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Comece com um plano e uma visão claros para apresentar suas sessões híbridas. Quando isso terminar, comunique o plano à sua equipe de AV. Compartilhe com sua equipe de AV para que eles possam fazer recomendações e fazer perguntas específicas para garantir um evento tranquilo.

Você será o cliente favorito da sua empresa de AV se vier preparado! Descreva detalhadamente sua situação de streaming para cada sessão e esteja pronto para responder às seguintes perguntas:

• Alguma sessão terá uma combinação de alto-falantes presenciais e remotos?

  • Em caso afirmativo, quantas sessões? Qual é a distribuição de alto-falantes presenciais e remotos?

• Alguma sessão tem apenas alto-falantes remotos? Isso é importante para garantir uma experiência de streaming consistente em todas as sessões. Os participantes presenciais também precisarão de uma maneira de ver os alto-falantes remotos no local.

• Você precisará gravar alguma sessão?

  • Em caso afirmativo, com que rapidez as gravações precisam estar disponíveis após o término da sessão?

• Você quer incorporar conteúdo pré-gravado às transmissões?

• Você quer exibir sobreposições, logotipos ou imagens de patrocinadores em sua transmissão ao vivo?

• Você quer dar aos participantes virtuais a chance de ouvir os palestrantes responderem suas perguntas ao vivo?

  • Se sim, você quer que as perguntas apareçam na transmissão ao vivo?

• Como você quer que seja a experiência de transmissão ao vivo durante os intervalos ou pausas? Por exemplo, você pode exibir um anúncio de patrocinador, imagens do evento até o momento, uma simples contagem regressiva até o fim do intervalo ou uma combinação desses e muito mais.

Agora, vamos analisar os principais tópicos e questões que você deve explorar.

Uma empresa de AV experiente saberá qual equipamento usar para sua situação. Faça perguntas específicas sobre sua experiência em eventos híbridos, equipamentos, práticas e capacidades gerais antes de contratar. Se há algo que você não entende, não hesite em pedir que eles expliquem de uma maneira diferente. O objetivo é que sua equipe de AV saiba exatamente o que precisa e que você se sinta confiante em como seu evento funcionará do ponto de vista técnico.

O software desempenha um papel vital na captura, streaming e gravação de sessões presenciais. Assim como acontece com o hardware, as empresas de antivírus geralmente têm software que tendem a usar em determinadas situações e podem fazer recomendações. Explore cuidadosamente cada aspecto do que você deseja incorporar às suas transmissões ao vivo. Se você planeja incorporar conteúdo pré-gravado, exibir sobreposições ou banners de patrocinadores ou usar feeds de várias fontes de software ou hardware, as ferramentas certas são essenciais.

Sua equipe de AV pode estar interessada em nossa solução Webex Events RTMP Player, que funciona com muitas soluções de hardware e software. Consulte nosso artigo sobre o Webex Events RTMP Player para obter mais informações e envie o artigo também para sua equipe de antivírus!

Uma conexão rápida com a Internet é crucial para o sucesso do seu evento híbrido. Recomendamos uma velocidade mínima de upload e download de 25 Mbps. Suas necessidades exatas podem ser menores ou maiores, e empresas experientes de AV devem ter uma boa ideia de suas necessidades. Discuta isso com sua empresa de AV antes de comprar internet em seu local, para não pagar demais ou receber muito pouco.

Sempre tenha uma opção de backup da Internet pronta. Se sua fonte principal da Internet falhar, sua fonte de backup precisará se conectar automaticamente para minimizar quaisquer interrupções.

Leia nosso artigo sobre as melhores práticas da Internet para obter mais informações sobre os requisitos da rede de eventos.

Use o espaço físico de forma criativa no local para conectar suas experiências remotas e presenciais. Por exemplo, use um monitor para exibir resultados de perguntas e respostas e enquetes dos participantes virtuais, menções nas redes sociais e postagens no mural.

Trabalhe com sua empresa de AV para garantir que eles tenham espaço suficiente para equipamentos em cada sala do seu local. A imagem abaixo mostra um exemplo de um evento híbrido que organizamos, mostrando três câmeras, monitores de confiança, um técnico de codificação e um kit. Planejar e testar com nossa equipe de AV para determinar a melhor forma de usar o espaço do local nos ajudou a realizar uma excelente experiência híbrida. 🚀

Ensaios completos com apresentadores locais e remotos, equipe de audiovisual e equipe do evento são inestimáveis e devem sempre ser uma prioridade antes do dia do evento. Além de ajudar a identificar e resolver quaisquer problemas técnicos, ela também prepara todos para dicas e transições, para que saibam exatamente o que esperar durante a apresentação.

Uma ótima prática para um ensaio técnico é priorizar a execução de sua sessão mais complexa do começo ao fim.

Designe pelo menos uma pessoa da sua equipe para se concentrar exclusivamente em seu público remoto. Eles podem responder a bate-papos e perguntas, fazer anúncios e garantir que os participantes se divirtam e se sintam incluídos. Essa pessoa também pode ficar atenta a problemas de transmissão ao vivo e ajudar a detectar e relatar problemas técnicos rapidamente. Certifique-se de que seu moderador de experiência virtual tenha uma linha direta com a equipe de AV para que eles possam relatar problemas imediatamente.

Isso é um embrulho! Como você já sabe, há muitas partes móveis na produção de uma transmissão ao vivo para uma sessão híbrida. No entanto, com um bom planejamento e o parceiro certo, você garantirá uma experiência de streaming perfeita e agradável para todos.

Gostaríamos de agradecer aos nossos amigos do Meeting Tomorrow pela visão e pela ajuda na criação deste artigo. Se você precisa de serviços de produção ou equipamento de eventos presenciais, virtuais ou híbridos, achamos muito bom trabalhar com eles em nossos próprios eventos! Interessado? Solicite informações sobre o Meeting Tomorrow.