Angi retningslinjer for oppbevaring for organisasjonen din

Innhold som er eldre enn retningslinjene for oppbevaring, eller innhold som overskrider lagringskvotene, kan bli slettet. Dette er viktig fordi når du oppbevarer informasjon lenge, øker du sjansene for at konfidensiell informasjon blir tilgjengelig.

Vi anbefaler at du samarbeider med din juridiske rådgiver for å finne den mest passende oppbevaringsperioden for organisasjonen din.

  • Vi lanserer gradvis retningslinjer for oppbevaring av møter for organisasjoner som administrerer ett enkelt møtenettsted.

    Hvis du ikke kan endre din Retningslinjer for automatisk sletting av opptak innstillingen i nettstedsadministrasjon, er policyinnstillingen flyttet til Control Hub. Se fremgangsmåten nedenfor for å logge på Control Hub og endre retningslinjene for oppbevaring.

  • Du kan bare angi en oppbevaringspolicy på organisasjonsnivå for alle møtenettstedene dine. Kontakt Cisco-støtte for å få hjelp.

    Hvis du har flere møtenettsteder, kan du ikke angi forskjellige retningslinjer for oppbevaring for hvert møtenettsted.

  • Webex Assistant er ikke tilgjengelig med Webex for Government, så vi støtter bare retningslinjer for oppbevaring for Webex Meetings -data (opptak og metadata for møter) for disse organisasjonene.

1

Logg på organisasjonen din i Control Hub påhttps://admin.webex.com , og gå til Organisasjonsinnstillinger , og bla til Oppbevaring .

2

Definer en Retningslinjer for oppbevaring av Webex-område ved å klikke Endre og deretter:

  1. Velg Standard eller a Egendefinert oppbevaringsperiode for 1-1 Chat .

  2. Velg Standard eller a Egendefinert oppbevaringsperiode for Gruppechat .

  3. Klikk på Lagre .

Minimumsverdiene er 1 dag, 1 måned eller 1 år. Maksimumsverdiene er 3600 dager, 120 måneder eller 10 år. Verdiene styrer hvor lenge Webex oppbevarer brukergenererte meldinger, filer og tavler. Du kan angi forskjellige eller samme verdier for henholdsvis 1-1 og gruppechatter.

3

Definer en Retningslinjer for oppbevaring av Webex Meetings ved å klikke Innstillinger og deretter:

Under Retningslinjer for oppbevaring :

  1. Velg Standard eller a Egendefinert oppbevaringsperiode for møtedata.

Minimumsverdien er 7 dager, og maksimumsverdien er 3600 dager. Verdien styrer hvor lenge Webex oppbevarer opptak, utskrifter og høydepunkter fra møtene dine.

Under Slettet opptak :

  1. Velg Tømt innen 30 dager eller Følg retningslinjene for oppbevaring som angitt ovenfor.

  2. Klikk på Lagre .

Kontrollhub| Vanlige spørsmål om oppbevaring av Webex-data
Hva er de kommende endringene av dataoppbevaring i Webex, og hvordan er dette til fordel for kunden?

Webex fjerner muligheten til å beholde meldings- og møtedata på ubestemt tidsperiode.

Denne endringen hjelper deg med å administrere livssyklusen til det brukergenererte innholdet ditt, minimere dataavtrykket hvis det ikke lenger er nødvendig, og sikre at du kan oppfylle samsvars- og forskriftsstandarder. Se Endringer i dataoppbevaring kommer i 2023 .

Hvilke kunder er berørt av denne endringen?

Denne endringen gjelder for alle standard- og Pro Pack-kunder. Hvis du vil kontrollere om denne endringen gjelder for organisasjonen din, går du til oppbevaringsinnstillingene for møtet og meldingene under Organisasjonsinnstillinger i Control Hub. Hvis oppbevaringsinnstillingen er tilgjengelig for organisasjonen din, gjelder denne endringen for organisasjonen din.

Hvem er kunder med standardpakke? Hvordan finner jeg ut av dette?

Standard Webex-kunder er de kundene som har kjøpt basistilbudene til Webex som ikke inkluderer Pro Pack-lisensen. Den beste måten å sjekke dette på er gjennom Control Hub.

Gjelder denne endringen for alle nettsteder – administrerte nettsteder for nettstedsadministrasjon og nettstedsadministrasjon områder med Control Hub?

Denne endringen gjelder for alle organisasjoner med innstilling for oppbevaring av møter og meldinger tilgjengelig i Organisasjonsinnstillinger i Control Hub. For møteoppbevaring vil verdien som angis her, flyte til alle nettsteder som er koblet til eller administrert av Control Hub. Hvis oppbevaringspolicyen er satt til ubestemt tid i Control Hub, endres verdien for oppbevaringsinnstilling for opptak, for alle nettsteder som er koblet til Control Hub, til 360 dager. For Pro Pack-kunder kan du endre denne verdien i opptil 3600 dager i Control Hub.

