Задайте политиката за съхранение на вашата организация

Съдържание, по-старо от правилата за запазване или съдържанието, превишаващо квотите за съхранение, подлежи на изтриване. Това е важно, защото когато съхранявате информация около дълго време, увеличавате шансовете поверителната информация да бъде достъпна.

Препоръчваме ви да работите с вашия правен съветник, за да определите най-подходящия период на съхранение за вашата организация.

  • Ние постепенно въвеждаме политика за задържане на срещи за организации, които управляват един сайт за срещи.

    Ако не сте в състояние да промените настройката на правилата за автоматично изтриване на запис в администрацията на сайта, тогава настройката на правилата ви се е преместила в контролния хъб. Вижте процедурата по-долу, за да влезете в Control Hub и да промените политиката си за задържане.

  • Можете да зададете само политика за задържане на ниво организация за всички ваши сайтове за срещи. Свържете се с Cisco подкрепа за помощ.

    Ако имате няколко сайта за срещи, не можете да зададете различни правила за съхранение за всеки сайт за срещи.

  • Webex Assistant не е наличен с Webex за правителството, така че ние подкрепяме само политиката за съхранение на данни от Webex Meetings (записи и метаданни за срещи) за тези организации.

1

Влезте в организацията си в контролния хъб и отидете в Настройките https://admin.webex.comна организацията и превъртете до задържане.

2

Дефинирайте правила за съхранение на място в Webex , като щракнете върху Промяна и след това:

  1. Изберете период на съхранение по подразбиране или Персонализиран за чат 1-1.

  2. Изберете период на съхранение по подразбиране или Персонализиран за групов чат.

  3. Щракнете върху Запиши.

Минималните стойности са 1 ден, 1 месец или 1 година. Максималните стойности са 3600 дни, 120 месеца или 10 години. Стойностите контролират колко дълго Webex поддържа генерираните от потребителите съобщения, файлове и бели дъски. Можете да зададете различни или едни и същи стойности съответно за 1 – 1 и за групови чатове.

3

Дефинирайте Правила за съхранение в Webex Meetings , като щракнете върху Настройки и след това:

Под Правила за съхранение:

  1. Изберете период на съхранение по подразбиране или Персонализиран за данните за срещите.

Минималната стойност е 7 дни, а максималната е 3600 дни. Стойността контролира колко дълго Webex поддържа записи, преписи и акценти от вашите срещи.

Под Изтрит запис:

  1. Изберете Изчистено в рамките на 30 дни или Следвайте правилата за съхранение , както са зададени по-горе.

  2. Щракнете върху Запиши.

Control Hub | ЧЗВ за съхранението на данни в Webex
Какви са предстоящите промени в съхранението на данни в Webex и как това е от полза за клиента?

Webex премахва опцията за запазване на данни за съобщения и срещи за неопределен период от време.

Тази промяна ви помага да управлявате жизнения цикъл на вашето генерирано от потребителите съдържание, да сведете до минимум отпечатъка си за данни, ако вече не е необходим, и да гарантирате, че можете да отговаряте на стандартите за съответствие и нормативните стандарти. Вижте Предстоящи промени в съхранението на данни през 2023 г.

Кои клиенти са засегнати от тази промяна?

Тази промяна се отнася за всички стандартни клиенти и клиенти на Pro Pack. За да проверите дали тази промяна е приложима за вашата организация, отидете до настройките за съхранение за вашата среща и съобщения под „Настройки за организацията“ в Control Hub. Ако настройката за съхранение е налична за вашата организация, тогава тази промяна е приложима за вашата организация.

Кои са клиентите на стандартни пакети? Как да разбера това?

Стандартните клиенти на Webex са тези клиенти, които са закупили базовите предложения на Webex, които не включват лиценза за Pro Pack. Най-добрият начин да проверите това е чрез Control Hub.

Тази промяна важи ли за всички сайтове – сайтове, управлявани от администрацията на сайта и сайтове, управлявани от Control Hub?

Тази промяна се отнася за всички организации с настройката за съхранение на срещи и съобщения, налична в настройките за организацията в Control Hub. За съхранение на срещи стойността, зададена тук, ще обхване всички сайтове, свързани с или управлявани от Control Hub. Ако правилата за съхранение са зададени на „за неопределено време“ в Control Hub, тогава стойността на настройката за съхранение за записи за всички сайтове, които са свързани с Control Hub, се променя на 360 дни. За клиенти на Pro Pack можете да промените тази стойност до 3600 дни в Control Hub.

