Impostare i criteri di archiviazione per la propria organizzazione

Il contenuto precedente ai criteri di conservazione o al contenuto che supera le quote di storage è soggetto all'eliminazione. Ciò è importante perché quando si mantengono le informazioni per lungo tempo, si aumenta la possibilità di accessibilità di informazioni confidenziali.

Si consiglia di lavorare con il consulente legale per determinare il periodo di archiviazione più appropriato per la propria organizzazione.

  • I criteri di conservazione delle riunioni vengono regolarmente rieliminati per le organizzazioni che gestiscono un singolo sito Meetings.

    Se non si riesce a modificare l'impostazione del criterio di eliminazione automatica registrazioni in amministrazione sito, l'impostazione del criterio è stata spostata in Control Hub. Vedere la procedura seguente per accedere a Control Hub e modificare i criteri di archiviazione.

  • È possibile impostare solo criteri di archiviazione a livello di organizzazione per tutti i siti delle riunioni. Contattare il supporto Cisco per assistenza.

    Se si dispone di più siti per riunioni, non è possibile impostare diversi criteri di conservazione per ciascun sito Meetings.

  • Assistente Webex di conservazione non è disponibile con Webex for Government, pertanto sono supportati solo i criteri di conservazione per i dati Webex Meetings (registrazioni e metadati delle riunioni) per tali organizzazioni.

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Accedere alla propria organizzazione in Control Hub su https://admin.webex.come andare a Impostazioni organizzazionee scorrere fino a Conservazione.

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Definire un criterio di conservazione dello spazio Webex facendo clic su Modifica , quindi:

  1. Scegliere il periodo di conservazione predefinito o personalizzato per la chat 1-1.

  2. Scegliere il periodo di conservazione Predefinito o Personalizzato per Chat di gruppo.

  3. Fare clic su Salva.

I valori minimi sono 1 giorno, 1 mese o 1 anno. I valori massimi sono 3600 giorni, 120 mesi o 10 anni. I valori controllano per quanto tempo Webex conserva messaggi, file e lavagne generate dall'utente. È possibile impostare valori diversi o identici rispettivamente per 1-1 e chat di gruppo.

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Definire un criterio di conservazione Webex Meetings facendo clic su Impostazioni e quindi:

Ai sensi della politica di conservazione:

  1. Scegliere il periodo di conservazione Predefinito o Personalizzato per i dati della riunione.

Il valore minimo è 7 giorni e il valore massimo è 3600 giorni. Il valore controlla per quanto tempo Webex conserva registrazioni, trascrizioni ed elementi di rilievo delle riunioni.

In Registrazione eliminata:

  1. Scegliere Elimina entro 30 giorni o Seguire i criteri di conservazione come indicato sopra.

  2. Fare clic su Salva.

FAQ sulla conservazione dei dati | Webex di Control Hub
Quali sono le prossime modifiche alla conservazione dei dati in Webex e in che modo ciò andrà a vantaggio del cliente?

Webex sta rimuovendo l'opzione per conservare i dati di messaggistica e riunioni per un periodo di tempo indefinito.

Questa modifica consente di gestire il ciclo di vita del contenuto generato dall'utente, ridurre al minimo l'impronta dei dati, se non è più necessario, e garantire che sia possibile soddisfare gli standard di conformità e normativi. Vedere Modifiche alla conservazione dei dati in arrivo nel 2023.

Quali clienti sono interessati da questo cambiamento?

Questa modifica è applicabile a tutti i clienti standard e Pro Pack. Per verificare se questa modifica è applicabile alla tua organizzazione, vai alle impostazioni di archiviazione per la riunione e i messaggi in Impostazioni organizzazione in Control Hub. Se l'impostazione di conservazione è disponibile per la propria organizzazione, questa modifica è applicabile alla propria organizzazione.

Chi sono i clienti del pacchetto standard? Come faccio a scoprirlo?

I clienti Webex standard sono quei clienti che hanno acquistato le offerte base di Webex che non includono la licenza Pro Pack. Il modo migliore per verificarlo è tramite Control Hub.

Questa modifica è applicabile a tutti i siti: siti gestiti da Amministrazione sito e siti gestiti da Control Hub?

Questa modifica è applicabile a tutte le organizzazioni con l'impostazione di conservazione delle riunioni e dei messaggi disponibile nelle impostazioni dell'organizzazione in Control Hub. Per la conservazione delle riunioni, il valore impostato qui verrà trasmesso a tutti i siti collegati o gestiti da Control Hub. Se i criteri di conservazione sono stati impostati su indefinito in Control Hub, il valore dell'impostazione di conservazione per le registrazioni, per tutti i siti collegati a Control Hub, viene modificato in 360 giorni. Per i clienti Pro Pack, puoi modificare questo valore fino a 3600 giorni in Control Hub.

Queste modifiche non sono applicabili ai siti gestiti da Amministrazione sito autonomi. Se sono presenti siti la cui impostazione di conservazione è impostata attraverso Amministrazione sito Webex, verrà applicata l'impostazione di conservazione in Amministrazione sito. Ulteriori informazioni sui siti Webex gestiti da Control Hub e Amministrazione sito.

