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¿Comentarios?Defina y personalice las políticas de retención para reuniones, mensajería, llamadas y centro de contacto de Webex. Administre el contenido generado por el usuario, las grabaciones y los datos de manera efectiva para satisfacer las necesidades de cumplimiento y seguridad de su organización.
Establezca la política de retención para su organización
Como cliente de Pro Pack, puede usar Control Hub para especificar durante cuánto tiempo se conserva la información de Webex Webex App and Meetings antes de que se elimine.
El contenido anterior a la política de retención o el contenido que exceda las cuotas de almacenamiento está sujeto a eliminación. Esto es importante porque cuando mantiene la información durante mucho tiempo, aumenta las posibilidades de que la información confidencial sea accesible.
Le recomendamos que trabaje con su asesor legal para determinar el período de retención más apropiado para su organización.
- Estamos implementando progresivamente la política de retención de reuniones para organizaciones que administran un solo sitio de Reuniones.
Si no puede cambiar la configuración de la directiva de borrado automático de grabación en Administración del sitio, entonces la configuración de su directiva se ha movido a Control Hub. Consulte el procedimiento a continuación para iniciar sesión en Control Hub y cambiar su política de retención.
- Solo puede establecer una política de retención a nivel de organización para todos sus sitios de reunión. Comuníquese con el soporte de Cisco para obtener ayuda.
- Si tiene varios sitios de Reuniones, no puede establecer políticas de retención diferentes para cada sitio de Reuniones.
- Webex Assistantno está disponible con Webex for Government, por lo que solo admitimos la política de retención de Webex Meetings datos (grabaciones y metadatos de reuniones) para esas organizaciones.
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Inicie sesión en Control Hub. |
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Vaya a . |
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Desplácese hasta la sección Políticas de retención. |
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Defina una política de retención de mensajes haciendo clic en Actualizar la directiva. Los valores mínimos son 1 día, 1 mes o 1 año. Los valores máximos son 360 días, 12 meses o 1 año. Los valores controlan cuánto tiempo Webex mantiene los mensajes, archivos y pizarras generadas por el usuario. Puede establecer valores diferentes o los mismos para los mensajes directos y grupales, respectivamente. |
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Defina una política de retención de reuniones haciendo clic en Actualizar la directiva. El valor mínimo es de 7 días y el valor máximo es de 360 días. El valor controla cuánto tiempo Webex guarda grabaciones, transcripciones y aspectos destacados de sus reuniones. |
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Defina una política de retención de llamadas haciendo clic en Configuración. Para obtener más información, consulte Garantizar el cumplimiento normativo del Webex Calling contenido. |
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Defina una política de retención del centro de contacto haciendo clic en Actualizar la directiva. Estamos implementando progresivamente esta función, por lo que puede que aún no esté disponible para todos los clientes. El valor predeterminado es 1095 días. El valor mínimo es de 7 días y el valor máximo es de 3600 días. El valor controla cuánto tiempo Webex mantiene las grabaciones de voz del Contact Center. Habilitar las funciones de IA puede limitar el acceso a las transcripciones de voz, además de aplicar políticas de retención a las grabaciones de voz del Contact Center. |
Preguntas frecuentes sobre retención de datos de Webex
- ¿Cuáles son los cambios en la retención de datos en Webex y cómo beneficia esto al cliente?
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En 2023, Webex introdujo cambios significativos en sus políticas de retención de datos al eliminar la opción predeterminada para retener los datos de mensajería y reuniones indefinidamente. Este cambio ayuda a las organizaciones a administrar el ciclo de vida del contenido generado por el usuario, minimizar el almacenamiento innecesario de datos y garantizar el cumplimiento de los estándares reglamentarios. Para obtener más información, consulte Cambios en la retención de datos en Webex Suite.
- ¿Qué clientes se ven afectados por este cambio?
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Este cambio es aplicable a todos los clientes estándar y Pro Pack. Para comprobar si este cambio es aplicable a su organización, vaya a la configuración de retención de su reunión y mensajes en Configuración de la organización en Control Hub. Si la configuración de retención está disponible para su organización, entonces este cambio es aplicable a su organización. Algunas organizaciones creadas antes del cambio continúan conservando su configuración histórica (incluida la retención indefinida).
- ¿Quiénes son los clientes del paquete estándar? ¿Cómo puedo averiguarlo?
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Los clientes estándar de Webex son aquellos clientes que han comprado las ofertas base de Webex que no incluyen la licencia Pro Pack. La mejor manera de verificar esto es a través de Control Hub.
- ¿Este cambio es aplicable a todos los sitios: sitios administrados por la administración del sitio y sitios administrados por Control Hub?
