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La parte más importante de la planificación y configuración del registro es el tiempo, ¡antes es mejor! Si bien no necesita configurar todos los boletos y formularios de pago para el momento en que publique, es una gran idea lanzar algunas opciones de boletos con descuento para los inscritos anticipados que simplemente no pueden esperar para ser parte de su próximo evento. 😄

Inicie su página de registro lo antes posible para que todos tengan tiempo de aprender sobre su evento, registrarse y hacer planes de viaje si es necesario.

• Para eventos presenciales e híbridos, inicie el registro al menos 3-5 meses antes de su evento para dar a los inscritos tiempo adicional para hacer los arreglos de viaje.

• Dado que los asistentes virtuales no necesitan viajar a su evento, los eventos virtuales pueden tener un cronograma más corto. Recomendamos iniciar el registro aproximadamente 2-3 meses antes de su evento.

Conoce su evento y audiencia, así que la línea de tiempo depende en última instancia de usted. Decida lo que decida, asegúrese de tener tiempo suficiente para planificar y ejecutar su estrategia de marketing y promoción, que discutimos en la sección “Tácticas de promoción” de este artículo.

Antes de que los asistentes puedan comenzar a registrarse, complete los siguientes pasos de configuración:

• Active y configure el registro para su evento.

• Cree grupos exclusivos para cada tipo de boleto.

• Cree boletos y asígnelos a su grupo exclusivo correspondiente.

• Publicar registro.

• Cree formularios de pago.

• Cree preguntas y asígnelas a los formularios de pago apropiados.

Algunos aspectos de su plan de promoción o logística de eventos pueden afectar la configuración. Aquí hay algunas consideraciones para ayudarle a pensar en los matices:

• Además de grupos exclusivos, considere asignar boletos a grupos no exclusivos para una experiencia aún más personalizada.

• Planifique sus estrategias de promoción e identifique a las audiencias objetivo, luego redacte el correo electrónico, el sitio web y el contenido del blog pensando en ellos.

• Trabaje con patrocinadores, expositores y oradores para llegar a sus redes con ventas flash o promociones específicas. ¡Introduzca esta táctica de promoción en sus acuerdos de patrocinio! Planifique y coordine de antemano para mantenerse organizado y garantizar una experiencia fluida y fluida, y considere proporcionar un kit de redes sociales con mensajes sugeridos, imágenes y enlaces que puedan compartir.

• Coordinar patrocinadores, expositores y su propio equipo para incrustar widgets y enlaces incrustados en los sitios web. No olvide utilizar parámetros UTM e integrar herramientas de análisis de terceros para realizar un seguimiento del éxito.

• Cree los códigos de acceso o descuento necesarios para ventas flash, estudiantes y otros inscritos elegibles por adelantado. Esto ayudará a solidificar su plan de promoción. Recuerde que puede generar enlaces de registro con un código de acceso ya rellenado, para que los inscritos puedan encontrar solo los boletos que desea que compren, según el enlace en el que hacen clic. Establezca el código de acceso para que esté disponible en un momento determinado.

• Cree mensajes de confirmación de pago personalizados y correos electrónicos de confirmación, reembolso y cancelación para tipos de boletos específicos antes del lanzamiento, de modo que los mensajes personalizados estén listos para usar cuando se abra el registro.

• Si desea que los inscritos respondan preguntas de seguimiento basadas en respuestas a preguntas anteriores, piense detenidamente en la estructura y los criterios para responder a las preguntas de seguimiento.

• Considere configurar el registro a tiempo para anunciarlo durante otros eventos y crear descuentos especiales para los inscritos repetidos.

Si bien es tentador comenzar a transmitir en todos los canales inmediatamente después de publicar el registro, es una buena idea realizar el registro usted mismo al menos una vez. Mientras prueba el registro, considere cualquier posible punto de confusión y aborde ellos de manera proactiva. Preste mucha atención a lo siguiente:

• Asegúrese de que los códigos promocionales funcionen como se esperaba.

• Asegúrese de que los formularios de pago estén configurados correctamente y estén asociados con los boletos apropiados.

• Revise las preguntas, incluyendo la redacción, las opciones y los criterios de preguntas de seguimiento.

• Revise el contenido y la configuración del correo electrónico de confirmación, reembolso y cancelación. Una comunicación clara a lo largo de la experiencia del asistente reduce las inscripciones canceladas e infunde confianza en sus inscritos durante y después del proceso.

Hay muchas maneras de dar a conocer su página de registro. Aquí hay algunas ideas sobre cómo hacer correr la voz después de que haya publicado Registration:

• Envíe correos electrónicos y publique el enlace de registro, enlaces directos a boletos y enlaces con códigos promocionales prellenados en su sitio web y espacios de redes sociales para ayudar rápida y fácilmente a las personas a encontrar la página de registro. ¡Aproveche al máximo estas sencillas vías de promoción!

• Cuando lance opciones de boletos de inscripción anticipada, reúna una lista de los que se inscribieron a principios del año pasado y envíe a esa lista un correo electrónico especial.

• Sin abrumar las bandejas de entrada de las personas, envíe recordatorios periódicamente a las personas no registradas en su lista de correo electrónico.

• Después de que la gente se registre, deje de pedirles que se registren. 😄 Sin embargo, eliminarlos de las listas de correo electrónico de recordatorio de registro no tiene por qué ser el final de sus esfuerzos promocionales. Considere enviar correos electrónicos de “recomendar a un amigo” y recompensar a los referidos con premios para eventos, descuentos en el evento del próximo año o un código de juego especial para darles un impulso en la clasificación.

• Lance anuncios digitales en espacios en línea frecuentados por su asistente ideal. No pague simplemente a Google o Facebook para mostrar sus medios publicitarios a personas aleatorias; personalice el contenido a audiencias específicas y use parámetros UTM para realizar un seguimiento del éxito.

• Dígale a sus patrocinadores, expositores y oradores cuándo es el momento de que publiquen sus propios esfuerzos de promoción.

Estas son solo algunas de las posibilidades para promover su registro, y hay muchas más. ¡Configure con otros planificadores de eventos para aprender ideas aún más increíbles y dejar volar su imaginación!

Después de que las personas se hayan registrado, no olvide usar la función de correo electrónico de Webex Events Registration y otros canales para promocionar su aplicación de eventos y fomentar las descargas y la adopción.