Установлення політики збереження для організації

Вміст, старіший за політику зберігання, або вміст, що перевищує квоти зберігання, підлягає видаленню. Це важливо, оскільки, коли ви тривалий час зберігаєте інформацію, ви збільшуєте шанси на доступ до конфіденційної інформації.

Ми рекомендуємо вам співпрацювати зі своїм юрисконсультом, щоб визначити найбільш підходящий період зберігання для вашої організації.

  • Ми поступово впроваджуємо політику збереження нарад для організацій, які керують одним сайтом нарад.

    Якщо ви не можете змінити налаштування політики автоматичного видалення записів в Адміністрації сайту, настройку політики переміщено до Центру керування. Нижче описано, як увійти в Центр керування та змінити політику збереження.

  • Політику збереження на рівні організації можна встановити лише для всіх сайтів нарад. Зверніться за допомогою до служби підтримки Cisco.

    Якщо у вас кілька сайтів нарад, не можна встановлювати різні політики збереження для кожного сайту нарад.

  • Webex Assistant недоступний у Webex для державних установ, тому ми підтримуємо політику збереження лише для даних Webex Meetings (записів і метаданих зустрічей) для цих організацій.

1

Увійдіть у свою організацію в Центрі керування за адресою https://admin.webex.com, перейдіть до розділу Настройкиорганізації та прокрутіть до розділу Збереження.

2

Визначте Політику збереження простору Webex , клацнувши Змінити , а потім:

  1. Виберіть період за замовчуванням або користувацький період збереження для чату 1–1.

  2. Виберіть за замовчуванням або користувацький період збереження для групового чату.

  3. Клацніть Зберегти.

Мінімальні значення: 1 день, 1 місяць або 1 рік. Максимальні значення: 3600 днів, 120 місяців або 10 років. Значення керують тим, як довго Webex зберігає створені користувачами повідомлення, файли й дошки. Можна встановити різні або однакові значення для чатів 1–1 та групи відповідно.

3

Визначте Політику збереження нарад Webex , клацнувши Налаштування , а потім:

У політиці збереження:

  1. Виберіть за замовчуванням або користувацький період збереження для даних наради.

Мінімальне значення становить 7 днів, а максимальне – 3600 днів. Значення визначає, скільки часу Webex зберігатиме записи, тексти стенограм і ключові моменти з ваших нарад.

У розділі Видалений запис:

  1. Виберіть Очищено протягом 30 днів або Дотримуйтесь політики збереження , як встановлено вище.

  2. Клацніть Зберегти.

Поширені запитання щодо | збереження даних Webex у Control Hub
Які майбутні зміни у збереженні даних у Webex і як це корисно для клієнта?

Webex видаляє параметр збереження даних обміну повідомленнями й нарад на невизначений період часу.

Ця зміна допоможе вам керувати життєвим циклом створеного користувачами контенту, звести до мінімуму слід даних, якщо це більше не потрібно, а також забезпечити відповідність вимогам і нормативним стандартам. Див. Зміни щодо збереження даних, які надійдуть у 2023 році.

На яких клієнтів вплинула ця зміна?

Ця зміна застосовується до всіх клієнтів стандартної та професійної версії. Щоб перевірити, чи застосовується ця зміна до вашої організації, перейдіть до налаштувань збереження для вашої наради та повідомлень у розділі Налаштування організації в Control Hub. Якщо налаштування збереження доступне для вашої організації, ця зміна застосовуватиметься до вашої організації.

Хто є замовниками стандартних пакетів? Як мені це дізнатися?

Стандартні клієнти Webex – це клієнти, які придбали базові пропозиції Webex, які не включають ліцензію Pro Pack. Найкращий спосіб перевірити це через Control Hub.

Чи застосовується ця зміна до всіх сайтів – керованих сайтів адміністрування сайтів і керованих сайтів Control Hub?

Ця зміна застосовується до всіх організацій, у яких налаштування збереження нарад і обміну повідомленнями доступні в Налаштуваннях організації в Control Hub. Для збереження нарад установлене тут значення буде передано на всі вебсайти, пов’язані з Control Hub або керовані ним. Якщо політику збереження встановлено на невизначений термін у Control Hub, значення налаштування збереження для записів для всіх вебсайтів, пов’язаних із Control Hub, змінено на 360 днів. Для клієнтів Pro Pack це значення можна змінити в Control Hub до 3600 днів.

Ці зміни не застосовуються до автономних вебсайтів, керованих службою адміністрування вебсайту. Якщо є сайти, налаштування збереження яких налаштовано через адміністрування вебсайту Webex, буде застосовано налаштування збереження в службі адміністрування вебсайту. Дізнайтеся більше про Control Hub і вебсайти Webex під керуванням адміністрування вебсайту.

