Postavljanje pravila zadržavanja za tvrtku ili ustanovu

Sadržaj stariji od politike zadržavanja ili sadržaj koji premašuje kvote skladištenja podliježe brisanju. To je važno jer kada zadržite informacije u blizini dugo vremena, povećavate šanse da povjerljive informacije budu dostupne.

Preporučujemo da surađujete sa svojim pravnim savjetnikom kako biste odredili najprikladnije razdoblje zadržavanja za svoju tvrtku ili ustanovu.

  • Postupno uvodimo pravila zadržavanja sastanaka za organizacije koje upravljaju jednim web-mjestom sastanaka.

    Ako ne možete promijeniti postavku pravila automatskog brisanja snimanja u administraciji web-mjesta, postavka pravila premještena je u Kontrolni čvorište. Pogledajte postupak u nastavku da biste se prijavili u Kontrolni centar i promijenili pravila zadržavanja.

  • Pravilo zadržavanja na razini tvrtke ili ustanove možete postaviti samo za sva web-mjesta sastanka. Za pomoć se obratite Cisco podršci.

    Ako imate više web-mjesta sastanka, ne možete postaviti različita pravila zadržavanja za svako web-mjesto sastanaka.

  • Webex Assistant nije dostupan na Webexu za vladu, pa podržavamo politiku zadržavanja samo za podatke webex sastanaka (snimke i metapodatke sastanaka) za te organizacije.

1

Prijavite se u svoju tvrtku ili ustanovu u kontrolnom čvorištu u sustavu i idite na https://admin.webex.com Postavkeorganizacije i pomaknite se do odjeljka Zadržavanje.

2

Definirajte Pravila zadržavanja Webex prostora klikom na Izmijeni , a zatim:

  1. Odaberite Zadano ili Prilagođeno razdoblje zadržavanja za 1-1 razgovor.

  2. Odaberite Zadano ili Prilagođeno razdoblje zadržavanja za grupni razgovor.

  3. Kliknite na Spremi.

Minimalne vrijednosti su 1 dan, 1 mjesec ili 1 godina. Maksimalne vrijednosti su 3600 dana, 120 mjeseci ili 10 godina. Vrijednosti kontroliraju koliko dugo Webex zadržava poruke, datoteke i digitalne ploče koje generira korisnik. Možete postaviti različite ili iste vrijednosti za razgovore 1–1, odnosno grupne razgovore.

3

Definirajte pravila zadržavanja za Webex Meetings klikom na Postavke , a zatim:

U Pravilima zadržavanja:

  1. Odaberite Zadano ili Prilagođeno razdoblje zadržavanja za podatke sastanka.

Minimalna vrijednost je 7 dana, a maksimalna je 3600 dana. Vrijednost kontrolira koliko dugo Webex zadržava snimke, prijepise i istaknute sadržaje s vaših sastanaka.

U odjeljku Izbrisana snimka:

  1. Odaberite Trajno uklanjanje u roku od 30 dana ili Slijedite pravila zadržavanja kako je gore postavljeno.

  2. Kliknite na Spremi.

Control Hub | Najčešća pitanja o zadržavanju Webex podataka
Koje su nadolazeće promjene zadržavanja podataka u usluzi Webex i kako to koristi korisniku?

Webex uklanja opciju zadržavanja podataka o porukama i sastancima na neodređeno razdoblje.

Ova vam promjena pomaže upravljati životnim ciklusom sadržaja koji generira korisnik, minimizirati otisak vaših podataka ako više nije potreban i osigurati ispunjavanje standarda za sukladnost i regulatorne standarde. Pogledajte odjeljak Promjene u zadržavanju podataka koje dolaze 2023.

Na koje korisnike utječe ova promjena?

Ova se promjena primjenjuje na sve korisnike standardnog i Pro Pack-a. Kako biste provjerili primjenjuje li se ova promjena na vašu organizaciju, idite do postavki zadržavanja za sastanke i poruke u izborniku Postavke organizacije u okruženju Control Hub. Ako je postavka zadržavanja dostupna za vašu organizaciju, ta se promjena primjenjuje na vašu organizaciju.

