Importar y exportar datos en Webex Events

Si bien es fácil crear y editar elementos de características de Event App o asistentes uno por uno en la plataforma Webex Events, puede llevar mucho tiempo si necesita agregar mucha información. Para ahorrar algo de tiempo, utilice nuestras plantillas de importación para agregar gran cantidad de contenido nuevo de forma rápida y sencilla. ¿Necesita actualizar o reordenar muchos datos existentes? ¡No hay problema! Simplemente exporte esos datos e impórtelo con sus cambios.

Este artículo proporciona orientación general de importación e instrucciones sobre la descarga de plantillas, la exportación de datos de Webex Events y la importación de datos nuevos y editados.

Pautas generales de importación

Antes de importar algo, lea estos consejos. 👍

Lea atentamente la hoja “Instrucciones” en las plantillas de importación o archivos de exportación y vuelva a visitarla con frecuencia. Cada plantilla única incluye instrucciones de importación, explicaciones de columna y ejemplos, notas importantes y más.

An import template file open in Excel. The Instructions sheet tab is indicated.

Descargue una nueva plantilla cada vez que necesite importar nuevos datos para asegurarse de que su carga sea exitosa en caso de que cambiemos algo.
Cuando edite los datos que exportó de Webex Events, nunca cambie la columna “Identificador único” si los está importando de nuevo al mismo Evento. Este identificador es la forma en que Webex Events actualiza los datos existentes en lugar de duplicarlos cuando importa el archivo.
Si está importando datos de un Evento a otro, evite errores de importación eliminando las columnas que contengan datos de campos o características que no existen en el nuevo Evento.
Si está importando asistentes con respuestas a preguntas, tiene que crear preguntas en la plataforma Webex Events antes de importar las respuestas de los asistentes a las preguntas.
La columna 'Imagen' requiere una URL (enlace) a una imagen alojada en línea. Utilice Webex Events Uploader para alojar imágenes y generar enlaces, o utilice su herramienta de alojamiento de archivos favorita.
Asegúrese de que los enlaces internos que desee agregar estén conectados al contenido de Event App ya existente. Por ejemplo, debe agregar sus altavoces a la función Altavoces antes de vincularlos internamente a una sesión a través de la importación.
Si va a agregar un enlace externo mediante las columnas Número de teléfono, dirección de correo electrónico o sitio web, el campo Etiqueta asociado es obligatorio.
Si recibe algún mensaje de error, léalos detenidamente para saber cómo localizarlos y resolverlos. Proporcionan detalles sobre lo que sucedió e incluyen las celdas u hojas exactas que causaron cada error. Consulte nuestro artículo sobre errores comunes de importación para obtener ayuda para resolver errores.
Excepto para los asistentes, el orden de los elementos en la hoja de cálculo es el orden en el que estarán cuando los importe. Asegúrese de ordenar la hoja de cálculo según la columna correcta para que el orden sea correcto después de la importación.
Al importar asistentes, el límite de caracteres para el campo Resumen es de 250 caracteres. La carga fallará si alguna celda de esta columna tiene más de 250 caracteres.

Características con capacidad de exportación e importación

Cada una de las características siguientes admite la importación. Todos, excepto la función Documentos y las agendas preestablecidas, también admiten la exportación.

General

Sesiones
- Pistas
Asistentes
- Agendas preestablecidas
- Grupos

Registro

Códigos promocionales

Aplicación Evento

Recuperación de Plomo

Expositores

Descargar una plantilla o exportar datos

Si desea agregar asistentes completamente nuevos u otros datos, proporcionamos plantillas que incluyen instrucciones y ejemplos para ayudarle a formatear sus datos correctamente. Lea la siguiente sección para aprender a descargar una plantilla.

Si necesita cambiar los asistentes o elementos de características que ya están en su Evento, primero debe exportar los datos. Los elementos exportados incluyen la columna “Identificador único”, que es lo que Webex Events utiliza para actualizar los datos existentes en lugar de duplicarlos. Lea la sección “Exportar datos existentes” de este artículo para obtener instrucciones.

Descargue una plantilla

Cuando edite cualquiera de las características o productos enumerados anteriormente, haga clic en el botón Importar. En el modal que aparece, haga clic en el botón Descargar.

The Import button and Import modal on the Game feature page.

Si es necesario, autorice la descarga en su navegador y, a continuación, abra el archivo.xlsx en su programa de hoja de cálculo preferido.

Tenga en cuenta que si está importando nuevos datos de asistentes y anteriormente importó algunos asistentes, solo incluya a los nuevos asistentes en la importación para evitar duplicados accidentales.

Ahora, lea la sección “Hacer cambios e importar” de este artículo.

Exportar datos existentes

Utilice las casillas de verificación para seleccionar los elementos que necesita actualizar o haga clic en la casilla de la parte superior de la lista para seleccionarlos todos.
A continuación, haga clic en el icono de tres puntos () junto al campo 'Buscar'.
Haga clic en Exportar.
Una notificación aparece para informarle que el sistema está preparando su archivo. Cuando la exportación esté lista, aparecerá una nueva notificación. Haga clic en el enlace Haga clic aquí para descargar el archivo.
- Si se perdió la notificación, ¡no se preocupe! Simplemente haga clic en el icono de campana en la esquina superior derecha de la pantalla para revisar todas sus notificaciones anteriores.

