Задайте политиката за съхранение на вашата организация

Съдържание, по-старо от правилата за запазване или съдържанието, превишаващо квотите за съхранение, подлежи на изтриване. Това е важно, защото когато съхранявате информация около дълго време, увеличавате шансовете поверителната информация да бъде достъпна.

Препоръчваме ви да работите с вашия правен съветник, за да определите най-подходящия период на съхранение за вашата организация.

  • Ние постепенно въвеждаме политика за задържане на срещи за организации, които управляват един сайт за срещи.

    Ако не сте в състояние да промените настройката на правилата за автоматично изтриване на запис в администрацията на сайта, тогава настройката на правилата ви се е преместила в контролния хъб. Вижте процедурата по-долу, за да влезете в Control Hub и да промените политиката си за задържане.

  • Можете да зададете само политика за задържане на ниво организация за всички ваши сайтове за срещи. Свържете се с Cisco подкрепа за помощ.

    Ако имате няколко сайта за срещи, не можете да зададете различни правила за съхранение за всеки сайт за срещи.

  • Webex Assistant не е наличен с Webex за правителството, така че ние подкрепяме само политиката за съхранение на данни от Webex Meetings (записи и метаданни за срещи) за тези организации.

1

Влезте в организацията си в контролния хъб и отидете в Настройките https://admin.webex.comна организацията и превъртете до задържане.

2

Определете а Правила за задържане на пространство на Webex чрез щракване Променете и след това:

  1. Изберете По подразбиране или а Персонализиран срок на задържане за 1-1 Чат .

  2. Изберете По подразбиране или а Персонализиран срок на задържане за групов чат .

  3. Щракнете върху Запиши.

Минималните стойности са 1 ден, 1 месец или 1 година. Максималните стойности са 3600 дни, 120 месеца или 10 години. Стойностите контролират колко дълго Webex съхранява генерираните от потребителите съобщения, файлове и бели дъски. Можете да зададете различни или еднакви стойности съответно за 1-1 и групови чатове.

3

Определете а Правила за задържане на Webex Meetings чрез щракване Настройки и след това:

Под Политика за задържане :

  1. Изберете По подразбиране или а Персонализиран период на запазване на данните от срещите.

Минималната стойност е 7 дни, а максималната е 3600 дни. Стойността контролира колко дълго Webex съхранява записи, преписи и акценти от вашите срещи.

Под Изтрит запис :

  1. Изберете Изчистено в рамките на 30 дни или Следвайте политиката за задържане както е зададено по-горе.

  2. Щракнете върху Запиши.

Контролен център| ЧЗВ относно запазването на данни на Webex
Какви са предстоящите промени в запазването на данни в Webex и как това е от полза за клиента?

Webex премахва опцията за запазване на данни за съобщения и срещи за неопределен времеви период от време.

Тази промяна ви помага да управлявате жизнения цикъл на вашето генерирано от потребителите съдържание, да сведете до минимум отпечатъка си от данни, ако вече не е необходим, и да гарантирате, че можете да спазвате съответствието и регулаторните стандарти. Виж Промени в запазването на данни идват през 2023 г .

Кои клиенти са засегнати от тази промяна?

Тази промяна е приложима за всички клиенти на стандартен и Pro Pack. За да проверите дали тази промяна е приложима за вашата организация, отидете до настройките за запазване за вашата среща и съобщения под Настройки на организация в Control Hub. Ако настройката за запазване е налична за вашата организация, тогава тази промяна е приложима за вашата организация.

Кои са клиентите на стандартния пакет? Как да разбера това?

Стандартните клиенти на Webex са тези клиенти, които са закупили основните предложения на Webex , които не включват лиценза Pro Pack. Най-добрият начин да проверите това е чрез Control Hub.

Приложима ли е тази промяна за всички сайтове – управлявани от администрация на сайта на сайта и управлявани от Control Hub сайтове?

Тази промяна е приложима за всички организации с настройки за задържане на срещи и съобщения, налични в настройките на организацията в Control Hub. За задържане на срещи стойността, зададена тук, ще премине към всички сайтове, свързани към или управлявани от Control Hub. Ако политиката за задържане е зададена на неопределено в Control Hub, тогава стойността на настройката за запазване за записи за всички сайтове, които са свързани с Control Hub, се променя на 360 дни. За клиенти на Pro Pack можете да промените тази стойност до 3600 дни в Control Hub.

Тези промени не са приложими за самостоятелни администрация на сайта на сайта. Ако има сайтове, чиято настройка за задържане е зададена чрез Webex администрация на сайта, тогава ще се приложи настройката за задържане в администрация на сайта на сайта. Научете повече за Контролен център и администрация на сайта, управлявани Webex сайтове .