Tko su korisnici standardnog paketa? Kako da to saznam?

Standardni korisnici usluge Webex oni su korisnici koji su kupili osnovne ponude usluge Webex koje ne uključuju licencu Pro Pack. To možete najbolje provjeriti u okruženju Control Hub.

Je li ova promjena primjenjiva na sva web-mjesta – web-mjesta kojima upravlja administracijsko web-mjesto i web-mjesta kojima upravlja Control Hub?

Ova promjena primjenjuje se na sve organizacije s postavkom zadržavanja poruka i sastanaka dostupnom u Postavkama organizacije u okruženju Control Hub. Za zadržavanje sastanaka, ovdje postavljena vrijednost slijedit će se na sva web-mjesta povezana s ili kojima upravlja Control Hub. Ako je pravilo zadržavanja postavljeno na neograničeno u okruženju Control Hub, vrijednost postavke zadržavanja za snimke, za sva web-mjesta koja su povezana s okruženjem Control Hub, mijenja se na 360 dana. Za korisnike paketa Pro Pack, tu vrijednost možete promijeniti do 3600 dana u okruženju Control Hub.

Te promjene nisu primjenjive na samostalna web-mjesta kojima upravlja administracijsko web-mjesto. Ako postoje web-mjesta čija je postavka zadržavanja postavljena putem administracijskog web-mjesta Webex, primijenit će se postavka zadržavanja u administracijskom web-mjestu. Saznajte više o web-mjestima Webex kojima upravljaju Control Hub i administracijsko web-mjesto.

Zašto neki korisnici ne mogu vidjeti pravila zadržavanja sastanka u izborniku Postavke organizacije?

Pravila zadržavanja sastanaka na razini organizacije primjenjiva su na svako web-mjesto koje je povezano ili kojim se upravlja u usluzi Control Hub. Korisnici s jednom web-lokacijom kojom se upravlja u Kontrolnom čvorištu obično mogu vidjeti tu postavku zadržavanja za cijelu organizaciju. Ali korisnici s više web-mjesta za sastanke koji žele imati drugačije zadržavanje za svako web-mjesto obično ne vide postavku zadržavanja na razini organizacije jer ta postavka primjenjuje ista pravila zadržavanja za svako web-mjesto.

Ako korisnici već upravljaju pravilima zadržavanja sastanaka za svako web-mjesto, moraju li se prebaciti na Postavke organizacije?

Trenutačno se korisnici koji upravljaju zadržavanjem sastanaka putem administracije web-mjesta Webex s različitom postavkom zadržavanja za svako web-mjesto ne moraju premjestiti u Postavke organizacije u okruženju Control Hub. Mogu nastaviti upravljati svojim pravilima zadržavanja putem administracijskog web-mjesta Webex.

Potražite Webex komunikaciju za daljnja ažuriranja u vezi s pravilima zadržavanja za administracijsko web-mjesto Webex.

Korisnik ima više web-mjesta za sastanke kojima se upravlja u okruženju Control Hub i postavke zadržavanja za cijelu organizaciju. Sada korisnik mora postaviti pravila zadržavanja za svako web-mjesto. Kako se to može učiniti?

Korisnici, s više web-mjesta za sastanke, koji su se već odlučili za upravljanje zadržavanjem na razini organizacije u okruženju Control Hub, trebali bi se pripremiti na nadolazeću promjenu postavljanjem vrijednosti zadržavanja, ovisno o vrsti paketa na koji su pretplatili.

Ako pravila zadržavanja želite postaviti na razini web-mjesta, odmah se obratite upravitelju za uspješnost korisnika. Ti se zahtjevi procjenjuju od slučaja do slučaja.

Što se događa ako korisnici ne vide gumb za zadržavanje sastanka u izborniku Postavke organizacije?

Ako korisnici ne vide postavku zadržavanja za cijelu organizaciju u izborniku Postavke organizacije u okruženju Control Hub, ova promjena neće utjecati na njih.