Disse endringene gjelder ikke for frittstående nettstedsadministrasjon nettsteder for nettstedsadministrasjon. Hvis det finnes nettsteder hvis oppbevaringsinnstilling er angitt via Webex nettstedsadministrasjon, gjelder oppbevaringsinnstillingen i nettstedsadministrasjon . Finn ut mer om Kontroller Hub og nettstedsadministrasjon Webex-nettsteder .

Hvorfor kan ikke noen kunder se retningslinjene for møteoppbevaring under Organisasjonsinnstillinger?

Retningslinjene for oppbevaring av møter for hele organisasjonen gjelder for alle nettsteder som er koblet til eller administrert i Control Hub. Kunder med ett enkelt nettsted som administreres i Control Hub, kan vanligvis se denne oppbevaringsinnstillingen for hele organisasjonen. Men kunder med flere møteområder som ønsker å ha ulik oppbevaring for hvert nettsted, ser vanligvis ikke innstillingen for oppbevaring for hele organisasjonen, da denne innstillingen bruker de samme retningslinjene for oppbevaring for hvert nettsted.

Hvis kunder allerede administrerer retningslinjene for oppbevaring av møter for hvert nettsted, må de da flytte til organisasjonsinnstillinger?

For øyeblikket trenger ikke kunder som administrerer møteoppbevaring via Webex nettstedsadministrasjon, med forskjellige oppbevaringsinnstillinger for hvert nettsted, å gå til Organisasjonsinnstillinger i Control Hub. De kan fortsette å administrere retningslinjene for oppbevaring via Webex nettstedsadministrasjon.

Se etter Webex-kommunikasjon for ytterligere oppdateringer relatert til retningslinjene for oppbevaring for administrerte nettsteder for Webex nettstedsadministrasjon .

En kunde har flere møteområder administrert i Control Hub og har oppbevaringsinnstillinger for hele organisasjonen. Nå må kunden angi retningslinjene for oppbevaring for hvert nettsted. Hvordan kan dette gjøres?

Kunder med flere møtesteder som allerede har valgt oppbevaringsbehandling på organisasjonsnivå i Control Hub, bør forberede seg på den kommende endringen ved å angi en oppbevaringsverdi, avhengig av hvilken type pakke de har abonnert på.

Hvis du vil angi retningslinjene for oppbevaring på nettstedsnivå, må du kontakte Customer Success Manager umiddelbart. Disse forespørslene blir vurdert fra sak til sak.

Hva skjer hvis kunder ikke ser knappen for møteoppbevaring under Organisasjonsinnstillinger?

Hvis kunder ikke ser innstillingen for oppbevaring for hele organisasjonen under Organisasjonsinnstillinger i Control Hub, påvirker ikke denne endringen dem.

Hvis kunder har betalt for ubegrenset møtelagring, vil disse kundene være på en unntaksliste når de nye retningslinjene for dataoppbevaring aktiveres?

Disse kundene er unntatt fra de nye endringene i retningslinjene for dataoppbevaring. Vi skal gjøre vårt beste for å opprette et unntak for kunder som har betalt for ubegrenset lagringsplass, men vi kan ikke garantere at enkeltkunder blir lagt til i unntakslisten.

Hvis organisasjonen din må være fritatt, kan du kontakte Webex-kontoadministratoren eller Customer Success Manager før 7. mars 2023.

Er dette aktuelt for nettbaserte nettsteder?

Nei. Denne endringen gjelder ikke for nettbaserte nettsteder.

Er dette aktuelt for Webex til Cisco BroadWorks- og Wholesale Route to Market-kunder?

Webex for Cisco BroadWorks- og Wholesale Route to Market-kunder er ekskludert fra denne endringen. For andre kunder, hvis de har tilgang til møter og meldingsarbeid der de kan tilpasse retningslinjene for oppbevaring, gjelder disse endringene for dem.

For standardkunder: Blir opptak som er eldre enn 360 dager slettet automatisk i januar 2023, eller vil oppbevaringsperioden på 360 dager starte i januar 2023, for alle tidligere og nye opptak? eller , hvis jeg bruker en innstilling som er kortere enn gjeldende oppbevaringsperiode, sletter den automatisk opptakene som er utenfor det nye tidssettet? eller anses det som en ny regel som gjelder for fremtidige opptak?

Denne oppbevaringsendringen gjelder for alle opptak, nye som gamle. De som ble opprettet før eller etter lanseringsdatoen. Hvis oppbevaringsperioden for eksempel er satt til ett år, blir opptak som er eldre enn ett år, slettet. Dette gjelder også for nye opptak.

Hvis du ikke vil at dette skal skje, anbefaler vi at du oppgraderer til Pro Pack-lisensen som lar deg beholde organisasjonens data i mer enn 360 dager og opptil 3600 dager.

Hva skjer hvis en Pro Pack-administrator velger alternativet Fjernet innen 30 dager?

Webex fjerner alle slettede opptak permanent. Dette gjelder også for brukere som er satt på lovlig vent. Hvis for eksempel en bruker som er underlagt lovlig sperring, sletter et opptak og det deretter blir slettet, slettes opptaket permanent fra Webex og kan ikke hentes av den overholdelsesansvarlige.

