A szervezet adatmegőrzési szabályzatának beállítása

A megőrzési politikánál régebbi vagy a tárolási kvótát meghaladó tartalmat törölni kell. Ez azért fontos, mert ha hosszú ideig őrzi az információkat, növeli a bizalmas információk hozzáférhetőségének esélyét.

Javasoljuk, hogy a jogi tanácsadóval együttműködve határozza meg a szervezet számára legmegfelelőbb megőrzési időszakot.

  • Fokozatosan vezetjük be az Értekezletek megőrzési szabályzatát az olyan szervezetek számára, amelyek egyetlen értekezleti webhelyet kezelnek.

    Ha nem tudja módosítani a Felvételi automatikus törlési házirend beállítást a Webhelyfelügyeletben, akkor a házirend-beállítás átkerült a Control Hubba. Tekintse meg az alábbi eljárást a Control Hubba való bejelentkezéshez és az adatmegőrzési szabályzat módosításához.

  • Csak szervezeti szintű adatmegőrzési házirendet állíthat be az összes értekezlet-webhelyhez. Segítségért forduljon a Cisco ügyfélszolgálatához.

    Ha több értekezleti webhelye van, nem állíthat be különböző megőrzési házirendeket az egyes értekezlet-webhelyekhez.

  • A Webex Assistant nem érhető el a Webex for Government segítségével, ezért csak a Webex Meetings-adatok (felvételek és értekezletek metaadatai) megőrzési szabályzatát támogatjuk ezen szervezetek számára.

1

Jelentkezzen be a szervezetbe a Control Hubban a https://admin.webex.com, és lépjen a Szervezeti beállításokelemre , és görgessen a Megtartáselemre.

2

Definiáljon egy Webex téradat-megőrzési szabályzatot a Módosítás gombra kattintva, majd:

  1. Válassza ki az Alapértelmezett vagy Egyéni megőrzési időszakot az 1–1 csevegéshez.

  2. Válassza ki az Alapértelmezett vagy Egyéni megőrzési időszakot a Csoportos csevegéshez.

  3. Kattintson a Mentés lehetőségre.

A minimumértékek 1 nap, 1 hónap vagy 1 év. A maximális értékek 3600 nap, 120 hónap vagy 10 év. Az értékek szabályozzák, hogy a Webex meddig tartja meg a felhasználók által generált üzeneteket, fájlokat és jegyzettáblákat. Különböző vagy ugyanazokat az értékeket állíthatja be az 1–1-es és a csoportos csevegések esetében.

3

Definiáljon egy Webex Meetings adatmegőrzési szabályzatot a Beállítások elemre kattintva, majd:

Az Adatmegőrzési szabályzat alatt:

  1. Válassza ki az Alapértelmezett vagy az Egyéni megőrzési időszakot az értekezletadatok számára.

A minimális érték 7 nap, a maximális érték 3600 nap. Az érték szabályozza, hogy a Webex mennyi ideig őrzi meg az értekezletekről készült felvételeket, leiratokat és kiemeléseket.

A Törölt felvétel alatt:

  1. Válassza a Törlés 30 napon belül lehetőséget, vagy az Adatmegőrzési szabályzat követése lehetőséget a fentiek szerint.

  2. Kattintson a Mentés lehetőségre.

Control Hub | Webex adatmegőrzés GYIK
Milyen közelgő adatmegőrzési változások lesznek a Webexben, és milyen előnyökkel jár ez az ügyfél számára?

A Webex megszünteti az üzenetküldési és értekezletadatok határozatlan ideig történő megőrzésének lehetőségét.

Ez a módosítás segít kezelni a felhasználók által létrehozott tartalmak életciklusát, minimalizálni az adatlábnyomát, ha már nincs rá szükség, valamint biztosítani, hogy megfeleljen a megfelelőségi és szabályozási szabványoknak. Lásd: Az adatmegőrzés várható módosításai 2023-ban.

Mely ügyfeleket érinti ez a módosítás?

Ez a módosítás az összes standard és Pro Pack ügyfélre vonatkozik. Ha ellenőrizni szeretné, hogy ez a módosítás alkalmazható-e a szervezetre, a Control Hub Szervezeti beállítások menüpontjában keresse meg az értekezlet és az üzenetek adatmegőrzési beállításait. Ha az adatmegőrzési beállítás elérhető a szervezete számára, akkor ez a módosítás a szervezetére vonatkozik.

