Setarea politicii de păstrare pentru organizația dvs.

Conținutul mai vechi decât politica de păstrare sau conținutul care depășește cotele de stocare poate fi șters. Acest lucru este important deoarece atunci când păstrați informații în jur de mult timp, creșteți șansele ca informațiile confidențiale să fie accesibile.

Vă recomandăm să lucrați cu consilierul juridic pentru a determina cea mai potrivită perioadă de păstrare pentru organizația dvs.

  • Implementăm progresiv politica de păstrare a întâlnirilor pentru organizațiile care gestionează un singur site întâlniri.

    Dacă nu reușiți să modificați setarea de politică de ștergere automată a înregistrării în Administrare site, atunci setarea de politică s-a mutat în Control Hub. Consultați procedura de mai jos pentru a vă conecta la Control Hub și a modifica politica de păstrare.

  • Puteți seta o politică de păstrare la nivel de organizație numai pentru toate site-urile de întâlnire. Contactați asistența Cisco pentru asistență.

    Dacă aveți mai multe site-uri de întâlnire, nu puteți seta politici de conservare diferite pentru fiecare site întâlniri.

  • Webex Assistant nu este disponibil cu Webex pentru instituții guvernamentale, așa că acceptăm doar politica de păstrare pentru datele Webex Meetings (înregistrări și metadate de întâlniri) pentru organizațiile respective.

1

Conectați-vă la organizație în Control Hub la https://admin.webex.com, și accesați Setăriorganizație și defilați la Retenție.

2

Definiți o Politică Webex de păstrare a spațiului făcând clic pe Modificare și apoi:

  1. Alegeți perioada implicită sau o perioadă de retenție personalizată pentru 1-1 Chat.

  2. Alegeți perioada implicită sau o perioadă personalizată de păstrare pentru grupul de chat.

  3. Faceți clic pe Salvați.

Valorile minime sunt 1 zi, 1 lună sau 1 an. Valorile maxime sunt de 3600 de zile, 120 de luni sau 10 ani. Valorile controlează cât timp Webex păstrează mesajele, fișierele și tablele generate de utilizator. Puteți seta valori diferite sau identice pentru 1-1 și respectiv pentru chat-urile de grup.

3

Definiți o Politică de păstrare Webex Meetings făcând clic pe Setări și apoi:

În conformitate cu Politica de păstrare:

  1. Alegeți perioada de păstrare implicită sau o perioadă personalizată pentru datele întâlnirii.

Valoarea minimă este de 7 zile, iar valoarea maximă este de 3600 de zile. Valoarea controlează cât timp Webex păstrează înregistrările, transcrierile și evidențierile din întâlnirile dvs.

În secțiunea Înregistrare ștersă:

  1. Alegeți Purged în termen de 30 de zile sau Urmați politica de păstrare așa cum este setată mai sus.

  2. Faceți clic pe Salvați.

Întrebări frecvente privind păstrarea datelor | Webex Control Hub
Care sunt modificările viitoare ale păstrării datelor în Webex și cum aduce acest lucru beneficii clientului?

Webex elimină opțiunea de a păstra datele de mesagerie și întâlniri pentru o perioadă de timp nedefinită.

Această modificare vă ajută să gestionați ciclul de viață al conținutului generat de utilizator, să reduceți la minimum amprenta datelor dacă nu mai este necesară și să vă asigurați că puteți respecta standardele de conformitate și de reglementare. Consultați Modificările privind păstrarea datelor care vor apărea în 2023.

Care clienți sunt afectați de această schimbare?

Această modificare se aplică tuturor clienților standard și Pro Pack. Pentru a verifica dacă această modificare este aplicabilă organizației dvs., navigați la setările de păstrare pentru întâlnirea și mesajele dvs. din Setările organizației din Control Hub. Dacă setarea de păstrare este disponibilă pentru organizația dvs., atunci această modificare este aplicabilă organizației dvs.

Cine sunt clienții standard ai pachetului? Cum aflu asta?

Clienții Webex standard sunt acei clienți care au achiziționat ofertele de bază ale Webex care nu includ licența Pro Pack. Cea mai bună modalitate de a verifica acest lucru este prin Control Hub.

Această modificare se aplică tuturor site-urilor – Site-uri gestionate de Administrarea site-ului și site-uri gestionate de Control Hub?

Această modificare se aplică tuturor organizațiilor cu setări de păstrare a întâlnirilor și mesajelor disponibile în setările Organizației din Control Hub. Pentru păstrarea întâlnirilor, valoarea setată aici va curge către toate site-urile asociate sau gestionate de Control Hub. Dacă politica de păstrare a fost setată la nedefinit în Control Hub, atunci valoarea setării de păstrare pentru înregistrări, pentru toate site-urile care sunt conectate la Control Hub, este modificată la 360 de zile. Pentru clienții Pro Pack, puteți schimba această valoare până la 3600 de zile în Control Hub.

