di priorità garantisce che modifiche di pianificazione più specifiche o critiche possano ignorare regole di pianificazione più ampie durante periodi di tempo sovrapposti.

Creare un elenco festività

Definisci i giorni non lavorativi con modelli di ricorrenza giornalieri, settimanali, mensili o annuali, come finestre di manutenzione o festività aziendali annuali.

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Accedere a Control Hub.

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Passare a Servizi > Contact Center .

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Nel riquadro di spostamento del Contact Center, selezionare Esperienza cliente > Orario di lavoro.

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Nella sezione Elenchi festività, fai clic su Crea nuove festività.

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In Impostazioni generali, inserisci un nome e una descrizione dell'elenco festività.

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In Elenchi festività, fai clic su Aggiungi una nuova festività per aggiungere una festività. È possibile immettere i dettagli per la riga.

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Fornire un nome per la festività.

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Seleziona Durata selezionando l'intervallo di date di inizio e fine per la durata insieme alla. Intervallo di tempo dell'ora di inizio e di fine.

  • Se selezioni Tutto il giorno se la festività si applica all'intera giornata e l'intervallo di tempo non sarà applicabile.
  • Per la ricorrenza, scegliere una delle seguenti opzioni disponibili:
    1. Giornaliera: si ripete ogni giorno o ogni X giorni
    2. Settimanale: si ripete settimanalmente in giorni specifici della settimana
    3. Mensile: ripetizioni mensili per data o per posizione giornaliera
    4. Annuale: si ripete annualmente nella stessa data
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Fai clic su Crea per creare l'elenco delle festività.

Come procedere

Per gestire gli elenchi festività, vedi Gestire l'orario di ufficio.

Gestire le sostituzioni

Le sostituzioni definiscono eccezioni ai normali turni o orari di lavoro che possono anche ripetersi automaticamente. Usa le sostituzioni per situazioni come la chiusura anticipata ogni venerdì, l'estensione dell'orario durante le stagioni di punta o le modifiche al programma di emergenza. Configura modelli ricorrenti (giornalieri, settimanali, mensili o annuali) per automatizzare le eccezioni di pianificazione senza impostazione manuale.

Flessibilità della durata: a differenza dei sistemi di pianificazione tradizionali, la durata iniziale di una sostituzione non deve necessariamente corrispondere al giorno o al mese di ricorrenza. La ricorrenza non deve necessariamente verificarsi nello stesso giorno della settimana o mese della durata iniziale. Ad esempio, se una sostituzione è inizialmente impostata dal 3 febbraio (martedì) al 4 (mercoledì) e la ricorrenza è impostata per ogni venerdì, la sostituzione si ripeterà ogni venerdì per 48 ore senza modificare il giorno di inizio iniziale.

Gestione di fine mese: se la ricorrenza è impostata sul 29°, 30° o 31° giorno del mese, il sistema applica la sostituzione l'ultimo giorno di ogni mese. L'interfaccia utente fornisce un avviso quando ciò si verifica.

Classificazione di priorità: quando le sostituzioni hanno date sovrapposte, puoi risolvere i conflitti classificandole. Basta trascinare e rilasciare gli elementi per impostare il loro ordine di priorità: gli elementi di livello superiore hanno la precedenza su quelli di rango inferiore.

Interazioni con priorità nello stesso giorno: i flussi sfruttano l'orario di lavoro in fase di esecuzione, quindi quando ci sono sostituzioni in conflitto nello stesso giorno, l'elemento con priorità più alta ha la precedenza. Ad esempio:

  • La priorità di override #1 è impostata per 2:00 PM - 4:00 PM

  • La priorità di sostituzione #2 è impostata per tutto il giorno

  • La priorità #2 sarà attiva dalle 12:00 AM - 1:59 PM

  • La priorità #1 sostituirà la priorità #2 dalle 2:00 PM alle 4:00 PM

  • La priorità #2 riprenderà dalle 4:01 PM alle 11:59 PM

Questo sistema di priorità garantisce che modifiche di pianificazione più specifiche o critiche possano ignorare regole di pianificazione più ampie durante periodi di tempo sovrapposti.

Creare una sostituzione

Crea eccezioni di pianificazione con ricorrenza giornaliera, settimanale, mensile o annuale, ad esempio chiusure anticipate, orari prolungati o modifiche di emergenza.

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Accedere a Control Hub.

