Importer et exporter des données dans Webex Events

S'il est facile de créer et de modifier les fonctionnalités de l'application Event ou les participants un par un sur la plateforme Webex Events, cela peut prendre du temps si vous devez ajouter de nombreuses informations. Pour gagner du temps, utilisez nos modèles d'importation pour ajouter de nombreux nouveaux contenus rapidement et simplement. Vous avez besoin de mettre à jour ou de réorganiser de nombreuses données existantes ? Aucun problème ! Exportez simplement ces données et importez-les avec vos modifications.

Cet article fournit des conseils généraux d'importation et des instructions sur le téléchargement de modèles, l'exportation des données Webex Events et l'importation de données nouvelles et modifiées.

Directives générales d'importation

Avant d'importer quoi que ce soit, lisez ces conseils. 👍

Lisez attentivement la feuille d'instructions qui se trouve dans les modèles d'importation ou d'exportation et consultez-la souvent. Chaque modèle unique inclut des instructions d'importation, des explications et des exemples de colonnes, des notes importantes, etc.

An import template file open in Excel. The Instructions sheet tab is indicated.

Téléchargez un nouveau modèle à chaque fois que vous devez importer de nouvelles données pour vous assurer que votre téléchargement soit réussi au cas où nous changerions quoi que ce soit.
Lorsque vous modifiez des données que vous avez exportées depuis Webex Events, ne modifiez jamais la colonne « Identifiant unique » si vous la réimportez dans le même événement. Cet identifiant permet à Webex Events de mettre à jour les données existantes au lieu de les dupliquer lorsque vous importez le fichier.
Si vous importez des données d'un événement vers un autre, évitez les erreurs d'importation en supprimant toutes les colonnes contenant des données pour des champs ou des fonctionnalités qui n'existent pas dans le nouvel événement.
Si vous importez des participants qui ont des réponses à des questions, vous devez créer des questions sur la plateforme Webex Events avant d'importer les réponses des participants.
La colonne « Image » nécessite l'URL (lien) d'une image hébergée en ligne. Utilisez le Webex Events Uploader pour héberger des images et générer des liens, ou utilisez votre outil d'hébergement de fichiers préféré.
Assurez-vous que tous les liens internes que vous souhaitez ajouter sont liés au contenu déjà existant de l'application Event. Par exemple, vous devez ajouter vos haut-parleurs à la fonction Haut-parleurs avant de les associer en interne à une session par importation.
Si vous ajoutez un lien externe en utilisant les colonnes Numéro de téléphone, Adresse e-mail ou Site Web, le champ Label associé est obligatoire.
Si vous recevez des messages d'erreur, lisez-les attentivement pour savoir comment les localiser et les résoudre. Ils fournissent des informations sur ce qui s'est passé et incluent les cellules ou les feuilles exactes à l'origine de chaque erreur. Consultez notre article sur les erreurs d'importation courantes pour vous aider à les résoudre.
À l'exception des participants, l'ordre des éléments dans la feuille de calcul est celui dans lequel ils se trouveront lorsque vous les importez. Assurez-vous de trier la feuille de calcul en fonction de la bonne colonne afin que l'ordre soit correct après l'importation.
Lors de l'importation de participants, la limite de caractères pour le champ Résumé est de 250 caractères. Le téléchargement échouera si l'une des cellules de cette colonne contient plus de 250 caractères.

Fonctionnalités avec capacité d'exportation et d'importation

Chacune des fonctionnalités ci-dessous prend en charge l'importation. À l'exception de la fonction Documents et des agendas prédéfinis, tous prennent également en charge l'exportation.

Général

Séances
- Tracks
Participants
- Agendas prédéfinis
- Groupes

Inscription

Codes promotionnels

Application événementielle

Récupération de leads

Exposants

Téléchargez un modèle ou exportez des données

Si vous souhaitez ajouter de nouveaux participants ou d'autres données, nous proposons des modèles contenant des instructions et des exemples pour vous aider à formater correctement vos données. Lisez la section suivante pour savoir comment télécharger un modèle.

Si vous devez modifier les participants ou mettre en avant des éléments déjà présents dans votre événement, vous devez d'abord exporter les données. Les articles exportés incluent la colonne « Identifiant unique », que Webex Events utilise pour mettre à jour les données existantes au lieu de les dupliquer. Lisez la section « Exporter les données existantes » de cet article pour obtenir des instructions.

Téléchargez un modèle

Lorsque vous modifiez l'une des fonctionnalités ou des produits répertoriés ci-dessus, cliquez sur le bouton Importer. Dans le modal qui apparaît, cliquez sur le bouton Télécharger.

The Import button and Import modal on the Game feature page.

Si nécessaire, autorisez le téléchargement dans votre navigateur, puis ouvrez le fichier .xlsx dans votre tableur préféré.

N'oubliez pas que si vous importez de nouvelles données sur les participants et que vous avez déjà importé certains participants, incluez uniquement les nouveaux participants dans l'importation pour éviter les doublons accidentels.

Maintenant, lisez la section « Apporter des modifications et importer » de cet article.

Exporter les données existantes

Utilisez les cases à cocher pour sélectionner les éléments que vous devez mettre à jour, ou cliquez sur la case en haut de la liste pour les sélectionner tous.
Ensuite, cliquez sur l'icône à trois points () à côté du champ « Rechercher ».
Cliquez sur Exporter.
Une notification s'affiche pour vous informer que le système est en train de préparer votre dossier. Lorsque l'exportation est prête, une nouvelle notification apparaît. Cliquez sur le lien Cliquez ici pour télécharger le fichier.
- Si vous n'avez pas reçu la notification, ne vous inquiétez pas ! Cliquez simplement sur l'icône en forme de cloche en haut à droite de l'écran pour consulter toutes vos notifications précédentes.

