Webex verwijdert de optie om berichten- en vergaderingsgegevens voor onbepaalde tijd te bewaren.

Deze wijziging helpt u de levenscyclus van uw door gebruikers gegenereerde inhoud te beheren, uw gegevensvoetafdruk te minimaliseren als deze niet meer nodig is en ervoor te zorgen dat u kunt voldoen aan de nalevings- en regelgevingsnormen. Zie Wijzigingen in het bewaren van gegevens in 2023.

Deze wijziging is van toepassing op alle standaard- en Pro-pakketklanten. Als u wilt controleren of deze wijziging van toepassing is op uw organisatie, navigeert u naar de bewaarinstellingen voor uw vergaderingen en berichten onder Organisatie-instellingen in Control Hub. Als de instelling voor bewaartijd beschikbaar is voor uw organisatie, is deze wijziging van toepassing op uw organisatie.

Standaard Webex-klanten zijn klanten die het basisaanbod van Webex hebben aangeschaft dat niet inclusief de Pro-pakketlicentie is. De beste manier om dit te controleren is via Control Hub.

Deze wijziging is van toepassing op alle organisaties met instellingen voor het bewaren van vergaderingen en berichten die beschikbaar zijn in Organisatie-instellingen in Control Hub. Voor het bewaren van vergaderingen gaat de waarde die hier is ingesteld naar alle sites die zijn gekoppeld aan of worden beheerd door Control Hub. Als het bewaarbeleid in Control Hub is ingesteld op Onbepaalde tijd, wordt de waarde in de bewaarinstelling voor opnamen voor alle sites die aan Control Hub zijn gekoppeld gewijzigd in 360 dagen. Voor klanten met het Pro-pakket kunt u deze waarde tot 3600 dagen wijzigen in Control Hub.

Deze wijzigingen zijn niet van toepassing op zelfstandige, door Sitebeheer beheerde sites. Als er sites zijn waarvan de instelling voor bewaartijd is ingesteld via Webex-sitebeheer, is de instelling voor bewaartijd in Sitebeheer van toepassing. Meer informatie over Control Hub en door Sitebeheer beheerde Webex-sites.

Het bewaarbeleid voor vergaderingen voor de hele organisatie is van toepassing op elke site die is gekoppeld of wordt beheerd in Control Hub. Klanten met één site die in Control Hub wordt beheerd, kunnen deze bewaarinstelling voor de hele organisatie meestal zien. Maar klanten met meerdere vergaderingssites die voor elke site een andere bewaartijd willen hebben, zien doorgaans niet de instelling voor de bewaartijd voor de hele organisatie, omdat deze instelling hetzelfde bewaarbeleid toepast voor elke site.

Momenteel hoeven klanten die het bewaarproces voor vergaderingen beheren via Webex-sitebeheer, met een andere instelling voor bewaartijd voor elke site, niet te verplaatsen naar de Organisatie-instellingen in Control Hub. Ze kunnen hun bewaarbeleid blijven beheren via Webex-sitebeheer.

Kijk uit naar Webex-communicatie voor verdere updates met betrekking tot het bewaarbeleid voor door Webex-sitebeheer beheerde sites.

Klanten met meerdere vergadersites die al hebben gekozen voor het bewaarbeheer op organisatieniveau in Control Hub, moeten zich voorbereiden op de aankomende wijziging door een bewaarwaarde in te stellen, afhankelijk van het type pakket waarop ze zijn geabonneerd.

Als u het bewaarbeleid op siteniveau wilt instellen, neemt u onmiddellijk contact op met uw CSM (Customer Success Manager). Deze verzoeken worden per geval beoordeeld.

Als klanten de instelling voor de bewaartijd voor de hele organisatie niet zien onder Organisatie-instellingen in Control Hub, heeft deze wijziging geen invloed op hen.

Deze klanten zijn vrijgesteld van de nieuwe wijzigingen in het bewaarbeleid voor gegevens. We doen ons best om een uitzondering te maken voor klanten die hebben betaald voor onbeperkte opslag, maar we kunnen niet garanderen dat individuele klanten aan de uitzonderingslijst worden toegevoegd.

Als uw organisatie vrijgesteld moet zijn, neemt u vóór 7 maart 2023 contact op met uw Webex-accountmanager of Customer Success Manager.

Nee. Deze wijziging is niet van toepassing op online sites.

Webex voor Cisco BroadWorks en klanten van Wholesale Route naar Market zijn uitgesloten van deze wijziging. Als andere klanten toegang hebben tot vergaderings- en berichtenworkloads waar ze het bewaarbeleid kunnen aanpassen, zijn deze wijzigingen hierop van toepassing.

Deze wijziging voor de bewaartijd is van toepassing op alle nieuwe of oude opnamen. Degene die zijn gemaakt voor of na de datum van invoering. Als de bewaarperiode bijvoorbeeld is ingesteld op 1 jaar, worden opnamen ouder dan 1 jaar opgeschoond. Dit geldt ook voor nieuwe opnamen.