Защо някои клиенти не могат да видят правилата за задържане на срещи в Настройки на организацията?

Политиката за запазване на срещи в цялата организация е приложима за всеки сайт, свързан или управляван в Control Hub. Клиентите с един сайт, който се управлява в Control Hub, обикновено могат да видят тази настройка за запазване в цялата организация. Но клиентите с множество сайтове за срещи, които искат да имат различно задържане за всеки сайт, обикновено не виждат настройката за запазване в цялата организация, тъй като тази настройка прилага една и съща политика за задържане за всеки сайт.

Ако клиентите вече управляват правилата за задържане на срещи за всеки сайт, трябва ли да преминат към Настройки на организация?

Понастоящем клиентите, управляващи запазването на срещите чрез Webex администрация на сайта, с различна настройка на задържане за всеки сайт, не трябва да се преместват в Настройки на организация в Control Hub. Те могат да продължат да управляват политиката си за задържане чрез Webex администрация на сайта.

Потърсете съобщения на Webex за допълнителни актуализации, свързани с политиката за задържане за управлявани от Webex администрация на сайта сайтове.

Клиентът има множество сайтове за срещи, управлявани в Control Hub и има настройки за запазване в цялата организация. Сега клиентът трябва да зададе политиката на задържане за всеки сайт. Как може да се направи това?

Клиентите с множество сайтове за срещи, които вече са избрали управлението на задържане на ниво организация в Control Hub, трябва да се подготвят за предстоящата промяна, като зададат стойност на задържане в зависимост от типа пакет, за който са се абонирали.

Ако искате да зададете правилата за задържане на ниво сайт, моля, свържете се незабавно с вашия мениджър за успех на клиентите. Тези искания се оценяват за всеки отделен случай.

Какво се случва, ако клиентите не видят бутона за запазване на срещата в настройките на организацията?

Ако клиентите не виждат настройката за запазване в цялата организация в Настройки на организация в Control Hub, тогава тази промяна не ги засяга.

Ако клиентите са платили за неограничено съхранение на срещи, тези клиенти ще бъдат ли в списък с изключения, когато новите правила за запазване на данни бъдат активирани?

Тези клиенти са освободени от новите промени в политиката за запазване на данни. Ще направим всичко възможно да създадем изключение за клиенти, които са платили за неограничено съхранение, но не можем да гарантираме, че отделни клиенти ще бъдат добавени към списъка с изключения.

Ако вашата организация трябва да бъде освободена, моля, свържете се с вашия мениджър на акаунти в Webex или мениджър за успех на клиенти преди 7 март 2023 г.

Това приложимо ли е за онлайн сайтове?

Не. Тази промяна не е приложима за онлайн сайтове.

Това приложимо ли е за клиентите на Webex към Cisco BroadWorks и Wholesale Route to Market?

Клиентите на Webex за Cisco BroadWorks и Wholesale Route to Market са изключени от тази промяна. За други клиенти, ако имат достъп до работни натоварвания за срещи и съобщения, където могат да персонализират политиката за задържане, тогава тези промени са приложими за тях.

За стандартни клиенти записите, по-стари от 360 дни, ще бъдат ли изтрити автоматично през януари 2023 г. или 360-дневният период на запазване ще започне през януари 2023 г. за всички предишни и нови записи? или , ако приложа настройка, която е по-кратка от текущия период на задържане, тя автоматично ли изтрива записите, които са извън новия зададен период? или се счита за ново правило, което важи за бъдещи записи?

Тази промяна на задържането се отнася за всички записи, нови или стари. Създадените преди или след датата на пускане. Например, ако периодът на задържане е зададен на 1 година, записи, по-стари от 1 година, се изтриват. Това ще важи и за нови записи.

Ако не искате това да се случи, препоръчваме да надстроите до лиценза Pro Pack, който ви позволява да запазите данните на вашата организация за повече от 360 дни и до 3600 дни.

Какво се случва, ако администратор на Pro Pack избере опцията Изчистено в рамките на 30 дни?

Webex премахва за постоянно всички изтрити записи. Това важи и за потребители, които са поставени на законно задържане. Например, ако потребител под законно задържане изтрие запис и впоследствие той бъде изчистен, записът се изтрива за постоянно от Webex и не може да бъде извлечен от служителя по съответствието.

Прилага ли се политиката за съхранение за целия орг?

