Postavljanje pravila zadržavanja za tvrtku ili ustanovu

Sadržaj stariji od politike zadržavanja ili sadržaj koji premašuje kvote skladištenja podliježe brisanju. To je važno jer kada zadržite informacije u blizini dugo vremena, povećavate šanse da povjerljive informacije budu dostupne.

Preporučujemo da surađujete sa svojim pravnim savjetnikom kako biste odredili najprikladnije razdoblje zadržavanja za svoju tvrtku ili ustanovu.

  • Postupno uvodimo pravila zadržavanja sastanaka za organizacije koje upravljaju jednim web-mjestom sastanaka.

    Ako ne možete promijeniti postavku pravila automatskog brisanja snimanja u administraciji web-mjesta, postavka pravila premještena je u Kontrolni čvorište. Pogledajte postupak u nastavku da biste se prijavili u Kontrolni centar i promijenili pravila zadržavanja.

  • Pravilo zadržavanja na razini tvrtke ili ustanove možete postaviti samo za sva web-mjesta sastanka. Za pomoć se obratite Cisco podršci.

    Ako imate više web-mjesta sastanka, ne možete postaviti različita pravila zadržavanja za svako web-mjesto sastanaka.

  • Webex Assistant nije dostupan na Webexu za vladu, pa podržavamo politiku zadržavanja samo za podatke webex sastanaka (snimke i metapodatke sastanaka) za te organizacije.

1

Prijavite se u svoju tvrtku ili ustanovu u kontrolnom čvorištu u sustavu i idite na https://admin.webex.com Postavkeorganizacije i pomaknite se do odjeljka Zadržavanje.

2

Definirajte a Webex pravila o zadržavanju prostora klikom Izmijeniti a zatim:

  1. Odaberite Zadano ili a Custom razdoblje zadržavanja za 1-1 Chat .

  2. Odaberite Zadano ili a Custom razdoblje zadržavanja za Grupni razgovor .

  3. Kliknite na Spremi.

Minimalne vrijednosti su 1 dan, 1 mjesec ili 1 godina. Maksimalne vrijednosti su 3600 dana, 120 mjeseci ili 10 godina. Vrijednosti određuju koliko dugo Webex čuva poruke, datoteke i ploče koje su izradili korisnici. Možete postaviti različite ili iste vrijednosti za 1-1 i grupne razgovore.

3

Definirajte a Pravila zadržavanja Webex Meetings klikom Postavke a zatim:

Ispod Politika zadržavanja :

  1. Odaberite Zadano ili a Custom razdoblje čuvanja podataka o sastancima.

Minimalna vrijednost je 7 dana, a maksimalna vrijednost 3600 dana. Vrijednost kontrolira koliko dugo Webex čuva snimke, transkripte i istaknute dijelove vaših sastanaka.

Ispod Izbrisana snimka :

  1. Odaberite Očišćeno u roku od 30 dana ili Slijedite politiku zadržavanja kako je gore postavljeno.

  2. Kliknite na Spremi.

Kontrolno čvorište| Najčešća pitanja o zadržavanju podataka Webex
Koje su nadolazeće promjene u zadržavanju podataka u Webex i kakve to koristi klijentima?

Webex uklanja opciju zadržavanja podataka o porukama i sastancima na neodređeno vremensko razdoblje.

Ova vam promjena pomaže upravljati životnim ciklusom sadržaja koji generiraju korisnici, minimizirati otisak podataka ako više nije potreban i osigurati da možete ispuniti usklađenost i regulatorne standarde. vidi Promjene u zadržavanju podataka dolaze 2023 .

Na koje klijente utječe ova promjena?

Ova promjena primjenjiva je na sve standardne i Pro Pack korisnike. Da biste provjerili je li ova promjena primjenjiva na vašu organizaciju, idite na postavke zadržavanja za vaš sastanak i poruke pod Postavke organizacije u Control Hubu. Ako je postavka zadržavanja dostupna za vašu organizaciju, tada je ova promjena primjenjiva na vašu organizaciju.

