Wanneer uw team Webex gaat gebruiken, kunt u het beste eerst goed zien hoe u uw teams en ruimten het beste kunt in structureren. Als u een systematische aanpak gebruikt, merkt u waarschijnlijk dat het eenvoudiger is om uw workflow te beheren en uw team beter te ondersteunen. U kunt algemene processen vastleggen, beslissingen nemen, algemene kennis opbouwen en de samenwerking van uw team stimuleren.

Volg de richtlijnen van uw bedrijf

Uw bedrijf heeft mogelijk al specifieke richtlijnen die u moet volgen bij het maken van ruimten of de teams. Van managers wordt bijvoorbeeld mogelijk verwacht dat ze een ruimte hebben die is toegewezen aan hun direct ondergeschikten, of een volledige technologiegroep heeft wellicht een team waaraan iedereen automatisch wordt toegevoegd. Dus als u nieuwe ruimten en teams kunt maken voor uw collega's zodat ze kunnen samenwerken, moet u eerst de richtlijnen van uw bedrijf controleren. Aangezien de meeste mensen in meerdere ruimten en teams zullen werken, is het eenvoudiger voor iedereen als vergelijkbare richtlijnen worden gevolgd.

Aan de slag met ruimten

Een ruimte is waar alle actie plaatsvindt in Webex. Hier kunt u berichten verzenden, bestanden delen, vergaderingen plannen, bellen, enzovoort. U kunt verschillende typen ruimten hebben: een met slechts één andere persoon, een met veel mensen en een ruimte die deel uitmaakt van een groter team. Wanneer u iemand rechtstreeks een bericht stuurt, maakt u een ruimte alleen voor u en deze persoon en kan niemand anders deelnemen aan dat gesprek. Als u wilt communiceren met meer mensen over een specifiek onderwerp, kunt u een ruimte maken waarin u allemaal kunt samenwerken. Als uw bereik buiten het oorspronkelijke doel van de ruimte valt, moet u mogelijk een team maken en de ruimte naar een team verplaatsen.

Uw teams samenstellen

Er zijn meestal een of twee redenen om teams te maken: als u een specifieke communicatiestructuur in gedachten hebt voor een groot project of groep mensen, of als de ruimte die u hebt gemaakt niet groot genoeg meer is. Teams zijn eigenlijk een verzameling van gerelateerde ruimten. Ze zijn zeer geschikt voor een consistente groep mensen die lange tijd aan iets gaan werken. Dit kan iets gecompliceerds zijn en veel activiteiten of subprojecten bevatten die op hetzelfde moment plaatsvinden. U kunt een andere ruimte maken voor elk deel van de puzzel.

Stel dat u een team van ongeveer 10 mensen beheert voor de financiële afdeling van een groot bedrijf. Zodra uw team de app gebruikt, kunt u een team maken genaamd 'Financiën'. Wanneer u een team maakt, wordt u de moderator en is iedereen die u toevoegt een teamlid. Ze worden automatisch toegevoegd aan de Algemene ruimte van het team, wat de standaardruimte is en de enige ruimte waaraan uw teamleden automatisch worden toegevoegd.

Uw Teams organiseren

U kunt de Algemene ruimte gebruiken voor aankondigingen waar u belangrijke informatie kunt delen als alleen-lezen berichten. Alleen teammoderators kunnen berichten plaatsen in de ruimte. Zo kunt u voorkomen dat deze belangrijke berichten zoekraken tussen de actieve gesprekken in de andere teamruimten.

Hoe u uw team indeelt, is essentieel voor het succes van uw team Iedereen in het team kan ruimten toevoegen aan het team als een manier om hun kennis te delen. Iedereen in het team kan de beschikbare teamruimten zien en zelf deelnemen. Als u wilt dat uw team richtlijnen volgt bij het maken van teamruimten, moet u ze dit laten weten.

Meer moderators toevoegen

Het is mogelijk ook handig om andere moderators aan het team toe te wijzen om de lijst met teamleden up-to-date te houden of de teamdetails bij te werken. Moderators kunnen ervoor zorgen dat de ruimten in uw team allemaal actief zijn door ruimten te archiveren die u niet gebruikt, of door ruimten te herstellen die weer nodig zijn. Ze kunnen ook personen uit het team verwijderen die er niet meer in werken.

En wanneer iedereen aan het werk is met nieuwe projecten, kunt u uw team archiveren en uw volgende team gaan maken.