Aceste modificări nu se aplică site-urilor gestionate de administrarea site-ului în mod independent. Dacă există site-uri a căror setare de păstrare este setată prin Administrarea site-ului Webex, atunci se va aplica setarea de păstrare în Administrarea site-ului. Aflați mai multe despre site-urile Webex gestionate de Control Hub și de administrarea site-ului.

De ce unii clienți nu pot vedea politica de păstrare a întâlnirii în cadrul Setărilor organizației?

Politica de păstrare a întâlnirilor la nivel de organizație se aplică fiecărui site asociat sau gestionat în Control Hub. Clienții cu un singur site gestionat în Control Hub pot vedea de obicei această setare de păstrare la nivelul întregii organizații. Dar clienții cu mai multe site-uri de întâlniri care doresc să aibă o reținere diferită pentru fiecare site de obicei nu văd setarea de reținere la nivel de organizație, deoarece această setare aplică aceeași politică de reținere pentru fiecare site.

Dacă clienții gestionează deja politica de păstrare a întâlnirilor pentru fiecare site, trebuie să se mute la Setări organizație?

În prezent, clienții care gestionează reținerea întâlnirilor prin administrarea site-ului Webex, cu o setare de reținere diferită pentru fiecare site, nu trebuie să se mute la Setările organizației din Control Hub. Aceștia pot continua să își gestioneze politica de păstrare prin intermediul Webex Site Administration.

Fiți atenți la comunicările Webex pentru actualizări suplimentare legate de politica de păstrare a site-urilor gestionate de Webex Site Administration.

Un client are mai multe site-uri de întâlniri gestionate în Control Hub și are setări de păstrare la nivel de organizație. Acum, clientul trebuie să stabilească politica de păstrare pentru fiecare site. Cum se poate face acest lucru?

Clienții, cu mai multe site-uri de întâlniri, care au optat deja pentru gestionarea nivelului de păstrare a organizației în Control Hub, trebuie să se pregătească pentru schimbarea viitoare prin setarea unei valori de păstrare, în funcție de tipul de pachet pe care l-au abonat.

Dacă doriți să setați politica de păstrare la nivelul site-ului, vă rugăm să contactați imediat Managerul de succes al clientului. Aceste cereri sunt evaluate de la caz la caz.

Ce se întâmplă dacă clienții nu văd butonul de păstrare a întâlnirii din setările Organizației?

Dacă clienții nu văd setarea de reținere la nivel de organizație în setările Organizației din Control Hub, atunci această modificare nu îi afectează.

Dacă clienții au plătit pentru stocarea nelimitată a întâlnirilor, acești clienți vor fi pe o listă exceptată atunci când sunt activate noile politici de păstrare a datelor?

Acești clienți sunt scutiți de noile modificări ale politicii de păstrare a datelor. Vom face tot posibilul pentru a crea o excepție pentru clienții care au plătit pentru depozitare nelimitată, dar nu putem garanta că clienții individuali vor fi adăugați la lista de excepție.

Dacă organizația dvs. trebuie să fie scutită, vă rugăm să contactați managerul dvs. de cont Webex sau managerul de succes pentru clienți înainte de 7 martie 2023.

Acest lucru se aplică site-urilor online?

Nu. Această modificare nu se aplică site-urilor online.

Acest lucru se aplică Webex la Cisco BroadWorks și rutei angro către clienții de pe piață?

Webex pentru Cisco BroadWorks și ruta angro către clienții pieței sunt excluse de la această modificare. Pentru alți clienți, dacă au acces la întâlniri și la mesagerie unde pot personaliza politica de păstrare, atunci aceste modificări sunt aplicabile pentru ei.

Pentru clienții standard, înregistrările mai vechi de 360 de zile vor fi șterse automat în ianuarie 2023 sau perioada de păstrare de 360 de zile va începe în ianuarie 2023, pentru toate înregistrările anterioare și noi? sau, dacă aplică o setare mai scurtă decât perioada actuală de păstrare, șterge automat înregistrările care se află în afara noii perioade stabilite? sau este considerată o nouă regulă care se aplică înregistrărilor viitoare?

Această modificare de păstrare se aplică tuturor înregistrărilor, noi sau vechi. Cele create înainte sau după data lansării. De exemplu, dacă perioada de păstrare a fost stabilită la 1 an, atunci înregistrările mai vechi de 1 an sunt șterse. Acest lucru se va aplica și înregistrărilor noi.

Dacă nu doriți ca acest lucru să se întâmple, vă recomandăm să faceți upgrade la licența Pro Pack, care vă permite să păstrați datele organizației dvs. pentru mai mult de 360 de zile și până la 3600 de zile.

Ce se întâmplă dacă un administrator Pro Pack alege opțiunea Curat în termen de 30 de zile?

Webex elimină definitiv toate înregistrările șterse. Acest lucru este valabil și pentru utilizatorii care sunt legalizați. De exemplu, dacă un utilizator aflat în așteptare legală șterge o înregistrare și este ulterior șters, înregistrarea este ștearsă definitiv din Webex și nu poate fi preluată de responsabilul cu conformitatea.

Politica de retenție se aplică întregii organizații?