Tko su kupci standardnog paketa? Kako da to saznam?

Standardni Webex kupci su oni kupci koji su kupili osnovnu ponudu Webex koja ne uključuje licencu Pro Pack. Najbolji način da to provjerite je putem Control Huba.

Je li ova promjena primjenjiva na sva web-mjesta – Administracijsko web-mjesto web-mjesta i web-mjesta kojima upravlja Control Hub?

Ova je promjena primjenjiva na sve organizacije s postavkom zadržavanja sastanaka i poruka koja je dostupna u postavkama organizacije u Control Hubu. Za zadržavanje sastanaka, ovdje postavljena vrijednost će teći na sva web-mjesta povezana ili kojima upravlja Control Hub. Ako je pravilo zadržavanja postavljeno na neograničeno u Control Hubu, tada se vrijednost postavke zadržavanja za snimke, za sva mjesta koja su povezana s Control Hub-om, mijenja na 360 dana. Za kupce Pro Packa ovu vrijednost možete promijeniti do 3600 dana u Control Hubu.

Ove promjene nisu primjenjive na samostalna Administracijsko web-mjesto web-mjesta. Ako postoje web-mjesta čija je postavka zadržavanja postavljena putem Webex Administracijsko web-mjesto, tada će se primijeniti postavka zadržavanja u Administracijsko web-mjesto . Saznajte više o Kontrolno središte i Administracijsko web-mjesto web-mjesta Webex .

Zašto neki korisnici ne mogu vidjeti pravila zadržavanja sastanka u odjeljku Postavke organizacije?

Politika zadržavanja sastanaka na razini cijele organizacije primjenjiva je na svaku web lokaciju koja je povezana ili kojom se upravlja u Control Hubu. Korisnici s jednom web lokacijom kojom se upravlja u Control Hubu obično mogu vidjeti ovu postavku zadržavanja na razini cijele organizacije. Ali korisnici s više mjesta za sastanke koji žele imati različito zadržavanje za svaku web lokaciju obično ne vide postavku zadržavanja na razini cijele organizacije jer ova postavka primjenjuje isto pravilo zadržavanja za svaku web lokaciju.

Ako klijenti već upravljaju politikom zadržavanja sastanaka za svaku web lokaciju, moraju li prijeći na Postavke organizacije?

Trenutačno, korisnici koji upravljaju zadržavanjem sastanaka putem Webex Administracijsko web-mjesto, s različitim postavkama zadržavanja za svako web-mjesto, ne moraju se premještati na Postavke organizacije u Control Hubu. Oni mogu nastaviti upravljati svojom politikom zadržavanja putem Webex Administracijsko web-mjesto.

Potražite Webex komunikacije za daljnja ažuriranja vezana uz politiku zadržavanja web-mjesta kojima upravlja Webex Administracijsko web-mjesto .

Korisnik ima više mjesta za sastanke kojima se upravlja u Control Hubu i ima postavke zadržavanja na razini cijele organizacije. Sada korisnik mora postaviti politiku zadržavanja za svaku stranicu. Kako se to može učiniti?

Korisnici s više mjesta za sastanke, koji su se već odlučili za upravljanje zadržavanjem na razini organizacije u Control Hubu, trebali bi se pripremiti za nadolazeću promjenu postavljanjem vrijednosti zadržavanja, ovisno o vrsti paketa na koji su se pretplatili.

Ako želite postaviti pravila zadržavanja na razini web-mjesta, odmah kontaktirajte svog upravitelja za uspjeh korisnika. Ovi zahtjevi se ocjenjuju od slučaja do slučaja.

Što se događa ako korisnici ne vide gumb za zadržavanje sastanka u postavkama organizacije?

Ako korisnici ne vide postavku zadržavanja na razini cijele organizacije pod postavkama organizacije u Control Hubu, ta promjena ne utječe na njih.