Чому деякі клієнти не можуть бачити політику збереження нарад у розділі "Налаштування організації"?

Політика збереження нарад у межах організації застосовується до кожного сайту, пов’язаного з Control Hub або керованого ним. Клієнти з одним вебсайтом, керованим в Control Hub, зазвичай можуть бачити це налаштування збереження в межах організації. Але клієнти з кількома вебсайтами для нарад, які хочуть мати інше збереження для кожного вебсайту, зазвичай не бачать налаштування збереження для всієї організації, оскільки це налаштування застосовує ту саму політику збереження для кожного вебсайту.

Якщо клієнти вже керують політикою збереження нарад для кожного сайту, чи потрібно їм перейти до налаштувань організації?

Зараз клієнтам, які керують збереженням нарад через адміністрування вебсайту Webex, із різними параметрами збереження для кожного вебсайту, не потрібно переходити до налаштувань організації в Control Hub. Вони можуть продовжувати керувати політикою збереження через адміністрування вебсайту Webex.

Для подальших оновлень, пов’язаних із політикою збереження для керованих сайтів служби адміністрування вебсайту Webex, очікуйте на повідомлення Webex.

Клієнт має кілька вебсайтів для нарад, керованих у Control Hub, і налаштування збереження в межах організації. Тепер клієнт повинен встановити політику збереження для кожного сайту. Як це можна зробити?

Клієнти з кількома вебсайтами для нарад, які вже вибрали параметр керування збереженням на рівні організації в Control Hub, повинні підготуватися до майбутніх змін, встановивши значення збереження залежно від типу пакета, який вони передплатили.

Щоб налаштувати політику збереження на рівні вебсайту, негайно зверніться до менеджера з роботи з клієнтами. Ці запити оцінюються в кожному окремому випадку.

Що робити, якщо клієнти не бачать кнопку збереження наради в розділі "Налаштування організації"?

Якщо клієнти не бачать налаштування збереження для всієї організації в Control Hub, це змінення не вплине на них.

Якщо клієнти заплатили за необмежене сховище нарад, чи будуть ці клієнти в звільненому списку після ввімкнення нових політик зберігання даних?

На цих клієнтів не поширюються нові зміни політики зберігання даних. Ми зробимо все можливе, щоб створити виняток для клієнтів, які заплатили за необмежене сховище, але не можемо гарантувати, що окремі клієнти будуть додані до списку винятків.

Якщо вашу організацію необхідно звільнити, зверніться до менеджера облікового запису Webex або до менеджера з роботи з клієнтами до 7 березня 2023 р.

Чи застосовується це до онлайн-сайтів?

Ні. Ця зміна не застосовується до онлайн-сайтів.

Чи застосовується це до Webex до Cisco BroadWorks і до клієнтів Wholesale Route to Market?

Webex для Cisco BroadWorks і клієнтів Wholesale Route to Market виключено з цієї зміни. Для інших клієнтів, якщо вони мають доступ до робочих навантажень на наради та обмін повідомленнями, де вони можуть налаштувати політику збереження, ці зміни будуть застосовані до них.

У стандартних клієнтів чи записи старше 360 днів будуть автоматично видалені в січні 2023 року, чи 360-денний період збереження почнеться в січні 2023 року для всіх попередніх і нових записів? або якщо я застосую налаштування, яке коротше за поточний період зберігання, чи буде це автоматично видалено записи, які не відповідають установленому новому періоду? чи це вважається новим правилом, що застосовується до майбутніх записів?

Ця зміна збереження застосовується до всіх записів, нових і старих. Ті, що були створені до або після дати розгортання. Наприклад, якщо період зберігання встановлено на 1 рік, то записи старше 1 року очищуються. Це також буде застосовано до нових записів.

Якщо ви не хочете, щоб це сталось, рекомендовано оновити версію ліцензії до професійної версії, яка дозволить зберігати дані вашої організації понад 360 днів і до 3600 днів.

Що буде, якщо адміністратор професійної версії вибере параметр «Очистити» протягом 30 днів?

Webex остаточно видаляє всі видалені записи. Це стосується користувачів, які також перебувають на законному утриманні. Наприклад, якщо користувач, який перебуває на законному утриманні, видаляє запис і його згодом очистить, запис буде остаточно видалено з Webex, тому його не зможе отримати відповідальний за дотримання вимог.

Чи поширюється політика збереження на всю організацію?

