Setarea politicii de păstrare pentru organizația dvs.

Conținutul mai vechi decât politica de păstrare sau conținutul care depășește cotele de stocare poate fi șters. Acest lucru este important deoarece atunci când păstrați informații în jur de mult timp, creșteți șansele ca informațiile confidențiale să fie accesibile.

Vă recomandăm să lucrați cu consilierul juridic pentru a determina cea mai potrivită perioadă de păstrare pentru organizația dvs.

  • Implementăm progresiv politica de păstrare a întâlnirilor pentru organizațiile care gestionează un singur site întâlniri.

    Dacă nu reușiți să modificați setarea de politică de ștergere automată a înregistrării în Administrare site, atunci setarea de politică s-a mutat în Control Hub. Consultați procedura de mai jos pentru a vă conecta la Control Hub și a modifica politica de păstrare.

  • Puteți seta o politică de păstrare la nivel de organizație numai pentru toate site-urile de întâlnire. Contactați asistența Cisco pentru asistență.

    Dacă aveți mai multe site-uri de întâlnire, nu puteți seta politici de conservare diferite pentru fiecare site întâlniri.

  • Webex Assistant nu este disponibil cu Webex pentru instituții guvernamentale, așa că acceptăm doar politica de păstrare pentru datele Webex Meetings (înregistrări și metadate de întâlniri) pentru organizațiile respective.

1

Conectați-vă la organizație în Control Hub la https://admin.webex.com, și accesați Setăriorganizație și defilați la Retenție.

2

Definiți o politică de păstrare a spațiului Webex făcând clic pe Modificare și apoi:

  1. Alegeți perioada de păstrare Implicită sau Personalizată pentru 1-1 chat.

  2. Alegeți perioada de păstrare Implicită sau Personalizată pentru Chat de grup.

  3. Faceți clic pe Salvați.

Valorile minime sunt 1 zi, 1 lună sau 1 an. Valorile maxime sunt 3600 de zile, 120 de luni sau 10 ani. Valorile controlează cât timp Webex păstrează mesajele, fișierele și tablele generate de utilizatori. Puteți seta valori diferite sau aceleași pentru chaturile 1-1 și, respectiv, pentru chaturile de grup.

3

Definiți o politică de păstrare a datelor pentru Webex Meetings făcând clic pe Setări și apoi:

În cadrul Politicii de păstrare a datelor:

  1. Alegeți perioada de păstrare Implicită sau Personalizată pentru datele întâlnirii.

Valoarea minimă este de 7 zile, iar valoarea maximă este de 3600 de zile. Valoarea controlează cât timp Webex păstrează înregistrările, transcrierile și evidențierile din întâlnirile dvs.

În secțiunea Înregistrare ștearsă:

  1. Alegeți Ștergere definitivă în termen de 30 de zile sau Urmați politica de păstrare așa cum este configurată mai sus.

  2. Faceți clic pe Salvați.

Control Hub | Întrebări frecvente privind păstrarea datelor Webex
Care sunt modificările viitoare privind păstrarea datelor în Webex și cum beneficiază acestea clientul?

Webex elimină opțiunea de a păstra datele mesageriei și întâlnirilor pe o perioadă nedeterminată.

Această modificare vă ajută să gestionați ciclul de viață al conținutului dvs. generat de utilizatori, să minimizați amprenta de date dacă nu mai este necesară și să vă asigurați că puteți îndeplini standardele de conformitate și de reglementare. Consultați Modificări privind păstrarea datelor vor avea loc în 2023.

Care clienți sunt afectați de această modificare?

Această modificare se aplică tuturor clienților standard și ai pachetelor Pro. Pentru a verifica dacă această modificare se aplică organizației dvs., navigați la setările de păstrare pentru întâlnire și mesaje din secțiunea Setări organizație din Control Hub. Dacă setarea de păstrare este disponibilă pentru organizația dvs., atunci această modificare se aplică organizației dvs.

Cine sunt clienții standard ai pachetelor? Cum pot afla asta?

Clienții Webex standard sunt acei clienți care au achiziționat ofertele de bază ale Webex care nu includ licența pachetului Pro. Cel mai bun mod de a verifica acest lucru este prin Control Hub.

Este această modificare aplicabilă tuturor site-urilor – site-uri gestionate de Administrarea site-ului și site-uri gestionate de Control Hub?

Această modificare se aplică tuturor organizațiilor cu setări de păstrare a întâlnirilor și mesageriei disponibile în Setările organizației din Control Hub. Pentru păstrarea întâlnirilor, valoarea setată aici va fi transmisă tuturor site-urilor conectate sau gestionate de Control Hub. Dacă politica de păstrare a datelor a fost setată la o perioadă nedeterminată în Control Hub, atunci valoarea de setare a retenției pentru înregistrări, pentru toate site-urile care sunt conectate la Control Hub, se modifică la 360 de zile. În cazul clienților pachetului Pro, puteți modifica această valoare până la 3600 de zile în Control Hub.

