Locatieplanningen beheren

U kunt planningen voor kantooruren of feestdagen maken voor locaties in de organisatie en deze toepassen op functies zoals virtuele operators. De virtuele operator werkt op basis van de gedefinieerde dag en tijd in het schema van kantooruren.

U kunt de planningen die op een locatie zijn gemaakt ook toepassen op de gespreksinstellingen van de gebruiker, zoals Na elkaar bellen, Tegelijkertijd bellen of Prioriteitswaarschuwing, binnen die locatie.

Een locatieplanning maken

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Locaties.

3

Selecteer een locatie en klik op het tabblad Bellen .

4

Ga naar het gedeelte Instellingen gespreksfuncties en selecteer Planningen.

5

Klik op Planning toevoegen.

6

Voer een Planningnaam in en kies het Planningstype als Kantooruren of Feestdag.

Planningsnamen en gebeurtenisnamen moeten uniek zijn.

7

Als u kiest voor Kantooruren, bepaalt u het schema voor uw werkuren tijdens de dag.

  1. Selecteer de dagen dat uw bedrijf geopend is.

  2. Geef de begin- en eindtijden voor elke dag op.

  3. Als er voor uw bedrijf een pauze is, selecteert u de pauze en bewerkt u de uren die voor elke werkdag van toepassing zijn.Instellingen voor het maken van planning met kantooruren

Nadat u de planning met kantooruren hebt gemaakt, kunt u de afzonderlijke gebeurtenissen bewerken als u de herhaling ervan wilt bijwerken als Geen (een eenmalige gebeurtenis die meerdere dagen kan duren), Wekelijks (herhaalt op geselecteerde dagen), Jaarlijks (herhaalt elk jaar op een specifieke datum of dag) of Hele dag (duurt de hele dag).
8

Als u Feestdag kiest, maakt u als volgt een planning voor specifieke dagen in het jaar waarin uw organisatie niet is geopend.

  1. Klik op Toevoegen.

  2. Voer een Feestdagennaamin.

  3. Selecteer de herhaling: Geen (een eenmalige gebeurtenis die meerdere dagen kan duren), Wekelijks (vindt plaats op geselecteerde dagen) of Jaarlijks (vindt elk jaar plaats op een specifieke datum of dag). Schakel de schakelaar Hele dag in als de feestdag de hele dag duurt.

  4. Selecteer de begin- en einddag en -tijd om één exemplaar van de gebeurtenis te definiëren. Als de gebeurtenis wordt herhaald, plant het systeem automatisch toekomstige gebeurtenissen op basis van uw selectie.

  5. Klik op

Instellingen voor planning vakantieuren

9

Klik op Opslaan.

Een locatieplanning bewerken of verwijderen

U kunt een locatieplanning op elk gewenst moment wijzigen of verwijderen. U kunt ook alle gebeurtenissen van de planning exporteren.

Voordat u begint

Als u een locatieplanning wilt verwijderen, moet u deze eerst verwijderen uit alle functies die de planning gebruiken.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Locaties.

3

Selecteer een locatie en klik op het tabblad Bellen .

4

Ga naar het gedeelte Instellingen gespreksfuncties en selecteer Planningen.

5

Beweeg de muis over een planning in de lijst met planningen en klik op Knop Bewerken om wijzigingen aan te brengen of De knop Verwijderen die wordt weergegeven door het pictogram Prullenbak om te verwijderen.

6

Als u de gebeurtenissen van een planning als een .csv -bestand wilt exporteren, plaatst u de muisaanwijzer op een planning en klikt u op Knop Bewerken en klikt u vervolgens op Downloaden.

opties voor planning en gebeurtenis exporteren, bewerken en verwijderen

Planningen voor meerdere locaties toevoegen of bewerken

Met het in bulk importeren/exporteren van CSV met planningen en gebeurtenissen kunt u de planningen in bulk toevoegen, bewerken of verwijderen op verschillende locaties tegelijk.

Voordat u begint

  • Voordat u uw CSV-schema/gebeurtenissen uploadt, moet u ervoor zorgen dat u Webex Calling-elementen in bulk inrichten met CSV leest om de CSV-conventies te begrijpen.

  • U kunt uw huidige planning/gebeurtenissen exporteren, waarmee u uw bestaande gegevensset kunt toevoegen, verwijderen of wijzigen, of u kunt een voorbeeldset van planning/gebeurtenissen exporteren. Als het bestand is gewijzigd, kan het worden geüpload via de bulkfuncties.