Ako su klijenti platili neograničenu pohranu za sastanke, hoće li ti klijenti biti na popisu izuzetih kada se omoguće nova pravila zadržavanja podataka?

Ovi korisnici su izuzeti od novih promjena politike zadržavanja podataka. Dat ćemo sve od sebe da stvorimo iznimku za korisnike koji su platili neograničenu pohranu, ali ne možemo jamčiti da će pojedinačni korisnici biti dodani na popis izuzetaka.

Ako vaša organizacija mora biti izuzeta, obratite se svom Webex upravitelju računa ili upravitelju za uspjeh korisnika prije 7. ožujka 2023.

Je li ovo primjenjivo na internetske stranice?

Ne. Ova promjena nije primjenjiva na internetske stranice.

Je li to primjenjivo na Webex za klijente Cisco BroadWorks i Wholesale Route to Market?

Korisnici Webex za Cisco BroadWorks i Wholesale Route to Market isključeni su iz ove promjene. Za druge klijente, ako imaju pristup sastancima i radnim opterećenjima za razmjenu poruka gdje mogu prilagoditi politiku zadržavanja, te se promjene odnose na njih.

Za standardne korisnike, hoće li se snimke starije od 360 dana automatski izbrisati u siječnju 2023. ili će razdoblje čuvanja od 360 dana započeti u siječnju 2023. za sve prethodne i nove snimke? ili , ako primijenim postavku koja je kraća od trenutačnog razdoblja čuvanja, automatski briše snimke koje su izvan novog postavljenog razdoblja? ili se to smatra novim pravilom koje se primjenjuje na buduća snimanja?

Ova promjena zadržavanja odnosi se na sve snimke, nove ili stare. One stvorene prije ili nakon datuma uvođenja. Na primjer, ako je razdoblje čuvanja postavljeno na 1 godinu, snimke starije od 1 godine se brišu. To će vrijediti i za nove snimke.

Ako ne želite da se to dogodi, preporučujemo nadogradnju na licencu Pro Pack koja vam omogućuje zadržavanje podataka vaše organizacije dulje od 360 dana i do 3600 dana.

Što se događa ako administrator Pro Packa odabere opciju Očišćeno unutar 30 dana?

Webex trajno uklanja sve izbrisane snimke. Ovo se također primjenjuje na korisnike koji su stavljeni na čekanje. Na primjer, ako korisnik pod zakonskim zadržavanjem izbriše snimku i ona se naknadno očisti, snimka se trajno briše s Webex i ne može je dohvatiti službenik za usklađenost.

Primjenjuje li se pravilo zadržavanja na cijelu organizaciju?

Da. Kada je postavljeno za Space Poruke, primjenjuje se na sve prostore koje su stvorili korisnici organizacije, poslane poruke i sadržaj koji se dijeli u tim prostorima. Slično, kada je postavljeno za sastanke, primjenjuje se na sve snimke i informacije web-mjesta za sastanke koje se odnose na dovršene sastanke.

Što se događa s porukama Razmaknice kada ih izbrišu krajnji korisnici?

Poruke koje izbrišu krajnji korisnici su mekano brisanje. Čak i ako krajnji korisnik izbriše poruku, ona postoji u sustavu i dostupna je službeniku za usklađenost. Trajno se uklanja tek nakon razdoblja zadržavanja.

Što se događa sa snimkama sastanaka kada ih izbrišu krajnji korisnici?

Snimke koje izbrišu krajnji korisnici su mekano brisanje. Čak i ako ga izbriše krajnji korisnik, on postoji u sustavu i dostupan je službeniku za usklađenost. Trajno se uklanja tek nakon razdoblja zadržavanja.

Koja je vrsta sadržaja očišćena?

Za prostore se čiste sve poruke, privici, sadržaj zaslonske ploče i događaji.

Za sastanke se brišu sve snimke i informacije koje se odnose na dovršene sastanke (naziv sastanka, popis sudionika, vrijeme završetka itd.).

Podaci Webex trajno se brišu iz proizvodnog sustava i ne mogu se vratiti nakon čišćenja u skladu s politikom zadržavanja korisnika.