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Este cambio es aplicable a todas las organizaciones con configuración de retención de reuniones y mensajes disponible en Configuración de la organización en Control Hub. Para la retención de reuniones, el valor establecido aquí fluirá a todos los sitios vinculados o administrados por Control Hub. Si la política de retención se ha establecido como indefinida en Control Hub, el valor de configuración de retención para las grabaciones, para todos los sitios vinculados a Control Hub, se cambia a 360 días. Para los clientes de Pro Pack, puede cambiar este valor hasta 3600 días en Control Hub.
Estos cambios no se aplican a los sitios independientes administrados por la Administración del Sitio. Si hay sitios cuya configuración de retención se establece a través de Webex Site Administration, se aplicará la configuración de retención en Administración del sitio. Obtenga más información sobre Control Hub y los sitios Webex administrados por la administración del sitio.
- ¿Por qué algunos clientes no pueden ver la política de retención de reuniones en Configuración de la organización?
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La política de retención de reuniones de toda la organización es aplicable a todos los sitios vinculados o administrados en Control Hub. Los clientes con un solo sitio administrado en Control Hub, generalmente pueden ver esta configuración de retención en toda la organización. Pero los clientes con varios sitios de reunión que desean tener una retención diferente para cada sitio generalmente no ven la configuración de retención en toda la organización, ya que esta configuración aplica la misma política de retención para cada sitio.
- Si los clientes ya están administrando la política de retención de reuniones para cada sitio, ¿tienen que pasar a Configuración de la organización?
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Actualmente, los clientes que administran la retención de reuniones a través de Webex Site Administration, con una configuración de retención diferente para cada sitio, no necesitan pasar a Configuración de la organización en Control Hub. Pueden continuar administrando su política de retención a través de Webex Site Administration.
Busque comunicaciones de Webex para obtener más actualizaciones relacionadas con la política de retención para los sitios administrados por Webex Site Administration.
- Un cliente tiene varios sitios de reunión administrados en Control Hub y tiene configuraciones de retención en toda la organización. Ahora el cliente debe establecer la política de retención para cada sitio. ¿Cómo se puede hacer esto?
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Los clientes con varios sitios de reunión que ya han optado por la administración de retención a nivel de organización en Control Hub deben prepararse para el próximo cambio estableciendo un valor de retención, dependiendo del tipo de paquete al que se hayan suscrito.
Si desea establecer la política de retención a nivel de sitio, comuníquese inmediatamente con su Gerente de Éxito del Cliente. Estas solicitudes se evalúan caso por caso.
- ¿Qué sucede si los clientes no ven el botón de retención de reuniones en Configuración de la organización?
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Si los clientes no ven la configuración de retención de toda la organización en Configuración de la organización en Control Hub, entonces este cambio no les afecta.
- Si los clientes han pagado por almacenamiento ilimitado para reuniones, ¿estarán estos clientes en una lista exenta cuando se habilitan las nuevas políticas de retención de datos?
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Estos clientes están exentos de los nuevos cambios en la política de retención de datos. Haremos todo lo posible para crear una excepción para los clientes que han pagado por almacenamiento ilimitado, pero no podemos garantizar que los clientes individuales se agreguen a la lista de excepciones.
Si su organización debe estar exenta, comuníquese con su Gerente de Cuenta de Webex o Gerente de Éxito del Cliente antes del 7 de marzo de 2023.
- ¿Es esto aplicable a los sitios en línea?
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No. Este cambio no se aplica a los sitios en línea.
- ¿Esto se aplica a Webex para BroadWorks y a los clientes de Wholesale Route-to-Market?
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Los clientes de Webex para BroadWorks y Wholesale Route-to-Market están excluidos de este cambio. Para otros clientes, si tienen acceso a reuniones y cargas de trabajo de mensajería donde pueden personalizar la política de retención, entonces estos cambios son aplicables a ellos.
- Para los clientes estándar, ¿las grabaciones de más de 360 días se eliminarán automáticamente en enero de 2023 o el período de retención de 360 días comenzará en enero de 2023, para todas las grabaciones anteriores y nuevas? o, si aplico una configuración que es más corta que el período de retención actual, ¿elimina automáticamente las grabaciones que están fuera del nuevo período establecido? ¿o se considera una nueva regla que se aplica a futuras grabaciones?
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Este cambio de retención se aplica a todas las grabaciones, nuevas o antiguas. Los creados antes o después de la fecha de lanzamiento. Por ejemplo, si el período de retención se ha establecido en 1 año, entonces las grabaciones de más de 1 año se purgan. Esto también se aplicará a nuevas grabaciones.
Si no quiere que esto suceda, le recomendamos que actualice a la licencia Pro Pack que le permite conservar los datos de su organización durante más de 360 días y hasta 3600 días.
- ¿Qué sucede si un administrador de Pro Pack elige la opción Purgar inmediatamente?
