Ustawianie zasad przechowywania dla organizacji

Zawartość starsza niż zasady przechowywania lub zawartość przekraczająca limity magazynowania podlega usunięciu. Jest to ważne, ponieważ gdy przechowujesz informacje przez długi czas, zwiększasz szanse na dostępność poufnych informacji.

Zalecamy współpracę z radcą prawnym w celu określenia najbardziej odpowiedniego okresu przechowywania dla Twojej organizacji.

  • Stopniowo wprowadzamy zasady przechowywania spotkań dla organizacji, które zarządzają pojedynczą witryną spotkania.

    Jeśli nie możesz zmienić ustawienia zasad automatycznego usuwania nagrań w administracji witryną, oznacza to, że ustawienie zasad zostało przeniesione do centrum sterowania. Zapoznaj się z poniższą procedurą, aby zalogować się do usługi Control Hub i zmienić zasady przechowywania.

  • Zasady przechowywania na poziomie organizacji można ustawić tylko dla wszystkich witryn spotkań. Skontaktuj się z pomocą techniczną Cisco, aby uzyskać pomoc.

    Jeśli masz wiele witryn spotkań, nie możesz ustawić różnych zasad przechowywania dla każdej witryny spotkania.

  • Webex Assistant nie jest dostępny w Webex for Government, więc obsługujemy tylko zasady przechowywania danych Webex Meetings (nagrań i metadanych spotkań) dla tych organizacji.

1

Zaloguj się do swojej organizacji w centrum sterowania w witrynie https://admin.webex.com, przejdź do pozycji Ustawieniaorganizacji i przewiń do pozycji Przechowywanie.

2

Zdefiniuj zasady przechowywania danych w usłudze Webex Space , klikając opcję Modyfikuj , a następnie:

  1. Wybierz domyślny lub niestandardowy okres przechowywania dla czatu 1–1.

  2. Wybierz domyślny lub niestandardowy okres przechowywania dla czatu grupowego.

  3. Kliknij opcję Zapisz.

Wartości minimalne to 1 dzień, 1 miesiąc lub 1 rok. Wartości maksymalne to 3600 dni, 120 miesięcy lub 10 lat. Wartości określają czas, przez jaki usługa Webex przechowuje wiadomości, pliki i tablice wygenerowane przez użytkowników. Można ustawić różne lub te same wartości odpowiednio dla czatów 1–1 i czatów grupowych.

3

Zdefiniuj zasady przechowywania w usłudze Webex Meetings , klikając opcję Ustawienia , a następnie:

W sekcji Zasady przechowywania:

  1. Wybierz domyślny lub niestandardowy okres przechowywania danych dotyczących spotkania.

Wartość minimalna to 7 dni, a wartość maksymalna to 3600 dni. Wartość ta kontroluje czas, przez jaki usługa Webex przechowuje nagrania, transkrypcje i ważne punkty ze spotkań.

W obszarze Usunięte nagranie:

  1. Wybierz opcję Wyczyść w ciągu 30 dni lub Postępuj zgodnie z wyżej ustawionymi zasadami przechowywania .

  2. Kliknij opcję Zapisz.

Control Hub | Często zadawane pytania dotyczące przechowywania danych Webex
Jakie będą nadchodzące zmiany dotyczące przechowywania danych w usłudze Webex i jakie są korzyści dla klienta?

Webex usuwa opcję przechowywania danych wiadomości i spotkań przez czas nieokreślony.

Ta zmiana pomaga zarządzać cyklem życia zawartości generowanej przez użytkowników, zminimalizować ślad danych, jeśli nie jest już wymagany oraz zapewnić zgodność ze standardami zgodności i przepisami. Zobacz Zmiany dotyczące przechowywania danych nadchodzące w 2023 r.

Na których klientów ta zmiana ma wpływ?

Zmiana ta dotyczy wszystkich klientów standardowych i klientów z pakietem Pro Pack. Aby sprawdzić, czy ta zmiana dotyczy Twojej organizacji, przejdź do ustawień przechowywania spotkań i wiadomości w obszarze Ustawienia organizacji w Control Hub. Jeśli ustawienie przechowywania jest dostępne dla organizacji, zmiana ta dotyczy tej organizacji.