Да. Когато е зададен за Space съобщения, той се прилага за всички пространства, създадени от потребители на организацията, изпратени съобщения и съдържание, което се споделя в тези пространства. По същия начин, когато е настроен за срещи, той се прилага за всички записи на сайтове за срещи и информация, която е свързана със завършени срещи.

Какво се случва с космическите съобщения, когато те се изтриват от крайните потребители?

Съобщенията, които се изтриват от крайните потребители, са меки изтривания. Дори ако съобщението бъде изтрито от краен потребител, то съществува в системата и е достъпно от служителя по съответствието. Той се отстранява постоянно само след периода на задържане.

Какво се случва със записите на срещите, когато те се изтриват от крайните потребители?

Записите, които се изтриват от крайните потребители, са меки изтривания. Дори ако бъде изтрит от краен потребител, той съществува в системата и е достъпен от служителя по съответствието. Той се отстранява постоянно само след периода на задържане.

Какъв тип съдържание се очиства?

За Spaces всички съобщения, прикачени файлове, съдържание на бяла дъска и събития се очистват.

За срещи всички записи и информация, които са свързани със завършени срещи (заглавие на срещата, списък на присъстващите, начален и краен час и т.н.), се изтриват.

Данните на Webex се изчистват за постоянно от производствената система и не могат да бъдат възстановени, когато бъдат изчистени съгласно политиката за задържане на клиента.

Колко гранулирано може да бъде задържането за съдържанието на Webex Space? Какъв е минимумът и максимумът?

Задържането се определя на стъпки от 1 ден. Минимумът е 1 ден, а максимумът е неопределен. Имайте предвид, че кратките периоди на задържане могат да повлияят отрицателно на потребителското изживяване.

Ако вашата организация има период на задържане, ние изчистваме цялото генерирано от потребителя съдържание, което вашата организация притежава в съответствие с политиката за задържане. Изчистеното съдържание не може да бъде възстановено.

Колко детайлно може да бъде задържането за съдържанието на Webex Meetings? Какъв е минимумът и максимумът?

За Webex Meetings задържането се определя на стъпки от 1 ден. Минимумът е 7 дни, а максимумът е неопределен.

Колко често се изпълнява услугата за пречистване?

Услугата за пречистване работи постоянно, за да определи дали има някакви данни, които трябва да бъдат прочистени в съответствие с политиката за задържане.

Как мога да проверя политиката за задържане на пространството?

Отворете пространството, което искате да проверите, щракнете върху иконата на зъбно колело „Информация за пространството“ до името на пространството и след това изберете Вижте политиката за пространство .

Вече активирах политиката за автоматично изтриване на записи в администрацията на сайта на Cisco Webex за моя сайт за срещи, как тази нова организация на Control Hub е различна?

Ако вашата организация има един сайт за срещи, вашата политика за съхранение ще бъде мигрирана от администрацията на сайта на Webex към настройките за организация на контролния хъб. След като миграцията приключи, трябва да управлявате правилата за съхранение в Control Hub и няма да имате право да променяте правилата за съхранение в Администратор на сайта.

Ако вашата организация има няколко сайтове за срещи, можете да продължите да управлявате правилата за съхранение в администрацията на сайта на Webex. Ако искате да зададете политика за запазване на ниво организация за всичките си сайтове за срещи, моля, свържете се с Поддръжка на Cisco за съдействие.

Активирах правилата за автоматично изтриване на записи за моя сайт за срещи в администрацията на сайта на Cisco Webex, но сега не мога да го променя, защото настройката е деактивирана. Как мога да променя политиката за автоматично изтриване на записи?

Ако не сте в състояние да промените настройката на правилата за автоматично изтриване на запис в администрацията на сайта, тогава настройката на правилата ви се е преместила в контролния хъб. Влезте в контролния хъб https://admin.webex.comи отидете в настройкитена организацията и превъртете до задържане, за да промените политиката за задържане.

Моите сайтове на Webex не са свързани с контролния хъб или се управляват в контролния хъб. Мога ли да използвам Control Hub, за да управлявам политиката за задържане на срещи?

Не. Сайтовете на Webex Meetings , които се управляват в Control Hub или са свързани с Control Hub, могат да използват организационни настройки на Control Hub, за да управляват политиката за задържане на срещи в цялата организация. За други сайтове за срещи на Webex трябва да използвате администрацията на сайта на Webex, за да управлявате правилата за запазване на сайта на събранието.

Запазват ли се потребителски данни за неактивен потребител?

Да. Потребителските данни се запазват дори ако състоянието на потребителя е Неактивен. Ако неактивен потребител бъде активиран повторно, той ще намери старите си данни (Пространства и срещи), но само ако тези данни все още са в рамките на периода на съхранение.