Perché alcuni clienti non possono visualizzare i criteri di conservazione delle riunioni in Impostazioni organizzazione?

I criteri di conservazione delle riunioni a livello di organizzazione sono applicabili a ogni sito collegato o gestito in Control Hub. I clienti con un singolo sito gestito in Control Hub possono solitamente visualizzare questa impostazione di conservazione a livello di organizzazione. Tuttavia, i clienti con più siti per riunioni che desiderano avere una conservazione diversa per ogni sito solitamente non visualizzano l'impostazione di conservazione a livello di organizzazione poiché questa impostazione applica gli stessi criteri di conservazione per ogni sito.

Se i clienti stanno già gestendo i criteri di conservazione delle riunioni per ogni sito, devono passare alle impostazioni dell'organizzazione?

Attualmente, i clienti che gestiscono la conservazione delle riunioni attraverso Amministrazione sito Webex, con un'impostazione di conservazione diversa per ogni sito, non devono passare alle impostazioni dell'organizzazione in Control Hub. Possono continuare a gestire i criteri di conservazione attraverso Amministrazione sito Webex.

Controlla le comunicazioni Webex per ulteriori aggiornamenti relativi ai criteri di conservazione per i siti gestiti da Amministrazione sito Webex.

Un cliente dispone di più siti per riunioni gestiti in Control Hub e dispone di impostazioni di conservazione a livello di organizzazione. Ora il cliente deve impostare i criteri di conservazione per ciascun sito. Come si fa?

I clienti con più siti per riunioni che hanno già optato per la gestione della conservazione a livello di organizzazione in Control Hub devono prepararsi alla modifica futura impostando un valore di conservazione, in base al tipo di pacchetto a cui si sono iscritti.

Se si desidera impostare i criteri di conservazione a livello di sito, contattare immediatamente il Customer Success Manager. Tali richieste sono valutate caso per caso.

Cosa succede se i clienti non visualizzano il pulsante di conservazione della riunione nelle impostazioni dell'organizzazione?

Se i clienti non visualizzano l'impostazione di conservazione a livello di organizzazione in Impostazioni organizzazione in Control Hub, questa modifica non ha impatto su di essi.

Se i clienti hanno pagato per l'archiviazione illimitata delle riunioni, questi clienti verranno inseriti in un elenco esente quando vengono abilitati i nuovi criteri di conservazione dei dati?

Questi clienti sono esenti dai cambiamenti ai nuovi criteri di conservazione dei dati. Faremo del nostro meglio per creare un'eccezione per i clienti che hanno pagato per lo storage illimitato, ma non possiamo garantire che i singoli clienti verranno aggiunti all'elenco delle eccezioni.

Se la propria organizzazione deve essere esente, contattare l'Account Manager Webex o il Customer Success Manager prima del 7 marzo 2023.

Questo è applicabile ai siti online?

No. Questa modifica non è applicabile ai siti online.

Questo è applicabile a Webex per i clienti Cisco BroadWorks e Wholesale Route to Market?

I clienti Webex per Cisco BroadWorks e Wholesale Route to Market sono esclusi da questa modifica. Per altri clienti, se hanno accesso a riunioni e carichi di lavoro di messaggistica in cui possono personalizzare i criteri di conservazione, queste modifiche sono applicabili a loro.

Per i clienti standard, le registrazioni più vecchie di 360 giorni verranno eliminate automaticamente a gennaio 2023 o il periodo di conservazione di 360 giorni inizierà a gennaio 2023, per tutte le registrazioni precedenti e nuove? Oppure, se applico un'impostazione più breve del periodo di conservazione corrente, verranno eliminate automaticamente le registrazioni al di fuori del nuovo periodo impostato? Oppure, viene considerata una nuova regola applicabile alle registrazioni future?

Questa modifica di conservazione si applica a tutte le registrazioni, nuove o vecchie. Quelle create prima o dopo la data di rilascio. Ad esempio, se il periodo di conservazione è stato impostato su 1 anno, le registrazioni precedenti a 1 anno vengono eliminate. Ciò si applicherà anche alle nuove registrazioni.

Se non desideri che ciò accada, ti consigliamo di eseguire l'aggiornamento alla licenza Pro Pack che ti consente di conservare i dati della tua organizzazione per più di 360 giorni e fino a 3600 giorni.

Cosa succede se un amministratore Pro Pack sceglie l'opzione Purged entro 30 giorni?

Webex rimuove in modo permanente tutte le registrazioni eliminate. Ciò vale anche per gli utenti sottoposti a un ordine di conservazione. Ad esempio, se un utente in blocco a fini giudiziari elimina una registrazione e successivamente viene eliminata, la registrazione viene eliminata definitivamente da Webex e non può essere recuperata dal responsabile della conformità.

I criteri di conservazione si applicano all'intera organizzazione?

