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A parte mais importante do planejamento e configuração do registro é o tempo — quanto antes, melhor! Embora você não precise configurar todos os ingressos e formulários de pagamento no momento da publicação, é uma ótima ideia lançar algumas opções de ingressos com desconto para inscritos antecipados que mal podem esperar para fazer parte do seu próximo evento. 😄

Abra sua página de inscrição o mais cedo possível para que todos tenham tempo de conhecer seu evento, se inscrever e fazer planos de viagem, se necessário.

• Para eventos presenciais e híbridos, inicie a inscrição pelo menos 3 a 5 meses antes do evento para dar aos inscritos mais tempo para organizar a viagem.

• Como os participantes virtuais não precisam viajar para o seu evento, os eventos virtuais podem ter um cronograma mais curto. Recomendamos iniciar a inscrição cerca de 2 a 3 meses antes do evento.

Você conhece seu evento e seu público, então, em última análise, o cronograma depende de você. Seja qual for a sua decisão, certifique-se de ter tempo suficiente para planejar e executar sua estratégia de marketing e promoção, que discutiremos na seção “Táticas de promoção” deste artigo.

Antes que os participantes possam começar a se registrar, conclua as seguintes etapas de configuração:

• Ative e configure a inscrição para seu evento.

• Crie grupos exclusivos para cada tipo de ingresso.

• Crie ingressos e atribua-os ao grupo exclusivo correspondente.

• Publique o registro.

• Crie formulários de checkout.

• Crie perguntas e atribua-as aos formulários de pagamento apropriados.

Alguns aspectos do seu plano de promoção ou da logística do evento podem afetar a configuração. Aqui estão algumas considerações para ajudar você a pensar nas nuances:

• Além de grupos exclusivos, considere atribuir ingressos a grupos não exclusivos para uma experiência ainda mais personalizada.

• Planeje suas estratégias de promoção e identifique o público-alvo e, em seguida, elabore conteúdo de e-mail, site e blog pensando nisso.

• Trabalhe com patrocinadores, expositores e palestrantes para alcançar suas redes com vendas instantâneas ou promoções direcionadas. Inclua essa tática de promoção em seus acordos de patrocínio! Planeje e coordene com antecedência para se manter organizado e garantir uma experiência tranquila e perfeita, e considere fornecer um kit de mídia social com sugestões de mensagens, imagens e links que eles possam compartilhar.

• Coordene patrocinadores, expositores e sua própria equipe para incorporar widgets e links incorporados nos sites. Não se esqueça de usar os parâmetros UTM e integrar ferramentas de análise de terceiros para monitorar o sucesso.

• Crie com antecedência todos os códigos de acesso ou de desconto necessários para vendas instantâneas, estudantes e outros inscritos qualificados. Isso ajudará a solidificar seu plano de promoção. Lembre-se de que você pode gerar links de registro com um código de acesso já preenchido, para que os inscritos possam encontrar apenas os ingressos que você deseja comprar, com base no link em que clicaram. Defina o código de acesso para ser publicado em um determinado horário.

• Crie mensagens personalizadas de confirmação de pagamento e e-mails de confirmação, reembolso e cancelamento para tipos específicos de tíquete antes do lançamento, para que as mensagens personalizadas estejam prontas para uso quando o registro for aberto.

• Se você quiser que os inscritos respondam às perguntas de acompanhamento com base nas respostas às perguntas anteriores, pense cuidadosamente na estrutura e nos critérios para responder às perguntas de acompanhamento.

• Considere configurar o registro a tempo de anunciá-lo durante outros eventos e criar descontos especiais para inscritos recorrentes.

Embora seja tentador começar a transmitir em todos os canais logo após publicar o Registro, é uma boa ideia fazer o registro você mesmo pelo menos uma vez. Ao testar o Registro, considere todos os possíveis pontos de confusão e resolva-os de forma proativa. Preste muita atenção ao seguinte:

• Certifique-se de que os códigos promocionais funcionem conforme o esperado.

• Certifique-se de que os formulários de pagamento estejam configurados corretamente e associados aos tíquetes apropriados.

• Analise as perguntas, incluindo o texto, as opções e os critérios das perguntas complementares.

• Revise o conteúdo e a configuração do e-mail de confirmação, reembolso e cancelamento. Uma comunicação clara durante toda a experiência do participante reduz as inscrições perdidas e inspira confiança nos inscritos durante e após o processo.

Há muitas maneiras de divulgar sua página de registro. Aqui estão algumas ideias sobre como divulgar depois de publicar o Registro:

• Envie e-mails e publique o link de registro, links diretos de ingressos e links com códigos promocionais pré-preenchidos em seu site e espaços de mídia social para ajudar as pessoas a encontrar a página de registro de forma rápida e fácil. Aproveite ao máximo essas formas simples de promoção!

• Ao lançar as opções de ingressos de registro antecipado, reúna uma lista dos que se inscreveram no início do ano passado e envie a essa lista um e-mail especial.

• Sem sobrecarregar as caixas de entrada das pessoas, envie lembretes periodicamente para pessoas não registradas em sua lista de e-mail.

• Depois que as pessoas se cadastrarem, pare de pedir que elas se registrem. 😄 No entanto, removê-las das listas de e-mail de lembretes de registro não precisa ser o fim de seus esforços promocionais. Considere enviar e-mails de “indique um amigo” e recompensar os indicados com brindes do evento, descontos no evento do próximo ano ou um código de jogo especial para impulsioná-los na tabela de classificação.

• Lance anúncios digitais em espaços on-line frequentados por seu participante ideal. Não pague simplesmente ao Google ou ao Facebook para mostrar sua mídia publicitária para pessoas aleatórias — adapte o conteúdo a públicos específicos e use parâmetros UTM para acompanhar o sucesso.

• Informe seus patrocinadores, expositores e palestrantes quando chegar a hora de eles publicarem seus próprios esforços de promoção.

Essas são apenas algumas das possibilidades de promover seu registro, e existem muitas outras. Interaja com outros organizadores de eventos para aprender ainda mais ideias incríveis e dar asas à sua imaginação!

Depois que as pessoas se cadastrarem, não se esqueça de usar o recurso de e-mail do Webex Events Registration e outros canais para promover seu aplicativo de eventos e incentivar downloads e adoção.