Programmazione degli incontri pubblici

L'account Teams dell'organizzatore deve essere abilitato per CVI affinché i dettagli di partecipazione a CVI vengano aggiunti agli eventi di assemblea pubblica da lui creati. Si consiglia di abilitare CVI per tutti gli utenti di un tenant una volta implementato VIMT.

La partecipazione a un'assemblea pubblica tramite VIMT è possibile solo utilizzando l'ID video e la chiave tenant. È possibile utilizzare queste funzioni componendo manualmente l'indirizzo SIP, utilizzando il pulsante Teams su un dispositivo Cisco oppure utilizzando il pulsante Join fornito da OBTP.

• Non è possibile partecipare tramite Meeting ID+Passcode.
• Non è possibile effettuare l'adesione tramite Cross-Tenant Join.
• Non è possibile partecipare tramite URL o ricevendo un invito come relatore esterno.

VIMT non può essere utilizzato per partecipare alla visualizzazione audience/outer riunione per un incontro pubblico; il supporto di CVI è previsto solo per partecipare all'incontro pubblico in qualità di relatore.

Le assemblee cittadine devono essere programmate utilizzando il client Microsoft Teams. Non è possibile crearli utilizzando il client Outlook.

Quando si configura l'assemblea cittadina nel client Microsoft Teams, non aggiungere alcun user/address per un chiamante che si connetterà tramite VIMT. Aggiungere il loro indirizzo email all'invito può generare confusione nell'elenco dei partecipanti alla riunione e potenzialmente causare conflitti di calendario.

I partecipanti che utilizzano il servizio Cisco Video Integration for Microsoft Teams (VIMT) possono utilizzare i dettagli di accesso CVI per unirsi alla riunione dei relatori. I relatori che aderiscono a VIMT non devono essere invitati esplicitamente dall'organizzatore; quest'ultimo deve controllare a chi vengono distribuiti i dettagli di accesso a CVI. Poiché i partecipanti a CVI non sono utenti connessi a Microsoft Teams, l'accesso come relatore è limitato da Microsoft ai soli utenti attendibili. Per Cisco VIMT, le connessioni attendibili sono limitate ai dispositivi Cisco Webex che effettuano chiamate dalla stessa organizzazione Webex dell'host della riunione, oppure ai chiamanti SIP che presentano un dominio TLS verificato e configurato per l'organizzazione Webex.

Poiché i partecipanti che si collegano tramite il gateway VIMT non dispongono dell'interfaccia client di Teams, non possono gestire l'evento in qualità di organizzatori o relatori, ma possono contribuire con audio, video e contenuti secondo le modalità consentite dagli organizzatori della riunione.

I partecipanti al programma CVI vengono gestiti in modo specifico nella Green Room. I relatori invitati, autenticati su Teams, possono accedere alla Green Room come relatori senza restrizioni. I partecipanti CVI non sono autenticati su Teams e pertanto accedono alla Green Room come partecipanti con restrizioni etichettati come Partecipanti (da non confondere con i partecipanti alla trasmissione) audience/outer incontro). Mentre si trova nella Green Room in qualità di partecipante, al partecipante CVI è impedito di inviare o ricevere audio e video. Per poter partecipare a pieno titolo, il partecipante deve essere promosso a relatore da un organizzatore nella Green Room.

Per trovare le informazioni di accesso a VIMT, copiare e distribuire manualmente i dettagli di accesso CVI agli utenti che si collegheranno come relatori tramite VIMT.

1. Apri il tuo calendario di Teams, quindi modifica l'evento della riunione plenaria.
2. Fai clic su Condividi evento in alto a destra della finestra.
3. Fai clic su Copia per copiare l'intero blocco di testo in Dettagli di partecipazione per organizzatore, co-organizzatore e relatore, inclusi i dettagli di chiamata CVI.

Utilizza la seguente soluzione alternativa per abilitare il pulsante "Partecipa" e unirti come relatore a una riunione plenaria sul tuo dispositivo Cisco Webex con calendario ibrido abilitato. La tua organizzazione Webex deve avere VIMT abilitato.

Questa soluzione alternativa funziona solo per i dispositivi che supportano la tradizionale connessione CVI.

