Določite politiko hranjenja za svojo organizacijo.

Vsebina, ki je starejša od pravilnika o hrambi ali presega kvote za shranjevanje, se izbriše. To je pomembno, ker z dolgotrajnim shranjevanjem informacij povečujete možnost, da bodo zaupne informacije dostopne.

Priporočamo, da v sodelovanju s pravnim svetovalcem določite najprimernejše obdobje hrambe za vašo organizacijo.

  • Postopoma uvajamo pravilnik o hrambi spletišč Meetings za organizacije, ki upravljajo eno samo spletno mesto Meetings.

    Če v Upravi spletnega mesta ne morete spremeniti nastavitve Recording Auto-Deletion Policy , se je nastavitev vaše politike preselila v nadzorno vozlišče. Če se želite prijaviti v vozlišče Control Hub in spremeniti politiko hranjenja, glejte spodnji postopek.

  • Politiko hranjenja na ravni organizacije lahko nastavite le za vsa mesta sestankov. Za pomoč se obrnite na Ciscovo podporo.

    Če imate več spletnih mest Srečanja, ne morete nastaviti različnih pravilnikov hranjenja za vsako spletno mesto Srečanja.

  • Pomočnik Webex Assistant ni na voljo v storitvi Webex za vladne službe, zato v teh organizacijah podpiramo le politiko hranjenja podatkov o sestankih Webex (posnetki in metapodatki o sestankih).

1

Prijavite se v svojo organizacijo v Control Hub na naslovu https://admin.webex.com, nato pojdite na Organization Settings in se pomaknite na Retention.

2

Določite politiko Webex Space Retention Policy tako, da kliknete Modify in nato:

  1. Izberite Privzeto ali Obdobje hranjenja po meri za 1-1 Klepet.

  2. Izberite Privzeto ali Obdobje hranjenja po meri za Skupinski klepet.

  3. Kliknite Save.

Najmanjše vrednosti so 1 dan, 1 mesec ali 1 leto. Največje vrednosti so 3600 dni, 120 mesecev ali 10 let. Vrednosti določajo, kako dolgo Webex hrani sporočila, datoteke in bele table, ki jih ustvarijo uporabniki. Nastavite lahko različne ali enake vrednosti za klepete 1-1 in skupinske klepete.

3

Opredelite pravilnik Webex Meetings Retention Policy tako, da kliknete Settings in nato:

Pod naslovom Politika hrambe:

  1. Izberite Privzeto ali Prilagojeno obdobje hranjenja podatkov o sestankih.

Najmanjša vrednost je 7 dni, največja pa 3600 dni. Vrednost določa, kako dolgo Webex hrani posnetke, prepise in poudarke vaših sestankov.

Pod Izbrisan zapis:

  1. Izberite Purged within 30 days ali Follow the retention policy kot je določeno zgoraj.

  2. Kliknite Save.

Nadzorno vozlišče | Webex Pogosta vprašanja o hrambi podatkov
Kakšne so prihajajoče spremembe glede hrambe podatkov v storitvi Webex in kako to koristi strankam?

Družba Webex odpravlja možnost ohranjanja podatkov o sporočilih in sestankih za nedoločen čas.

Ta sprememba vam pomaga upravljati življenjski cikel vsebine, ki jo ustvarijo uporabniki, zmanjšati podatkovni odtis, če je ne potrebujete več, in zagotoviti, da lahko izpolnjujete standarde skladnosti in regulativne standarde. Glej Spremembe hrambe podatkov, ki se bodo zgodile leta 2023.

Na katere stranke vpliva ta sprememba?

Ta sprememba velja za vse standardne stranke in stranke paketa Pro Pack. Če želite preveriti, ali ta sprememba velja za vašo organizacijo, pojdite do nastavitev hranjenja za sestanek in sporočila v razdelku Nastavitve organizacije v središču Control Hub. Če je nastavitev zadržanja na voljo za vašo organizacijo, potem ta sprememba velja za vašo organizacijo.

