Gracias por sus comentarios.

Comience con un plan y una visión claros para presentar sus sesiones híbridas. Cuando termine, comunique el plan a su equipo AV. Compártelo con su equipo de AV para que puedan hacer recomendaciones y hacer preguntas específicas para garantizar un evento sin problemas.

¡Será el cliente favorito de su compañía AV si viene preparado! Describa su situación de transmisión para cada sesión en detalle y esté listo para responder las siguientes preguntas:

• ¿Alguna sesión tendrá una combinación de altavoces presenciales y remotos?

  • Si es así, ¿cuántas sesiones? ¿Cuál es la distribución de altavoces presenciales y remotos?

• ¿Alguna sesión tiene solo altavoces remotos? Esto es importante para garantizar una experiencia de transmisión consistente en todas las sesiones. Los asistentes en persona también necesitarán una manera de ver los altavoces remotos en el lugar.

• ¿Necesitará grabar alguna sesión?

  • Si es así, ¿qué tan rápido deben estar disponibles las grabaciones después de que termine la sesión?

• ¿Quiere incorporar contenido pregrabado con las transmisiones?

• ¿Quiere mostrar superposiciones, logotipos o imágenes de patrocinadores en su transmisión en vivo?

• ¿Quiere dar a los asistentes virtuales la oportunidad de escuchar a los oradores responder sus preguntas en vivo?

  • Si es así, ¿quiere que las preguntas aparezcan en la transmisión en vivo?

• ¿Cómo quiere que sea la experiencia de transmisión en vivo durante los intervalos o descansos? Por ejemplo, podría reproducir un anuncio de patrocinador, imágenes del evento hasta ahora, un simple temporizador de cuenta regresiva hasta que termine el descanso, o una combinación de estos y más.

Ahora, vamos a revisar temas clave y preguntas que debería explorar.

Una compañía de AV con experiencia sabrá qué equipo usar para su situación. Haga preguntas específicas sobre su experiencia en eventos híbridos, equipos, prácticas y capacidades generales antes de contratar. Si hay algo que no entiende, no dude en pedirles que lo expliquen de otra manera. El objetivo es que su equipo AV sepa exactamente lo que necesitan y que se sienta seguro de cómo funcionará su evento desde un punto de vista técnico.

El software juega un papel vital en la captura, transmisión y grabación de sesiones en persona. Al igual que con el hardware, las empresas AV suelen tener software que tienden a usar en ciertas situaciones y pueden hacer recomendaciones. Explore cuidadosamente cada aspecto de lo que quiere incorporar en sus transmisiones en vivo. Si planea incorporar contenido pregrabado, mostrar superposiciones o pancartas de patrocinadores, o usar feeds de múltiples fuentes de software o hardware, las herramientas adecuadas son esenciales.

Su equipo AV puede estar interesado en nuestra solución Webex Events RTMP Player, que funciona con muchas soluciones de hardware y software. Consulte nuestro artículo sobre Webex Events RTMP Player para obtener más información y envíe el artículo a su equipo AV también.

Una conexión rápida a Internet es crucial para el éxito de su evento híbrido. Recomendamos una velocidad de carga y descarga de 25 Mbps como mínimo. Sus necesidades exactas pueden ser menores o mayores, y las compañías AV experimentadas deben tener una buena idea de sus necesidades. Discuta esto con su compañía AV antes de comprar Internet en su lugar para que no pague de más ni obtenga muy poco.

Siempre tenga lista una opción de Internet de respaldo. Si su fuente principal de Internet falla, su fuente de respaldo necesita conectarse automáticamente para minimizar cualquier interrupción.

Lea nuestro artículo sobre las mejores prácticas de Internet para obtener más información sobre los requisitos de la red de eventos.

Use el espacio físico de manera creativa en el lugar para conectar sus experiencias remotas y en persona. Por ejemplo, use un monitor para mostrar los resultados de preguntas y respuestas y encuestas de los asistentes virtuales, menciones en redes sociales y publicaciones en el muro.

Trabaje con su compañía de AV para asegurarse de que tengan suficiente espacio para equipos en cada habitación de su lugar. La imagen de abajo muestra un ejemplo de un evento híbrido que hemos organizado, que muestra tres cámaras, monitores de confianza y un técnico y un equipo de codificación. La planificación y las pruebas con nuestro equipo AV para determinar la mejor manera de usar el espacio del lugar nos ayudaron a lograr una experiencia híbrida estelar. 🚀

Los ensayos completos con presentadores en el sitio y remotos, personal de AV y personal de eventos son invaluables y siempre deben ser una prioridad antes del día del evento. No solo ayuda a identificar y resolver cualquier problema técnico, sino que también prepara a todos para las claves y transiciones para que sepan exactamente qué esperar cuando están presentando.

Una gran práctica para un ensayo técnico es priorizar la ejecución de su sesión más compleja de principio a fin.

Asigne al menos una persona de su equipo para que se concentre únicamente en su audiencia remota. Pueden responder a chats y preguntas, hacer anuncios y asegurarse de que los asistentes se diviertan y se sientan incluidos. Esta persona también puede estar atento a los problemas de transmisión en vivo y ayudar a detectar y reportar problemas técnicos rápidamente. Asegúrese de que su moderador de experiencia virtual tenga una línea directa con el personal de AV para que pueda reportar problemas de inmediato.

¡Eso es un envoltorio! Como sabe ahora, hay muchas partes móviles para producir una transmisión en vivo para una sesión híbrida. Sin embargo, con una buena planificación y el socio adecuado, garantizará una experiencia de transmisión perfecta y agradable para todos.

Nos gustaría agradecer a nuestros amigos de Meeting Tomorrow por su visión y ayuda para crear este artículo. Si necesita servicios de equipos o producción de eventos en persona, virtuales o híbridos, ¡nos ha parecido encantador trabajar con ellos para nuestros propios eventos! ¿Interesado? Solicite información sobre Meeting Tomorrow.