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La parte più importante della pianificazione e dell'impostazione della registrazione è la tempistica: prima è meglio! Anche se non è necessario configurare tutti i biglietti e i moduli di pagamento al momento della pubblicazione, è un'ottima idea lanciare alcune opzioni di biglietti scontati per i primi iscritti che semplicemente non vedono l'ora di partecipare al suo prossimo evento. 😄

Avvia la sua pagina di registrazione il prima possibile in modo che tutti abbiano il tempo di conoscere il suo evento, registrarsi e fare piani di viaggio, se necessario.

• Per gli eventi di persona e ibridi, avvia la registrazione almeno 3-5 mesi prima dell'evento per dare agli iscritti più tempo per organizzare il viaggio.

• Poiché i partecipanti virtuali non devono recarsi al suo evento, gli eventi virtuali possono avere una tempistica più breve. Consigliamo di avviare la registrazione circa 2-3 mesi prima del suo evento.

Lei conosce il suo evento e il suo pubblico, quindi alla fine la tempistica dipende da Lei. Qualunque cosa decida, si assicuri di avere abbastanza tempo per pianificare ed eseguire la sua strategia di marketing e promozione, di cui parleremo nella sezione «Tattiche di promozione» di questo articolo.

Prima che i partecipanti possano iniziare a registrarsi, completa i seguenti passaggi di configurazione:

• Attivi e configuri la registrazione per il suo evento.

• Crea gruppi esclusivi per ogni tipo di biglietto.

• Crei biglietti e li assegni al gruppo esclusivo corrispondente.

• Pubblica la registrazione.

• Crei moduli di pagamento.

• Crei domande e le assegni ai moduli di pagamento appropriati.

Alcuni aspetti del suo piano di promozione o della logistica degli eventi possono influire sulla configurazione. Ecco alcune considerazioni per aiutarla a riflettere sulle sfumature:

• Oltre ai gruppi esclusivi, valuti la possibilità di assegnare i biglietti a gruppi non esclusivi per un'esperienza ancora più personalizzata.

• Pianifica le sue strategie di promozione e identifica i destinatari, quindi redige i contenuti di email, siti Web e blog pensando a questi.

• Collabora con sponsor, espositori e relatori per raggiungere le loro reti con vendite lampo o promozioni mirate. Inserisca questa tattica di promozione nelle sue offerte di sponsorizzazione! Pianifica e coordina in anticipo per rimanere organizzato e garantire un'esperienza fluida e senza interruzioni, e valuta la possibilità di fornire un kit per i social media con messaggi, immagini e link suggeriti che possano condividere.

• Coordini gli sponsor, gli espositori e il suo team per incorporare widget e link incorporati nei siti web. Non dimentichi di utilizzare i parametri UTM e integrare strumenti di analisi di terze parti per monitorare il successo.

• Crei in anticipo i codici di accesso o sconto necessari per le vendite flash, gli studenti e gli altri iscritti idonei. Questo contribuirà a consolidare il suo piano di promozione. Ricordi che può generare link di registrazione con un codice di accesso già inserito, in modo che gli iscritti possano trovare solo i biglietti che desidera che acquistino, in base al link su cui fanno clic. Imposta il codice di accesso in modo che diventi attivo a un determinato orario.

• Crei messaggi di conferma del check-out personalizzati ed e-mail di conferma, rimborso e annullamento per tipi di biglietti specifici prima del lancio in modo che la messaggistica su misura sia pronta all'apertura della registrazione.

• Se desidera che i dichiaranti rispondano alle domande di follow-up in base alle risposte alle domande precedenti, rifletta attentamente sulla struttura e sui criteri per rispondere alle domande di follow-up.

• Consideri la possibilità di impostare la registrazione in tempo utile per pubblicizzarla durante altri eventi e creare sconti speciali per gli iscritti abituali.

Anche se è allettante iniziare a trasmettere su tutti i canali subito dopo aver pubblicato Registration, è una buona idea eseguire la registrazione da solo almeno una volta. Mentre prova la registrazione, consideri eventuali punti di confusione e li affronti in modo proattivo. Presta molta attenzione a quanto segue:

• Si assicuri che i codici promozionali funzionino come previsto.

• Si assicuri che i moduli di pagamento siano impostati correttamente e siano associati ai biglietti appropriati.

• Riveda le domande, compresi la formulazione, le opzioni e i criteri delle domande di follow-up.

• Riveda il contenuto e la configurazione dell'email di conferma, rimborso e cancellazione. Una comunicazione chiara in tutta l'esperienza dei partecipanti riduce il numero di iscrizioni e infonde fiducia nei suoi iscritti durante e dopo il processo.

Esistono molti modi per pubblicizzare la sua pagina di registrazione. Ecco alcune idee su come diffondere la notizia dopo aver pubblicato Registrazione:

• Invii e-mail e pubblichi il link di registrazione, i link diretti ai biglietti e i link con i codici promozionali precompilati sul suo sito web e sui social media per aiutare le persone a trovare rapidamente e facilmente la pagina di registrazione. Sfrutti appieno queste semplici modalità di promozione!

• Quando lancia le opzioni per i biglietti con registrazione anticipata, raccolga un elenco di coloro che si sono iscritti all'inizio dell'anno scorso e invii a quella lista un'email speciale.

• Senza sovraccaricare le caselle di posta delle persone, invii periodicamente promemoria alle persone non registrate nella sua mailing list.

• Dopo che gli utenti si sono registrati, smetta di chiedere loro di registrarsi. 😄 Rimuoverli dalle mailing list di promemoria per la registrazione non deve tuttavia porre fine ai suoi sforzi promozionali. Valuti la possibilità di inviare email «Invita un amico» e premiare i referenti con gadget per eventi, sconti sull'evento del prossimo anno o un codice di gioco speciale per dare loro una spinta in classifica.

• Lanci annunci digitali negli spazi online frequentati dal suo partecipante ideale. Non paghi semplicemente Google o Facebook per mostrare i suoi mezzi pubblicitari a persone a caso: personalizza i contenuti per un pubblico specifico e utilizza i parametri UTM per monitorare il successo.

• Dica ai suoi sponsor, espositori e relatori quando è il momento per loro di pubblicare le proprie iniziative promozionali.

Queste sono solo alcune delle possibilità per promuovere la sua registrazione e ce ne sono molte altre. Collabora con altri organizzatori di eventi per scoprire idee ancora più incredibili e dare libero sfogo alla sua immaginazione!

Dopo che le persone si sono registrate, non dimentichi di utilizzare la funzione e-mail di Webex Events Registration e altri canali per promuovere la sua app Event e incoraggiare i download e l'adozione.