Koliko granulirano zadržavanje može biti za sadržaj webex prostora? Koji je minimum i maksimum?

Zadržavanje je postavljeno u koracima od 1 dana. Minimum je 1 dan, a maksimum je neodređen. Imajte na umu da kratka razdoblja zadržavanja mogu negativno utjecati na korisničko iskustvo.

Ako vaša tvrtka ili ustanova ima razdoblje zadržavanja, očistimo sav sadržaj koji su izradili korisnici, a koji vaša tvrtka ili ustanova posjeduje u skladu s pravilima zadržavanja. Očišćeni sadržaj se ne može oporaviti.

Koliko zadržavanje može biti granularno za sadržaj web-sastanaka? Koji je minimum i maksimum?

Za Webex sastanke zadržavanje je postavljeno u koracima od jednog dana. Minimum je 7 dana, a maksimum je neograničen.

Koliko često traje usluga pročišćavanja?

Usluga pročišćavanja stalno radi kako bi utvrdila postoje li podaci koje treba očistiti u skladu s pravilima zadržavanja.

Kako mogu provjeriti pravila zadržavanja prostora?

Otvorite prostor koji želite provjeriti, kliknite na ikonu zupčanika "Informacije o prostoru" pored naziva prostora, a zatim odaberite Pogledajte pravila o prostoru .

Već sam omogućio pravila automatskog brisanja snimaka u administraciji Cisco web-mjesta za moje web-mjesto sastanka, kako ova nova organizacija Kontrolnog čvorišta postavlja različite postavke?

Ako vaša tvrtka ili ustanova ima jedno web-mjesto sastanka, vaša će se pravila zadržavanja migrirati iz administracije web-mjesta u postavke organizacije kontrolnog centra. Nakon dovršetka migracije morate upravljati pravilima zadržavanja u kontrolnom čvorištu i neće vam biti dopušteno mijenjati pravila zadržavanja u administratoru web-mjesta.

Ako vaša tvrtka ili ustanova ima više web-mjesta sastanka, možete nastaviti upravljati pravilima zadržavanja u administraciji web-mjesta. Ako želite postaviti politiku zadržavanja na razini organizacije za sva vaša mjesta za sastanke, obratite se Ciscova podrška za pomoć.

Omogućio sam pravilo automatskog brisanja snimaka za svoje web-mjesto sastanaka u administraciji Cisco web-mjesta, ali sada ga ne mogu promijeniti jer je postavka onemogućena. Kako mogu promijeniti pravilo automatskog brisanja snimki?

Ako ne možete promijeniti postavku pravila automatskog brisanja snimanja u administraciji web-mjesta, postavka pravila premještena je u Kontrolni čvorište. Prijavite se u kontrolni centar u sustavu i idite nahttps://admin.webex.com Postavketvrtke ili ustanove i pomaknite se do Mogućnosti zadržavanja da biste promijenili pravilo zadržavanja.

Moja web-mjesta nisu povezana s Kontrolnim čvorištem niti njima se upravlja u kontrolnom čvorištu. Mogu li koristiti Kontrolni centar za upravljanje pravilima zadržavanja za sastanke?

Ne. Web-mjesta Webex Meetings kojima se upravlja u Control Hubu ili su povezana s Control Hub-om mogu koristiti organizacijske postavke Control Huba za upravljanje pravilima zadržavanja sastanaka na razini cijele organizacije. Za druga web-mjesta sastanka morate koristiti administraciju web-mjesta za upravljanje pravilima zadržavanja web-mjesta sastanka.

Čuvaju li se korisnički podaci za neaktivnog korisnika?

Da. Korisnički podaci se zadržavaju čak i ako je status korisnika Neaktivan. Ako se neaktivni korisnik ponovno aktivira, pronaći će svoje stare podatke (prostori i sastanci), ali samo ako su ti podaci još uvijek unutar vašeg razdoblja zadržavanja.