Quando a equipe começa a trabalhar na Webex, você deve começar a pensar sobre a melhor forma de estruturar as equipes e espaços. Se uma abordagem sistemática for feita, você provavelmente achará mais fácil controlar o fluxo de trabalho e auxiliar melhor a sua equipe. Você pode estabelecer processos comuns, tomar decisões, criar conhecimento compartilhado e facilitar a cultura da equipe.

Siga as diretrizes da empresa

A empresa pode já ter orientações específicas que devem ser seguidas ao criar espaços ou equipes. Por exemplo, pode ser que haja uma expectativa de que os gerentes tenham um espaço dedicado para os seus subordinados diretos, ou um grupo completo de tecnologia pode ter uma equipe a qual todos são adicionados automaticamente. Portanto, se você estiver em um cargo em que pode criar novos espaços e equipes para seus colegas trabalharem juntos, primeiro, verifique as orientações da sua empresa. Já que a maioria das pessoas irá trabalhar, ao mesmo tempo, em diversos espaços e equipes, fica mais fácil para todos seguir diretrizes semelhantes.

Iniciar com os espaços

Um espaço é onde ocorrem todas as ações no Webex. É onde você envia mensagens, compartilha arquivos, agenda reuniões, faz chamadas e assim por diante. Você pode ter vários tipos de espaços: um com apenas uma outra pessoa, um com muita gente e um que faz parte de uma equipe maior. Ao enviar uma mensagem diretamente para alguém, você está criando um espaço apenas entre vocês dois, e ninguém mais pode entrar nessa conversa. Se você precisa se comunicar com mais pessoas sobre um tópico específico, pode criar um espaço no qual todos podem trabalhar juntos. Se o escopo em função da intenção original do espaço for expandido, pode ser necessário criar uma equipe e mover o espaço para uma equipe.

Monte suas equipes

Geralmente, você cria equipes por uma das duas razões seguintes: se tem uma estrutura específica de comunicação em mente para um grande projeto ou para um grupo de pessoas; ou se aumentou um espaço que criou. As equipes são simplesmente um grupo de espaços relacionados. Elas são ótimas para um grupo consistente de pessoas que estarão trabalhando em algo por um longo tempo. Algo que pode ser complicado e envolver muitas atividades ou subprojetos acontecendo ao mesmo tempo. Você pode criar um espaço diferente para cada peça do quebra-cabeça.

Digamos que você gerencie uma equipe de cerca de 10 pessoas do departamento de finanças, de uma grande empresa. Assim que sua equipe está usando o aplicativo, você pode criar uma equipe chamada "Financeiro". Quando você cria uma equipe, se torna o moderador e todos que você adicionar se tornam um membro da equipe. Eles serão automaticamente adicionados ao espaço Geral da equipe, que é o espaço padrão e o único ao qual os membros da equipe são adicionados automaticamente.

Organize suas equipes

Considere o uso do espaço Geral para anúncios no qual informações importantes podem ser compartilhadas como mensagens apenas para leitura. Apenas os moderadores da equipe poderão publicar no espaço e você evitará perder essas importantes mensagens nas discussões em andamento que ocorrem nos outros espaços da equipe.

A forma de estruturar a equipe é a chave para o sucesso. Qualquer pessoa da equipe pode adicionar espaços à equipe como uma maneira de compartilhar o conhecimento. Todos da equipe podem ver os espaços disponíveis na equipe e entrar neles por conta própria. Se você quiser que a equipe siga orientações ao criar espaços da equipe, certifique-se de informá-los.

Adicionar mais moderadores

Você também pode achar útil atribuir outros moderadores à equipe para ajudar a manter a lista de membros da equipe atualizada ou para atualizar os detalhes da equipe. Os moderadores podem ajudar a garantir que todos os espaços da equipe estão ativos ao arquivar espaços que não estão sendo usado ou ao restaurar qualquer espaço que seja necessário novamente. Elas também podem remover pessoas da equipe que não estão mais trabalhando no assunto.

Finalmente, quando o trabalho de todos tiver sido transferido para novos projetos, você pode arquivar a equipe e se preparar para criar a próxima equipe!