The 'Processing' and 'It's Done!' export notification pop-ups.

Apportez des modifications et importez

Ouvrez le modèle ou exportez le fichier .xlsx sur votre appareil. Un fichier d'exportation est une copie exacte du nouveau modèle de données, et il contient toutes les données que vous avez exportées, ainsi qu'une nouvelle colonne « Identifiant unique ».

Les modèles d'importation et les fichiers d'exportation contiennent les éléments suivants :

Une feuille d'instructions. Lisez attentivement les instructions et consultez la section « Exemples de colonnes » si vous ne savez pas comment formater les données ou quelles données appartiennent à quelle colonne.
Une ou plusieurs autres feuilles sur lesquelles vous pourrez saisir ou modifier des informations. Lorsque vous modifiez, tenez compte des points soulignés dans les sections suivantes :

Mise en forme du texte descriptif

Utilisez les balises HTML standard suivantes dans n'importe quelle cellule de « Description » pour mettre en forme le texte en conséquence une fois qu'il sera importé dans Webex Events.

N'utilisez aucun élément au format HTML, à l'exception des champs « Description ».

Titres : Titres : <h1>texte ici, <h2>texte ici</h2></h1>, etc.
En gras : <strong>texte ici</strong>
Italique : <em>texte ici</em>
Souligner : <u>texte ici</u>
Saut de ligne : <br>
Paragraphe : <p>paragraphe ici</p>
Couleur : <span style="color: rgb(255, 255,0);">texte ici</span> Changez la valeur RGB pour la couleur de votre choix, ou utilisez une couleur hexadécimale.
Couleur de fond : <span style="color: rgb(0,138, 0); background-color: rgb(68, 68,68);">texte ici</span> Changez la valeur RGB pour la couleur de votre choix, ou utilisez une couleur hexadécimale.
Liste ordonnée (numérotée) : texte du <ol><li>premier élément ici, texte</li> <li>du deuxième élément ici</li></ol>
Liste non ordonnée (puces) : texte du <ul><li>premier élément ici, texte du</li> <li>deuxième élément</li></ul> ici
Lien hypertexte : <a rel="noopener noreferrer"href= » https://examplelink.com « target="_blank">texte</a> d'ancrage ici
Image : <img src="https://imagelink.com">

Vous trouverez ci-dessous un exemple de texte mis en forme par téléchargement. Le texte affiché en bas de l'image est le code et le texte tels qu'ils ont été saisis dans le fichier.

Liens internes

Bien qu'il soit possible de configurer des liens internes lors de l'importation de données, vous devez le faire avec précaution pour éviter les erreurs d'importation. Pour vous aider à comprendre le processus, prenons l'exemple qui consiste à associer les sessions aux profils des conférenciers.

Comme au moins l'une des fonctionnalités à associer et ses éléments doivent déjà exister dans l'application Event, commencez par télécharger des sessions. Nous vous recommandons d'importer les données les plus complexes vers les moins complexes. Dans cet exemple, vous devez probablement d'abord importer des sessions.
Après avoir ajouté toutes vos sessions à l'application de l'événement, téléchargez le modèle de conférenciers comme décrit dans la section « Télécharger un modèle » de cet article.
Entrez les données de vos haut-parleurs. Comme nous avons déjà ajouté les sessions, la colonne « Ordre du jour » apparaît dans le modèle des conférenciers. Pour associer un conférencier à une session, saisissez simplement le nom de la session dans la colonne « Agenda », tel qu'il apparaît sur la plateforme Webex Events.
Après avoir ajouté toutes les informations nécessaires, enregistrez le fichier et importez-le. Une fois l'importation terminée, les sessions et les profils des conférenciers seront liés en interne !

Lorsque vous aurez rempli ou modifié toutes les informations nécessaires et que vous serez prête à les importer, enregistrez le fichier.

Importez le fichier

De retour sur la page à partir de laquelle vous avez téléchargé le modèle ou exporté des données, cliquez sur le bouton Importer.
Dans le mode d'importation, à l'étape « Téléchargez votre fichier », cliquez sur Sélectionner un fichier ou faites-le glisser et déposez le fichier dans la zone.
Une notification s'affiche pour vous informer que le système est en train de préparer le fichier en vue de son téléchargement. Pendant le traitement du dossier, vous pouvez continuer à travailler sur d'autres aspects de l'Événement. Une fois l'importation du fichier terminée, soit le message « C'est terminé ! » message, ou le message « Oups ! » un message apparaît.
S'il y a eu des erreurs lors de l'importation, cliquez sur le bouton Afficher le rapport d'erreur pour consulter une description détaillée du problème et la cellule exacte à l'origine de l'erreur, le cas échéant.
N'oubliez pas que s'il y a une erreur lors de l'importation, aucune donnée du fichier ne sera téléchargée. Les données ne sont ajoutées qu'après une importation, sans erreur.
Une fois l'erreur corrigée, réessayez d'importer ! Si vous avez besoin d'aide concernant les erreurs d'importation, consultez notre article utile sur la correction des erreurs d'importation courantes. Discutez avec notre incroyable équipe d'assistance pour obtenir de l'aide supplémentaire.
N' oubliez pas que l'importation de configurations de collaboration n'envoie pas automatiquement des e-mails d'invitation. Vous devez envoyer des e-mails d'invitation depuis la page des fonctionnalités associée. Lisez notre article sur l'utilisation des formulaires de collaboration pour en savoir plus.