Kim są klienci pakietu standardowego? Jak się tego dowiem?

Standardowi klienci Webex to klienci, którzy zakupili podstawowe oferty Webex, które nie zawierają licencji Pro Pack. Najlepszym sposobem sprawdzenia tego jest Control Hub.

Czy ta zmiana ma zastosowanie do wszystkich witryn — witryn zarządzanych w ramach administrowania witryną i witryn zarządzanych przez Control Hub?

Ta zmiana dotyczy wszystkich organizacji, w których ustawienie przechowywania spotkań i wiadomości jest dostępne w ustawieniach organizacji w Control Hub. W przypadku przechowywania spotkań ustawiona w tym miejscu wartość będzie przekazywana do wszystkich witryn powiązanych z Control Hub lub zarządzanych przez Control Hub. Jeśli zasady przechowywania zostały ustawione w Control Hub na czas nieokreślony, wartość ustawienia przechowywania nagrań dla wszystkich witryn połączonych z Control Hub zostanie zmieniona na 360 dni. W przypadku klientów usługi Pro Pack można zmienić tę wartość do 3600 dni w Control Hub.

Te zmiany nie dotyczą autonomicznych witryn zarządzanych przez Administrowanie witryną. Jeśli istnieją witryny, których ustawienie przechowywania jest ustawione za pomocą narzędzia Administrowanie witryną Webex, zastosowanie zostanie ustawienie przechowywania w narzędziu Administrowanie witryną. Dowiedz się więcej o witrynach Webex zarządzanych przez Control Hub i administrowaniu witryną.

Dlaczego niektórzy klienci nie widzą zasad przechowywania spotkań w obszarze Ustawienia organizacji?

Zasady przechowywania spotkań obowiązujące w całej organizacji dotyczą każdej witryny połączonej lub zarządzanej w Control Hub. Klienci posiadający jedną witrynę, która jest zarządzana w Control Hub, zwykle widzą to ustawienie przechowywania dla całej organizacji. Jednak klienci korzystający z wielu witryn spotkań, którzy chcą mieć inne zasady przechowywania dla każdej witryny, zazwyczaj nie widzą ustawienia przechowywania dla całej organizacji, ponieważ to ustawienie stosuje te same zasady przechowywania dla każdej witryny.

Jeśli klienci już zarządzają zasadami przechowywania spotkań dla każdej witryny, czy muszą przejść do ustawień organizacji?

Obecnie klienci zarządzający przechowywaniem spotkań za pośrednictwem narzędzia Webex Site Administration, z różnymi ustawieniami przechowywania dla każdej witryny, nie muszą przenosić się do ustawień organizacji w Control Hub. Mogą oni nadal zarządzać swoimi zasadami przechowywania za pomocą usługi Webex Site Administration.

Zapoznaj się z komunikacją Webex, aby uzyskać dalsze aktualizacje związane z zasadami przechowywania dla witryn zarządzanych przez narzędzie Administrowanie witryną Webex.

Klient ma wiele witryn spotkań zarządzanych w Control Hub i ma ustawienia przechowywania dla całej organizacji. Teraz klient musi ustawić zasady przechowywania dla każdej witryny. W jaki sposób można to osiągnąć?

Klienci posiadający wiele witryn spotkań, którzy już zdecydowali się na zarządzanie przechowywaniem na poziomie organizacji w Control Hub, powinni przygotować się na nadchodzącą zmianę, ustawiając wartość przechowywania, w zależności od typu subskrybowanego pakietu.

Jeśli chcesz ustawić zasady przechowywania na poziomie witryny, skontaktuj się natychmiast z menedżerem ds. sukcesów klientów. Wnioski te są oceniane indywidualnie dla każdego przypadku.

Co się stanie, jeśli klienci nie zobaczą przycisku przechowywania spotkania w ustawieniach organizacji?

Jeśli klienci nie widzą ustawienia przechowywania dla całej organizacji w ustawieniach organizacji w Control Hub, ta zmiana nie ma na nich wpływu.

Jeśli klienci zapłacili za nieograniczone miejsce do przechowywania spotkań, czy klienci ci znajdą się na liście zwolnionych, gdy zostaną włączone nowe zasady przechowywania danych?

