Säilytyskäytäntö

Webex poistaa mahdollisuuden säilyttää viesti- ja kokoustiedot määräämättömän ajan.

Tämä muutos auttaa sinua hallitsemaan käyttäjien tuottaman sisällön elinkaarta, minimoimaan tietojälkeäsi, jos sitä ei enää tarvita, ja varmistamaan, että pystyt noudattamaan vaatimustenmukaisuutta ja sääntelystandardeja. Katso Tietojen säilyttämiseen on tulossa muutoksia vuonna 2023.

Tämä muutos koskee kaikkia vakio- ja Pro Pack -asiakkaita. Voit tarkistaa, koskeeko tämä muutos organisaatiotasi, siirtymällä kokousten ja viestien säilyttämisasetuksiin Control Hubin kohdassa Organisaatioasetukset. Jos säilyttämisasetus on käytettävissä organisaatiossasi, tämä muutos koskee organisaatiotasi.

Standard Webex-asiakkaat ovat asiakkaita, jotka ovat ostaneet Webexin perustarjoukset, jotka eivät sisällä Pro Pack -lisenssiä. Tämän voit tarkistaa parhaiten Control Hubin kautta.

Tätä muutosta sovelletaan kaikkiin organisaatioihin, joissa kokousten ja viestien säilyttämisasetus on käytettävissä Control Hubin Organisaatioasetuksissa. Kokousten säilyttämistä varten tässä asetettu arvo vaikuttaa kaikkiin Control Hubiin linkitettyihin tai Control Hubin hallinnoimiin sivustoihin. Jos säilytyskäytännöksi on Control Hubissa määritetty rajoittamaton, tallenteiden säilytyksen asetusarvoksi muutetaan 360 päivää kaikkien Control Hubiin linkitettyjen sivustojen osalta. Pro Pack -asiakkaille voit muuttaa tätä arvoa enintään 3600 päivään Control Hubissa.

Nämä muutokset eivät koske erillisiä Sivustonhallinnan hallittuja sivustoja. Jos on sivustoja, joiden säilyttämisasetus on määritetty Webex-sivuston hallinnassa, sovelletaan sivuston hallinnassa olevaa säilyttämisasetusta. Lisätietoja Control Hubista ja sivuston hallinnan hallinnoimista Webex-sivustoista.

Organisaation kokousten säilyttämiskäytäntöä sovelletaan kaikkiin Control Hubissa linkitettyihin tai hallinnoituihin sivustoihin. Asiakkaat, joilla on yksi Control Hubissa hallinnoitu sivusto, näkevät yleensä tämän koko organisaation laajuisen säilyttämisasetuksen. Asiakkaat, joilla on useita kokouspaikkoja ja jotka haluavat eri säilytyksen jokaiselle paikalle, eivät yleensä näe koko organisaation laajuista säilytystä koskevaa asetusta, koska tämä asetus soveltaa samaa säilytyskäytäntöä jokaiseen paikkaan.

Tällä hetkellä asiakkaiden, jotka hallinnoivat kokousten säilyttämistä Webex-sivuston hallinnan kautta ja joilla on eri säilyttämisasetukset jokaiselle sivustolle, ei tarvitse siirtyä Control Hubin organisaatioasetuksiin. He voivat edelleen hallita säilyttämiskäytäntöjään Webex-sivuston hallinnan kautta.

Pidä silmällä Webexin tiedotteita, joissa kerrotaan Webex Site Administrationin hallinnoimien sivustojen säilyttämiskäytäntöihin liittyvistä päivityksistä.

Asiakkaiden, joilla on useita kokouspaikkoja ja jotka ovat jo valinneet organisaatiotason säilytyksen hallinnan Control Hubissa, tulisi valmistautua tulevaan muutokseen asettamalla säilytyksen arvo sen mukaan, minkä tyyppisen paketin he ovat tilanneet.

Jos haluat määrittää säilytyskäytännön sivustotasolla, ota välittömästi yhteyttä Customer Success Manageriin. Nämä pyynnöt arvioidaan tapauskohtaisesti.

Jos asiakkaat eivät näe koko organisaation laajuista säilyttämisasetusta Control Hubin Organisaatioasetukset-kohdassa, tämä muutos ei vaikuta heihin.

Nämä asiakkaat on vapautettu uusista tietojen säilyttämiskäytännön muutoksista. Teemme parhaamme luodaksemme poikkeuksen asiakkaille, jotka ovat maksaneet rajattomasta tallennustilasta, mutta emme voi taata, että yksittäiset asiakkaat lisätään poikkeusluetteloon.

Jos organisaatiosi on vapautettava, ota yhteyttä Webex-asiakkuuspäällikköön tai Customer Success Manageriin ennen 7. maaliskuuta 2023.

Ei. Tämä muutos ei koske online-sivustoja.

Tämä muutos ei koske Cisco BroadWorksin ja tukkutason Route to Market -asiakkaiden Webexiä. Jos muilla asiakkailla on pääsy kokouksiin ja viestitystyökuormiin, joissa he voivat mukauttaa säilyttämiskäytäntöä, nämä muutokset koskevat heitä.

Tämä säilytysmuutos koskee kaikkia tallenteita, niin uusia kuin vanhoja. Ennen käyttöönottopäivää tai sen jälkeen luodut. Jos säilytysajaksi on esimerkiksi asetettu 1 vuosi, yli 1 vuotta vanhat tallenteet poistetaan. Tämä koskee myös uusia tallenteita.