Da. Când este setat pentru mesageria spațială, se aplică tuturor spațiilor create de utilizatorii organizației, mesajelor trimise și conținutului care este partajat în respectivele spații. În mod similar, atunci când este setat pentru întâlniri, se aplică tuturor înregistrărilor și informațiilor site-urilor de întâlniri legate de întâlnirile finalizate.

Ce se întâmplă cu mesajele Spațiale atunci când sunt șterse de utilizatorii finali?

Mesajele care sunt șterse de utilizatorii finali sunt șterse soft. Chiar dacă un mesaj este șters de un utilizator final, acesta există în sistem și este accesibil de către responsabilul cu conformitatea. Acesta este eliminat definitiv numai după perioada de păstrare.

Ce se întâmplă cu înregistrările întâlnirilor atunci când acestea sunt șterse de utilizatorii finali?

Înregistrările care sunt șterse de utilizatorii finali sunt ștergeri soft. Chiar dacă este șters de un utilizator final, acesta există în sistem și este accesibil de către responsabilul cu conformitatea. Acesta este eliminat definitiv numai după perioada de păstrare.

Ce tip de conținut este eliminat?

Pentru Spaces, toate mesajele, atașările, conținutul tablei albe și evenimentele sunt eliminate.

Pentru întâlniri, toate înregistrările și informațiile legate de întâlnirile finalizate (titlul întâlnirii, lista participanților, ora de începere și de încheiere etc.) sunt șterse.

Datele Webex sunt șterse definitiv din sistemul de producție și nu pot fi recuperate atunci când sunt șterse conform politicii de păstrare a clientului.

Cât de granulară poate fi retenția pentru conținutul Webex Space? Care este minimul și maximul?

Retenția este setată în incremente de 1 zi. Minimul este de 1 zi, iar maximul este nedeterminat. Rețineți că perioadele scurte de păstrare pot avea un impact negativ asupra experienței utilizatorului.

Dacă organizația are o perioadă de păstrare, eliminăm tot conținutul generat de utilizatori pe care organizația îl deține în conformitate cu politica de păstrare. Conținutul purjat nu este recuperabil.

Cât de granulară poate fi păstrarea conținutului Webex Meetings? Care este minimul și maximul?

Pentru Webex Meetings, păstrarea este setată în incremente de 1 zi. Minimul este de 7 zile și maximul este nedeterminat.

Cât de des rulează serviciul de epurare?

Serviciul de epurare rulează în mod constant pentru a identifica dacă există date care trebuie eliminate în conformitate cu politica de retenție.

Cum pot verifica politica de retenție a unui spațiu?

Deschideți spațiul pe care doriți să îl verificați, faceți clic pe pictograma unelte „Informații spațiu” de lângă numele spațiului, apoi selectați Vizualizare politică spațiu.

Am activat deja politica de ștergere automată a înregistrărilor în Administrarea site-ului Cisco Webex pentru site-ul meu de întâlnire, cum este diferită această nouă setare de organizație Control Hub?

Dacă organizația are un singur site de întâlnire, politica de păstrare va fi migrată de la Administrarea site-ului Webex la setările organizației Control Hub. După terminarea migrării, trebuie să gestionați politica de păstrare în Control Hub și nu vi se va permite să modificați politica de păstrare în Administratorul site-ului.

Dacă organizația are mai multe site-uri de întâlnire, puteți continua să gestionați politica de păstrare în Administrarea site-ului Webex. Dacă doriți să setați politica de păstrare la nivel de organizație pentru toate site-urile dvs. de întâlnire, vă rugăm să contactați asistența Cisco pentru asistență.

Am activat politica de ștergere automată a înregistrărilor pentru site-ul meu de întâlniri în Administrarea site-ului Cisco Webex, dar acum nu o pot modifica, deoarece setarea este dezactivată. Cum pot modifica politica de ștergere automată a înregistrărilor?

Dacă nu reușiți să modificați setarea de politică de ștergere automată a înregistrării în Administrare site, atunci setarea de politică s-a mutat în Control Hub. Conectați-vă la Control Hub la https://admin.webex.com, și accesați Setăriorganizație și defilați la Retenție pentru a modifica politica de retenție.

Site-urile mele Webex nu sunt legate la Control Hub sau gestionate în Control Hub. Pot utiliza Control Hub pentru a gestiona politica de păstrare pentru întâlniri?

Nu. Site-urile Webex Meetings care sunt gestionate fie în Control Hub, fie asociate cu Control Hub, pot utiliza setările organizației Control Hub pentru a gestiona politica de păstrare a întâlnirilor la nivel de organizație. Pentru alte site-uri de întâlnire Webex, trebuie să utilizați Administrarea site-ului Webex pentru a gestiona politica de păstrare a site-ului de întâlnire.

Datele utilizatorului sunt păstrate pentru un utilizator Inactiv?

Da. Datele utilizatorului sunt păstrate chiar dacă starea utilizatorului este Inactivă. Dacă un utilizator Inactiv este reactivat, aceștia își vor găsi datele vechi (Spații și întâlniri), dar numai dacă aceste date se află încă în perioada de păstrare.