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La partie la plus importante de la planification et de la mise en place des inscriptions est le calendrier. Le plus tôt sera le mieux ! Bien que vous n'ayez pas besoin de configurer tous les billets et tous les formulaires de paiement avant de publier, c'est une bonne idée de proposer des options de billets à prix réduit pour les personnes inscrites en avance qui sont tout simplement impatientes de participer à votre prochain événement. 😄

Lancez votre page d'inscription le plus tôt possible afin que tout le monde ait le temps de se renseigner sur votre événement, de s'y inscrire et de planifier son voyage si nécessaire.

• Pour les événements en présentiel et hybrides, lancez les inscriptions au moins 3 à 5 mois avant votre événement afin de donner aux inscrits plus de temps pour organiser leur voyage.

• Comme les participants virtuels n'ont pas besoin de se déplacer pour se rendre à votre événement, la durée des événements virtuels peut être plus courte. Nous vous recommandons de lancer les inscriptions environ 2 à 3 mois avant votre événement.

Vous connaissez votre événement et votre public, donc c'est à vous de décider du calendrier. Quelle que soit votre décision, assurez-vous de disposer de suffisamment de temps pour planifier et mettre en œuvre votre stratégie de marketing et de promotion, dont nous parlerons dans la section « Tactiques de promotion » de cet article.

Avant que les participants puissent commencer à s'inscrire, procédez comme suit :

• Activez et configurez l'inscription à votre événement.

• Créez des groupes exclusifs pour chaque type de billet.

• Créez des billets et attribuez-les au groupe exclusif correspondant.

• Publier l'inscription.

• Créez des formulaires de paiement.

• Créez des questions et attribuez-les aux formulaires de paiement appropriés.

Certains aspects de votre plan de promotion ou de la logistique de votre événement peuvent affecter la configuration. Voici quelques points à prendre en compte pour vous aider à y voir plus clair :

• Outre les groupes exclusifs, pensez à attribuer des billets à des groupes non exclusifs pour une expérience encore plus personnalisée.

• Planifiez vos stratégies de promotion et identifiez les publics cibles, puis rédigez le contenu des e-mails, du site Web et du blog en tenant compte de ceux-ci.

• Travaillez avec des sponsors, des exposants et des conférenciers pour atteindre leurs réseaux par le biais de ventes flash ou de promotions ciblées. Intégrez cette tactique de promotion à vos contrats de sponsoring ! Planifiez et coordonnez à l'avance pour rester organisée et garantir une expérience fluide et fluide, et pensez à fournir un kit sur les réseaux sociaux contenant des suggestions de messages, d'images et de liens qu'ils pourront partager.

• Coordonnez les sponsors, les exposants et votre propre équipe pour intégrer des widgets et des liens sur les sites Web. N'oubliez pas d'utiliser les paramètres UTM et d'intégrer des outils d'analyse tiers pour suivre le succès.

• Créez à l'avance tous les codes d'accès ou de réduction nécessaires pour les ventes flash, les étudiants et les autres personnes éligibles. Cela vous aidera à consolider votre plan de promotion. N'oubliez pas que vous pouvez générer des liens d'inscription à partir d'un code d'accès déjà renseigné, afin que les personnes inscrites ne puissent trouver que les billets que vous souhaitez acheter, en fonction du lien sur lequel elles cliquent. Définissez le code d'accès pour qu'il soit mis en ligne à une certaine heure.

• Créez des messages de confirmation de paiement et des e-mails de confirmation, de remboursement et d'annulation personnalisés pour des types de billets spécifiques avant le lancement, afin que les messages personnalisés soient prêts à être envoyés dès l'ouverture des inscriptions.

• Si vous voulez que les personnes inscrites répondent à des questions de suivi en fonction des réponses aux questions précédentes, réfléchissez bien à la structure et aux critères de réponse aux questions de suivi.

• Pensez à organiser l'inscription à temps pour en faire la publicité lors d'autres événements et créez des remises spéciales pour les personnes qui s'inscrivent régulièrement.

Bien qu'il soit tentant de commencer à diffuser sur toutes les chaînes juste après la publication de Registration, c'est une bonne idée de vous inscrire vous-même au moins une fois. Lorsque vous testez l'inscription, prenez en compte les éventuels points de confusion et résolvez-les de manière proactive. Portez une attention particulière aux points suivants :

• Assurez-vous que les codes promotionnels fonctionnent comme prévu.

• Assurez-vous que les formulaires de paiement sont correctement configurés et qu'ils sont associés aux billets appropriés.

• Révisez les questions, y compris le libellé, les options et les critères des questions de suivi.

• Consultez le contenu et la configuration des e-mails de confirmation, de remboursement et d'annulation. Une communication claire tout au long de l'expérience des participants permet de réduire les inscriptions abandonnées et de redonner confiance à vos participants pendant et après le processus.

Il existe de nombreuses manières de faire connaître votre page d'inscription. Voici quelques idées pour faire passer le message une fois que vous avez publié Registration :

• Envoyez des e-mails et publiez le lien d'inscription, les liens directs vers les billets et les liens contenant des codes promotionnels préremplis sur votre site web et vos réseaux sociaux afin d'aider les internautes à trouver rapidement et facilement la page d'inscription. Profitez pleinement de ces moyens de promotion simples !

• Lorsque vous lancez des options d'inscription anticipée, dressez une liste de ceux qui se sont inscrits au début de l'année dernière et envoyez à cette liste un e-mail spécial.

• Sans surcharger les boîtes de réception des utilisateurs, envoyez régulièrement des rappels aux personnes qui ne sont pas enregistrées sur votre liste de diffusion.

• Une fois que les gens se sont inscrits, arrêtez de leur demander de s'inscrire. 😄 Les retirer des listes d'e-mails de rappel d'inscription ne doit pas nécessairement mettre fin à vos efforts de promotion. Pensez à envoyer des e-mails « parrainez un ami » et à les récompenser en leur offrant des cadeaux, des réductions sur l'événement de l'année prochaine ou un code de jeu spécial pour leur donner une meilleure place dans le classement.

• Lancez des publicités numériques sur des espaces en ligne fréquentés par votre participant idéal. Ne vous contentez pas de payer Google ou Facebook pour diffuser vos supports publicitaires à des personnes au hasard : adaptez le contenu à un public spécifique et utilisez les paramètres UTM pour suivre le succès.

• Informez vos sponsors, exposants et conférenciers du moment venu pour eux de publier leurs propres efforts de promotion.

Ce ne sont là que quelques-unes des possibilités de promouvoir votre inscription, et il y en a bien d'autres. Rencontrez d'autres organisateurs d'événements pour découvrir d'autres idées géniales et laissez libre cours à votre imagination !

Une fois les personnes inscrites, n'oubliez pas d'utiliser la fonction e-mail de Webex Events Registration et d'autres canaux pour promouvoir votre application événementielle et encourager les téléchargements et l'adoption.