Jos et halua, että näin tapahtuu, suosittelemme päivittämään Pro Pack -lisenssiin, jonka avulla voit säilyttää organisaatiosi tiedot yli 360 päivää ja jopa 3600 päivää.

Webex poistaa pysyvästi kaikki poistetut tallenteet. Tämä koskee myös käyttäjiä, jotka on asetettu oikeudelliseen pidättämiseen. Jos esimerkiksi käyttäjä, joka on pidätetty oikeudellisista syistä, poistaa tallenteen ja se myöhemmin poistetaan, tallennus poistetaan pysyvästi Webexistä, eikä sääntöjen noudattamisesta vastaava henkilö voi hakea sitä takaisin.

Kyllä. Kun se on määritetty tilaviestinnälle, se koskee kaikkia org-käyttäjien luomia tiloja, lähetettyjä viestejä ja näissä tiloissa jaettua sisältöä. Vastaavasti, kun se on asetettu kokouksille, se koskee kaikkien kokoussivustojen tallenteita ja tietoja, jotka liittyvät päättyneisiin kokouksiin.

Viestit, jotka loppukäyttäjät poistavat, poistetaan pehmeästi. Vaikka loppukäyttäjä poistaisi viestin, se on olemassa järjestelmässä, ja sääntöjen noudattamisesta vastaava virkamies pääsee siihen käsiksi. Se poistetaan pysyvästi vasta säilytysajan jälkeen.

Tallenteet, jotka loppukäyttäjät poistavat, poistetaan pehmeästi. Vaikka loppukäyttäjä poistaisi tiedot, ne ovat olemassa järjestelmässä, ja sääntöjen noudattamisesta vastaava virkamies pääsee niihin käsiksi. Se poistetaan pysyvästi vasta säilytysajan jälkeen.

Spacesin osalta kaikki viestit, liitetiedostot, valkotaulun sisältö ja tapahtumat poistetaan.

Kokousten osalta kaikki tallennukset ja päättyneisiin kokouksiin liittyvät tiedot (kokouksen nimi, osallistujaluettelo, alkamis- ja päättymisaika jne.) poistetaan.

Webex-tiedot poistetaan pysyvästi tuotantojärjestelmästä, eikä niitä voida palauttaa, kun ne on poistettu asiakkaan säilyttämiskäytännön mukaisesti.

Säilytys asetetaan yhden päivän välein. Vähimmäismäärä on 1 päivä ja enimmäismäärä on rajoittamaton. Muista, että lyhyet säilytysajat voivat vaikuttaa kielteisesti käyttäjäkokemukseen.

Jos organisaatiollasi on säilytysaika, puhdistamme kaiken käyttäjän tuottaman sisällön, jonka organisaatiosi omistaa, säilytysaikakäytännön mukaisesti. Puhdistettua sisältöä ei voida palauttaa.

Webex-kokouksissa säilytysaika on asetettu yhden päivän välein. Vähintään 7 päivää ja enintään toistaiseksi.

Puhdistuspalvelua käytetään jatkuvasti tunnistamaan, onko tietoja, jotka on poistettava säilyttämiskäytännön mukaisesti.

Avaa tila, jonka haluat tarkistaa, napsauta tilan nimen vieressä olevaa "Tilatiedot"-vaihteen kuvaketta ja valitse sitten Näytä tilakäytäntö.

Jos organisaatiollasi on yksi kokoussivusto, säilyttämiskäytäntösi siirretään Webex-sivuston hallinnasta Control Hubin organisaatioasetuksiin. Kun siirto on valmis, sinun on hallinnoitava säilyttämiskäytäntöä Control Hubissa, etkä voi muuttaa säilyttämiskäytäntöä Site Adminissa.

Jos organisaatiollasi on useita kokouspaikkoja, voit jatkaa säilytyskäytännön hallintaa Webex-sivuston hallinnassa. Jos haluat määrittää organisaatiotason säilyttämiskäytännön kaikille kokouspaikoillesi, ota yhteyttä Ciscon tukeen.

Jos et pysty muuttamaan Tallenteiden automaattisen poistamisen käytäntö -asetusta sivuston hallinnassa, käytäntöasetus on siirretty Control Hubiin. Kirjaudu sisään Control Hubiin osoitteessa https://admin.webex.com ja siirry osoitteeseen Organisaatioasetukset ja selaa kohtaan Säilytys muuttaaksesi säilytyskäytäntöä.

Ei. Webex Meetings -sivustot, joita hallinnoidaan Control Hubissa tai jotka on linkitetty Control Hubiin, voivat käyttää Control Hubin organisaatioasetuksia koko organisaation laajuisten kokousten säilyttämiskäytäntöjen hallintaan. Muiden Webex-kokoussivustojen osalta sinun on hallittava kokoussivuston säilyttämiskäytäntöä Webex-sivuston hallinnassa.

Kyllä. Käyttäjätiedot säilyvät, vaikka käyttäjän tila olisi Inaktiivinen. Jos inaktiivinen käyttäjä aktivoidaan uudelleen, hän löytää vanhat tietonsa (tilat ja kokoukset), mutta vain jos tiedot ovat vielä säilytysajan sisällä.