当团队开始在 Webex 中工作时,您应该花点时间考虑如何以最佳方式安排团队和空间。 如果采用系统化方法,您可能会发现能够更容易地控制工作流,并且为团队提供更好的支持。 您可以建立通用流程、制定决策、了解基本常识,并促进团队文化建设。

请遵循贵公司的指导原则

您的公司可能制定了创建空间或团队时应该遵循的具体指导规则。 例如,经理可能应该有专用于其直接下属的空间,或者整个技术组可能有一个团队,所有人都会自动添加到其中。 因此,如果您的职位有权为您的同事创建新空间和团队来实现协作,请先查看贵公司的指导原则。 由于大多数人会同时在多个空间和团队中工作,遵循类似的指导原则会便于所有人开展工作。

空间入门

空间是指 Webex 中执行所有操作的地方。 在这里,可以发送消息、共享文件、安排会议、拨打电话等等。 您可以创建多种类型的空间:只有您与另一人参与的空间,有多人参与的空间,以及属于更大规模团队的空间。 如果您直接向某人发送消息,即可在你们两人之间创建一个空间,其他人无法加入该对话。 如果需要与更多人交流某个特定主题,您可以创建一个空间,大家可以在此空间中协同工作。 如果范围超出空间的初始计划,那么可能需要创建团队将空间移至团队中

建立您的团队

通常出于以下两个原因之一创建团队 — 您已想好一个适用于大型项目或一组人员的特定沟通结构,或者您创建的空间已不够用。 团队只是一个包含相关空间的集合。 “团队”功能特别适合一组都要长时间处理某项事务的人员。 这类事务可能很复杂,涉及许多同时进行的活动或子项目。 您可以为各个环节创建不同的空间。

假设您在一家大型公司的财务部管理一个 10 人左右的团队。 在团队使用该应用程序时,您可以创建团队,并命名为“财务”。 创建团队后,您就是该团队的协调人,您添加的每个人都是团队成员。 团队成员将自动添加到团队的常规空间(即缺省空间)中,这也是将团队成员自动添加到其中的唯一空间。

组织您的团队

考虑使用常规空间发布通知,您可以在其中以只读消息的形式共享重要信息。 只有团队协调人能够发布到空间,并将避免丢失这些正在其他团队空间中讨论的重要消息。

如何构建您的团队是团队取得成功的关键。 作为一种知识共享的途径,团队中的任何人都可以向团队添加空间。 团队中的所有人都可以查看可用的团队空间并自行加入空间。 如果您希望团队在创建团队空间时遵循指导原则,请务必告知他们。

协调团队空间

当您在团队中协调空间时,您可以控制哪些空间可用以及哪些人属于这些空间。 这使您可以控制谁查看空间中的内容。 例如,当您是一位协调人,向一组目标人员提供敏感信息或机密信息时,此功能非常有用。 您可以阻止团队中其他没有所需权限的人查看敏感信息。

当您创建团队时,您是团队协调人,您可以控制团队的空间和成员。

团队协调人还可以将自己指定成团队中任何已协调空间的协调人。 团队协调人可以自行加入任何空间,并提升自己的权限以协调该空间。 他们还可以指定其他空间协调人,这些人员必须是团队的成员。

团队中的任何人都可以创建团队空间,并且可以选择对空间进行协调。 然后他们将成为该空间的协调人。 其他团队成员不能自行加入,需要请求协调人才能加入。

添加更多协调人

您还可以向团队指定其他协调人来帮助保持团队成员列表最新,或更新团队详情。 协调人可以帮助确保团队中的空间都处于活动状态,具体方法是对不使用的空间进行空间归档或者对需要再次使用的空间进行恢复。 他们还可以从团队中删除再也不会在其中工作的人员

最后,当所有人都已开始新的项目后,您可以进行团队归档,然后准备创建下一个团队!