Ako su korisnici platili neograničeno spremište sastanaka, hoće li ti korisnici biti na popisu izuzetih kada su omogućena nova pravila zadržavanja podataka?

Ti su korisnici oslobođeni novih promjena pravila zadržavanja podataka. Potrudit ćemo se stvoriti iznimku za korisnike koji su platili za neograničeno skladištenje, ali ne možemo jamčiti da će pojedinačni korisnici biti dodani na popis izuzetaka.

Ako vaša organizacija mora biti izuzeta, obratite se upravitelju Webex računa ili upravitelju uspjeha korisnika prije 7. ožujka 2023.

Je li to primjenjivo na internetske stranice?

Ne. Ova promjena nije primjenjiva na online web-mjesta.

Je li to primjenjivo na Webex na Cisco BroadWorks i na Wholesale na tržišne korisnike?

Webex za Cisco BroadWorks i Wholesale Route to Market korisnicima su isključeni iz ove promjene. Ako drugi korisnici imaju pristup sastancima i radnim opterećenjima poruka gdje mogu prilagoditi pravila zadržavanja, te se promjene primjenjuju na njih.

Hoće li se za standardne korisnike snimke starije od 360 dana automatski izbrisati u siječnju 2023. ili će razdoblje zadržavanja od 360 dana započeti u siječnju 2023. za sve prethodne i nove snimke ili , ako primijenim postavku koja je kraća od trenutačnog razdoblja zadržavanja, hoće li se time automatski izbrisati snimke koje su izvan postavljenog novog razdoblja ili se to smatra novim pravilom koje se primjenjuje na buduće snimke?

Ova promjena zadržavanja primjenjuje se na sve snimke, nove ili stare. oni izrađeni prije ili nakon datuma predstavljanja. Na primjer, ako je razdoblje zadržavanja postavljeno na 1 godinu, brišu se snimke starije od 1 godine. To se primjenjuje i na nove snimke.

Ako ne želite da se to dogodi, preporučujemo nadogradnju na licencu Pro Pack koja vam omogućuje da podatke svoje organizacije zadržite dulje od 360 dana, do 3600 dana.

Što se događa ako administrator paketa Pro Pack odabere opciju Trajno u roku od 30 dana?

Webex trajno uklanja sve izbrisane snimke. To vrijedi i za korisnike koji su zakonito stavljeni na čekanje. Na primjer, ako korisnik pod zakonskim nadzorom izbriše snimku i ona se naknadno čisti, snimka se trajno briše iz usluge Webex i službenik za sukladnost ne može je dohvatiti.

Primjenjuje li se pravilo zadržavanja na cijelu organizaciju?

Da. Kada je postavljena za uslugu Poruke u prostoru, primjenjuje se na sve prostore koje su izradili korisnici organizacije, poslane poruke i sadržaj koji se dijeli u tim prostorima. Slično tome, kada je postavljeno za sastanke, primjenjuje se na sve snimke web-mjesta Meetings i informacije koje su povezane sa dovršenim sastancima.

Što se događa s porukama Razmaknice kada ih izbrišu krajnji korisnici?

Poruke koje izbrišu krajnji korisnici meko su izbrisane. Čak i ako krajnji korisnik izbriše poruku, ona postoji u sustavu i dostupna je službeniku za usklađenost. Trajno se uklanja tek nakon razdoblja zadržavanja.

Što se događa sa snimkama sastanaka kada ih izbrišu krajnji korisnici?

Snimke koje izbrišu krajnji korisnici meki su izbrisane. Čak i ako ga izbriše krajnji korisnik, on postoji u sustavu i dostupan je službeniku za usklađenost. Trajno se uklanja tek nakon razdoblja zadržavanja.

Koja je vrsta sadržaja očišćena?

Za prostore se čiste sve poruke, privici, sadržaj zaslonske ploče i događaji.

Za Sastanke se čiste sve snimke i informacije povezane s dovršenim sastancima (naslov sastanka, popis sudionika, vrijeme početka i završetka itd.).