Kik a standard csomaggal rendelkező ügyfelek? Hogyan tudom ezt kideríteni?

Az általános Webex-ügyfelek azok az ügyfelek, akik megvették a Webex alapajánlatait, amelyek nem tartalmazzák a Pro Pack licencet. Ezt a Control Hubon keresztül ellenőrizheti a legjobban.

Ez a módosítás minden webhelyre vonatkozik – a webes adminisztráció által kezelt webhelyre és a Control Hub által kezelt webhelyre?

Ez a módosítás minden olyan szervezetre érvényes, amelyeknél a Control Hub Szervezeti beállításaiban elérhető az értekezlet- és üzenetmegőrzési beállítás. Az értekezletek megőrzése tekintetében az itt beállított érték átkerül a Control Hubhoz kapcsolt vagy az által kezelt összes webhelyre. Ha a Control Hubban a megőrzési szabályzat határozatlan időre van beállítva, akkor a Control Hubhoz kapcsolt összes webhely felvételmegőrzési beállítási értéke 360 napra módosul. A Pro Pack csomaggal rendelkező ügyfelek esetében ezt az értéket akár 3600 napig is módosíthatja a Control Hubban.

Ezek a módosítások nem vonatkoznak az önálló webes adminisztráció által kezelt webhelyekre. Ha vannak olyan webhelyek, amelyek adatmegőrzési beállítása a Webex Site Administrationen keresztül van beállítva, akkor a Site Administration adatmegőrzési beállítása lép érvénybe. Tudjon meg többet a Control Hub és a webes adminisztráció által kezelt Webex-webhelyekről.

Miért nem látja egyes ügyfelek az értekezletadatmegőrzési szabályzatot a Szervezeti beállítások menüpontban?

Az egész szervezetre kiterjedő értekezletmegőrzési szabályzat a Control Hubban összekapcsolt vagy kezelt minden webhelyre vonatkozik. Az egyetlen, a Control Hubban kezelt webhellyel rendelkező ügyfelek jellemzően ezt a szervezetszintű adatmegőrzési beállítást láthatják. Azonban a több értekezletwebhellyel rendelkező ügyfelek, akik eltérő adatmegőrzést szeretnének biztosítani az egyes webhelyekre vonatkozóan, általában nem látják az egész szervezetre kiterjedő adatmegőrzési beállítást, mivel ez a beállítás minden webhelyre ugyanazt az adatmegőrzési szabályzatot alkalmazza.

Ha az ügyfelek már minden webhelyen kezelik az értekezletadatmegőrzési szabályzatot, át kell helyezniük a Szervezeti beállításokra?

Jelenleg azoknak az ügyfeleknek, akik a Webex Site Administrationen keresztül kezelik az értekezletmegőrzést, az egyes webhelyekhez eltérő adatmegőrzési beállítással, nem kell átváltaniuk a Control Hub Szervezeti beállításaiba. A Webex Site Administrationen keresztül továbbra is kezelhetik adatmegőrzési szabályzatukat.

Keresse meg a Webex-kommunikációt a Webex Site Administration által kezelt webhelyek adatmegőrzési szabályzatával kapcsolatos további frissítésekért.

Egy ügyfél több, a Control Hubban kezelt értekezletwebhellyel rendelkezik, valamint az egész szervezetre kiterjedő adatmegőrzési beállításokkal rendelkezik. Az ügyfélnek most meg kell adnia az egyes webhelyekre vonatkozó adatmegőrzési szabályzatot. Hogyan lehet ezt megtenni?

Azoknak a több értekezletwebhellyel rendelkező ügyfeleknek, akik már kiválasztották a szervezeti szintű adatmegőrzési kezelést a Control Hubban, fel kell készülniük a közelgő változásra az előfizetett csomag típusától függően.

Ha a megőrzési szabályzatot webhelyszinten szeretné beállítani, kérjük, azonnal lépjen kapcsolatba a Customer Success Managerrel. Ezeket a kérelmeket eseti alapon értékelik.

Mi történik, ha az ügyfelek nem látják az értekezletmegőrzés gombot a Szervezeti beállítások alatt?

Ha az ügyfelek nem látják az egész szervezetre kiterjedő adatmegőrzési beállítást a Control Hub Szervezeti beállításai menüpontjában, akkor ez a módosítás nem érinti őket.

