Programación de reuniones públicas

La cuenta de Teams del organizador debe estar habilitada para CVI para que los detalles de acceso de CVI se agreguen a los eventos de asamblea pública que cree. Recomendamos que todos los usuarios de un inquilino tengan habilitado CVI una vez que se implemente VIMT.

Para unirse a una reunión del ayuntamiento mediante VIMT, solo es posible utilizar el ID de vídeo y la clave de inquilino. Se pueden utilizar marcando manualmente la dirección SIP, usando el botón Teams en un dispositivo Cisco o usando el botón Unirse que proporciona OBTP.

• No puedes unirte mediante la función de reunión. ID+Passcode.
• No puedes unirte mediante la función de unión entre inquilinos.
• No puedes unirte mediante una URL ni recibiendo una invitación como presentador externo.

VIMT no se puede utilizar para unirse a la visualización audience/outer Reunión para un ayuntamiento; el apoyo de CVI es solo para participar en el ayuntamiento como ponente.

Las reuniones con los ciudadanos deben programarse utilizando el cliente de Microsoft Teams. No se pueden crear utilizando el cliente de Outlook.

Al configurar la reunión en el cliente de Microsoft Teams, no agregue ningún user/address para una persona que llamará y se unirá usando VIMT. Agregar su buzón de correo electrónico a la invitación puede causar confusión en la lista de asistentes a la reunión y, potencialmente, provocar conflictos en el calendario.

Los usuarios que utilicen el servicio de integración de vídeo para Microsoft Teams (VIMT) de Cisco pueden usar los datos de acceso CVI para unirse a la reunión de los presentadores. Los ponentes que se unan a VIMT no necesitan ser invitados explícitamente por el organizador; el organizador debe controlar a quién distribuye los detalles de inscripción de CVI. Dado que los participantes de CVI no son usuarios registrados en Microsoft Teams, Microsoft limita la posibilidad de unirse como presentador a usuarios de confianza. En el caso de Cisco VIMT, las conexiones de confianza se limitan a los dispositivos Cisco Webex que llaman desde la misma organización de Webex que el anfitrión de la reunión, o a los usuarios de SIP que presentan un dominio TLS verificado configurado para la organización de Webex.

Dado que los participantes que se conectan a través de la plataforma VIMT no tienen la interfaz de cliente de Teams, no pueden gestionar el evento como organizador o presentador, pero sí pueden aportar audio, vídeo y contenido según lo permitan los organizadores de la reunión.

Los participantes del programa CVI reciben un trato especial en la Sala Verde. Los presentadores invitados que estén autenticados en Teams se unen a la Sala Verde como presentadores sin restricciones. Los participantes de CVI no están autenticados en Teams y, por lo tanto, se unen a la Sala Verde como participantes restringidos etiquetados como Asistentes (que no deben confundirse con los asistentes en la transmisión). audience/outer reunión). Mientras se encuentra en la Sala Verde como asistente, el participante de CVI tiene bloqueado el envío y la recepción de audio y vídeo. Para poder participar plenamente, el participante debe ser ascendido a presentador por un organizador en la Sala Verde.

Para localizar la información de acceso a VIMT, copie y distribuya manualmente los detalles de acceso de CVI a los usuarios que se conectarán como presentadores mediante VIMT.

1. Abre tu calendario de Teams y, a continuación, edita el evento de la reunión.
2. Haz clic en Compartir evento en la parte superior derecha de la ventana.
3. Haga clic en Copiar para copiar todo el bloque de texto entre Detalles de la conexión para el organizador, coorganizador y presentador, incluidos los detalles de marcación CVI.

Utilice la siguiente solución alternativa para habilitar un botón "Unirse" y participar como presentador en una reunión general en su dispositivo Cisco Webex con Calendario Híbrido habilitado. Su organización de Webex debe tener VIMT habilitado.

Esta solución alternativa solo funciona para dispositivos que pueden usar la unión CVI tradicional.

1. Abre tu calendario de Teams y, a continuación, edita el evento de la reunión.
2. Haz clic en Compartir evento en la parte superior derecha de la ventana.
3. Haga clic en Copiar para copiar el bloque de texto completo entre Detalles de la participación para el organizador, coorganizador y presentador.
4. Cierra la entrada del calendario del ayuntamiento.
5. Crea una nueva entrada en el calendario de reuniones de Teams e invita al buzón de correo asociado con el dispositivo de vídeo (o al usuario, si utiliza un dispositivo en modo personal) que deseas habilitar para OBTP para la reunión general.
6. Establecer el date/time para que coincida con el momento en que quieras unirte al ayuntamiento.
7. Pega el bloque de detalles de acceso que copiaste en el paso 3 en la sección de Notas de la invitación. El texto debe incluir el bloque completo e íntegro de información para unirse a Teams.
8. Asegúrese de que Reunión de Teams esté desactivada y haga clic en Enviar.

