Когда ваша команда начинает работу в Webex, стоит задуматься, как лучше всего структурировать команды и пространства. При систематическом подходе вам, скорее всего, будет легче управлять процессами и лучше обеспечивать поддержку команды. Можно установить общие процессы, принимать решения, создавать общую базу знаний и организовывать культуру своей команды.

Соблюдение рекомендаций своей компании

Возможно, в вашей компании уже есть определенные рекомендации, которые стоит соблюдать при создании пространств и команд. Например, возможно, у менеджеров должно быть пространство со своими непосредственными подчиненными или же со всей технологической группой должна быть создана команда, куда автоматически добавляются все сотрудники. Таким образом, если вы должны создать новые пространства и команды для совместной работы сотрудников, сперва просмотрите рекомендации своей компании. Поскольку большинство людей будет работать в нескольких пространствах и командах одновременно, приведенные ниже простые рекомендации облегчают этот процесс для всех.

Начните с пространств

Пространство – это место, где происходят все действия в Webex. Здесь вы отправляете сообщения, предоставляете совместный доступ к файлам, планируете совещания, совершаете вызовы и т. д. Можно использовать пространства нескольких типов : пространства для работы в паре с одним человеком или большим количеством людей или для взаимодействия с участниками крупной команды. Если вы отправляете кому-либо сообщение напрямую , то создаете пространство исключительно между вами двумя и никто другой не сможет присоединиться к вашему разговору. Если необходимо вести диалог с большим количеством людей на определенную тему, можно создать пространство для совместной работы всех участников. Если тема беседы выходит за рамки исходного назначения пространства, можно создать команду и переместить в нее пространство .

Создайте свои команды

Команды обычно создают по одной из двух причин: для использования определенной структуры коммуникации в связи с крупным проектом или группой людей либо для работы с большим количеством людей, чем в изначально созданном пространстве. Команды – это группа связанных между собой пространств. Они хороши для единой группы людей, собирающейся работать над чем-либо в течение долгого периода времени. Этот процесс может быть сложным и включать большое количество активностей или подпроектов, работа над которыми выполняется одновременно. Можно создать различные пространства для различных задач

Предположим, вы управляете командой из более чем 10 человек в финансовом отделе крупной компании. Когда ваша команда начнет использовать приложение, можно создать команду с названием "Финансовый отдел". При создании команды вы становитесь ее модератором , а все, кого вы добавляете, превращаются в участников команды. Они автоматически добавляются в Общее пространство команды, которое представляет собой пространство по умолчанию (участники команды автоматически добавляются только в это пространство).

Организуйте свои команды

Используйте Общее пространство для объявлений , в которые можно включать важную информацию. Такие объявления являются сообщениями только для чтения. Только модераторы команд смогут публиковать материалы в пространстве, и вы предотвратите потерю важных сообщений в текущих обсуждениях, которые проходят в других командных пространствах.

Ключ к успеху вашей команды – грамотное ее структурирование. Любой участник вашей команды может добавлять пространства в команду с целью предоставления совместного доступа к своим данным. Все участники команды могут видеть доступные командные пространства и самостоятельно присоединяться к ним . Сообщите своей команде о необходимости соблюдать рекомендации при создании командных пространств.

Модерирование командных пространств

Модерируя пространство в команде, вы можете управлять доступностью пространства и его участниками. Вы управляете возможностью просматривать контент в этом пространстве. Это удобно, если вы модератор и предоставляете конфиденциальную информацию целевой группе пользователей. Можно скрыть эту конфиденциальную информацию от других пользователей в вашей команде, у которых нет необходимых полномочий.

Если вы создадите команду, вы станете модератором команды и будете управлять пространствами и участниками своей команды.

Модераторы команды также могут назначать себя модераторами в любых модерируемых пространствах своих команд. Модераторы команды могут самостоятельно присоединяться к любому пространству и повышать свою роль до уровня модератора этого пространства. Они также могут назначать других модераторов пространств, которые являются участниками команды.

Любой участник команды может создать командное пространство и настроить его модерирование. Тогда он станет модератором этого пространства. Другие участники команды не смогут присоединяться к нему самостоятельно и должны подать запрос на присоединение модератору.

Добавьте модераторов

Можно также назначить других модераторов команды, чтобы упростить управление списком участников или сведениями о команде. Модераторы могут обеспечивать активность командных пространств посредством архивирования пространств , которые в данный момент не используются, или восстановления нужных пространств. Кроме того, они могут удалять из команды людей , которые больше в ней не работают.

И наконец, когда все перейдут к работе над новым проектом, можно будет архивировать команду и создать новую.