1. Apri il tuo calendario di Teams, quindi modifica l'evento della riunione plenaria.
2. Fai clic su Condividi evento in alto a destra della finestra.
3. Fai clic su Copia per copiare l'intero blocco di testo in Dettagli di partecipazione per organizzatore, co-organizzatore e relatore.
4. Chiudere la voce relativa al calendario del municipio.
5. Crea una nuova voce nel calendario di Teams Meeting e invita la casella di posta associata al dispositivo video (o all'utente, se si utilizza un dispositivo in modalità personale) che desideri abilitare per OBTP per l'assemblea generale.
6. Imposta il date/time per concordare quando desideri iscriverti al municipio.
7. Incolla il blocco di dettagli di partecipazione che hai copiato al passaggio 3 nella sezione Note dell'invito. Il testo deve includere l'intero blocco di informazioni di accesso al team, nella sua interezza.
8. Assicurati che l'opzione Riunione di Teams sia disattivata e fai clic su Invia.

   Il dispositivo Cisco mostrerà la voce relativa alla riunione all'orario previsto e visualizzerà un pulsante verde Partecipa per consentire l'accesso come relatore.

   Gli inviti per le assemblee cittadine che includono solo il link di partecipazione non possono essere utilizzati per partecipare tramite WebRTC o partecipazione tra tenant. Sono compatibili solo le connessioni CVI tradizionali che utilizzano Video ID.

I partecipanti al VIMT partecipano agli incontri pubblici.

• I partecipanti che si collegano tramite il gateway Cisco VIMT non dispongono dell'interfaccia client di Teams, pertanto non possono gestire l'evento in qualità di organizzatori o relatori dal proprio dispositivo video.

• La Sala Verde è abilitata di default per le riunioni del consiglio comunale. Quando questa opzione è abilitata, un partecipante a una chiamata VIMT si unisce alla Green Room come partecipante e non può inviare o ricevere audio e video. Il partecipante deve essere promosso a presentatore per poter interagire pienamente con la Green Room e prendere parte alla trasmissione. Chi chiama non potrà interagire finché non verrà promosso a relatore.

Audio e video

• Nella Green Room e nella sala riunioni interna, l'audio è un mix di tutti i relatori presenti. Il layout e la disposizione dei pannelli video visualizzati da ciascun relatore si basano sulla sua esperienza individuale con il dispositivo utilizzato e non corrispondono a ciò che il pubblico vede in termini di layout e altre funzionalità.

• Il video visualizzato da un partecipante VIMT è il layout VIMT da lui scelto, che mostra i panel di tutti i relatori (non limitato ai casi in cui l'organizzatore ha abilitato sullo schermo per quel relatore). La priorità nel layout è determinata da chi è stato impostato su sullo schermo dall'organizzatore e dalle informazioni sul relatore attivo. I partecipanti al VIMT non si riconoscono nella loro rappresentazione grafica.

• Il video visualizzato dal pubblico della trasmissione si basa sui presentatori che l'organizzatore ha impostato come sullo schermo, e il layout visualizzato dal pubblico si adatta in base al numero di presentatori impostati come sullo schermo e al dispositivo locale utilizzato.

• Le restrizioni per i partecipanti al CVI in qualità di spettatori sono diverse tra la fase "Green Room" di un incontro pubblico e la parte trasmessa in diretta. Un partecipante al CVI che accede alla Green Room non potrà né ricevere né inviare audio o video finché non verrà promosso a relatore. Tuttavia, un partecipante al CVI che si collega durante la trasmissione in diretta (o se la Green Room è disabilitata) riceverà video e audio dalla riunione dei relatori, ma non potrà comunque inviare video o audio, perché le sue funzionalità sono limitate in quanto partecipante.

• I partecipanti alle chiamate VIMT non ricevono alcun feedback se sono sullo schermo durante la riunione (il relatore ha abilitato sullo schermo per il partecipante, rendendo il suo video parte della trasmissione). Devono affidarsi a un client Teams con ruoli di organizzatore o presentatore per sapere se sono visibili nella trasmissione.