   El dispositivo Cisco mostrará la entrada a la reunión a la hora programada y mostrará un botón verde Unirse para unirse como presentador.

   Las invitaciones a reuniones virtuales que solo incluyen el enlace para unirse no se pueden usar para unirse a través de WebRTC o mediante la función de unión entre inquilinos. Solo son compatibles las uniones CVI tradicionales que utilizan Video ID.

Participantes de VIMT en asambleas comunitarias

• Los participantes que se conectan a través de la puerta de enlace Cisco VIMT no tienen la interfaz del cliente Teams, por lo que no pueden gestionar el evento como organizadores o presentadores desde su dispositivo de vídeo.

• La Sala Verde está habilitada por defecto para el ayuntamiento. Cuando está habilitada, una persona que llama a través de VIMT se une a la Sala Verde como participante y no puede enviar ni recibir audio ni vídeo. El participante debe ser ascendido a presentador para poder interactuar plenamente con la sala de espera y formar parte de la transmisión. La persona que llama no podrá interactuar hasta que sea ascendida a presentador.

Audio y video

• En la sala de espera y en la sala de reuniones interna, el audio es una mezcla de todos los presentadores presentes. La disposición y organización de los paneles de vídeo que ve cada presentador se basa en la experiencia individual de su dispositivo y no es lo que ve el público en cuanto a diseño y otras características.

• El vídeo que ve un participante de VIMT es el diseño de VIMT que haya elegido, que muestra los paneles de todos los presentadores (sin limitarse a cuando el organizador ha habilitado en la pantalla para ese presentador). La prioridad en el diseño viene establecida por quién ha sido configurado para en la pantalla por el organizador y la información del orador activo. Los participantes de VIMT no se ven reflejados en su diseño.

• El vídeo que ve la audiencia de la transmisión se basa en los presentadores que el organizador ha configurado para que aparezcan en pantalla, y el diseño que ve la audiencia se adapta en función del número de presentadores configurados para aparecer en pantalla y su dispositivo local.

• Las restricciones para los participantes de CVI como asistentes son diferentes entre la fase de la Sala Verde de una reunión pública y la parte de la transmisión en directo. Un participante del programa CVI que se una a la Sala Verde no recibirá ni podrá enviar audio ni vídeo hasta que sea ascendido a presentador. Sin embargo, un participante con discapacidad visual que se una durante la transmisión en vivo (o si la Sala Verde está desactivada) recibirá video y audio de la reunión de los presentadores, pero aún así no podrá enviar video ni audio, porque tiene restricciones como asistente.

• Los participantes que llaman a través de VIMT no reciben ninguna retroalimentación si están en pantalla en la reunión (el presentador ha habilitado en pantalla para el participante, haciendo que su video forme parte de la transmisión). Deben depender de un cliente de Teams con roles de organizador o presentador para saber si son visibles en la transmisión.

• Si alguien, incluido usted, comparte contenido en la reunión interna, el contenido se muestra a otros presentadores de VIMT, pero no se envía a la audiencia de transmisión hasta que el organizador habilite traer a pantalla para esa transmisión. En los ayuntamientos solo está disponible la opción de compartir pantalla o ventana.

  Recomendamos a los presentadores que tengan cuidado con el micrófono y el modo silenciado. Una vez iniciada la transmisión, el audio de todos los presentadores se escucha en la mezcla de la transmisión, a menos que estén silenciados.

• Los participantes de VIMT no ven las reacciones del público.

• No se envía ninguna notificación específica a los organizadores cuando un nuevo participante se une a la llamada de ponentes como asistente o ponente. Recomendamos que los organizadores sigan atentos a la lista de participantes por si alguien se ha unido como asistente y está esperando. screening/promotion.

• Cisco no recomienda utilizar la función Traer a pantalla para un participante de VIMT en el rol de asistente. Si bien se muestra el video del participante en la transmisión, su audio está restringido y no se puede escuchar.

• Cuando un participante de VIMT pasa a ser presentador, Teams lo silencia automáticamente. El participante deberá activar su micrófono cuando esté listo para hablar.

• La calidad de vídeo de los participantes de VIMT, tal como la ven los demás participantes, puede verse afectada cuando hay clientes de Teams con ancho de banda limitado o conectividad deficiente. Tanto la probabilidad como la gravedad de este problema aumentan con el tamaño de la reunión.

  Recomendamos utilizar las reuniones virtuales de Microsoft en lugar de las reuniones de Teams cuando un pequeño grupo de presentadores se dirija a una gran audiencia, por ejemplo, 50 o más participantes.

