Tack för din feedback.

Börja med en tydlig plan och vision för att presentera dina hybridsessioner. När det är klart, kommunicera planen till ditt AV-team. Dela det med ditt AV-team så att de kan ge rekommendationer och ställa specifika frågor för att säkerställa en smidig händelse.

Du kommer att vara ditt AV-företags favoritklient om du kommer förberedd! Beskriv din streamingsituation för varje session i detalj och var redo att svara på följande frågor:

• Kommer några sessioner att ha en kombination av personliga och fjärrhögtalare?

  • Om så är fallet, hur många sessioner? Vad är distributionen av personliga högtalare och fjärrhögtalare?

• Har några sessioner bara fjärrhögtalare? Detta är viktigt för att säkerställa en konsekvent streamingupplevelse över alla sessioner. Personliga deltagare behöver också ett sätt att se fjärrhögtalare på platsen.

• Behöver du spela in några sessioner?

  • Om så är fallet, hur snabbt måste inspelningar vara tillgängliga efter att sessionen avslutats?

• Vill du integrera förinspelat innehåll med strömmarna?

• Vill du visa överlägg, logotyper eller sponsorbilder i din livestream?

• Vill du ge virtuella deltagare en chans att höra talare svara på sina frågor live?

  • Om så är fallet, vill du att frågor ska visas i liveströmmen?

• Hur vill du att livestreamupplevelsen ska vara under pauser eller pauser? Du kan till exempel spela en sponsorannons, bilder från evenemanget hittills, en enkel nedräkningstimer tills pausen är över, eller en kombination av dessa och mer.

Låt oss nu granska viktiga ämnen och frågor du bör utforska.

Ett erfaret AV-företag vet vilken utrustning som ska användas för din situation. Ställ specifika frågor om deras hybridevenemangsupplevelse, utrustning, praxis, och övergripande kapacitet innan du anställer. Om det är något du inte förstår, tveka inte att be dem förklara det på ett annat sätt. Målet är att ditt AV-team ska veta exakt vad de behöver, och att du ska känna dig säker på hur ditt evenemang kommer att fungera ur teknisk synvinkel.

Programvara spelar en viktig roll för att fånga, strömma och spela in personliga sessioner. Liksom med hårdvara har AV-företag vanligtvis programvara som de brukar använda i vissa situationer, och de kan ge rekommendationer. Utforska noggrant varje aspekt av vad du vill integrera i dina liveströmmar. Om du planerar att införliva förinspelat innehåll, visa sponsoröverlägg eller banners eller använda flöden från flera mjukvaru- eller hårdvarukällor är rätt verktyg viktiga.

Ditt AV-team kan vara intresserad av vår Webex Events RTMP Player-lösning, som fungerar med många hårdvaru- och mjukvarulösningar. Se vår artikel om Webex Events RTMP Player för mer information och skicka artikeln till ditt AV-team också!

En snabb internetuppkoppling är avgörande för ditt hybridevenemangs framgång. Vi rekommenderar minst 25 Mbps uppladdnings- och nedladdningshastighet. Dina exakta behov kan vara lägre eller högre, och erfarna AV-företag bör ha en god uppfattning om sina behov. Diskutera detta med ditt AV-företag innan du köper internet från din plats så att du inte betalar för mycket eller får för lite.

Ha alltid ett alternativ för säkerhetskopiering av internet redo. Om din huvudsakliga internetkälla misslyckas måste säkerhetskopieringskällan anslutas automatiskt för att minimera eventuella avbrott.

Läs vår artikel om bästa praxis på Internet för mer information om krav på evenemangsnätverk.

Använd fysiskt utrymme kreativt på platsen för att ansluta dina fjärr- och personliga upplevelser. Använd till exempel en bildskärm för att visa virtuella deltagares frågor och svar och omröstningsresultat, omnämnanden på sociala medier och vägginlägg.

Arbeta med ditt AV-företag för att se till att de har tillräckligt med utrymme för utrustning i varje rum på din plats. Bilden nedan visar ett exempel från en hybridhändelse som vi var värd för, som visar tre kameror, konfidensmonitorer, och en kodningstekniker och kit. Planering och testning med vårt AV-team för att avgöra hur vi bäst använder platsutrymmet hjälpte oss att uppnå en fantastisk hybridupplevelse. 🚀

Fullständiga repetitioner med presentatörer på plats och på distans, AV-personal, och evenemangspersonal är ovärderliga och bör alltid prioriteras före evenemangsdagen. Det hjälper inte bara att identifiera och lösa eventuella tekniska problem - det förbereder också alla för ledtrådar och övergångar så att de vet exakt vad de kan förvänta sig när de presenterar.

En bra övning för en teknisk repetition är att prioritera att springa igenom din mest komplexa session från början till slut.

Tilldela minst en person från ditt team att fokusera enbart på din fjärrpublik. De kan svara på chattar och frågor, göra meddelanden, och se till att deltagarna har kul och känner sig inkluderade. Den här personen kan också se upp för problem med livestreaming och hjälpa till att fånga och rapportera tekniska problem snabbt. Se till att din virtuella upplevelsemoderator har en direkt linje till AV-personal så att de kan rapportera problem direkt.

Det är en wrap! Som ni nu vet finns det många rörliga delar för att producera en livestream för en hybridsession. Men med bra planering och rätt partner säkerställer du en sömlös och härlig streamingupplevelse för alla.

Vi vill tacka våra vänner på Meeting Tomorrow för deras insikt och hjälp med att skapa den här artikeln. Om du behöver personliga, virtuella eller hybrida evenemangsproduktion eller utrustningstjänster, vi har tyckt att de är underbara att arbeta med för våra egna evenemang! Intresserad? Begär information om mötet imorgon.