    CSV-bestand exporteren naar ZIP-bestandsindeling: Bij het exporteren van gegevens naar een CSV-bestand kan het aantal records 1000 overschrijden. In dergelijke gevallen wordt het ZIP-bestand gedownload, waarbij het ZIP-bestand de volledige set record(s) in één CSV-bestand bevat. Een afzonderlijke map met alle gegevens wordt onderverdeeld in meerdere CSV-bestanden met elk minder dan 1000 records. Deze bestanden worden gegenereerd voor de beheerders om snel updates en uploads te importeren.

  • Het is belangrijk om te weten welke verplichte en optionele kolommen en informatie u moet verstrekken wanneer u de CVS-sjabloon invult. De specifieke velden voor het CSV-bestand Plannen/gebeurtenissen zijn te vinden in de volgende tabel.

  • Het maximale aantal rijen is 1000 (exclusief de koptekst).

  • Elke rij kan maximaal 10 evenementen bevatten.

  • Er kunnen maximaal 1000 planningen worden gemaakt voor een locatie.

  • Er kunnen maximaal 150 evenementen per planning worden toegevoegd.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Locaties.

3

Selecteer een locatie en klik op het tabblad Bellen .

4

Ga naar het gedeelte Instellingen gespreksfuncties en selecteer Planningen.

5

Klik op In bulk beheren.Planningsoptie in bulk beheren

6

Kies in het pop-upvenster Planningen beheren de locatie en klik op .csv-sjabloon downloaden.

De .CSV -sjabloon is gebaseerd op planning met meerdere gebeurtenissen die aan een planning zijn gekoppeld.

planningsvenster beheren met de optie om een csv-bestand te downloaden

7

Vul de spreadsheet in.

8

Sleep een bestand om het CSV-bestand te uploaden of klik op Een bestand kiezen.

9

Klik op Uploaden.

Verwijzing CSV-bestandsindeling

Gebruik deze tabel om te zien welke velden verplicht of optioneel zijn en wat u moet bepalen wanneer u planningen en gebeurtenissen in bulk toevoegt of bewerkt.

Kolom Verplicht/optioneel Beschrijving Ondersteunde waarde (voorbeeld)

Naam

Verplicht

Voer een naam in om de planning de identificeren.

Location_A

Locatie

Verplicht

Voer de locatie van de organisatie in.

Als u een planning wilt dupliceren op meerdere locaties, kopieert u de planningsrecord naar een nieuwe rij en koppelt u deze aan de nieuwe locatie.

Als u parallelle wijzigingen wilt aanbrengen in een planning op meerdere locaties, zoekt/vervangt u het geëxporteerde CSV-bestand en importeert u het opnieuw.

Er kunnen maximaal 1000 planningen worden gemaakt voor een locatie.

Locatie A

Actie plannen

Verplicht

Voer de waarde in van de kolom Actie plannen om toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen.

Voer TOEVOEGEN in om een planning toe te voegen.

Als u een planning wilt wijzigen, voert u de kolom in die u wilt bijwerken met de nieuwe waarde.

Voer VERWIJDEREN in om een planning te verwijderen.

toevoegen

VERWIJDEREN

Planningstype

Verplicht

Voer het type planning (tijd/feestdag) in dat u wilt toevoegen.

Voer de TIJD in voor het toevoegen van de planning van kantooruren en de VAKANTIE voor het toevoegen van de vakantieplanning.

TIJD

feestdag

Evenementactie

Optioneel

In één rij kunt u maximaal 10 evenementen voor dezelfde locatie toevoegen. Als u meer evenementen wilt toevoegen, gaat u verder met het toevoegen van een nieuwe rij.

Voer TOEVOEGEN in om een gebeurtenis toe te voegen.

Voer VERVANGEN in om de eerder toegewezen evenementdetails te vervangen door de nieuwe.

Voer VERWIJDEREN in om een evenement te verwijderen.

toevoegen

vervangen

VERWIJDEREN

Evenementnaam

Optioneel

Voer de naam van de gebeurtenis in.

Cisco-dag

Startdatum evenement

Optioneel

Voer de startdatum van de gebeurtenis in.

03-11-2024

Einddatum evenement

Optioneel

Voer de einddatum van de gebeurtenis in.

04-12-2024

Starttijd van evenement

Optioneel

Voer de starttijd van de gebeurtenis in.