Ha az ügyfelek korlátlan értekezlettárhelyért fizettek, akkor az új adatmegőrzési szabályok engedélyezésekor felkerülnek a mentesített listára?

Ezek az ügyfelek mentesülnek az új adatmegőrzési szabályzat változásai alól. Mindent megteszünk, hogy kivételt hozzunk létre azon ügyfelek számára, akik korlátlan tárhelyért fizettek, de nem tudjuk garantálni, hogy az egyes ügyfelek felkerülnek a kivétellistára.

Ha a szervezetet mentesíteni kell, kérjük, 2023. március 7. előtt lépjen kapcsolatba a Webex ügyfélsikerességi menedzserével vagy a Webex ügyfélsikerességi menedzserével.

Ez vonatkozik az online weboldalakra?

Nem. Ez a módosítás az online webhelyekre nem vonatkozik.

Vonatkozik ez a Webex to Cisco BroadWorks és a Wholesale Route to Market ügyfelekre?

A Webex for Cisco BroadWorks és a Wholesale Route to Market ügyfelei nem részesülnek ebből a módosításból. Más ügyfelek számára, ha hozzáférnek az értekezletek és az üzenetküldés munkaterheléséhez, ahol testre szabhatják az adatmegőrzési szabályzatot, akkor ezek a módosítások rájuk is vonatkoznak.

A normál ügyfelek esetében a 360 napnál régebbi felvételek automatikusan törlődnek 2023 januárjában, vagy a 360 napos megőrzési időszak 2023 januárjában kezdődik az összes korábbi és új felvétel esetében? vagy a jelenlegi megőrzési időszaknál rövidebb beállítást alkalmazva automatikusan törli azokat a felvételeket, amelyek kívül esnek az új megőrzési időszakon? vagy a jövőbeni felvételekre alkalmazandó új szabálynak számít?

Ez az adatmegőrzési módosítás minden felvételre érvényes, legyen az új vagy a régi. A bevezetés dátuma előtt vagy után létrehozott személyek. Ha például a megőrzési idő 1 évre van beállítva, akkor az 1 évnél régebbi felvételek törlődnek. Ez az új felvételekre is érvényes lesz.

Ha nem szeretné, hogy ez megtörténjen, javasoljuk, hogy frissítsen a Pro Pack licencre, így a szervezet adatait több mint 360 napig, legfeljebb 3600 napig megőrizheti.

Mi történik, ha egy Pro Pack rendszergazda 30 napon belül a Törölve lehetőséget választja?

A Webex véglegesen eltávolít minden törölt felvételt. Ez azokra a felhasználókra is vonatkozik, akiket jogszerűen tartanak fogva. Például, ha egy törvényes őrizetben lévő felhasználó töröl egy felvételt, majd azt később törli a rendszer, a felvételt véglegesen törli a Webexből, és a megfelelési tisztviselő nem tudja lekérni.

Az adatmegőrzési szabályzat a teljes szervezetre vonatkozik?

Igen. Ha a szobai üzenetküldésre van beállítva, akkor a szervezet felhasználói által létrehozott összes szobára, az elküldött üzenetre és az azokban a szobákban megosztott tartalomra vonatkozik. Hasonlóképpen, ha az értekezletekhez van beállítva, az összes olyan Meetings-webhely felvételére és információjára vonatkozik, amelyek a befejezett értekezletekhez kapcsolódnak.

Mi történik a Space üzenetekkel, ha a végfelhasználók törlik őket?

A végfelhasználók által törölt üzenetek puha törlések. Még akkor is, ha egy végfelhasználó töröl egy üzenetet, az létezik a rendszerben, és a megfelelőségi tisztviselő számára elérhető. Csak a megőrzési időszak után távolítják el véglegesen.

Mi történik az Értekezletek felvételeivel, ha a végfelhasználók törlik őket?

A végfelhasználók által törölt felvételek puha törlések. Még ha egy végfelhasználó törli is, az létezik a rendszerben, és a megfelelőségi tisztviselő számára hozzáférhető. Csak a megőrzési időszak után távolítják el véglegesen.

Milyen típusú tartalom törlődik?

Szóközök esetén az összes üzenet, melléklet, rajztábla-tartalom és esemény törlődik.

Értekezletek esetén a rendszer törli a befejezett értekezletekkel kapcsolatos összes felvételt és információt (értekezlet címe, résztvevői lista, kezdési és befejezési idő stb.).