The 'Processing' and 'It's Done!' export notification pop-ups.

Hacer cambios e importar

Abra la plantilla o exporte el archivo.xlsx en su dispositivo. Un archivo de exportación es una copia exacta de la nueva plantilla de datos y contiene todos los datos exportados junto con una nueva columna “Identificador único”.

Tanto las plantillas de importación como los archivos de exportación contienen lo siguiente:

Una hoja de “Instrucciones”. Lea las instrucciones detenidamente y revise la sección “Ejemplos de columna” si no está seguro de cómo formatear los datos o qué datos pertenecen a qué columna.
Una o más hojas en las que ingresará o editará información. Mientras edita, tenga en cuenta los puntos descritos en las siguientes secciones:

Formato del texto de la descripción

Utilice las siguientes etiquetas HTML estándar en cualquier celda 'Descripción' para formatear el texto en consecuencia después de importarlo a Webex Events.

No utilice formato HTML en ningún elemento excepto en los campos “Descripción”.

Encabezados: Encabezados: <h1>texto aquí <h2>texto aquí</h2></h1>, etc.
Negrita: <strong>texto aquí</strong>
Cursiva: <em>texto aquí</em>
Subir: <u>texto aquí</u>
Sello de línea: <br>
Párrafo<p>: párrafo aquí</p>
Color: <span style="color: rgb(255, 255,0);">texto aquí</span> Cambie el valor rgb a su color deseado o use un color hexadecimal.
Color de fondo: <span style="color: rgb(0,138, 0); background-color: rgb(68, 68,68);">texto aquí</span> Cambie el valor rgb al color deseado o utilice un color hexadecimal.
Lista ordenada (numerada): <ol><li>texto del primer artículo aquí el texto </li> <li>del segundo artículo aquí</li></ol>
Lista desordenada (viñetas): <ul><li>texto del primer elemento aquí el texto </li> <li>del segundo elemento</li></ul> aquí
Hipervínculo: <a rel="noopener noreferrer"href=” https://examplelink.com “target="_blank">texto</a> de anclaje aquí
Imagen: <img src="https://imagelink.com">

A continuación se muestra un ejemplo de texto formateado mediante carga. El texto que se muestra en la parte inferior de la imagen es el código y el texto ingresados en el archivo.

Enlaces internos

Si bien es posible configurar enlaces internos al importar datos, debe hacerlo con cuidado para evitar errores de importación. Para ayudarle a entender el proceso, usemos el ejemplo de vincular las sesiones a los perfiles de los oradores.

Dado que al menos una de las funciones que se van a vincular y sus elementos ya deben existir en la aplicación Event, comience cargando Sesiones. Recomendamos importar datos de los más complejos a los menos complejos. En este ejemplo, es probable que primero importe Sessions.
Después de agregar todas sus sesiones a la aplicación Event, descargue la plantilla de oradores como se describe en la sección “Descargar una plantilla” de este artículo.
Introduzca los datos de sus altavoces. Como ya agregamos las Sesiones, la columna 'Agenda' aparece en la plantilla Oradores. Para vincular a un orador a una sesión, simplemente ingrese el nombre de la sesión en la columna 'Agenda', exactamente como aparece en la plataforma Webex Events.
Después de agregar toda la información necesaria, guarde el archivo e impórtelo. Una vez completada la importación, ¡las sesiones y los perfiles de los oradores se vincularán internamente!

Cuando haya completado o editado toda la información necesaria y esté listo para importar, guarde el archivo.

Importar el archivo

De vuelta en la página desde la que descargó la plantilla o exportó los datos, haga clic en el botón Importar.
En el modal de importación en el paso “Cargar su archivo”, haga clic en Seleccionar archivo o arrastre y suelte el archivo en el cuadro.
Una notificación aparece para informarle que el sistema está preparando el archivo para su carga. Mientras se procesa el archivo, puede continuar trabajando en otros aspectos del Evento. Una vez que el archivo haya terminado de importarse, ya sea el “¡Está listo!” mensaje, o el “¡Vaya!” aparece el mensaje.
Si hubo errores durante la importación, haga clic en el botón Ver informe de errores para revisar una descripción detallada de lo que salió mal y la celda exacta que causó el error, cuando corresponda.
Tenga en cuenta que si hay un error durante la importación, no se cargarán datos del archivo. Los datos solo se agregan después de una importación sin errores.
Después de haber solucionado el error, ¡simplemente intente la importación de nuevo! Si necesita ayuda con los errores de importación, consulte nuestro útil artículo sobre la corrección de errores comunes de importación. Hable con nuestro increíble equipo de soporte para obtener más ayuda.
Tenga en cuenta que la importación de configuraciones de colaboración no envía automáticamente correos electrónicos de invitación. Debe enviar correos electrónicos de invitación desde la página de características asociada. Lea nuestro artículo sobre el uso de formularios de colaboración para obtener más información.