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Commencez par un plan et une vision clairs pour la présentation de vos sessions hybrides. Quand ce sera fait, communiquez le plan à votre équipe audiovisuelle. Partagez-le avec votre équipe audiovisuelle afin qu'elle puisse faire des recommandations et poser des questions spécifiques afin de garantir le bon déroulement de l'événement.

Si vous êtes bien préparée, vous serez le client préféré de votre société audiovisuelle ! Décrivez en détail votre situation en matière de streaming pour chaque session et soyez prête à répondre aux questions suivantes :

• Certaines sessions comporteront-elles une combinaison de haut-parleurs en présentiel et à distance ?

  • Si oui, combien de séances ? Quelle est la distribution des haut-parleurs en personne et à distance ?

• Certaines sessions ne se font-elles que sur des haut-parleurs à distance ? C'est important pour garantir une expérience de streaming cohérente à toutes les sessions. Les participants en personne auront également besoin d'un moyen de visionner les haut-parleurs distants présents sur place.

• Aurez-vous besoin d'enregistrer certaines sessions ?

  • Si c'est le cas, à quelle vitesse les enregistrements doivent-ils être disponibles après la fin de la session ?

• Voulez-vous intégrer du contenu préenregistré aux diffusions ?

• Voulez-vous afficher des superpositions, des logos ou des images de sponsors dans votre diffusion en direct ?

• Voulez-vous donner aux participants virtuels l'occasion d'entendre les conférenciers répondre à leurs questions en direct ?

  • Si c'est le cas, souhaitez-vous que les questions soient diffusées en direct ?

• À quoi voulez-vous que ressemble la diffusion en direct pendant les entractes ou les pauses ? Par exemple, vous pouvez diffuser une annonce de sponsor, des images de l'événement, un simple compte à rebours jusqu'à la fin de la pause, ou une combinaison de ces éléments et plus encore.

Passons maintenant en revue les principaux sujets et questions que vous devriez explorer.

Une société audiovisuelle expérimentée saura quel équipement utiliser en fonction de votre situation. Posez des questions spécifiques sur leur expérience en matière d'événements hybrides, leur équipement, leurs pratiques et leurs capacités générales avant de les recruter. S'il y a quelque chose que vous ne comprenez pas, n'hésitez pas à leur demander de l'expliquer différemment. L'objectif est que votre équipe audiovisuelle sache exactement ce dont elle a besoin et que vous ayez confiance dans le fonctionnement technique de votre événement.

Les logiciels jouent un rôle essentiel dans la capture, la diffusion et l'enregistrement des sessions en personne. Comme pour le matériel, les sociétés audiovisuelles disposent généralement de logiciels qu'elles ont tendance à utiliser dans certaines situations, et elles peuvent faire des recommandations. Explorez attentivement chaque aspect de ce que vous souhaitez intégrer à vos diffusions en direct. Si vous envisagez d'intégrer du contenu préenregistré, d'afficher des superpositions ou des bannières de sponsors, ou d'utiliser des flux provenant de plusieurs sources logicielles ou matérielles, les bons outils sont essentiels.

Votre équipe audiovisuelle sera peut-être intéressée par notre solution Webex Events RTMP Player, qui fonctionne avec de nombreuses solutions matérielles et logicielles. Consultez notre article sur le lecteur RTMP Webex Events pour plus d'informations et envoyez-le également à votre équipe audiovisuelle !

Une connexion Internet rapide est essentielle au succès de votre événement hybride. Nous recommandons une vitesse de chargement et de téléchargement de 25 Mbit/s au minimum. Vos besoins exacts peuvent être inférieurs ou supérieurs, et les sociétés audiovisuelles expérimentées devraient avoir une bonne idée de leurs besoins. Discutez-en avec votre société audiovisuelle avant d'acheter Internet sur votre site afin de ne pas payer trop cher ou de ne pas obtenir trop peu.

Ayez toujours une option Internet de sauvegarde à portée de main. Si votre source Internet principale tombe en panne, votre source de secours doit se connecter automatiquement pour minimiser les interruptions.

Lisez notre article sur les meilleures pratiques en matière d'Internet pour en savoir plus sur les exigences en matière de réseaux d'événements.

Utilisez l'espace physique de manière créative sur place pour associer vos expériences à distance à celles en personne. Par exemple, utilisez un écran pour afficher les résultats des questions-réponses et des sondages des participants virtuels, les mentions sur les réseaux sociaux et les publications sur les murs.

Travaillez avec votre société audiovisuelle pour vous assurer qu'elle dispose de suffisamment d'espace pour les équipements dans chaque pièce de votre salle. L'image ci-dessous montre un exemple tiré d'un événement hybride que nous avons organisé, avec trois caméras, des moniteurs de confiance, un technicien d'encodage et un kit. La planification et les tests avec notre équipe audiovisuelle afin de déterminer la meilleure façon d'utiliser l'espace de la salle nous ont permis de vivre une expérience hybride exceptionnelle. 🚀

Les répétitions complètes avec les présentateurs sur place et à distance, le personnel audiovisuel et le personnel de l'événement sont inestimables et devraient toujours être une priorité avant le jour de l'événement. Cela permet non seulement d'identifier et de résoudre les problèmes techniques, mais cela prépare également tout le monde aux signaux et aux transitions afin qu'il sache exactement à quoi s'attendre lors de sa présentation.

Un bon entraînement pour une répétition technique est de donner la priorité au déroulement de votre session la plus complexe du début à la fin.

Désignez au moins un membre de votre équipe pour qu'il se concentre uniquement sur votre public distant. Ils peuvent répondre aux discussions et aux questions, faire des annonces et s'assurer que les participants s'amusent et se sentent inclus. Cette personne peut également faire attention aux problèmes de diffusion en direct et vous aider à détecter et à signaler rapidement les problèmes techniques. Assurez-vous que le modérateur de votre expérience virtuelle dispose d'une ligne directe avec le personnel audiovisuel afin qu'il puisse signaler les problèmes immédiatement.

C'est un emballage ! Comme vous le savez maintenant, la production d'une diffusion en direct pour une session hybride comporte de nombreux éléments. Cependant, avec une bonne planification et le bon partenaire, vous garantirez une expérience de streaming fluide et agréable pour tous.

Nous aimerions remercier nos amis de Meeting Tomorrow pour leur point de vue et leur aide à la création de cet article. Si vous avez besoin de services de production ou d'équipement pour des événements en personne, virtuels ou hybrides, nous avons trouvé agréable de travailler avec eux pour nos propres événements ! Intéressée ? Demandez des informations sur Meeting Tomorrow.