Hartelijk dank voor uw feedback

Begin met een duidelijk plan en visie voor de presentatie van uw hybride sessies. Als dat klaar is, geef dan het plan door aan uw AV-team. Deel het met uw AV-team, zodat zij aanbevelingen kunnen doen en specifieke vragen kunnen stellen om ervoor te zorgen dat het evenement soepel verloopt.

U zult de favoriete klant van uw AV-bedrijf zijn als u voorbereid bent! Beschrijf uw streamingsituatie voor elke sessie in detail en wees bereid om de volgende vragen te beantwoorden:

• Zijn er sessies met een combinatie van persoonlijke luidsprekers en externe luidsprekers?

  • Zo ja, hoeveel sessies? Wat is de distributie van persoonlijke luidsprekers en luidsprekers op afstand?

• Zijn er sessies waarbij alleen externe luidsprekers worden gebruikt? Dit is belangrijk om te zorgen voor een consistente streaming-ervaring tijdens alle sessies. Bezoekers die persoonlijk aanwezig zijn, hebben ook een manier nodig om de luidsprekers op afstand te bekijken op de locatie.

• Moet u sessies opnemen?

  • Zo ja, hoe snel moeten de opnames beschikbaar zijn nadat de sessie is afgelopen?

• Wilt u vooraf opgenomen inhoud opnemen in de streams?

• Wilt u overlays, logo's of afbeeldingen van sponsors weergeven in uw livestream?

• Wilt u virtuele deelnemers de kans geven om sprekers live te horen antwoorden op hun vragen?

  • Zo ja, wilt u dat er vragen in de livestream verschijnen?

• Hoe wilt u dat de livestream-ervaring eruitziet tijdens pauzes of pauzes? U kunt bijvoorbeeld een sponsoradvertentie afspelen, beelden van het evenement tot nu toe, een eenvoudige afteltimer tot de pauze voorbij is, of een combinatie hiervan en meer.

Laten we nu eens kijken naar de belangrijkste onderwerpen en vragen die u zou moeten onderzoeken.

Een ervaren AV-bedrijf weet welke apparatuur voor uw situatie moet worden gebruikt. Stel specifieke vragen over hun ervaring met hybride evenementen, apparatuur, praktijken en algemene mogelijkheden voordat u iemand aanneemt. Als er iets is dat u niet begrijpt, aarzel dan niet om hen te vragen het op een andere manier uit te leggen. Het doel is dat uw AV-team precies weet wat ze nodig hebben, en dat u er zeker van bent hoe uw evenement technisch zal werken.

Software speelt een cruciale rol bij het vastleggen, streamen en opnemen van persoonlijke sessies. Net als bij hardware beschikken AV-bedrijven doorgaans over software die ze in bepaalde situaties gebruiken, en ze kunnen aanbevelingen doen. Onderzoek zorgvuldig elk aspect van wat u in uw livestreams wilt opnemen. Als u van plan bent vooraf opgenomen inhoud toe te voegen, overlays of banners van sponsors te tonen, of feeds van meerdere software- of hardwarebronnen wilt gebruiken, zijn de juiste hulpmiddelen essentieel.

Uw AV-team is wellicht geïnteresseerd in onze Webex Events RTMP Player-oplossing, die met veel hardware- en softwareoplossingen werkt. Raadpleeg ons artikel over de Webex Events RTMP Player voor meer informatie en stuur het artikel ook naar uw AV-team!

Een snelle internetverbinding is cruciaal voor het succes van uw hybride evenement. We raden een upload- en downloadsnelheid van minimaal 25 Mbps aan. Uw exacte behoeften kunnen lager of hoger zijn, en ervaren AV-bedrijven moeten een goed idee hebben van hun behoeften. Bespreek dit met uw AV-bedrijf voordat u internet koopt op uw locatie, zodat u niet te veel of te weinig krijgt.

Zorg dat u altijd een back-up van het internet bij de hand hebt. Als uw belangrijkste internetbron uitvalt, moet uw reservebron automatisch verbinding maken om onderbrekingen tot een minimum te beperken.

Lees ons artikel over de beste internetpraktijken voor meer informatie over de netwerkvereisten voor evenementen.

Gebruik de fysieke ruimte op een creatieve manier om uw ervaringen op afstand en persoonlijke ervaringen met elkaar te verbinden. Gebruik bijvoorbeeld een monitor om de Q&A- en enquêteresultaten van virtuele deelnemers, vermeldingen op sociale media en berichten op de muur weer te geven.

Werk samen met uw AV-bedrijf om ervoor te zorgen dat er voldoende ruimte is voor apparatuur in elke kamer van uw zaal. De afbeelding hieronder toont een voorbeeld van een hybride evenement dat we organiseerden, met drie camera's, vertrouwensmonitoren en een coderingstechnicus en -kit. Door te plannen en te testen met ons AV-team om te bepalen hoe we de ruimte in de zaal het beste konden gebruiken, hebben we een geweldige hybride ervaring kunnen bereiken. 🚀

Volledige repetities met presentatoren ter plaatse en op afstand, AV-personeel en evenementenpersoneel zijn van onschatbare waarde en moeten altijd een prioriteit zijn vóór de dag van het evenement. Het helpt niet alleen om eventuele technische problemen te identificeren en op te lossen, maar bereidt iedereen ook voor op signalen en overgangen, zodat ze precies weten wat ze kunnen verwachten als ze een presentatie geven.

Een goede gewoonte voor een technische repetitie is om prioriteit te geven aan het doorlopen van uw meest complexe sessie van begin tot eind.

Wijs ten minste één persoon uit uw team toe om zich uitsluitend te concentreren op uw publiek op afstand. Ze kunnen reageren op chats en vragen, aankondigingen doen en ervoor zorgen dat de deelnemers plezier hebben en zich betrokken voelen. Deze persoon kan ook uitkijken voor problemen met livestreaming en helpen om technische problemen snel op te sporen en te melden. Zorg ervoor dat de moderator van uw virtuele ervaring een directe lijn heeft met AV-personeel, zodat ze problemen meteen kunnen melden.

Dat is een wrap! Zoals u nu weet, komt het produceren van een livestream voor een hybride sessie nogal wat bij kijken. Maar met een goede planning en de juiste partner zorgt u voor een naadloze en heerlijke streamingervaring voor iedereen.

We willen onze vrienden van Meeting Tomorrow bedanken voor hun inzicht en hulp bij het opstellen van dit artikel. Als u persoonlijke, virtuele of hybride evenementenproductie of apparatuurdiensten nodig hebt, dan hebben we ze geweldig gevonden om mee samen te werken voor onze eigen evenementen! Geïnteresseerd? Informatie aanvragen over Meeting Tomorrow.