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Webex elimina permanentemente todas las grabaciones eliminadas. Esto también se aplica a los usuarios que están en espera legal. Por ejemplo, si un usuario bajo retención legal elimina una grabación y posteriormente se purga, la grabación se elimina permanentemente de Webex y no puede ser recuperada por el oficial de cumplimiento.
- ¿La política de retención se aplica a toda la organización?
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Sí. Cuando se establece para Mensajería, se aplica a todos los espacios creados por los usuarios de la organización, los mensajes enviados y el contenido que se comparte en esos espacios. De manera similar, cuando está configurado para reuniones, se aplica a las grabaciones de todos los sitios de reuniones y a la información relacionada con reuniones completadas.
- ¿Qué sucede con los mensajes cuando los usuarios finales los eliminan?
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Los mensajes eliminados por los usuarios finales son borrados suaves. Incluso si un usuario final elimina un mensaje, existe en el sistema y es accesible por el oficial de cumplimiento. Se elimina permanentemente solo después del período de retención.
- ¿Qué sucede con las grabaciones de Meetings cuando los usuarios finales las eliminan?
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Las grabaciones eliminadas por los usuarios finales son eliminaciones suaves. Incluso si un usuario final lo elimina, existe en el sistema y es accesible por el oficial de cumplimiento. Se elimina permanentemente solo después del período de retención.
- ¿Qué tipo de contenido se purga?
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Para Mensajería, todos los mensajes, archivos adjuntos, contenido de la pizarra y eventos se purgan.
Para las reuniones, todas las grabaciones e información relacionada con reuniones completadas (título de la reunión, lista de asistentes, hora de inicio y finalización, etc.) se purgan.
Los datos de Webex se purgan permanentemente del sistema de producción y no se pueden recuperar cuando se purgan según la política de retención del cliente.
- ¿Qué tan granular puede ser la retención para el Webex Messaging contenido? ¿Cuál es el mínimo y el máximo?
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La retención se establece en incrementos de 1 día. El mínimo es 1 día y el máximo es indefinido. Tenga en cuenta que los períodos cortos de retención pueden afectar negativamente la experiencia del usuario.
Si su organización tiene un período de retención, purgamos todo el contenido generado por el usuario que posee su organización de acuerdo con la política de retención. El contenido purgado no es recuperable.
- ¿Qué tan granular puede ser la retención para el Webex Meetings contenido? ¿Cuál es el mínimo y el máximo?
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ParaWebex Meetings, la retención se establece en incrementos de 1 día. El mínimo es de 7 días y el máximo es indefinido.
- ¿Con qué frecuencia se ejecuta el servicio de purga?
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El servicio de depuración se ejecuta constantemente para identificar si hay algún dato que deba purgarse de acuerdo con la política de retención.
- ¿Cómo puedo verificar la política de retención de Space?
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Abra el espacio que desea comprobar, haga clic
junto al nombre del espacio y, a continuación, seleccione Ver directiva de espacio. - Ya habilité la política de eliminación automática de grabaciones en la Administración del sitio de Webex para mi sitio de reunión. ¿En qué se diferencia la configuración de esta nueva organización de Control Hub?
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Si su organización tiene un sitio de reunión, su política de retención se migrará de Administración del sitio de Webex a la configuración de la organización de Control Hub. Una vez completada la migración, debe administrar la política de retención en Control Hub y no se le permitirá cambiar la política de retención en el Administrador del sitio.
Si su organización tiene varios sitios de reunión, puede continuar administrando la política de retención en Webex Site Administration. Si desea establecer una política de retención a nivel de organización para todos sus sitios de reuniones, comuníquese con el soporte de Cisco para obtener ayuda.
- Habilité la directiva de eliminación automática de grabaciones para mi sitio de reuniones en la Administración del sitio de Webex, pero ahora no puedo cambiarla porque la configuración está deshabilitada. ¿Cómo puedo cambiar la política de eliminación automática de grabaciones?
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Si no puede cambiar la configuración de la directiva de borrado automático de grabación en Administración del sitio, entonces la configuración de su directiva se ha movido a Control Hub.
- Inicie sesión en Control Hub.
- Vaya a , luego vaya a Retención para cambiar la política de retención.
- Mis sitios Webex no están vinculados a Control Hub ni se administran en Control Hub. ¿Puedo usar Control Hub para administrar la política de retención para reuniones?
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No. Webex Meetingslos sitios que están administrados en Control Hub o vinculados a Control Hub pueden usar la configuración de la organización de Control Hub para administrar la política de retención de reuniones de toda la organización. Para otros sitios de reunión de Webex, debe usar la Administración del sitio de Webex para administrar la política de retención del sitio de reuniones.
- ¿Se conservan los datos del usuario para un usuario inactivo?
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Sí. Los datos del usuario se conservan incluso si el estado del usuario es Inactivo. Si se reactiva un usuario inactivo, encontrará sus datos antiguos (Mensajería y reuniones), pero solo si esos datos aún están dentro de su período de retención.