A Webex-adatokat a rendszer véglegesen törli a termelési rendszerből, és nem lehet visszaállítani, ha az ügyfél adatmegőrzési szabályzata szerint törli azokat.

Mennyire lehet részletes a Webex Space tartalom megőrzése? Mi a minimum és a maximum?

A retenciót 1 napos lépésekben állítják be. A minimum 1 nap, a maximum pedig határozatlan. Ne feledje, hogy a rövid megőrzési időszakok negatívan befolyásolhatják a felhasználói élményt.

Ha a szervezet adatmegőrzési időszakkal rendelkezik, a megőrzési szabályzatnak megfelelően töröljük a szervezet tulajdonában lévő összes, felhasználó által létrehozott tartalmat. A törölt tartalom nem állítható helyre.

Mennyire lehet részletes a Webex Meetings tartalmának megőrzése? Mi a minimum és a maximum?

Webex-értekezletek esetén a megőrzés 1 napos lépésekben van beállítva. A minimum 7 nap, a maximum pedig határozatlan.

Milyen gyakran fut a kiürítési szolgáltatás?

A kiürítési szolgáltatás folyamatosan fut, hogy azonosítsa, hogy vannak-e olyan adatok, amelyeket az adatmegőrzési szabályzatnak megfelelően meg kell tisztítani.

Hogyan ellenőrizhetem a Space adatmegőrzési szabályzatát?

Nyissa meg a kijelölni kívánt teret, kattintson a tér neve melletti „Szobainformációk” fogaskerékikonra, majd válassza a Szobával kapcsolatos házirend megtekintése lehetőséget.

Már engedélyeztem a felvételek automatikus törlési szabályzatát a Cisco Webex Webhelyfelügyeletben az értekezlet webhelyemen, miben különbözik ez az új Control Hub szervezeti beállítás?

Ha a szervezetnek van egy értekezleti webhelye, a megőrzési szabályzat átkerül a Webex Webhelyfelügyeletből a Control Hub szervezeti beállításaiba. Az áttelepítés befejezése után a megőrzési szabályzatot a Control Hubban kell kezelnie, és nem módosíthatja a megőrzési szabályzatot a Webhely rendszergazdájában.

Ha szervezete több értekezleti hellyel rendelkezik, továbbra is kezelheti a megőrzési szabályzatot a Webex Webhelyfelügyeletben. Ha az összes értekezleti webhelyére vonatkozóan be szeretné állítani a szervezeti szintű adatmegőrzési szabályzatot, kérjük, segítségért forduljon a Cisco-támogatáshoz.

Engedélyeztem a felvételek automatikus törlési szabályzatát az értekezleteim webhelyéhez a Cisco Webex Site Administration-ben, de most már nem tudom megváltoztatni, mert a beállítás le van tiltva. Hogyan módosíthatom a felvételek automatikus törlési irányelveit?

Ha nem tudja módosítani a Felvételi automatikus törlési házirend beállítást a Webhelyfelügyeletben, akkor a házirend-beállítás átkerült a Control Hubba. Jelentkezzen be a Control Hubba a https://admin.webex.com, és lépjen a Szervezeti beállításokelemre , és görgessen a Megtartáselemre az adatmegőrzési szabályzat módosításához.

A Webex webhelyeim nincsenek összekapcsolva a Control Hubbal, és nem kezelhetők a Control Hubban. Használhatom a Control Hubot az értekezletek adatmegőrzési szabályzatának kezelésére?

Nem. A Control Hubban kezelt vagy a Control Hubhoz kapcsolt Webex Meetings-webhelyek a Control Hub szervezeti beállításait használhatják az egész szervezetre kiterjedő értekezletadatmegőrzési szabályzat kezelésére. Más Webex-értekezleti webhelyek esetében a Webex Site Administration-t kell használnia az értekezlet-webhely megőrzési szabályzatának kezeléséhez.

A felhasználói adatok megmaradnak egy inaktív felhasználó számára?

Igen. A felhasználói adatok akkor is megmaradnak, ha a felhasználói állapot Inaktív. Ha egy inaktív felhasználót újraaktiválnak, a felhasználó megtalálja a régi adatait (Szobák és Értekezletek), de csak akkor, ha azok az adatok még a megőrzési időszakon belül maradnak.