Тези промени не са приложими за самостоятелни сайтове, управлявани от администрацията на сайта. Ако има сайтове, чиято настройка за съхранение е зададена чрез Webex Site Administration, тогава ще се приложи настройката за съхранение в Site Administration. Научете повече за Control Hub и управлявани от администрацията на сайта сайтове Webex.

Защо някои клиенти не могат да виждат правилата за съхранение на срещи в „Настройки на организацията“?

Правилата за съхранение на срещи за цялата организация се прилагат за всеки сайт, свързан или управляван в Control Hub. Клиентите с един сайт, който се управлява в Control Hub, обикновено могат да видят тази настройка за съхранение за цялата организация. Но клиентите с множество сайтове за срещи, които искат да имат различно съхранение за всеки сайт, обикновено не виждат настройката за съхранение за цялата организация, тъй като тази настройка прилага едни и същи правила за съхранение за всеки сайт.

Ако клиентите вече управляват правилата за съхранение на срещи за всеки сайт, трябва ли да се преместят в „Настройки на организацията“?

В момента клиентите, управляващи съхранението на срещи чрез администриране на сайта на Webex, с различна настройка за съхранение за всеки сайт, нямат нужда да се преместват в „Настройки на организацията“ в Control Hub. Те могат да продължат да управляват своите правила за съхранение чрез администриране на сайта на Webex.

Внимавайте за комуникациите на Webex за допълнителни актуализации, свързани с правилата за съхранение за сайтове, управлявани от администрацията на сайта на Webex.

Клиентът има множество сайтове за срещи, управлявани в Control Hub, и има настройки за съхранение за цялата организация. Сега клиентът трябва да зададе правилата за съхранение за всеки сайт. Как може да се направи това?

Клиентите с множество сайтове за срещи, които вече са избрали управлението на съхранението на ниво организация в Control Hub, трябва да се подготвят за предстоящата промяна, като зададат стойност за съхранение в зависимост от типа на пакета, който са абонирали.

Ако искате да зададете правилата за съхранение на ниво сайт, се свържете незабавно с вашия мениджър за успех на клиентите. Тези искания се оценяват за всеки отделен случай.

Какво се случва, ако клиентите не виждат бутона за съхранение на срещи под „Настройки на организацията“?

Ако клиентите не виждат настройката за съхранение за цялата организация в „Настройки на организацията“ в Control Hub, тогава тази промяна не ги засяга.

Ако клиентите са платили за неограничено място за съхранение на срещи, ще бъдат ли тези клиенти в списък с изключения, когато бъдат активирани новите правила за съхранение на данни?

Тези клиенти са освободени от новите промени в правилата за съхранение на данни. Ще направим всичко възможно да създадем изключение за клиенти, които са платили за неограничено място за съхранение, но не можем да гарантираме, че отделните клиенти ще бъдат добавени към списъка с изключения.

Ако вашата организация трябва да бъде освободена, свържете се със своя мениджър на акаунти за Webex или мениджър за успех на клиентите преди 7 март 2023 г.

Това важи ли за онлайн сайтове?

Не. Тази промяна не е приложима за онлайн сайтове.

Това приложимо ли е за Webex to Cisco BroadWorks и Wholesale Route to Market customers?

Webex за Cisco BroadWorks и Wholesale Route to Market клиенти са изключени от тази промяна. За други клиенти, ако те имат достъп до работни натоварвания на срещи и съобщения, където могат да персонализират правилата за съхранение, тогава тези промени са приложими за тях.

За стандартните клиенти дали записите, по-стари от 360 дни, ще се изтриват автоматично от януари 2023 г. или дали 360-дневният период за съхранение ще започне от януари 2023 г. за всички предишни и нови записи? или , ако приложа настройка, която е по-кратка от текущия период за съхранение, изтрива ли автоматично записите, които са извън зададения нов период? или се счита за ново правило, което се отнася за бъдещи записи?

Тази промяна на съхранението се отнася за всички записи, нови или стари. Тези, създадени преди или след датата на пускане. Например, ако периодът на съхранение е зададен на 1 година, записите, по-стари от 1 година, се изтриват. Това ще важи и за новите записи.

Ако не искате това да се случи, препоръчваме да надстроите до лиценза за Pro Pack, който ви позволява да запазите данните на вашата организация за повече от 360 дни и до 3600 дни.

Какво се случва, ако администратор на Pro Pack избере опцията Purged в рамките на 30 дни?

Webex премахва за постоянно всички изтрити записи. Това се отнася и за потребители, които са законно задържани. Ако например потребител под законно задържане изтрие запис и впоследствие той бъде изтрит, записът се изтрива за постоянно от Webex и не може да бъде извлечен от служителя по съответствието.

Прилага ли се политиката за съхранение за целия орг?