Kdo so stranke standardnega pakiranja? Kako naj to ugotovim?

Standardne stranke Webex so stranke, ki so kupile osnovno ponudbo Webexa, ki ne vključuje licence Pro Pack. To lahko najbolje preverite v vozlišču Control Hub.

Ali ta sprememba velja za vsa spletna mesta - za spletna mesta, ki jih upravljata uprava spletnega mesta, in spletna mesta, ki jih upravlja nadzorno vozlišče?

Ta sprememba velja za vse organizacije z nastavitvijo shranjevanja sestankov in sporočil, ki je na voljo v nastavitvah organizacije v vozlišču Control Hub. Za zadrževanje sestankov se tukaj nastavljena vrednost prenese na vsa spletna mesta, ki so povezana z vozliščem Control Hub ali ki jih upravlja vozlišče Control Hub. Če je bila politika hranjenja v vozlišču Control Hub nastavljena na nedoločen čas, se vrednost nastavitve hranjenja za posnetke za vsa spletna mesta, ki so povezana z vozliščem Control Hub, spremeni na 360 dni. Za stranke paketa Pro Pack lahko to vrednost spremenite do 3600 dni v nadzornem vozlišču.

Te spremembe ne veljajo za samostojna spletna mesta, ki jih upravlja Služba za upravljanje lokacij. Če obstajajo spletna mesta, katerih nastavitev hranjenja je nastavljena prek storitve Webex Site Administration, se uporabi nastavitev hranjenja v storitvi Site Administration. Več informacij o Nadzorno vozlišče in spletna mesta Webex, ki jih upravlja uprava spletnega mesta.

Zakaj nekatere stranke ne vidijo pravilnika o hrambi sestankov v razdelku Nastavitve organizacije?

Pravilnik o hrambi sestankov v celotni organizaciji velja za vsako spletno mesto, povezano ali upravljano v Control Hubu. Stranke z enim samim spletnim mestom, ki ga upravljajo v Control Hubu, lahko običajno vidijo to nastavitev zadrževanja za celotno organizacijo. Stranke z več lokacijami za sestanke, ki želijo za vsako lokacijo določiti drugačno hranjenje, običajno ne vidijo nastavitve hranjenja za celotno organizacijo, saj ta nastavitev uporablja enako politiko hranjenja za vsako lokacijo.

Če stranke že upravljajo politiko hranjenja sestankov za vsako spletno mesto, ali morajo preiti v nastavitve organizacije?

Trenutno strankam, ki upravljajo hrambo sestankov prek storitve Webex Site Administration z različnimi nastavitvami hrambe za vsako spletno mesto, ni treba preiti v nastavitve organizacije v Control Hubu. Svojo politiko hrambe lahko še naprej upravljajo prek storitve Webex Site Administration.

V sporočilih družbe Webex preberite nadaljnje posodobitve v zvezi s pravilnikom o hrambi za spletna mesta, ki jih upravlja Webex Site Administration.

Stranka ima več lokacij sestankov, ki jih upravlja v vozlišču Control Hub, in ima nastavitve zadrževanja za celotno organizacijo. Stranka mora zdaj za vsako spletno mesto določiti politiko hranjenja. Kako to storiti?

Stranke z več lokacijami sestankov, ki so se že odločile za upravljanje shranjevanja na ravni organizacije v vozlišču Control Hub, se morajo pripraviti na prihajajočo spremembo z nastavitvijo vrednosti shranjevanja glede na vrsto paketa, na katerega so se naročili.

Če želite določiti politiko hranjenja na ravni spletnega mesta, se nemudoma obrnite na svojega skrbnika za uspeh stranke. Te zahteve se ocenjujejo za vsak primer posebej.

Kaj se zgodi, če stranke v nastavitvah organizacije ne vidijo gumba za ohranitev sestanka?

Če stranke ne vidijo nastavitve hranjenja za celotno organizacijo v nastavitvah organizacije v kontrolnem vozlišču, potem ta sprememba ne vpliva nanje.