Sì. Quando è impostato per la messaggistica spazio, si applica a tutti gli spazi creati dagli utenti dell'organizzazione, ai messaggi inviati e al contenuto condiviso in tali spazi. In modo analogo, quando viene impostato per le riunioni, si applica a tutte le registrazioni dei siti Meetings e alle informazioni relative alle riunioni completate.

Cosa succede ai messaggi dello spazio quando vengono eliminati dagli utenti finali?

I messaggi eliminati dagli utenti finali vengono eliminati in modo invisibile. Anche se un messaggio viene eliminato da un utente finale, rimane nel sistema ed è accessibile dal responsabile della conformità. Viene rimosso in modo permanente solo dopo il periodo di conservazione.

Cosa accade alle registrazioni delle riunioni quando vengono eliminate dagli utenti finali?

Le registrazioni eliminate dagli utenti finali vengono eliminate in modo invisibile. Anche se eliminato da un utente finale, esiste nel sistema ed è accessibile dal responsabile della conformità. Viene rimosso in modo permanente solo dopo il periodo di conservazione.

Quale tipo di contenuto viene eliminato?

Per gli spazi, tutti i messaggi, gli allegati, il contenuto della lavagna e gli eventi vengono eliminati.

Per le riunioni, tutte le registrazioni e le informazioni relative alle riunioni completate (titolo della riunione, elenco dei partecipanti, ora di inizio e fine, ecc.) vengono eliminate.

I dati Webex vengono eliminati in modo permanente dal sistema di produzione e non sono recuperabili quando vengono eliminati in base ai criteri di conservazione del cliente.

Quale livello di granularità può avere la conservazione per il contenuto dello spazio Webex? Quali sono i valori minimo e massimo?

La conservazione viene impostata in incrementi di 1 giorno. Il valore minimo è 1 giorno e il valore massimo è a tempo indeterminato. Tenere presente che brevi periodi di conservazione possono avere un impatto negativo sull'esperienza utente.

Se la propria organizzazione dispone di un periodo di conservazione, verranno eliminati tutti i contenuti generati dagli utenti di proprietà dell'organizzazione in base ai criteri di conservazione. Contenuto eliminato non recuperabile.

Quale livello di granularità può avere la conservazione per il contenuto di Webex Meetings? Quali sono i valori minimo e massimo?

Per Webex Meetings, la conservazione viene impostata in incrementi di 1 giorno. Il valore minimo è 7 giorni e il valore massimo è a tempo indeterminato.

Con quale frequenza viene eseguito il servizio di eliminazione?

Il servizio di cancellazione viene eseguito costantemente per identificare se esistono eventuali dati da cancellare in base ai criteri di conservazione.

Come è possibile controllare i criteri di archiviazione di uno spazio?

Apri lo spazio che desideri controllare, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio "Informazioni spazio" accanto al nome dello spazio, quindi seleziona Visualizza criteri spazio.

È già stato abilitato il criterio di eliminazione automatica delle registrazioni in Amministrazione sito di Cisco Webex per il sito della riunione, in che modo è diversa l'impostazione di questa nuova organizzazione Control Hub?

Se la propria organizzazione dispone di un sito per riunioni, i criteri di conservazione verranno migrati da Amministrazione sito Webex alle impostazioni dell'organizzazione Control Hub. Al termine della migrazione, è necessario gestire i criteri di conservazione in Control Hub e non sarà possibile modificarne i criteri di conservazione in Amministrazione sito.

Se la propria organizzazione dispone di più siti per riunioni, è possibile continuare a gestire i criteri di conservazione in Amministrazione sito Webex. Se desideri impostare i criteri di conservazione a livello di organizzazione per tutti i siti delle riunioni, contatta il supporto Cisco per assistenza.

È stato abilitato il criterio di eliminazione automatica delle registrazioni per il sito di riunioni personali in Amministrazione sito di Cisco Webex Meetings, ma ora non è possibile modificarlo poiché l'impostazione è disabilitata. Come è possibile modificare i criteri di eliminazione automatica delle registrazioni?

Se non si riesce a modificare l'impostazione del criterio di eliminazione automatica registrazioni in amministrazione sito, l'impostazione del criterio è stata spostata in Control Hub. Accedere a Control Hub su https://admin.webex.come andare a Impostazioni organizzazione, quindi scorrere fino a Conservazione per modificare i criteri di conservazione.

I siti Webex personali non sono collegati a Control Hub o gestiti in Control Hub. È possibile utilizzare Control Hub per gestire i criteri di conservazione per le riunioni?

No. I siti Webex Meetings gestiti in Control Hub o collegati a Control Hub possono utilizzare le impostazioni dell'organizzazione Control Hub per gestire i criteri di conservazione delle riunioni a livello di organizzazione. Per altri siti per riunioni Webex, utilizzare Amministrazione sito Webex per gestire i criteri di archiviazione dei siti delle riunioni.

I dati utente vengono conservati per un utente inattivo?

Sì. I dati utente vengono conservati anche se lo stato dell'utente è Inattivo. Se un utente inattivo viene riattivato, troverà i dati precedenti (spazi e riunioni), ma solo se tali dati rientrano ancora nel periodo di conservazione.