Ustawianie zasad przechowywania dla organizacji

Zawartość starsza niż zasady przechowywania lub zawartość przekraczająca limity magazynowania podlega usunięciu. Jest to ważne, ponieważ gdy przechowujesz informacje przez długi czas, zwiększasz szanse na dostępność poufnych informacji.

Zalecamy współpracę z radcą prawnym w celu określenia najbardziej odpowiedniego okresu przechowywania dla Twojej organizacji.

  • Stopniowo wprowadzamy zasady przechowywania spotkań dla organizacji, które zarządzają pojedynczą witryną spotkania.

    Jeśli nie możesz zmienić ustawienia zasad automatycznego usuwania nagrań w administracji witryną, oznacza to, że ustawienie zasad zostało przeniesione do centrum sterowania. Zapoznaj się z poniższą procedurą, aby zalogować się do usługi Control Hub i zmienić zasady przechowywania.

  • Zasady przechowywania na poziomie organizacji można ustawić tylko dla wszystkich witryn spotkań. Skontaktuj się z pomocą techniczną Cisco, aby uzyskać pomoc.

    Jeśli masz wiele witryn spotkań, nie możesz ustawić różnych zasad przechowywania dla każdej witryny spotkania.

  • Webex Assistant nie jest dostępny w Webex for Government, więc obsługujemy tylko zasady przechowywania danych Webex Meetings (nagrań i metadanych spotkań) dla tych organizacji.

1

Zaloguj się do swojej organizacji w centrum sterowania w witrynie https://admin.webex.com, przejdź do pozycji Ustawieniaorganizacji i przewiń do pozycji Przechowywanie.

2

Zdefiniuj politykę przechowywania przestrzeni Webex , klikając opcję Modyfikuj , a następnie:

  1. Wybierz domyślny lub niestandardowy okres przechowywania dla czatu 1–1.

  2. Wybierz domyślny lub niestandardowy okres przechowywania dla czatu grupowego.

  3. Kliknij opcję Zapisz.

Wartości minimalne wynoszą 1 dzień, 1 miesiąc lub 1 rok. Maksymalne wartości to 3600 dni, 120 miesięcy lub 10 lat. Wartości kontrolują, jak długo Webex przechowuje komunikaty, pliki i tablice generowane przez użytkowników. Można ustawić różne lub te same wartości odpowiednio dla czatów 1-1 i czatów grupowych.

3

Zdefiniuj politykę przechowywania Webex Meetings , klikając Ustawienia , a następnie:

W ramach polityki zatrzymywania klientów:

  1. Wybierz Domyślny lub Niestandardowy okres przechowywania danych spotkania.

Wartość minimalna to 7 dni, a maksymalna to 3600 dni. Wartość decyduje o tym, jak długo Webex przechowuje nagrania, transkrypcje i ważne punkty ze spotkań.

W obszarze Usunięte nagrywanie:

  1. Wybierz Czyszczenie w ciągu 30 dni lub Postępuj zgodnie z zasadami przechowywania określonymi powyżej.

  2. Kliknij opcję Zapisz.

FAQ dotyczące przechowywania danych | Webex Control Hub
Jakie są nadchodzące zmiany w zakresie przechowywania danych w Webex i jakie są korzyści dla klienta?

Webex usuwa opcję przechowywania danych wiadomości i spotkań przez czas nieokreślony.

Zmiana ta pomaga zarządzać cyklem życia treści generowanych przez użytkownika, zminimalizować ślad danych, jeśli nie jest już wymagany, i zapewnić, że można spełnić standardy zgodności i regulacji. Zobacz zmiany dotyczące przechowywania danych, które pojawią się w 2023 r..

Na których klientach ta zmiana ma wpływ?

Ta zmiana dotyczy wszystkich klientów standardowych i Pro Pack. Aby sprawdzić, czy ta zmiana dotyczy Twojej organizacji, przejdź do ustawień przechowywania spotkań i wiadomości w obszarze Ustawienia organizacji w Control Hub. Jeśli ustawienie przechowywania jest dostępne dla Twojej organizacji, ta zmiana ma zastosowanie do Twojej organizacji.