Aceste modificări nu se aplică site-urilor gestionate de Administrarea site-ului. Dacă există site-uri a căror setare de păstrare este configurată prin Webex Site Administration, se va aplica setarea de păstrare din Site Administration. Aflați mai multe despre site-urile Webex gestionate de Control Hub și de Administrarea site-ului.

De ce unii clienți nu pot vedea politica de păstrare a întâlnirilor în Setările organizației?

Politica de păstrare a datelor pentru întâlnirile la nivel de organizație este aplicabilă fiecărui site conectat sau gestionat în Control Hub. Clienții cu un singur site gestionat în Control Hub pot vedea de obicei această setare de păstrare la nivel de organizație. Dar clienții cu mai multe site-uri de întâlniri care doresc să aibă o păstrare diferită pentru fiecare site nu văd, de obicei, setarea de păstrare la nivel de organizație, deoarece această setare aplică aceeași politică de păstrare pentru fiecare site.

Dacă clienții gestionează deja politica de păstrare a întâlnirilor pentru fiecare site, trebuie să treacă la Setările organizației?

În prezent, clienții care gestionează păstrarea întâlnirilor prin Webex Site Administration, cu o setare diferită de păstrare pentru fiecare site, nu trebuie să treacă la Setările organizației din Control Hub. Aceștia pot continua să își gestioneze politica de păstrare a datelor prin intermediul Webex Site Administration.

Consultați comunicările Webex pentru actualizări suplimentare legate de politica de păstrare a site-urilor gestionate de Administrarea site-ului Webex.

Un client are mai multe site-uri de întâlniri gestionate în Control Hub și setări de păstrare la nivelul întregii organizații. Acum clientul trebuie să seteze politica de păstrare pentru fiecare site. Cum se poate face acest lucru?

Clienții, cu mai multe site-uri de întâlniri, care au optat deja pentru gestionarea păstrării la nivel de organizație în Control Hub ar trebui să se pregătească pentru modificarea viitoare prin setarea unei valori de păstrare, în funcție de tipul de pachet la care s-au abonat.

Dacă doriți să setați politica de păstrare la nivel de site, vă rugăm să contactați imediat Managerul pentru succesul clienților. Aceste cereri sunt evaluate de la caz la caz.

Ce se întâmplă dacă clienții nu văd butonul de păstrare a întâlnirii din Setările organizației?

Dacă clienții nu văd setarea de păstrare la nivelul întregii organizații în Setările organizației din Control Hub, atunci această modificare nu îi afectează.

Dacă clienții au plătit pentru stocarea nelimitată a întâlnirilor, vor fi acești clienți pe o listă scutită atunci când noile politici de păstrare a datelor sunt activate?

Acești clienți sunt scutiți de noile modificări ale politicii de păstrare a datelor. Vom face tot posibilul pentru a crea o excepție pentru clienții care au plătit pentru stocare nelimitată, dar nu putem garanta că clienții individuali vor fi adăugați la lista de excepții.

Dacă organizația dvs. trebuie să fie scutită, contactați managerul de cont Webex sau managerul pentru succesul clienților înainte de 7 martie 2023.

Se aplică acest lucru site-urilor online?

Nu. Această modificare nu se aplică site-urilor online.

Se aplică acest lucru pentru Webex pentru Cisco BroadWorks și pentru clienții Wholesale Route to Market?

Clienții Webex pentru Cisco BroadWorks și Wholesale Route to Market sunt excluși de la această modificare. Pentru alți clienți, dacă au acces la întâlniri și la fluxuri de lucru de mesagerie în care pot personaliza politica de păstrare, atunci aceste modificări li se aplică.

Pentru clienții standard, înregistrările mai vechi de 360 de zile vor fi șterse automat la data de ianuarie 2023 sau va începe perioada de păstrare de 360 de zile în ianuarie 2023, pentru toate înregistrările anterioare și noi? sau , dacă aplică o setare mai scurtă decât perioada curentă de păstrare, șterge automat înregistrările care nu sunt în noua perioadă setată? sau este considerată o nouă regulă care se aplică înregistrărilor viitoare?

Această modificare de păstrare se aplică tuturor înregistrărilor, noi sau vechi. Cele create înainte sau după data implementării. De exemplu, dacă perioada de păstrare a fost setată la 1 an, înregistrările mai vechi de 1 an sunt eliminate. Acest lucru se va aplica și noilor înregistrări.

Dacă nu doriți ca acest lucru să se întâmple, vă recomandăm să faceți upgrade la licența pachetului Pro, care vă permite să păstrați datele organizației dvs. mai mult de 360 de zile și până la 3600 de zile.

Ce se întâmplă dacă un administrator al pachetului Pro alege opțiunea Ștergere definitivă în termen de 30 de zile?

Webex elimină permanent toate înregistrările șterse. Acest lucru este valabil și pentru utilizatorii care sunt reținuți în mod legal. De exemplu, dacă un utilizator aflat în posesia legală șterge o înregistrare și este ulterior ștearsă, înregistrarea este ștearsă definitiv din Webex și nu poate fi preluată de responsabilul de conformitate.

Politica de retenție se aplică întregii organizații?