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Passare a Servizi > Contact Center .

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Nel riquadro di spostamento del Contact Center, selezionare Esperienza cliente > Orario di lavoro.

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Nella sezione Sostituzioni , fai clic su Crea sostituzioni.

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In Impostazioni generali, inserisci un nome e una descrizione della sostituzione.

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Scegli i dettagli del fuso orario dall'elenco a discesa.

Quando crei una sostituzione, assicurati che la sostituzione e l'orario di lavoro siano nello stesso fuso orario. Non è possibile modificare il fuso orario dopo averlo selezionato.

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In Sostituzioni, fai clic su Aggiungi nuova sostituzione. Inserisci i dettagli della sostituzione nella nuova riga.

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Seleziona Durata selezionando l'intervallo di date di inizio e fine per la durata insieme alla. Intervallo di tempo dell'ora di inizio e di fine.

  • Se selezioni Tutto il giorno se la sostituzione si applica all'intera giornata e l'intervallo di tempo non sarà applicabile.
  • Per la ricorrenza scegliere uno dei seguenti optoni disponibili:
    1. Giornaliero - Ripetizione ogni giorno o ogni X giorni

    2. Settimanale : si ripete settimanalmente in giorni specifici della settimana

    3. Mensile - Ripetizione mensile per data o per posizione giornaliera

    4. Annuale : si ripete annualmente nella stessa data

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Impostare lo stato su attivo o inattivo in base a quando si desidera applicare la sostituzione.

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Selezionare il segno di spunta per salvare la sostituzione.

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Fare clic su Crea per creare la sostituzione.

Come procedere

  • Dopo aver creato le sostituzioni, puoi applicarle all'orario di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere Creare orario di lavoro.

  • Per gestire le sostituzioni, vedi Gestire l'orario di ufficio.

Gestisci l'orario di lavoro

Puoi visualizzare e gestire le entità dell'orario di lavoro come orario di lavoro, elenchi festività e sostituzioni nelle rispettive sezioni. Puoi cercare orari di lavoro specifici, elenchi festività e sostituzioni dall'elenco delle voci. Quando modifichi un'entità orario di lavoro, si ha un impatto sulle entità e sui flussi associati.

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Accedere a Control Hub.

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Passare a Servizi > Contact Center .

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Nel riquadro di spostamento del Contact Center, selezionare Esperienza cliente > Orario di lavoro.

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Vai a Orario di lavoro, Elenchi festività oSostituzione , in base alletue esigenze.

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Nel campo di ricerca, inserisci il nome della voce. I risultati della ricerca vengono visualizzati in base agli input.

6

In Filtro, utilizzare la casella di controllo per selezionare il fuso orario. I risultati della ricerca vengono visualizzati in base alla selezione.

  • Non puoi utilizzare un filtro per gli elenchi festività.

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Per ordinare le voci in ordine crescente o decrescente, fare clic sulle sezioni delle intestazioni Nome, Fuso orario o Ultima modifica . Ordina le voci con più clic.

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Scegli una voce da aprire e modificare.

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Modifica i campi e fai clic su Salva.

  • In Impostazioni generali > Riferimento di, fare clic su Elenco riferimenti per visualizzare l'elenco delle entità associate. È inoltre possibile esportare questo elenco come file .CSV.

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Per eliminare un orario di lavoro, un elenco festività o una sostituzione nella pagina dettagliata della voce, fare clic sull'icona di eliminazione sul lato destro della pagina.

  • Se l'orario di lavoro è associato ad altre entità, non puoi eliminarlo. Rimuovi i riferimenti a tutte le entità associate e riprova.

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Per eliminare una voce da un elenco all'interno di un elenco festività o di una sostituzione, fai clic sull'icona di eliminazione sul lato destro della riga.

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Viene visualizzata una finestra popup con un messaggio di conferma dell'eliminazione. Fare clic su Elimina.

  • Durante l'eliminazione, se l'elenco festività è associato ad altre entità, il sistema elimina tutti i riferimenti alle entità associate.

  • Durante l'eliminazione, se le sostituzioni sono associate ad altre entità, il sistema elimina tutti i riferimenti alle entità associate.

Come procedere

  • Per accedere all'orario di lavoro, agli elenchi festività e alle sostituzioni nel flusso e gestire il comportamento di routing specifico dell'azienda, consulta l'articolo di Progettazione flusso .

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