Gjelder retningslinjene for oppbevaring for hele organisasjonen?

Ja. Når den er angitt for Områdemeldinger, gjelder den for alle områder som er opprettet av brukere av organisasjonen, sendte meldinger og innhold som deles på disse områdene. På samme måte, når den er angitt for møter, gjelder den for alle opptak av møteområder og informasjon som er relatert til fullførte møter.

Hva skjer med områdemeldinger når de slettes av sluttbrukere?

Meldinger som slettes av sluttbrukerne, er myke slettinger. Selv om en melding er slettet av en sluttbruker, finnes den i systemet og er tilgjengelig for den compliance officer. Den fjernes permanent først etter oppbevaringsperioden.

Hva skjer med møteopptakene når de slettes av sluttbrukere?

Opptak som slettes av sluttbrukerne, er myke slettinger. Selv om den er slettet av en sluttbruker, finnes den i systemet og er tilgjengelig for den overholdelsesansvarlige. Den fjernes permanent først etter oppbevaringsperioden.

Hvilken type innhold fjernes?

For områder fjernes alle meldinger, vedlegg, tavleinnhold og hendelser.

For Meetings fjernes alle opptak og informasjon som er relatert til fullførte møter (møtetittel, deltakerliste, start- og sluttid osv.).

Webex-data fjernes permanent fra produksjonssystemet og kan ikke gjenopprettes når de slettes i henhold til kundens retningslinjer for oppbevaring.

Hvor detaljert kan oppbevaringen være for Webex Space-innhold? Hva er minimum og maksimum?

Oppbevaring angis i trinn på 1 dag. Minimumstiden er 1 dag, og maksimumsgrensen er på ubestemt tid. Husk at korte oppbevaringsperioder kan påvirke brukeropplevelsen negativt.

Hvis organisasjonen din har en oppbevaringsperiode, fjerner vi alt brukergenerert innhold som organisasjonen din eier, i samsvar med retningslinjene for oppbevaring. Fjernet innhold kan ikke gjenopprettes.

Hvor detaljert kan oppbevaringen være for Webex Meetings innhold? Hva er minimum og maksimum?

For Webex Meetings oppbevaring i trinn på én dag. Minimum er 7 dager og maksimum er ubestemt.

Hvor ofte kjører rensetjenesten?

Fjerningstjenesten kjører konstant for å identifisere om det er noen data som skal fjernes i henhold til retningslinjene for oppbevaring.

Hvordan kan jeg sjekke retningslinjene for oppbevaring for et område?

Åpne området du vil kontrollere, klikk på tannhjulikonet for områdeinformasjon ved siden av områdenavnet, og velg deretter Vis retningslinjene for område .

Jeg har allerede aktivert retningslinjene for automatisk sletting av opptak i Cisco Webex nettstedsadministrasjon for møtested mitt . Hvordan er denne nye organisasjonsinnstillingen for Control Hub annerledes?

Hvis organisasjonen har ett møtested, overføres oppbevaringsretningslinjene fra organisasjonsinnstillingene for Webex nettstedsadministrasjon til Control Hub. Når overføringen er fullført, må du administrere oppbevaringspolicyen i Control Hub, og du vil ikke ha tillatelse til å endre oppbevaringspolicyen i Site Admin.

Hvis organisasjonen har flere møteområder, kan du fortsette å administrere retningslinjer for oppbevaring i Webex nettstedsadministrasjon. Hvis du vil angi retningslinjer for oppbevaring på organisasjonsnivå for alle møteområder, kan du kontakte Cisco-støtte for å få hjelp.

Jeg aktiverte retningslinjene for automatisk sletting av opptak for møtenettstedet mitt i Cisco Webex nettstedsadministrasjon, men nå kan jeg ikke endre den fordi innstillingen er deaktivert. Hvordan kan jeg endre retningslinjene for automatisk sletting av opptak?

Hvis du ikke kan endre din Retningslinjer for automatisk sletting av opptak innstillingen i nettstedsadministrasjon, er policyinnstillingen flyttet til Control Hub. Logg på Control Hub påhttps://admin.webex.com , og gå til Organisasjonsinnstillinger , og bla til Oppbevaring for å endre retningslinjene for oppbevaring.

Min Webex nettstedene mine er ikke koblet til Control Hub eller administreres i Control Hub. Kan jeg bruke Control Hub til å administrere retningslinjer for oppbevaring for Meetings?

Nei. Webex Meetings nettsteder som enten administreres i Control Hub, eller som er koblet til Control Hub, kan bruke organisasjonsinnstillingene for Control Hub til å administrere retningslinjer for oppbevaring av møter for hele organisasjonen. For andre Webex-møte må du bruke Webex nettstedsadministrasjon til å administrere retningslinjer for oppbevaring av møteområder.

Oppbevares brukerdata for en inaktiv bruker?

Ja. Brukerdata beholdes selv om brukerstatusen er Inaktiv. Hvis en inaktiv bruker aktiveres på nytt, finner de gamle dataene sine (områder og møter), men bare hvis disse dataene fortsatt er innenfor lagringsperioden din.