Consejos para el éxito en las reuniones con los ciudadanos

• Siempre tenga un organizador separado en la reunión que utilice un cliente de Teams, para actuar como director/producer quien puede supervisar la lista de participantes de la reunión interna y gestionar lo que está en pantalla, para que los presentadores puedan centrarse en su reunión.
• El participante que actúa como el director/producer Deben tener el audio activado para poder identificar rápidamente cualquier micrófono abierto involuntariamente o cualquier interrupción en la reunión en directo. Mantener abierta la lista de participantes les ayudará a identificar rápidamente cualquier fuente de audio no deseado.
• Como organizador, mantén siempre abierta la lista de participantes en el cliente de Teams para que puedas ver rápidamente las nuevas incorporaciones a la reunión interna y supervisar la actividad de los ponentes.
• No deje a los participantes de CVI con el rol de asistente; o bien, asciéndalos una vez que los haya identificado, o bien, elimínelos de la reunión si no deberían estar allí. Minimizar el tiempo que un participante permanece en el rol de asistente reduce la confusión y evita la mayoría de las limitaciones de la experiencia de las asambleas públicas.

Problemas conocidos y limitaciones para los participantes conectados a VIMT

• Los participantes conectados a través de VIMT tienen una experiencia diferente a la de los presentadores que utilizan el cliente de Microsoft Teams. Entre las diferencias más notables se incluyen:

  • Sin chat ni preguntas & Una ventana
  • No hay ningún indicador de vídeo en directo que muestre qué participante está en directo.
  • Sin estado de asamblea pública (número de asistentes, temporizador, estado en directo)
  • No presenter/producer etiquetas en la Lista de participantes
  • No se ven reacciones en directo en la reunión.

• Los usuarios que necesiten gestionar el evento deben ser invitados como organizadores o presentadores, y deben utilizar un cliente de Microsoft Teams para ello. non-audio/video Características del ayuntamiento.

• Los vídeos y el contenido compartido en las retransmisiones de las sesiones del ayuntamiento están limitados a una resolución máxima de 720p.

• Es fundamental controlar la distribución de la información de acceso telefónico a CVI, ya que no se proporciona autenticación para los participantes que utilizan dispositivos de vídeo. Por lo tanto, cualquier dispositivo de confianza de su organización puede unirse a la reunión de los presentadores si dispone del ID de vídeo. El identificador del vídeo solo debe ser conocido por los presentadores previstos. Los organizadores deben gestionar el acceso al evento utilizando la lista de participantes en el cliente de Teams.

• Los participantes de VIMT que intenten unirse a la reunión interna del ayuntamiento, pero que no sean considerados de confianza por la puerta de enlace de VIMT, verán su llamada atendida por Webex y se les mostrará la experiencia de la sala de espera de Webex. Acto seguido, Microsoft Teams los expulsa rápidamente de la llamada por incumplir la política de seguridad de la reunión.

• A diferencia de los eventos en directo de Microsoft, la disposición o vista específica que ven los presentadores no es la misma que ven los clientes en la retransmisión. Los presentadores del cliente de Teams ven diseños basados en la configuración de su propio cliente, y los presentadores configurados para estar en pantalla se ven en el diseño de vídeo. La disposición y el diseño utilizados no necesariamente coincidirán con lo que se emita.

• Cuando un participante de VIMT está restringido por el rol de asistente en la Sala Verde, la lista que se ve en el dispositivo no es fiable. Puede tratarse de una lista de participantes vacía o incompleta en la Sala Verde, y puede cambiar inesperadamente. Los resultados reales variarán y no deben considerarse fiables. La lista de participantes del programa VIMT será fiable una vez que el participante sea ascendido a presentador.

• Si el rol de un participante de VIMT cambia de presentador a asistente en la Sala Verde, la transmisión de video de los demás presentadores se desactiva, lo que da como resultado un diseño de solo avatares de nombres o esperando a que otros se unan. Esto se debe a que Microsoft Teams restringe el vídeo al asistente y a la poca fiabilidad de la lista de asistentes.

  Cuando un participante de VIMT está restringido por el rol de asistente y se encuentra en la Sala Verde, la lista de participantes para el participante de VIMT puede no mostrar a otros participantes en la reunión. Si esta situación persiste durante 5 minutos, Webex desconectará automáticamente la llamada, dando por hecho que la llamada ha finalizado. Asegúrese de ascender rápidamente a los participantes de VIMT al puesto de presentador para evitar esta situación.

• Los participantes de VIMT que se unan durante la transmisión en vivo (o en cualquier momento si la Sala Verde está desactivada) recibirán video y audio de la reunión de los presentadores, pero debido a que tienen restricciones como asistentes, no pueden enviar video ni audio. Promocione a los participantes a puestos de presentador para obtener audio y video bidireccional.