• Se qualcuno, incluso te stesso, condivide contenuti nella riunione interna, questi vengono mostrati agli altri relatori VIMT, ma non vengono inviati al pubblico della trasmissione finché l'organizzatore non abilita visualizza sullo schermo per quel feed. Nelle sedi comunali è possibile condividere i contenuti solo tramite schermo o finestra.

  Si raccomanda ai relatori di prestare attenzione all'uso del microfono e alla sua disattivazione. Una volta iniziata la trasmissione, l'audio di tutti i presentatori viene riprodotto nel mix audio, a meno che non sia disattivato.

• I partecipanti al VIMT non vedono le reazioni del pubblico.

• Non viene inviata alcuna notifica specifica agli organizzatori quando un nuovo partecipante si unisce alla teleconferenza come partecipante o come relatore. Si consiglia agli organizzatori di continuare a controllare l'elenco dei partecipanti per chiunque possa essersi iscritto come partecipante e sia in attesa di screening/promotion.

• Cisco sconsiglia di utilizzare la funzione Porta sullo schermo per un partecipante VIMT nel ruolo di partecipante. Sebbene il video del partecipante venga mostrato durante la trasmissione, il suo audio è limitato e non può essere ascoltato.

• Un partecipante a un evento VIMT viene automaticamente silenziato da Teams quando viene promosso a relatore. Il partecipante deve attivare il proprio microfono quando è pronto a parlare.

• La qualità video dei partecipanti a VIMT, così come viene visualizzata dagli altri partecipanti, può risentirne in presenza di client Teams con larghezza di banda limitata o connettività instabile. Sia la probabilità che la gravità di questo problema aumentano con il numero dei partecipanti alla riunione.

  Si consiglia di utilizzare le riunioni plenarie di Microsoft anziché le riunioni di Teams quando si effettua una presentazione da un piccolo gruppo di relatori a un pubblico numeroso, ad esempio 50 o più partecipanti.

Consigli per organizzare assemblee cittadine di successo

• Nella riunione deve sempre essere presente un organizzatore separato che utilizzi un client Teams, per fungere da director/producer che può monitorare l'elenco dei partecipanti per la riunione interna e gestire ciò che è sullo schermo, in modo che i relatori possano concentrarsi sulla loro riunione.
• Il partecipante che agisce come director/producer Dovrebbero tenere l'audio attivo in modo da poter identificare rapidamente eventuali microfoni aperti involontariamente o interruzioni della riunione in diretta. Mantenere aperto l'elenco dei partecipanti consentirà loro di identificare rapidamente qualsiasi fonte di audio indesiderato.
• In qualità di organizzatore, tieni sempre aperto l'elenco dei partecipanti nel client Teams, in modo da poter visualizzare rapidamente i nuovi iscritti alla riunione e monitorare l'attività dei relatori.
• Non lasciare i partecipanti al programma CVI nel ruolo di semplici partecipanti: promuovili una volta identificati, oppure rimuovili dalla riunione se non dovrebbero essere presenti. Ridurre al minimo il tempo in cui un partecipante rimane nel ruolo di spettatore diminuisce la confusione ed evita la maggior parte delle limitazioni dell'esperienza dell'assemblea cittadina.

Problemi e limitazioni noti per i partecipanti collegati a VIMT

• I partecipanti connessi tramite VIMT hanno un'esperienza diversa rispetto ai relatori che utilizzano il client Microsoft Teams. Tra le differenze più rilevanti si segnalano:

  • Nessuna chat o Q & Una finestra
  • Nessun indicatore video in diretta per capire quale partecipante è in diretta
  • Nessun stato di assemblea cittadina (conteggio dei partecipanti, timer, stato in diretta)
  • NO presenter/producer etichette nell'elenco dei giocatori
  • Le reazioni in diretta durante la riunione non vengono mostrate

• Gli utenti che devono gestire l'evento devono essere invitati come organizzatori o relatori e devono utilizzare un client Microsoft Teams per questo non-audio/video caratteristiche del municipio.

• I video e i contenuti condivisi durante le trasmissioni delle assemblee cittadine sono limitati a una risoluzione massima di 720p.