Да. Когато е зададен за съобщения на място, той се прилага за всички места, създадени от потребителите на организацията, за изпратените съобщения и за съдържанието, което се споделя в тези места. По същия начин, когато е зададен за срещи, той се прилага за всички записи и информация на сайтовете на Meetings, която е свързана с завършените срещи.

Какво се случва с космическите съобщения, когато те се изтриват от крайните потребители?

Съобщенията, които се изтриват от крайните потребители, са меки изтривания. Дори ако съобщението бъде изтрито от краен потребител, то съществува в системата и е достъпно от служителя по съответствието. Той се отстранява постоянно само след периода на задържане.

Какво се случва със записите на срещите, когато те се изтриват от крайните потребители?

Записите, които се изтриват от крайните потребители, са меки изтривания. Дори ако бъде изтрит от краен потребител, той съществува в системата и е достъпен от служителя по съответствието. Той се отстранява постоянно само след периода на задържане.

Какъв тип съдържание се очиства?

За Spaces всички съобщения, прикачени файлове, съдържание на бяла дъска и събития се очистват.

За срещите всички записи и информация, свързани с завършените срещи (заглавие на срещата, списък с присъстващи, начален и краен час и т.н.), се изтриват.

Данните на Webex се изтриват окончателно от производствената система и не могат да бъдат възстановени, когато се изтриват според правилата за съхранение на отделен клиент.

Колко гранулирано може да бъде задържането за съдържанието на Webex Space? Какъв е минимумът и максимумът?

Задържането се определя на стъпки от 1 ден. Минимумът е 1 ден, а максимумът е неопределен. Имайте предвид, че кратките периоди на задържане могат да повлияят отрицателно на потребителското изживяване.

Ако вашата организация има период на задържане, ние изчистваме цялото генерирано от потребителя съдържание, което вашата организация притежава в съответствие с политиката за задържане. Изчистеното съдържание не може да бъде възстановено.

Колко детайлно може да бъде задържането за съдържанието на Webex Meetings? Какъв е минимумът и максимумът?

За Webex Meetings задържането се определя на стъпки от 1 ден. Минимумът е 7 дни, а максимумът е неопределен.

Колко често се изпълнява услугата за пречистване?

Услугата за пречистване работи постоянно, за да определи дали има някакви данни, които трябва да бъдат прочистени в съответствие с политиката за задържане.

Как мога да проверя политиката за задържане на пространството?

Отворете пространството, което искате да проверите, щракнете върху иконата "Информация за пространството" до името на пространството и след това изберете Преглед на правилата на пространството.

Вече активирах политиката за автоматично изтриване на записи в администрацията на сайта на Cisco Webex за моя сайт за срещи, как тази нова организация на Control Hub е различна?

Ако вашата организация има един сайт за срещи, вашата политика за съхранение ще бъде мигрирана от администрацията на сайта на Webex към настройките за организация на контролния хъб. След като миграцията приключи, трябва да управлявате правилата за съхранение в Control Hub и няма да имате право да променяте правилата за съхранение в Администратор на сайта.

Ако вашата организация има няколко сайтове за срещи, можете да продължите да управлявате правилата за съхранение в администрацията на сайта на Webex. Ако искате да зададете правила за съхранение на ниво организация за всички свои сайтове за срещи, се свържете с поддръжката на Cisco за съдействие.

Активирах правилата за автоматично изтриване на записи за моя сайт за срещи в администрацията на сайта на Cisco Webex, но сега не мога да го променя, защото настройката е деактивирана. Как мога да променя политиката за автоматично изтриване на записи?

Ако не сте в състояние да промените настройката на правилата за автоматично изтриване на запис в администрацията на сайта, тогава настройката на правилата ви се е преместила в контролния хъб. Влезте в контролния хъб https://admin.webex.comи отидете в настройкитена организацията и превъртете до задържане, за да промените политиката за задържане.

Моите сайтове на Webex не са свързани с контролния хъб или се управляват в контролния хъб. Мога ли да използвам Control Hub, за да управлявам политиката за задържане на срещи?

Не. Сайтовете на Webex Meetings, които се управляват в Control Hub или са свързани с Control Hub, могат да използват настройките на организацията на Control Hub за управление на правила за съхранение на срещи в цялата организация. За други сайтове за срещи на Webex трябва да използвате администрацията на сайта на Webex, за да управлявате правилата за запазване на сайта на събранието.

Запазват ли се потребителските данни за неактивен потребител?

Да. Потребителските данни се запазват дори ако статусът на потребителя е Неактивен. Ако неактивен потребител бъде активиран повторно, той ще открие старите си данни (Spaces и Meetings), но само ако тези данни все още са в рамките на вашия период на съхранение.