Webex podaci trajno se brišu iz proizvodnog sustava i ne mogu se oporaviti kada se brišu u skladu s pravilima zadržavanja korisnika.

Koliko granulirano zadržavanje može biti za sadržaj webex prostora? Koji je minimum i maksimum?

Zadržavanje je postavljeno u koracima od 1 dana. Minimum je 1 dan, a maksimum je neodređen. Imajte na umu da kratka razdoblja zadržavanja mogu negativno utjecati na korisničko iskustvo.

Ako vaša tvrtka ili ustanova ima razdoblje zadržavanja, očistimo sav sadržaj koji su izradili korisnici, a koji vaša tvrtka ili ustanova posjeduje u skladu s pravilima zadržavanja. Očišćeni sadržaj se ne može oporaviti.

Koliko zadržavanje može biti granularno za sadržaj web-sastanaka? Koji je minimum i maksimum?

Za Webex sastanke zadržavanje je postavljeno u koracima od jednog dana. Minimum je 7 dana, a maksimum je neograničen.

Koliko često traje usluga pročišćavanja?

Usluga pročišćavanja stalno radi kako bi utvrdila postoje li podaci koje treba očistiti u skladu s pravilima zadržavanja.

Kako mogu provjeriti pravila zadržavanja prostora?

Otvorite prostor koji želite provjeriti, kliknite ikonu zupčanika „Podaci o prostoru” pored naziva prostora, a zatim odaberite Prikaži pravila prostora.

Već sam omogućio pravila automatskog brisanja snimaka u administraciji Cisco web-mjesta za moje web-mjesto sastanka, kako ova nova organizacija Kontrolnog čvorišta postavlja različite postavke?

Ako vaša tvrtka ili ustanova ima jedno web-mjesto sastanka, vaša će se pravila zadržavanja migrirati iz administracije web-mjesta u postavke organizacije kontrolnog centra. Nakon dovršetka migracije morate upravljati pravilima zadržavanja u kontrolnom čvorištu i neće vam biti dopušteno mijenjati pravila zadržavanja u administratoru web-mjesta.

Ako vaša tvrtka ili ustanova ima više web-mjesta sastanka, možete nastaviti upravljati pravilima zadržavanja u administraciji web-mjesta. Ako želite postaviti pravila zadržavanja na razini organizacije za sva svoja web-mjesta sastanka, za pomoć se obratite podršci tvrtke Cisco.

Omogućio sam pravilo automatskog brisanja snimaka za svoje web-mjesto sastanaka u administraciji Cisco web-mjesta, ali sada ga ne mogu promijeniti jer je postavka onemogućena. Kako mogu promijeniti pravilo automatskog brisanja snimki?

Ako ne možete promijeniti postavku pravila automatskog brisanja snimanja u administraciji web-mjesta, postavka pravila premještena je u Kontrolni čvorište. Prijavite se u kontrolni centar u sustavu i idite nahttps://admin.webex.com Postavketvrtke ili ustanove i pomaknite se do Mogućnosti zadržavanja da biste promijenili pravilo zadržavanja.

Moja web-mjesta nisu povezana s Kontrolnim čvorištem niti njima se upravlja u kontrolnom čvorištu. Mogu li koristiti Kontrolni centar za upravljanje pravilima zadržavanja za sastanke?

Ne. Web-mjesta Webex Meetings kojima se upravlja u okruženju Control Hub ili koja su povezana s okruženjem Control Hub mogu upotrijebiti postavke organizacije u okruženju Control Hub za upravljanje pravilima zadržavanja sastanaka na razini organizacije. Za druga web-mjesta sastanka morate koristiti administraciju web-mjesta za upravljanje pravilima zadržavanja web-mjesta sastanka.

Jesu li korisnički podaci zadržani za neaktivnog korisnika?

Da. Korisnički podaci se zadržavaju čak i ako je status korisnika Neaktivan. Ako se ponovno aktivira neaktivni korisnik, pronaći će svoje stare podatke (Prostori i Sastanci), ali samo ako ti podaci još uvijek budu unutar vašeg razdoblja zadržavanja.