12:00:00

Eindtijd van evenement

Optioneel

Voer de eindtijd van de gebeurtenis in.

14:00:00

Herhalingstype evenement

Optioneel

Voer de herhaling in als Geen/wekelijks/jaarlijks op dag/jaarlijks op datum.

Geen

Herhalingsdag van evenement per week

Optioneel

Kies de herhaling op basis van de gebeurtenis: dag van herhaling per week, dag van jaarlijkse herhaling per dag, week van jaarlijkse herhaling per dag, maand van jaarlijkse herhaling per dag, datum van jaarlijkse herhaling per datum, maand van jaarlijkse herhaling per datum.

Er kunnen maximaal 150 evenementen per planning worden toegevoegd.

 -

Gebeurtenisdag van jaarlijkse herhaling per dag

Optioneel

maandag

Gebeurtenisweek met jaarlijkse herhaling per dag

Optioneel

eerste

Gebeurtenismaand met jaarlijkse herhaling per dag

Optioneel

januari

Gebeurtenisdatum van jaarlijkse herhaling op datum

Optioneel

 -

Gebeurtenismaand met jaarlijkse herhaling op datum

Optioneel

 -

Gebruikersplanningen beheren

U kunt een planning maken voor een gebruiker en deze alleen toepassen op de gespreksinstellingen van die gebruiker, zoals na elkaar bellen, tegelijkertijd bellen of prioriteitsmelding. Met deze gespreksinstellingen worden de gedefinieerde acties uitgevoerd op basis van het tijdsbestek in de planning, waardoor het voor gebruikers eenvoudiger wordt om hun gesprekken te beheren.

Een gebruikersplanning maken

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op het tabblad Gesprekken.

4

Ga naar het gedeelte Gespreksafhandeling en selecteer Planningen.

5

Klik op Nieuwe planning.

6

Voer een Naam van planning in.

instellingen voor het maken van planning op gebruikersniveau
7

Stel de begin- en einddatum en -tijd van de planning in.

8

Selecteer Gebeurtenis van een hele dag als de planning de hele dag duurt.

9

Selecteer Herhalingen als u de planning herhaaldelijk wilt laten plaatsvinden.

Kies een van de volgende frequenties:

  • Dagelijks: als u dagelijks kiest, voert u het aantal dagen in tussen de gebeurtenissen. Voer bijvoorbeeld '2' in om de twee dagen te herhalen.

  • Wekelijks: als u wekelijks kiest, geeft u het aantal weken op tussen de gebeurtenissen en kiest u de dagen van de week waarop u de planning wilt herhalen.

Selecteer Toestaan om te beëindigen als u wilt definiëren wanneer het herhalende schema moet worden gestopt. Als u deze optie selecteert, wordt de vervolgkeuzelijst Eindigt weergegeven met twee opties:

  • Na: de planning stopt na een ingesteld aantal gebeurtenissen. Voer het aantal gebeurtenissen in waarna de herhalingsplanning moet worden beëindigd.
  • Datum: de planning stopt op een specifieke datum. Selecteer de einddatum voor de herhalende planning.
10

Klik op Opslaan.

Een gebruiker kan ook zelf planningen maken in de User Hub. Zie Planningen voor gespreksinstellingen maken voor meer informatie. Alle wijzigingen die de gebruiker aanbrengt in deze instellingen, worden weergegeven in zowel de User Hub als Control Hub.

Een gebruikersplanning bewerken of verwijderen

Voordat u begint

Als u een gebruikersplanning wilt verwijderen, moet u deze eerst verwijderen uit alle gespreksinstellingen die de planning gebruiken.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Beheer > Gebruikers.

3

Selecteer een gebruiker en klik op het tabblad Gesprekken.

4

Ga naar het gedeelte Gespreksafhandeling en selecteer Planningen.

De lijst met gemaakte planningen en gebeurtenissen wordt weergegeven.
5

Als u meer gebeurtenissen aan een planning wilt toevoegen, vouwt u de planning uit en klikt u op Gebeurtenis toevoegen.

6

Als u een planning wilt verwijderen, klikt u op De knop Verwijderen die wordt weergegeven door het pictogram Prullenbak. Als u een gebeurtenis wilt bewerken, klikt u op Menu Meer en kiest u Bewerken of Verwijderen.

Evenementopties toevoegen, bewerken en verwijderen