Ci klienci są zwolnieni z nowych zasad przechowywania danych. Dołożymy wszelkich starań, aby utworzyć wyjątek dla klientów, którzy zapłacili za nieograniczone miejsce do przechowywania, ale nie możemy zagwarantować, że klienci indywidualni zostaną dodani do listy wyjątków.

Jeśli Twoja organizacja musi być wyłączona, skontaktuj się ze swoim opiekunem klienta lub menedżerem ds. sukcesów klientów przed 7 marca 2023 r.

Czy dotyczy to witryn internetowych?

Nie. Ta zmiana nie dotyczy witryn online.

Czy dotyczy to usługi Webex do Cisco BroadWorks i usługi Wholesale Route to Market?

Klienci Webex dla Cisco BroadWorks i Wholesale Route to Market są wykluczeni z tej zmiany. Jeśli w przypadku innych klientów mają dostęp do obciążeń związanych ze spotkaniami i wiadomościami, w których mogą dostosować zasady przechowywania, zmiany te dotyczą ich.

W przypadku klientów standardowych, czy nagrania starsze niż 360 dni zostaną automatycznie usunięte w styczniu 2023 r., czy 360-dniowy okres przechowywania rozpocznie się w styczniu 2023 r. w odniesieniu do wszystkich poprzednich i nowych nagrań? lub , jeśli stosuję ustawienie krótsze niż bieżący okres przechowywania, czy automatycznie usunie ono nagrania, które znajdują się poza ustawionym nowym okresem? czy jest to nowa zasada mająca zastosowanie do przyszłych nagrań?

Ta zmiana przechowywania dotyczy wszystkich nagrań, nowych lub starych. Utworzone przed lub po dacie wdrożenia. Jeśli na przykład okres przechowywania został ustawiony na 1 rok, nagrania starsze niż 1 rok zostaną usunięte. Dotyczy to również nowych nagrań.

Jeśli nie chcesz, aby tak się stało, zalecamy uaktualnienie do licencji Pro Pack, która umożliwia przechowywanie danych organizacji przez ponad 360 dni i do 3600 dni.

Co się stanie, jeśli administrator usługi Pro Pack wybierze opcję Usunięte w ciągu 30 dni?

Webex trwale usuwa wszystkie usunięte nagrania. Dotyczy to również użytkowników, którzy zostali wstrzymani ze względów prawnych. Na przykład jeśli użytkownik wstrzymany ze względów prawnych usunie nagranie, a następnie zostanie ono usunięte, nagranie zostanie trwale usunięte z usługi Webex i nie może zostać pobrane przez pracownika ds. zgodności.

Czy zasady przechowywania mają zastosowanie do całej organizacji?

Tak. Gdy jest ustawione na Wiadomości w obszarze, dotyczy wszystkich obszarów utworzonych przez użytkowników organizacji, wysłanych wiadomości i zawartości udostępnianej w tych obszarach. Podobnie, jeśli jest ustawiony na spotkania, ma zastosowanie do wszystkich nagrań w witrynach spotkań i informacji związanych z zakończonymi spotkaniami.

Co się stanie z wiadomościami Space, gdy zostaną usunięte przez użytkowników końcowych?

Wiadomości, które są usuwane przez użytkowników końcowych, są usuwane programowo. Nawet jeśli wiadomość zostanie usunięta przez użytkownika końcowego, istnieje w systemie i jest dostępna dla specjalisty ds. zgodności. Jest trwale usuwany dopiero po okresie przechowywania.

Co się stanie z nagraniami spotkań, gdy zostaną usunięte przez użytkowników końcowych?

Nagrania usuwane przez użytkowników końcowych są usuwane programowo. Nawet jeśli zostanie usunięty przez użytkownika końcowego, istnieje w systemie i jest dostępny dla specjalisty ds. Zgodności. Jest trwale usuwany dopiero po okresie przechowywania.

Jakiego typu zawartość jest czyszczona?

W przypadku usługi Spaces wszystkie wiadomości, załączniki, zawartość tablicy i zdarzenia są czyszczone.