Če so stranke plačale neomejeno shranjevanje sestankov, ali bodo te stranke na seznamu izvzetega seznama, ko bodo omogočene nove politike hrambe podatkov?

Te stranke so izvzete iz novih sprememb politike hrambe podatkov. Potrudili se bomo ustvariti izjemo za stranke, ki so plačale neomejeno shranjevanje, vendar ne moremo zagotoviti, da bodo posamezne stranke dodane na seznam izjem.

Če mora biti vaša organizacija izvzeta, se pred 7. marcem 2023 obrnite na svojega skrbnika računa Webex ali vodjo za uspeh strank.

Ali to velja za spletna mesta?

Ne. Ta sprememba ne velja za spletna mesta.

Ali to velja za Webex za stranke Cisco BroadWorks in veleprodajne poti do trga?

Webex za stranke Cisco BroadWorks in Veleprodajne poti na trg so iz te spremembe izključene. Če imajo druge stranke dostop do sestankov in delovnih obremenitev s sporočili, pri katerih lahko prilagodijo politiko hranjenja, potem te spremembe veljajo tudi zanje.

Ali se za standardne stranke posnetki, starejši od 360 dni, samodejno izbrišejo januarja 2023 ali se 360-dnevno obdobje hrambe začne januarja 2023 za vse prejšnje in nove posnetke? ali če uporabim nastavitev, ki je krajša od trenutnega obdobja hrambe, ali se samodejno izbrišejo posnetki, ki so zunaj novega nastavljenega obdobja, ali se to šteje kot novo pravilo, ki velja za prihodnje posnetke?

Ta sprememba hrambe velja za vse nove in stare posnetke. Tisti, ki so bili ustvarjeni pred datumom uvedbe ali po njem. Če je na primer obdobje hrambe nastavljeno na eno leto, se posnetki, starejši od enega leta, očistijo. To velja tudi za nove posnetke.

Če tega ne želite, vam priporočamo nadgradnjo na licenco Pro Pack, ki vam omogoča, da podatke organizacije hranite več kot 360 dni in do 3600 dni.

Kaj se zgodi, če skrbnik paketa Pro Pack izbere možnost Čiščenje v 30 dneh?

Webex trajno odstrani vse izbrisane posnetke. To velja tudi za uporabnike, ki so pravno zadržani. Na primer, če uporabnik, ki je pravno zadržan, izbriše posnetek in je ta nato očiščen, je posnetek trajno izbrisan iz storitve Webex in ga uradnik za skladnost ne more ponovno pridobiti.

Ali politika hrambe velja za celotno organizacijo?

Da. Ko je nastavljena za Sporočanje v prostoru, velja za vse prostore, ki jih ustvarijo uporabniki organa, poslana sporočila in vsebino, ki se deli v teh prostorih. Če je nastavljena za sestanke, velja tudi za posnetke in informacije, povezane z zaključenimi sestanki, na vseh mestih sestankov.

Kaj se zgodi s sporočili v prostoru, ko jih končni uporabniki izbrišejo?

Sporočila, ki jih izbrišejo končni uporabniki, so mehko izbrisana. Tudi če končni uporabnik izbriše sporočilo, obstaja v sistemu in je dostopno uradniku za skladnost. Trajno se odstrani šele po izteku obdobja hrambe.

Kaj se zgodi s posnetki srečanj, ko jih končni uporabniki izbrišejo?

Posnetki, ki jih izbrišejo končni uporabniki, so mehki izbrisi. Tudi če ga končni uporabnik izbriše, obstaja v sistemu in je dostopen uradniku za skladnost. Trajno se odstrani šele po izteku obdobja hrambe.

Katere vrste vsebine se očistijo?

Za prostore Spaces se izbrišejo vsa sporočila, priponke, vsebina table in dogodki.

Za sestanke se izbrišejo vsi posnetki in informacije, povezane z zaključenimi sestanki (naslov sestanka, seznam udeležencev, čas začetka in konca itd.).