• Il controllo della distribuzione delle informazioni di accesso alle videoconferenze è fondamentale, poiché non è prevista alcuna autenticazione per i partecipanti che utilizzano dispositivi video. Pertanto, qualsiasi dispositivo attendibile della vostra organizzazione può partecipare alla riunione dei relatori se dotato di ID video. L'ID del video dovrebbe essere noto solo ai presentatori designati. Gli organizzatori devono gestire l'accesso all'evento di corsa utilizzando l'elenco dei partecipanti nel client Teams.

• I partecipanti al VIMT che tentano di accedere alla riunione interna del municipio, ma che non vengono autorizzati dal gateway VIMT, vedranno la loro chiamata gestita da Webex e verrà loro mostrata l'esperienza della lobby di Webex. Vengono quindi rapidamente esclusi dalla chiamata da Microsoft Teams per violazione delle norme di sicurezza della riunione.

• A differenza degli eventi live di Microsoft, il layout o la visualizzazione specifica che i relatori vedono non è la stessa che i clienti vedono durante la trasmissione. I presentatori client di Teams visualizzano i layout in base alla configurazione del proprio client e i presentatori impostati per essere sullo schermo vengono visualizzati nel layout video. La disposizione e l'impaginazione utilizzate potrebbero non corrispondere necessariamente a quelle trasmesse.

• Quando un partecipante VIMT è soggetto alle restrizioni del ruolo di partecipante nella Green Room, l'elenco visualizzato sul dispositivo finale non è affidabile. L'elenco dei partecipanti nella Green Room potrebbe essere vuoto o parziale e potrebbe subire modifiche impreviste. I risultati effettivi possono variare e non devono essere considerati affidabili. L'elenco dei partecipanti al VIMT sarà considerato affidabile una volta che il partecipante sarà stato promosso a relatore.

• Se il ruolo di un partecipante VIMT viene modificato da relatore a partecipante nella Green Room, il feed video degli altri relatori si disattiva, risultando in una visualizzazione composta solo da avatar con i nomi o da in attesa che altri si uniscano. Ciò è dovuto al fatto che Microsoft Teams limita l'accesso video ai soli partecipanti e all'inaffidabilità dell'elenco dei partecipanti durante la riunione.

  Quando un partecipante VIMT è soggetto alle restrizioni del ruolo di partecipante e si trova nella Green Room, l'elenco dei partecipanti per quel partecipante VIMT potrebbe non mostrare altri partecipanti alla riunione. Se questa situazione persiste per 5 minuti, Webex disconnetterà automaticamente la chiamata, presumendo che sia terminata. Assicurati di promuovere tempestivamente i partecipanti al VIMT al ruolo di relatore per evitare questa situazione.

• Un partecipante al VIMT che si collega durante la trasmissione in diretta (o in qualsiasi momento se la Green Room è disabilitata) riceverà video e audio dalla riunione dei relatori, ma poiché è soggetto alle restrizioni imposte ai partecipanti, non potrà inviare video o audio. Promuovi i partecipanti a relatori per ottenere audio e video bidirezionali.

• Quando il video o l'audio di un partecipante VIMT viene restricted/blocked In Teams, in base al ruolo del partecipante, quest'ultimo non riceverà alcuna indicazione locale di essere soggetto a restrizioni.

• Non consigliamo di utilizzare la funzione Porta sullo schermo per un partecipante VIMT nel ruolo di partecipante. Sebbene il video del partecipante venga mostrato durante la trasmissione, il suo audio è limitato e non può essere ascoltato.

• Non consigliamo di utilizzare la funzione Consenti microfono per i partecipanti, poiché potrebbe creare confusione e aumentare il rischio di situazioni involontarie con microfono aperto durante la trasmissione. Se questa funzione è abilitata durante una riunione, un nuovo partecipante VIMT può unirsi alla riunione in diretta con il microfono attivo e causare interruzioni. Questa impostazione viene visualizzata solo quando sono presenti partecipanti nell'elenco e l'evento è iniziato, ma si applica sia ai partecipanti attualmente connessi che alle connessioni future. Dovrebbe essere evitato.