Так. Якщо для нього налаштовано обмін повідомленнями в просторі, він застосовується до всіх просторів, створених користувачами організації, надісланих повідомлень і контенту, до якого в цих просторах надається спільний доступ. Аналогічно, якщо його налаштовано для нарад, він застосовується до записів і інформації, пов’язаної з завершеними нарадами на всіх сайтах нарад.

Що відбувається з повідомленнями Пробіл, якщо їх видаляють кінцеві користувачі?

Повідомлення, видалені кінцевими користувачами, є м’яким видаленням. Навіть якщо повідомлення видалено кінцевим користувачем, воно існує в системі і доступне співробітнику з питань комплаєнсу. Назавжди він видаляється тільки після закінчення терміну зберігання.

Що станеться із записами нарад, якщо їх видалить кінцеві користувачі?

Записи, видалені кінцевими користувачами, є м’яким видаленням. Навіть якщо він видалений кінцевим користувачем, він існує в системі і доступний співробітнику з питань комплаєнсу. Назавжди він видаляється тільки після закінчення терміну зберігання.

Який тип вмісту очищається?

У полі Spaces видаляються всі повідомлення, вкладення, вміст дошки та події.

Для нарад усі записи та інформація, пов’язана з завершеними нарадами (назва наради, список відвідувачів, час початку й завершення тощо), видаляються.

Дані Webex остаточно видаляються з виробничої системи, і вони недоступні для відновлення, якщо їх видалено згідно з політикою зберігання клієнта.

Наскільки детальним може бути збереження вмісту Webex Space? Який мінімум і максимум?

Утримання встановлюється з кроком в 1 день. Мінімум - 1 день, а максимальний - невизначений. Майте на увазі, що короткі періоди зберігання можуть негативно вплинути на користувацький досвід.

Якщо у вашій організації є період зберігання, ми видаляємо весь створений користувачами вміст, яким володіє ваша організація, відповідно до політики збереження. Очищений вміст відновленню не підлягає.

Наскільки детальним може бути збереження вмісту веб-зустрічей? Який мінімум і максимум?

Для вебекс-зустрічей збереження встановлюється з кроком у 1 день. Мінімум - 7 днів, а максимум - невизначений.

Як часто запускається служба очищення?

Служба очищення працює постійно, щоб визначити, чи є якісь дані, які потрібно очистити відповідно до політики збереження.

Як перевірити політику збереження простору?

Відкрийте простір, який потрібно перевірити, клацніть значок передач "Інформація про простір" поруч із назвою простору, а потім виберіть Переглянути політику простору.

Я вже ввімкнув політику автоматичного видалення записів в адміністрації сайту Cisco Webex для мого сайту зустрічі, чим відрізняються ці нові налаштування центру керування?

Якщо у вашій організації є один сайт наради, вашу політику збереження буде перенесено з параметрів адміністрування сайту Webex до параметрів організації Control Hub. Після завершення перенесення потрібно керувати політикою збереження в Центрі керування, і вам не буде дозволено змінювати політику збереження в адміністраторі сайту.

Якщо у вашій організації є кілька сайтів нарад, ви можете й надалі керувати політикою збереження в адміністрації веб-сайту Webex. Щоб налаштувати політику збереження на рівні організації для всіх вебсайтів для нарад, зверніться по допомогу до служби підтримки Cisco.

Я ввімкнув політику автоматичного видалення записів для свого сайту зустрічей в Адміністрації сайту Cisco Webex, але тепер я не можу її змінити, оскільки параметр вимкнено. Як змінити політику автоматичного видалення записів?

Якщо ви не можете змінити налаштування політики автоматичного видалення записів в Адміністрації сайту, настройку політики переміщено до Центру керування. Увійдіть у Центр керування за адресою https://admin.webex.com, перейдіть до розділу Настройкиорганізації та прокрутіть до розділу Збереження , щоб змінити політику збереження.

Сайти веб-сайтів не пов'язано з Центром керування та не керуються ними в Центрі керування. Чи можна використовувати Control Hub для керування політикою збереження для нарад?

Ні. Вебсайти Webex Meetings, керовані в Control Hub або пов’язані з Control Hub, можуть використовувати налаштування організації Control Hub для керування політикою збереження нарад в межах організації. Для інших сайтів нарад Webex ви повинні використовувати адміністрування веб-сайтів для керування політикою збереження сайту наради.

Чи зберігаються дані користувача для неактивного користувача?

Так. Дані користувача зберігаються, навіть якщо його стан Неактивний. Якщо неактивний користувач повторно активується, він знайде свої старі дані (простори та наради), але тільки якщо ці дані все ще перебувають у межах вашого періоду зберігання.