• Cuando se está grabando el vídeo o el audio de un participante de VIMT restricted/blocked En Teams, según el rol de asistente, el participante no tendrá ninguna indicación local de que se le está restringiendo.

• No recomendamos utilizar la función Traer a la pantalla para un participante de VIMT en el rol de asistente. Si bien se muestra el video del participante en la transmisión, su audio está restringido y no se puede escuchar.

• No recomendamos utilizar la función Permitir micrófono para los asistentes, ya que creará confusión y podría generar situaciones de micrófono abierto no deseadas para su transmisión. Si esta función está habilitada durante una reunión, un nuevo participante de VIMT puede unirse a la reunión en directo con el micrófono abierto y provocar interrupciones. Esta configuración solo se muestra cuando hay asistentes en la lista de participantes y el evento ha comenzado, pero se aplica tanto a los participantes conectados actualmente como a las futuras conexiones. Debe evitarse.

• No hay razones de desconexión específicas del ayuntamiento, por lo que los participantes a quienes se les niegue la entrada por no ser de confianza, o que sean expulsados por el organizador, no verán detalles. reasons/messages en su dispositivo cuando están desconectados.

Limitaciones del ayuntamiento para clientes de Microsoft

• Si la Sala Verde está desactivada para una reunión pública, un participante de VIMT se une como asistente y se muestra con el audio y el vídeo desactivados, pero puede enviar audio a la transmisión en directo.

• Los detalles de unión de CVI no se muestran en el cliente de Teams cuando se muestra Información de la reunión, y la función Copiar información de unión solo incluye la URL de unión de Teams. Obtenga los detalles de unión de CVI de la siguiente manera:

  1. Abra la entrada del calendario del ayuntamiento en el calendario de Teams.
  2. Haz clic en Compartir evento en la parte superior derecha para ver la información completa para unirte a la reunión de presentadores.

• Las invitaciones enviadas a los ponentes de las reuniones informativas no incluyen detalles de CVI y no proporcionarán OBTP funcional para los sistemas que utilizan Cisco Hybrid Calendar.

  Utilice la siguiente solución alternativa:

  1. Abra la entrada del calendario del ayuntamiento en el calendario de Teams.
  2. Haz clic en Compartir evento en la parte superior derecha.
  3. Haga clic en para copiar el bloque completo de texto en el cuadro Detalles de participación para organizador, coorganizador, presentador.

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  4. Cierra la entrada del calendario del ayuntamiento.
  5. Crea una nueva entrada en el calendario de reuniones de Teams e invita al buzón de correo asociado con el dispositivo de vídeo (o el usuario, si utiliza un dispositivo en modo personal) que deseas habilitar para OBTP para la reunión general.
  6. Establecer el date/time para que coincida con la fecha en que quieres unirte al ayuntamiento, y pega los detalles de acceso de la ventana Compartir evento en la sección Notas de la invitación. El texto debe incluir el bloque completo de información para unirse a Teams.
  7. Asegúrese de que Reunión de Teams esté desactivado y, a continuación, haga clic en Enviar.

• Si invitas a un participante de VIMT como organizador o presentador, permanecerá en la lista del grupo Otros invitados en la lista de participantes de Teams, incluso después de que el participante se una a la reunión. Este comportamiento es el esperado, ya que los participantes conectados de VIMT no están autenticados en Microsoft, por lo que no se les relaciona con los participantes invitados a la reunión general.

• Los participantes que desempeñan el rol de asistente en la Sala Verde se contabilizan en el mismo recuento de asistentes que los espectadores. Esto puede generar confusión en el recuento de asistentes al ayuntamiento.

• El micrófono y el vídeo enabled/disabled El estado que se muestra en la lista de participantes no es preciso para los participantes de CVI que tienen el rol de asistente mientras se encuentran en la Sala Verde. Mientras se encuentra en la Sala Verde, no hay ninguna indicación de que el participante esté restringido en la lista de equipos, pero sí tiene restringido el envío de audio y vídeo hasta que sea ascendido a presentador.

  Si el participante con discapacidad visual sigue presente cuando comienza la reunión, si se une después de que comience el evento o si la Sala Verde está desactivada para la reunión, el cliente mostrará que el micrófono y el vídeo están desactivados para el participante.

• Si la opción Permitir micrófonos para los asistentes está habilitada durante la reunión en vivo, el participante de VIMT no podrá controlar con precisión su estado de silencio en la reunión.

• Si se invita a una sala de Microsoft Teams a la reunión de presentadores a través de la lista de participantes y un participante de VIMT está en la reunión con el rol de asistente, la sala de Teams muestra al participante de VIMT en su diseño de vídeo con un avatar de letra, aunque el participante de VIMT no debería mostrarse en absoluto.