Wenn Ihr Team mit der Arbeit in Webex beginnt, sollten Sie sich Zeit nehmen, um über die beste Strukturierung Ihrer Teams und Bereiche nach nachdenken. Wenn Sie einen systematischen Ansatz verfolgen, wird es Ihnen wahrscheinlich leichter fallen, Ihren Arbeitsablauf zu steuern und Ihr Team besser zu unterstützen. Sie können allgemeine Prozesse etablieren, Entscheidungen treffen, allgemeines Wissen aufbauen und Ihre Teamkultur vereinfachen.

Befolgen Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens

Ihr Unternehmen hat möglicherweise bereits spezifische Richtlinien eingeführt, die Sie beachten sollten, wenn Sie Bereiche oder Teams erstellen. Beispielsweise wird möglicherweise vorausgesetzt, dass Manager über einen dezidierten Raum für ihre direkt unterstellten Mitarbeiter verfügen oder dass eine gesamte Technologiegruppe ein Team hat, dem alle Teilnehmer automatisch hinzugefügt werden. Wenn Sie also in der Lage sind, neue Bereiche und Teams für die Zusammenarbeit Ihrer Kollegen zu erstellen, überprüfen Sie zunächst Ihre Unternehmensrichtlinien. Da die meisten Menschen in mehreren Bereichen und Teams gleichzeitig arbeiten werden, erleichtert die Einhaltung ähnlicher Richtlinien allen die Arbeit.

Beginnen Sie mit Bereichen

In einem Bereich finden alle Aktionen in Webexstatt. Dort können Sie Nachrichten senden, Dateien teilen, Meetings planen, Anrufe tätigen, und so weiter. Sie können verschiedene Arten von Räumen haben: einen mit nur einer weiteren Person, einen mit vielen Personen und einen, der Teil eines größeren Teams ist. Wenn Sie jemandem direkt eine Nachricht senden, erstellen Sie einen Bereich nur zwischen Ihnen beiden, und kein anderer Benutzer kann diesem Gespräch beitreten. Wenn Sie mit mehr Personen über ein bestimmtes Thema kommunizieren möchten, können Sie einen Bereich erstellen, in dem alle zusammenarbeiten können. Wenn Ihr Umfang über den ursprünglichen Zweck dieses Bereichs hinaus erweitert wird, müssen Sie möglicherweise ein Team erstellen und den Bereich in ein Team verschieben.

Stellen Sie Ihre Teams zusammen

In der Regel werden Sie aus einem von zwei Gründen Teams erstellen: Wenn Sie eine bestimmte Kommunikationsstruktur für ein großes Projekt oder eine Gruppe von Personen im Auge haben oder wenn Sie aus einem von Ihnen erstellten Bereich herausgewachsen sind. Teams sind einfach eine Sammlung aus ähnlichen Bereichen. Sie sind ideal für eine einheitliche Gruppe von Leuten, die schon seit längerem an etwas arbeitet. Das kann etwas kompliziert sein und eine Menge Aktivitäten oder Teilprojekte beinhalten, die zur gleichen Zeit passieren. Sie können für jedes Rätsel einen anderen Raum erstellen.

Nehmen wir an, dass Sie ein Team von ca. 10 Personen in der Finanzabteilung eines großen Unternehmens verwalten. Sobald Ihr Team die App verwendet, können Sie ein Team mit dem Namen "Finanzen" erstellen. Wenn Sie ein Team erstellen, werden Sie zu seinem Moderator und jeder hinzugefügte Teammitglied. Sie werden automatisch zum Allgemeinen Bereich des Teams hinzugefügt. Dies ist der Standardbereich und der einzige Bereich, dem Teammitglieder automatisch hinzugefügt werden.

Organisieren Sie Ihre Teams

Erwägen Sie, den Bereich Allgemein für Ankündigungen zu nutzen, bei denen Sie wichtige Informationen als Read-Only-Nachrichten teilen können. Nur Team-Moderatoren werden etwas im Bereich veröffentlichen können, und Sie werden verhindern, dass diese wichtigen Nachrichten in den laufenden Diskussionen von anderen Teambereichen verloren gehen.

Die Strukturierung Ihres Teams ist der Schlüssel für seinen Erfolg. Jeder im Team kann Bereiche zum Team hinzufügen, um sein Wissen zu teilen. Alle Teammitglieder können die verfügbaren Teamräume sehen und ihnen selbst beitreten. Wenn Sie möchten, dass Ihr Team bei der Erstellung von Teambereichen Richtlinien einhält, teilen Sie dies dem Team mit.

Mehr Moderatoren hinzufügen

Es könnte auch hilfreich sein, dem Team andere Moderatoren zu zuweisen, um die Teammitglieder auf dem neuesten Stand zu halten oder die Teamdetails zu aktualisieren. Moderatoren können helfen sicherzustellen, dass alle Bereiche in Ihrem Team aktiv sind, indem sie nicht verwendende Bereiche archivieren oder wieder benötigen. Sie können auch Personen aus dem Team entfernen, die nicht mehr daran arbeiten.

Abschließend, wenn die Arbeiten aller Teammitglieder auf neue Projekte umgezogen sind, können Sie Ihr Team archivieren und sich darauf einarbeiten, das nächste Team zu erstellen!