W przypadku spotkań wszystkie nagrania i informacje związane z zakończonymi spotkaniami (tytuł spotkania, lista uczestników, czas rozpoczęcia i zakończenia itp.) są usuwane.

Dane Webex są trwale usuwane z systemu produkcyjnego i nie można ich odzyskać po ich usunięciu zgodnie z zasadami przechowywania danych klienta.

Jak szczegółowa może być retencja treści Webex Space? Jakie jest minimum i maksimum?

Przechowywanie jest ustawiane w odstępach co 1 dzień. Minimum to 1 dzień, a maksimum jest nieokreślone. Pamiętaj, że krótkie okresy przechowywania mogą negatywnie wpłynąć na wrażenia użytkownika.

Jeśli Twoja organizacja ma okres przechowywania, usuwamy całą zawartość generowaną przez użytkowników, która jest jej własnością, zgodnie z zasadami przechowywania. Usuniętej zawartości nie można odzyskać.

Jak szczegółowa może być retencja treści Webex Meetings? Jakie jest minimum i maksimum?

W przypadku spotkań Webex przechowywanie jest ustawiane w odstępach co 1 dzień. Minimum to 7 dni, a maksimum jest nieokreślone.

Jak często działa usługa czyszczenia?

Usługa czyszczenia działa stale, aby określić, czy istnieją dane do wyczyszczenia zgodnie z zasadami przechowywania.

Jak mogę sprawdzić zasady przechowywania Space?

Otwórz obszar, który chcesz sprawdzić, kliknij ikonę koła zębatego „Informacje o obszarze” obok nazwy obszaru, a następnie wybierz opcję Wyświetl zasady dotyczące obszaru.

Włączyłem już zasady automatycznego usuwania nagrań w Cisco Webex Site Administration dla mojej witryny spotkania, czym różni się to nowe ustawienie organizacji Control Hub?

Jeśli organizacja ma jedną witrynę spotkania, zasady przechowywania zostaną przeniesione z administracji witryny Webex do ustawień organizacji Control Hub. Po zakończeniu migracji musisz zarządzać zasadami przechowywania w centrum sterowania i nie będziesz mieć możliwości zmiany zasad przechowywania w administratorze witryny.

Jeśli Twoja organizacja ma wiele witryn spotkań, możesz nadal zarządzać zasadami przechowywania w Webex Site Administration. Jeśli chcesz ustawić zasady przechowywania na poziomie organizacji dla wszystkich witryn spotkań, skontaktuj się ze wsparciem Cisco w celu uzyskania pomocy.

Po włączeniu zasad automatycznego usuwania nagrań dla witryny spotkań w cisco Webex Site Administration nie mogę jej zmienić, ponieważ ustawienie jest wyłączone. Jak mogę zmienić zasady automatycznego usuwania nagrań?

Jeśli nie możesz zmienić ustawienia zasad automatycznego usuwania nagrań w administracji witryną, oznacza to, że ustawienie zasad zostało przeniesione do centrum sterowania. Zaloguj się do centrum sterowania w witrynie , przejdź do obszaruhttps://admin.webex.com Ustawieniaorganizacji, a następnie przewiń do pozycji Przechowywanie , aby zmienić zasady przechowywania.

Moje witryny Webex nie są połączone z Control Hub ani zarządzane w Control Hub. Czy mogę używać usługi Control Hub do zarządzania zasadami przechowywania spotkań?

Nie. Witryny Webex Meetings zarządzane w Control Hub lub połączone z Control Hub mogą używać ustawień organizacji Control Hub do zarządzania zasadami przechowywania spotkań w całej organizacji. W przypadku innych witryn spotkań Webex należy użyć funkcji Webex Site Administration do zarządzania zasadami przechowywania witryny spotkania.

Czy dane użytkownika są przechowywane w przypadku Nieaktywnego użytkownika?

Tak. Dane użytkowników są zachowywane nawet wtedy, gdy stan użytkownika to Nieaktywny. Jeśli ponownie zostanie aktywowany nieaktywny użytkownik, znajdzie swoje stare dane (Obszary i Meetings), ale tylko wtedy, gdy dane te nadal będą przechowywane w okresie przechowywania.