Podatki Webex so trajno odstranjeni iz produkcijskega sistema in jih po odstranitvi ni mogoče obnoviti v skladu s strankinim pravilnikom o hrambi.

Kako podrobno je mogoče shraniti vsebino programa Webex Space? Kolikšna sta najmanjša in največja vrednost?

Shranjevanje je nastavljeno v korakih po 1 dan. Najmanjši čas je 1 dan, največji pa nedoločen. Ne pozabite, da lahko kratka obdobja hrambe negativno vplivajo na uporabniško izkušnjo.

Če ima vaša organizacija določeno obdobje hrambe, v skladu s pravilnikom o hrambi odstranimo vso vsebino, ki jo ustvarijo uporabniki in je v lasti vaše organizacije. Čiščene vsebine ni mogoče obnoviti.

Kako podrobno je mogoče hraniti vsebino Webex Meetings? Kolikšna sta najmanjša in največja vrednost?

Za sestanke Webex je shranjevanje nastavljeno v korakih po 1 dan. Najmanjši rok je 7 dni, največji pa nedoločen.

Kako pogosto se izvaja storitev čiščenja?

Storitev čiščenja se izvaja neprekinjeno, da ugotovi, ali je treba v skladu s pravilnikom o hrambi podatkov odstraniti kakršne koli podatke.

Kako lahko preverim pravilnik o hrambi v prostoru?

Odprite prostor, ki ga želite preveriti, kliknite ikono zobnika "Informacije o prostoru" poleg imena prostora in nato izberite Prikaži politiko prostora.

V programu Cisco Webex Site Administration sem že omogočil politiko samodejnega brisanja posnetkov za svoje mesto za sestanke, kako se razlikuje ta nova nastavitev organizacije Control Hub?

Če ima vaša organizacija eno mesto za sestanke, bo vaša politika hranjenja prenesena iz administracije mesta Webex v nastavitve organizacije v vozlišču Control Hub. Po končani migraciji morate politiko hranjenja upravljati v vozlišču Control Hub in je ne boste mogli spreminjati v programu Site Admin.

Če ima vaša organizacija več lokacij za sestanke, lahko politiko hranjenja še naprej upravljate v programu Webex Site Administration. Če želite določiti politiko hranjenja na ravni organizacije za vsa mesta sestankov, se za pomoč obrnite na Ciscovo podporo.

V programu Cisco Webex Site Administration sem omogočil politiko samodejnega brisanja posnetkov za svoje spletno mesto za sestanke, vendar je zdaj ne morem spremeniti, ker je nastavitev onemogočena. Kako lahko spremenim pravila samodejnega brisanja posnetkov?

Če v Upravi spletnega mesta ne morete spremeniti nastavitve Recording Auto-Deletion Policy , se je nastavitev vaše politike preselila v nadzorno vozlišče. Prijavite se v vozlišče Control Hub na naslovu https://admin.webex.com, nato pojdite na Organization Settings in se pomaknite na Retention , da spremenite politiko hranjenja.

Moja spletna mesta Webex niso povezana s središčem Control Hub ali upravljana v njem. Ali lahko s središčem Control Hub upravljam politiko hranjenja za Spoznanja?

Ne. Mesta Webex Meetings, ki so upravljana v vozlišču Control Hub ali so povezana z njim, lahko uporabljajo nastavitve organizacije v vozlišču Control Hub za upravljanje pravilnika o hranjenju sestankov v celotni organizaciji. Za druga spletna mesta za sestanke Webex morate za upravljanje pravilnika o ohranjanju spletnega mesta za sestanke uporabiti program Webex Site Administration.

Ali se uporabniški podatki za neaktivnega uporabnika ohranijo?

Da. Podatki o uporabniku se ohranijo, tudi če je status uporabnika Neaktivni. Če neaktivnega uporabnika ponovno aktivirate, bo našel svoje stare podatke (Prostori in sestanki), vendar le, če so ti podatki še vedno v obdobju hrambe.