Da. Când este setată pentru Mesagerie spațiu, aceasta se aplică tuturor spațiilor create de utilizatorii organizației, mesajelor trimise și conținutului partajat în spațiile respective. În mod similar, atunci când este setată pentru întâlniri, se aplică tuturor înregistrărilor și informațiilor site-urilor de întâlniri care sunt legate de întâlnirile încheiate.

Ce se întâmplă cu mesajele Spațiale atunci când sunt șterse de utilizatorii finali?

Mesajele care sunt șterse de utilizatorii finali sunt ștergeri soft. Chiar dacă un mesaj este șters de un utilizator final, acesta există în sistem și este accesibil de către responsabilul cu conformitatea. Acesta este eliminat definitiv numai după perioada de păstrare.

Ce se întâmplă cu înregistrările întâlnirilor atunci când acestea sunt șterse de utilizatorii finali?

Înregistrările care sunt șterse de utilizatorii finali sunt ștergeri soft. Chiar dacă este șters de un utilizator final, acesta există în sistem și este accesibil de către responsabilul cu conformitatea. Acesta este eliminat definitiv numai după perioada de păstrare.

Ce tip de conținut este eliminat?

Pentru Spaces, toate mesajele, atașările, conținutul tablei albe și evenimentele sunt eliminate.

Pentru întâlniri, toate înregistrările și informațiile care sunt legate de întâlnirile încheiate (titlul întâlnirii, lista de participanți, ora de începere și de încheiere etc.) sunt eliminate.

Datele Webex sunt eliminate definitiv din sistemul de producție și nu pot fi recuperate atunci când sunt eliminate în conformitate cu politica de păstrare a clienților.

Cât de granulară poate fi retenția pentru conținutul Webex Space? Care este minimul și maximul?

Retenția este setată în incremente de 1 zi. Minimul este de 1 zi, iar maximul este nedeterminat. Rețineți că perioadele scurte de păstrare pot avea un impact negativ asupra experienței utilizatorului.

Dacă organizația are o perioadă de păstrare, eliminăm tot conținutul generat de utilizatori pe care organizația îl deține în conformitate cu politica de păstrare. Conținutul purjat nu este recuperabil.

Cât de granulară poate fi păstrarea conținutului Webex Meetings? Care este minimul și maximul?

Pentru Webex Meetings, păstrarea este setată în incremente de 1 zi. Minimul este de 7 zile și maximul este nedeterminat.

Cât de des rulează serviciul de epurare?

Serviciul de epurare rulează în mod constant pentru a identifica dacă există date care trebuie eliminate în conformitate cu politica de retenție.

Cum pot verifica politica de retenție a unui spațiu?

Deschideți spațiul pe care doriți să îl bifați, faceți clic pe pictograma roată „Informații spațiu” de lângă numele spațiului, apoi selectați Vizualizare politică spațiu.

Am activat deja politica de ștergere automată a înregistrărilor în Administrarea site-ului Cisco Webex pentru site-ul meu de întâlnire, cum este diferită această nouă setare de organizație Control Hub?

Dacă organizația are un singur site de întâlnire, politica de păstrare va fi migrată de la Administrarea site-ului Webex la setările organizației Control Hub. După terminarea migrării, trebuie să gestionați politica de păstrare în Control Hub și nu vi se va permite să modificați politica de păstrare în Administratorul site-ului.

Dacă organizația are mai multe site-uri de întâlnire, puteți continua să gestionați politica de păstrare în Administrarea site-ului Webex. Dacă doriți să setați o politică de păstrare la nivel de organizație pentru toate site-urile dvs. de întâlniri, contactați serviciul de asistență Cisco pentru a primi ajutor.

Am activat politica de ștergere automată a înregistrărilor pentru site-ul meu de întâlniri în Administrarea site-ului Cisco Webex, dar acum nu o pot modifica, deoarece setarea este dezactivată. Cum pot modifica politica de ștergere automată a înregistrărilor?

Dacă nu reușiți să modificați setarea de politică de ștergere automată a înregistrării în Administrare site, atunci setarea de politică s-a mutat în Control Hub. Conectați-vă la Control Hub la https://admin.webex.com, și accesați Setăriorganizație și defilați la Retenție pentru a modifica politica de retenție.

Site-urile mele Webex nu sunt legate la Control Hub sau gestionate în Control Hub. Pot utiliza Control Hub pentru a gestiona politica de păstrare pentru întâlniri?

Nu. Site-urile Webex Meetings care sunt fie gestionate în Control Hub, fie sunt conectate la Control Hub pot utiliza setările organizației Control Hub pentru a gestiona politica de păstrare a întâlnirilor la nivel de organizație. Pentru alte site-uri de întâlnire Webex, trebuie să utilizați Administrarea site-ului Webex pentru a gestiona politica de păstrare a site-ului de întâlnire.

Sunt păstrate datele utilizatorului pentru un utilizator inactiv?

Da. Datele utilizatorului sunt păstrate chiar dacă starea utilizatorului este Inactiv. Dacă un utilizator inactiv este reactivat, acesta va găsi datele sale vechi (Spații și Întâlniri), dar numai dacă datele respective se află încă în perioada dvs. de păstrare.