Als u niet wilt dat dit gebeurt, raden we u aan een upgrade uit te voeren naar de licentie van het Pro-pakket, waarmee u de gegevens van uw organisatie langer dan 360 dagen en maximaal 3600 dagen kunt bewaren.

Alle verwijderde opnamen worden permanent verwijderd in Webex. Dit is van toepassing op gebruikers die ook in de juridische wacht staan. Als een gebruiker onder juridische wacht bijvoorbeeld een opname verwijdert en deze vervolgens wordt verwijderd, wordt de opname permanent verwijderd uit Webex en kan de opname niet worden opgehaald door de nalevingsfunctionaris.

Ja. Wanneer deze is ingesteld voor Space Messaging, is het van toepassing op alle ruimten die zijn gemaakt door gebruikers van de organisatie, verzonden berichten en inhoud die wordt gedeeld in deze ruimten. Wanneer deze is ingesteld voor vergaderingen, is dit ook van toepassing op alle opnamen van Meetings-sites en informatie die betrekking heeft op voltooide vergaderingen.

Berichten die door de eindgebruikers worden verwijderd, zijn soft deletes. Zelfs als een bericht wordt verwijderd door een eindgebruiker, bestaat het in het systeem en is het toegankelijk voor de nalevingsfunctionaris. Het wordt pas definitief verwijderd na de bewaarperiode.

Opnamen die door de eindgebruikers worden verwijderd, zijn soft deletes. Zelfs als verwijderd door een eindgebruiker, bestaat het in het systeem en is het toegankelijk voor de nalevingsmedewerker. Het wordt pas definitief verwijderd na de bewaarperiode.

Voor Spaces worden alle berichten, bijlagen, whiteboard-inhoud en gebeurtenissen verwijderd.

Voor Meetings worden alle opnamen en informatie die betrekking heeft op voltooide vergaderingen (titel van de vergadering, lijst met deelnemers, start- en eindtijd, enzovoort) verwijderd.

Webex-gegevens worden permanent verwijderd uit het productiesysteem en kunnen niet worden hersteld wanneer deze worden verwijderd volgens het bewaarbeleid van de klant.

De bewaartijd wordt ingesteld in stappen van 1 dag. Het minimum is 1 dag en het maximum is onbepaalde tijd. Houd er rekening mee dat korte bewaarperioden een negatieve invloed kunnen hebben op de gebruikerservaring.

Als uw organisatie een bewaarperiode heeft, verwijderen we alle door gebruikers gegenereerde inhoud die uw organisatie eigenaar is in overeenstemming met het bewaarbeleid. Verwijderde inhoud kan niet worden hersteld.

Voor Webex Meetings wordt de bewaartijd ingesteld in stappen van 1 dag. Het minimum is 7 dagen en het maximum is onbepaalde tijd.

De opschoonservice wordt dagelijks uitgevoerd om te controleren of er gegevens moeten worden opgeschoond volgens het bewaarbeleid.

Open de ruimte die u wilt controleren, klik op het tandwielpictogram 'Informatie over ruimte' naast de naam van de ruimte en selecteer vervolgens Ruimtebeleid weergeven.

Als uw organisatie één vergaderingssite heeft, wordt uw bewaarbeleid gemigreerd van Webex-sitebeheer naar de instellingen van Control Hub-organisatie. Nadat de migratie is voltooid, moet u het bewaarbeleid beheren in Control Hub en mag u het bewaarbeleid niet wijzigen in Sitebeheer.

Als uw organisatie meerdere vergadersites heeft, kunt u het bewaarbeleid in Webex-sitebeheer blijven beheren. Als u het bewaarbeleid op organisatieniveau wilt instellen voor al uw vergadersites, neemt u contact op met de ondersteuning van Cisco voor hulp.

Als u de instelling voor Automatisch verwijderingsbeleid voor opnemen niet kunt wijzigen in Sitebeheer, dan is uw beleidsinstelling verplaatst naar Control Hub. Meld u aan bij Control Hub op https://admin.webex.comen ga naar Organisatie-instellingenen blader naar Bewaar om het bewaarbeleid te wijzigen.

Nee. Webex Meetings-sites die worden beheerd in Control Hub of gekoppeld zijn aan Control Hub, kunnen de instellingen van de Control Hub-organisatie gebruiken om het bewaarbeleid voor vergaderingen voor de hele organisatie te beheren. Voor andere Webex-vergadersites moet u Webex-sitebeheer gebruiken om het bewaarbeleid voor vergadersites te beheren.

Ja. Gebruikersgegevens worden bewaard, zelfs als de gebruikersstatus Inactief is. Als een inactieve gebruiker opnieuw wordt geactiveerd, vindt hij de oude gegevens (ruimten en vergaderingen), maar alleen als deze gegevens nog binnen uw bewaarperiode vallen.