Kim są standardowi klienci pakujący? Jak się tego dowiem?

Klienci standardowi Webex to ci klienci, którzy zakupili podstawowe oferty Webex, które nie zawierają licencji Pro Pack. Najlepszym sposobem sprawdzenia tego jest Control Hub.

Czy ta zmiana dotyczy wszystkich witryn – witryn zarządzanych przez administrację witryny i witryn zarządzanych przez Control Hub?

Ta zmiana dotyczy wszystkich organizacji z ustawieniem przechowywania spotkań i wiadomości dostępnym w ustawieniach organizacji w Control Hub. W przypadku przechowywania spotkań ustawiona tutaj wartość będzie przepływała do wszystkich witryn połączonych z Control Hub lub zarządzanych przez nią. Jeśli zasady przechowywania zostały ustawione na nieokreślony w Control Hub, wartość ustawienia przechowywania nagrań dla wszystkich witryn połączonych z Control Hub zostanie zmieniona na 360 dni. Dla klientów Pro Pack można zmienić tę wartość do 3600 dni w Control Hub.

Zmiany te nie mają zastosowania do autonomicznych witryn zarządzanych przez administrację witryny. Jeśli istnieją witryny, których ustawienie przechowywania jest ustawione za pomocą Webex Site Administration, wówczas zastosowanie będzie miało ustawienie przechowywania w Site Administration. Dowiedz się więcej o witrynach Webex zarządzanych przez Control Hub i Site Administration.

Dlaczego niektórzy klienci nie widzą zasad zatrzymywania spotkań w obszarze Ustawienia organizacji?

Zasady przechowywania spotkań w całej organizacji mają zastosowanie do każdej witryny powiązanej lub zarządzanej w Control Hub. Klienci z jedną witryną zarządzaną w Control Hub mogą zazwyczaj zobaczyć to ustawienie przechowywania w całej organizacji. Ale klienci z wielu witryn spotkań, którzy chcą mieć inny retencji dla każdej witryny zazwyczaj nie widzą w całej organizacji retencji ustawienia, ponieważ to ustawienie stosuje te same zasady retencji dla każdej witryny.

Jeśli klienci zarządzają już polityką przechowywania spotkań w każdej witrynie, czy muszą przejść do ustawień organizacji?

Obecnie klienci zarządzający przechowywaniem spotkań za pośrednictwem Webex Site Administration, z innym ustawieniem przechowywania dla każdej witryny, nie muszą przechodzić do ustawień organizacji w Control Hub. Mogą nadal zarządzać swoimi zasadami przechowywania za pośrednictwem Webex Site Administration.

Sprawdź komunikaty Webex w celu uzyskania dalszych aktualizacji związanych z zasadami przechowywania witryn zarządzanych przez administrację witryny Webex.

Klient zarządza wieloma witrynami spotkań w Control Hub i ma ustawienia przechowywania w całej organizacji. Teraz klient musi ustawić zasady przechowywania danych dla każdego zakładu. Jak można to zrobić?

Klienci z wieloma witrynami spotkań, którzy już wybrali zarządzanie utrzymywaniem poziomu organizacji w Control Hub, powinni przygotować się do nadchodzącej zmiany poprzez ustawienie wartości zatrzymywania, w zależności od rodzaju pakietu, który subskrybowali.

Jeśli chcesz ustawić zasady przechowywania na poziomie witryny, skontaktuj się natychmiast z menedżerem ds. sukcesu klienta. Wnioski te są oceniane indywidualnie.

Co się stanie, jeśli klienci nie zobaczą przycisku zatrzymywania spotkań w ustawieniach organizacji?

Jeśli klienci nie widzą ustawienia przechowywania w całej organizacji w ustawieniach organizacji w Control Hub, zmiana ta nie ma na nich wpływu.

Jeśli klienci zapłacili za nieograniczone miejsce do przechowywania spotkań, czy będą oni znajdowali się na liście zwolnień po włączeniu nowych zasad przechowywania danych?