• Non ci sono motivi di disconnessione specifici per l'assemblea cittadina, quindi i partecipanti a cui viene negato l'ingresso perché non considerati affidabili o che vengono rimossi dall'organizzatore non vedranno i dettagli reasons/messages sul loro dispositivo quando sono disconnessi.

Limitazioni per i clienti Microsoft relative alle riunioni pubbliche

• Se la Green Room è disabilitata per un incontro pubblico, un partecipante VIMT si unisce come partecipante e viene visualizzato con audio e video disabilitati, ma è in grado di inviare l'audio nella trasmissione in diretta.

• I dettagli di accesso CVI non vengono visualizzati nel client Teams quando si visualizzano le Informazioni riunionee la funzione Copia informazioni di accesso include solo l'URL di accesso di Teams. Per ottenere i dettagli di accesso a CVI, procedere come segue:

  1. Apri la voce relativa all'incontro pubblico nel calendario di Teams.
  2. Fai clic su Condividi evento in alto a destra per visualizzare tutte le informazioni di partecipazione alla riunione dei relatori.

• Gli inviti inviati ai relatori delle assemblee cittadine non includono i dettagli CVI e non forniranno OBTP funzionante per i sistemi che utilizzano Cisco Hybrid Calendar.

  Utilizzare la seguente soluzione alternativa:

  1. Apri la voce relativa all'incontro pubblico nel calendario di Teams.
  2. Fai clic su Condividi evento in alto a destra.
  3. Fai clic su per copiare l'intero blocco di testo nella casella Dettagli di partecipazione per organizzatore, co-organizzatore, relatore.

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  4. Chiudere la voce relativa al calendario del municipio.
  5. Crea una nuova voce nel calendario delle riunioni di Teams e invita la casella di posta associata al dispositivo video (o all'utente, se si utilizza un dispositivo in modalità personale) che desideri abilitare per OBTP per l'assemblea generale.
  6. Imposta il date/time Seleziona il momento in cui desideri partecipare alla riunione del municipio e incolla i dettagli di partecipazione dalla finestra Condividi evento nella sezione Note dell'invito. Il testo deve includere l'intero blocco di informazioni per l'adesione al team.
  7. Assicurati che l'opzione Riunione di Teams sia disattivata, quindi fai clic su Invia.

• Se inviti un partecipante a VIMT come organizzatore o relatore, il suo nome rimarrà nell'elenco dei partecipanti di Teams, inclusi nel gruppo Altri invitati, anche dopo che il partecipante avrà preso parte alla riunione. Questo comportamento è previsto, poiché i partecipanti a VIMT connessi non sono autenticati da Microsoft e quindi non vengono abbinati ai partecipanti invitati all'assemblea generale.

• I partecipanti che ricoprono il ruolo di spettatori nella Green Room vengono conteggiati nello stesso modo degli spettatori. Ciò potrebbe generare confusione nel conteggio dei partecipanti all'assemblea cittadina.

• Il microfono e la videocamera enabled/disabled Lo stato visualizzato nell'elenco dei partecipanti non è accurato per i partecipanti CVI che ricoprono il ruolo di "presente" mentre si trovano nella Green Room. Mentre si trova nella Green Room, non c'è alcuna indicazione che il partecipante sia soggetto a restrizioni nell'elenco dei membri di Teams, ma gli è impedito di inviare audio e video finché non viene promosso a relatore.

  Se il partecipante CVI è ancora presente all'inizio dell'assemblea, si connetterà automaticamente dopo l'inizio dell'evento; se invece la Green Room è disabilitata per l'assemblea, il client mostrerà microfono e video disabilitati per il partecipante.

• Se l'opzione Consenti microfono per i partecipanti è abilitata durante la riunione in diretta, il partecipante VIMT non sarà in grado di controllare con precisione il proprio stato di disattivazione del microfono durante la riunione.

• Se una sala riunioni di Microsoft Teams viene invitata alla riunione dei relatori tramite l'elenco dei partecipanti e un partecipante VIMT è presente alla riunione con il ruolo di partecipante, la sala riunioni di Teams visualizza il partecipante VIMT nel layout video con un avatar composto da una lettera, anche se il partecipante VIMT non dovrebbe essere visualizzato affatto.