Kiitos palautteestasi.

Aloita selkeällä suunnitelmalla ja visioilla hybridi-istuntojen esittelemiseksi. Kun se on tehty, ilmoita suunnitelma AV-tiimillesi. Jaa se AV-tiimisi kanssa, jotta he voivat antaa suosituksia ja esittää erityisiä kysymyksiä sujuvan tapahtuman varmistamiseksi.

Olet AV-yrityksesi suosikkiasiakas, jos tulet valmistautuneena! Kuvaile kunkin istunnon suoratoistotilanne yksityiskohtaisesti ja ole valmis vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:

• Onko kaikissa istunnoissa yhdistelmä henkilökohtaisia ja etäkaiuttimia?

  • Jos on, kuinka monta istuntoa? Mikä on henkilökohtaisten ja etäkaiuttimien jakelu?

• Onko kaikissa istunnoissa vain kauko-kaiuttimet? Tämä on tärkeää, jotta varmistetaan tasainen suoratoistokokemus kaikissa istunnoissa. Henkilökohtaiset osallistujat tarvitsevat myös tavan katsella etäkaiuttimia tapahtumapaikalla.

• Pitääkö sinun tallentaa istuntoja?

  • Jos näin on, kuinka nopeasti tallenteiden on oltava saatavilla istunnon päättymisen jälkeen?

• Haluatko sisällyttää valmiiksi nauhoitettua sisältöä suoratoistoihin?

• Haluatko näyttää peittokuvia, logoja tai sponsorikuvia suoratoistossasi?

• Haluatko antaa virtuaalisille osallistujille mahdollisuuden kuulla puhujien vastaamista kysymyksiinsä suorana?

  • Jos näin on, haluatko kysymysten näkyvän suoratoistossa?

• Millainen haluat suoratoistokokemuksen olevan taukojen tai taukojen aikana? Voit esimerkiksi toistaa sponsorimainoksen, tapahtuman tähänastista materiaalia, yksinkertaisen ajastimen tauon päättymiseen asti tai näiden yhdistelmän ja paljon muuta.

Tarkastellaan nyt keskeisiä aiheita ja kysymyksiä, jotka sinun tulisi tutkia.

Kokenut AV-yritys tietää, mitä laitteita käyttää tilanteeseesi. Kysy erityisiä kysymyksiä heidän hybriditapahtumakokemuksestaan, laitteistosta, käytännöistä ja yleisistä ominaisuuksista ennen palkkaamista. Jos on jotain, jota et ymmärrä, älä epäröi pyytää heitä selittämään sitä eri tavalla. Tavoitteena on, että AV-tiimisi tietää tarkalleen mitä he tarvitsevat, ja että tunnet itsesi luottavaiseksi siihen, miten tapahtumasi toimii teknisestä näkökulmasta.

Ohjelmistolla on tärkeä rooli henkilökohtaisten istuntojen tallentamisessa, suoratoistamisessa ja tallentamisessa. Kuten laitteistoissa, AV-yrityksillä on tyypillisesti ohjelmistoja, joita he yleensä käyttävät tietyissä tilanteissa, ja he voivat antaa suosituksia. Tutki huolellisesti kaikkia näkökohtia siitä, mitä haluat sisällyttää suoratoistoihisi. Jos aiot sisällyttää ennalta tallennettua sisältöä, näyttää sponsorin peittokuvia tai bannereita tai käyttää syötteitä useista ohjelmisto- tai laitteistolähteistä, oikeat työkalut ovat välttämättömiä.

AV-tiimisi saattaa olla kiinnostunut Webex Events RTMP Player -ratkaisustamme, joka toimii monien laitteisto- ja ohjelmistoratkaisujen kanssa. Katso lisätietoja Webex Events RTMP Player -artikkel istamme ja lähetä artikkeli myös AV-tiimillesi!

Nopea Internet-yhteys on ratkaisevan tärkeä hybriditapahtuman onnistumiselle. Suosittelemme vähintään 25Mbps lataus- ja latausnopeutta. Tarkat tarpeesi voivat olla pienemmät tai korkeammat, ja kokeneilla AV-yrityksillä tulisi olla hyvä käsitys tarpeistaan. Keskustele tästä AV-yrityksesi kanssa ennen Internetin ostamista paikastasi, jotta et maksa liikaa tai saa liian vähän.

Pidä aina varmuuskopio Internet-vaihtoehto valmiina. Jos pääasiallinen Internet-lähde epäonnistuu, varmuuskopiolähteen on muodostettava yhteys automaattisesti keskeytysten minimoimiseksi.

Lue Internetin parhaat käytännöt -artikkel istamme lisätietoja tapahtumaverkoston vaatimuksista.

Käytä fyysistä tilaa luovasti tapahtumapaikalla yhdistääksesi etäkokemuksesi ja henkilökohtaiset kokemuksesi. Voit esimerkiksi näyttää näytöllä virtuaalisten osallistujien Q&A- ja kyselytulokset, sosiaalisen median maininnat ja seinäviestit.

Työskentele AV-yrityksesi kanssa varmistaaksesi, että heillä on tarpeeksi tilaa laitteille tapahtumapaikkasi jokaisessa huoneessa. Alla olevassa kuvassa on esimerkki isännöimästämme hybriditapahtumasta, jossa on kolme kameraa, luottamusmonitorit, ja koodausteknikko ja sarja. Suunnittelu ja testaus AV-tiimimme kanssa tapahtumapaikan parhaan käytön määrittämiseksi auttoivat meitä saavuttamaan tähtihybridikokemuksen. 🚀

Täydet harjoitukset paikan päällä ja etäesittelijöiden, AV-henkilökunnan ja tapahtuman henkilökunnan kanssa ovat korvaamattomia, ja niiden tulisi aina olla etusijalla ennen tapahtumapäivää. Se ei ainoastaan auta tunnistamaan ja ratkaisemaan teknisiä ongelmia, vaan myös valmistelee kaikkia vihjeisiin ja siirtymiin, jotta he tietävät tarkalleen, mitä odottaa esitettäessä.

Hyvä käytäntö teknisessä harjoituksessa on priorisoida monimutkaisimman istunnon suorittaminen alusta loppuun.

Määritä vähintään yksi henkilö tiimistäsi keskittymään yksinomaan etäyleisösi. He voivat vastata keskusteluihin ja kysymyksiin, tehdä ilmoituksia, ja varmistaa, että osallistujat pitävät hauskaa ja tuntevat olevansa mukana. Tämä henkilö voi myös tarkkailla suoratoisto-ongelmia ja auttaa tunnistamaan ja ilmoittamaan teknisistä ongelmista nopeasti. Varmista, että virtuaalikokemuksen valvojalta on suora yhteys AV-henkilökuntaan, jotta he voivat ilmoittaa ongelmista heti.

Se on kääre! Kuten nyt tiedät, hybridi-istunnon suoratoiston tuottamisessa on paljon liikkuvia osia. Hyvällä suunnittelulla ja oikealla kumppanilla varmistat kuitenkin saumattoman ja ihastuttavan suoratoistokokemuksen kaikille.

Haluamme kiittää Meeting Tomorrow'n ystäviämme heidän näkem yksestään ja avusta tämän artikkelin luomisessa. Jos tarvitset henkilökohtaisia, virtuaalisia tai hybriditapahtumatuotanto- tai laitepalveluja, olemme löytäneet niiden kanssa miellyttävää työskennellä omissa tapahtumissamme! Kiinnostaako? Pyydä lisätietoja huomisesta kokouksesta.