Ci klienci są zwolnieni z nowych zmian zasad dotyczących przechowywania danych. Dołożymy wszelkich starań, aby stworzyć wyjątek dla klientów, którzy zapłacili za nieograniczone przechowywanie, ale nie możemy zagwarantować, że indywidualni klienci zostaną dodani do listy wyjątków.

Jeśli Twoja organizacja musi być zwolniona, skontaktuj się ze swoim menedżerem ds. kont Webex lub menedżerem ds. sukcesów klientów przed 7 marca 2023 r.

Czy dotyczy to witryn internetowych?

Nie. Ta zmiana nie dotyczy witryn internetowych.

Czy ma to zastosowanie do Webex dla Cisco BroadWorks i Wholesale Route to Market dla klientów?

Z tej zmiany wyłączone są Webex dla klientów Cisco BroadWorks i Wholesale Route to Market. W przypadku innych klientów, jeśli mają dostęp do spotkań i obciążeń związanych z wiadomościami, gdzie mogą dostosować politykę przechowywania, zmiany te mają do nich zastosowanie.

Czy w przypadku klientów standardowych nagrania starsze niż 360 dni zostaną automatycznie usunięte w styczniu 2023 r., czy też 360-dniowy okres przechowywania rozpocznie się w styczniu 2023 r., w przypadku wszystkich poprzednich i nowych nagrań? Czy też, jeśli zastosuję ustawienie krótsze niż obecny okres przechowywania, automatycznie usunie ono nagrania, które znajdują się poza ustawieniem nowego okresu? Czy uważa się je za nową regułę, która ma zastosowanie do przyszłych nagrań?

Ta zmiana przechowywania dotyczy wszystkich nagrań, nowych lub starych. Te utworzone przed lub po dacie wdrożenia. Na przykład, jeśli okres przechowywania został ustawiony na 1 rok, to nagrania starsze niż 1 rok zostają usunięte. Dotyczy to również nowych nagrań.

Jeśli nie chcesz, aby tak się stało, zalecamy uaktualnienie licencji Pro Pack, która umożliwia przechowywanie danych Twojej organizacji przez ponad 360 dni i do 3600 dni.

Co się stanie, jeśli administrator pakietu Pro wybierze opcję Usuniętą w ciągu 30 dni?

Webex trwale usuwa wszystkie usunięte nagrania. Dotyczy to również użytkowników, którzy zostali zatrzymani przez prawo. Jeśli na przykład użytkownik z legalnym zawieszeniem usunie nagranie, a następnie zostanie ono usunięte, nagranie zostanie trwale usunięte z usługi Webex i nie może go pobrać urzędnik ds. zgodności.

Czy zasady przechowywania mają zastosowanie do całej organizacji?

Tak. Jeśli jest on ustawiony dla wiadomości kosmicznych, ma zastosowanie do wszystkich obszarów utworzonych przez użytkowników organizacji, wiadomości wysyłanych i treści udostępnianych w tych obszarach. Podobnie, gdy jest ona ustawiana dla spotkań, ma zastosowanie do nagrań i informacji wszystkich witryn spotkań, które są związane z ukończonymi spotkaniami.

Co się stanie z wiadomościami Space, gdy zostaną usunięte przez użytkowników końcowych?

Wiadomości, które są usuwane przez użytkowników końcowych, są usuwane miękko. Nawet jeśli wiadomość zostanie usunięta przez użytkownika końcowego, istnieje w systemie i jest dostępna dla specjalisty ds. zgodności. Jest trwale usuwany dopiero po okresie przechowywania.

Co się stanie z nagraniami spotkań, gdy zostaną usunięte przez użytkowników końcowych?

Nagrania, które są usuwane przez użytkowników końcowych, są usuwane miękko. Nawet jeśli zostanie usunięty przez użytkownika końcowego, istnieje w systemie i jest dostępny dla specjalisty ds. Zgodności. Jest trwale usuwany dopiero po okresie przechowywania.

Jakiego typu zawartość jest czyszczona?

W przypadku usługi Spaces wszystkie wiadomości, załączniki, zawartość tablicy i zdarzenia są czyszczone.

W przypadku spotkań wszystkie nagrania i informacje związane z ukończonymi spotkaniami (tytuł spotkania, lista uczestników, godzina rozpoczęcia i zakończenia itp.) są usuwane.

Dane Webex są trwale usuwane z systemu produkcyjnego i nie można ich odzyskać, gdy są usuwane zgodnie z zasadami przechowywania klientów.

Jak szczegółowa może być retencja treści Webex Space? Jakie jest minimum i maksimum?

Przechowywanie jest ustawiane w odstępach co 1 dzień. Minimum to 1 dzień, a maksimum jest nieokreślone. Pamiętaj, że krótkie okresy przechowywania mogą negatywnie wpłynąć na wrażenia użytkownika.

Jeśli Twoja organizacja ma okres przechowywania, usuwamy całą zawartość generowaną przez użytkowników, która jest jej własnością, zgodnie z zasadami przechowywania. Usuniętej zawartości nie można odzyskać.

Jak szczegółowa może być retencja treści Webex Meetings? Jakie jest minimum i maksimum?

W przypadku spotkań Webex przechowywanie jest ustawiane w odstępach co 1 dzień. Minimum to 7 dni, a maksimum jest nieokreślone.

Jak często działa usługa czyszczenia?

Usługa czyszczenia działa stale, aby określić, czy istnieją dane do wyczyszczenia zgodnie z zasadami przechowywania.

Jak mogę sprawdzić zasady przechowywania Space?

Otwórz obszar, który chcesz sprawdzić, kliknij ikonę koła zębatego „Informacje o obszarze” obok nazwy obszaru, a następnie wybierz opcję Wyświetl zasady obszaru.

Włączyłem już zasady automatycznego usuwania nagrań w Cisco Webex Site Administration dla mojej witryny spotkania, czym różni się to nowe ustawienie organizacji Control Hub?

Jeśli organizacja ma jedną witrynę spotkania, zasady przechowywania zostaną przeniesione z administracji witryny Webex do ustawień organizacji Control Hub. Po zakończeniu migracji musisz zarządzać zasadami przechowywania w centrum sterowania i nie będziesz mieć możliwości zmiany zasad przechowywania w administratorze witryny.

Jeśli Twoja organizacja ma wiele witryn spotkań, możesz nadal zarządzać zasadami przechowywania w Webex Site Administration. Jeśli chcesz ustawić zasady przechowywania na poziomie organizacji dla wszystkich witryn spotkań, skontaktuj się z pomocą techniczną Cisco.

Po włączeniu zasad automatycznego usuwania nagrań dla witryny spotkań w cisco Webex Site Administration nie mogę jej zmienić, ponieważ ustawienie jest wyłączone. Jak mogę zmienić zasady automatycznego usuwania nagrań?

Jeśli nie możesz zmienić ustawienia zasad automatycznego usuwania nagrań w administracji witryną, oznacza to, że ustawienie zasad zostało przeniesione do centrum sterowania. Zaloguj się do centrum sterowania w witrynie , przejdź do obszaruhttps://admin.webex.com Ustawieniaorganizacji, a następnie przewiń do pozycji Przechowywanie , aby zmienić zasady przechowywania.

Moje witryny Webex nie są połączone z Control Hub ani zarządzane w Control Hub. Czy mogę używać usługi Control Hub do zarządzania zasadami przechowywania spotkań?

Nie. Witryny Webex Meetings, które są zarządzane w Control Hub lub powiązane z Control Hub, mogą używać ustawień organizacji Control Hub do zarządzania zasadami przechowywania spotkań w całej organizacji. W przypadku innych witryn spotkań Webex należy użyć funkcji Webex Site Administration do zarządzania zasadami przechowywania witryny spotkania.

Czy dane użytkownika są przechowywane dla użytkownika nieaktywnego?

Tak. Dane użytkownika są zachowywane, nawet jeśli stan użytkownika jest Nieaktywny. Jeśli Nieaktywny użytkownik zostanie ponownie aktywowany, znajdzie swoje stare dane (Obszary i Spotkania), ale tylko wtedy, gdy dane te nadal znajdują się w okresie przechowywania.