Planificar una reunión

Usted o cualquier persona que asigna como cohost puede iniciar la reunión, invitar personas a ella, iniciar sesiones de breakout, grabar la reunión y compartir la grabación.

Cifrado de extremo a extremo para reuniones de la aplicación de Webex

Las reuniones planificadas son compatibles con el cifrado de extremo a extremo. Para obtener más información sobre cómo cifrar todas sus reuniones de forma predeterminada, consulte Aplicación de Webex | Establecer cifrado de extremo a extremo para reuniones.

Antes de comenzar

Para los usuarios de FedRAMP, cuando el calendario híbrido o O365 no están configurados en la aplicación Webex, las únicas reuniones que aparecen en el calendario son aquellas que se encuentran dentro de los límites de FedRAMP (FedRAMP - FedRAMP).

Elija el planificador que desea utilizar para planificar reuniones.
1

Vaya a ReunionesReuniones.

2

Haga clic en Planificar una reuniónPlanificar una reunióny, a continuación, introduzca la información de su reunión:

Si no ve Planificar una reunión, su cuenta no está configurada para organizar reuniones. En su lugar , puede planificar una reunión desde un espacio .

  • Editar el tema de la reunión.

  • En Fecha y hora, elija una fecha y hora de inicio y de finalización.

  • Marque Repetición y elija la frecuencia de la reunión.

  • Seleccione un enlace de reunión, elija entre:

    • Generar un enlace de reunión único

    • Utilizar el enlace de Mi sala personal

  • Para crear un espacio para su reunión, marque Crear un espacio con todos los invitados a la reunión.

  • Introduzca una descripción para incluir en la invitación por correo electrónico si su administrador ha configurado su cuenta con el Servicio de calendario híbrido de Cisco Webex.

3

Agregue invitados, introduzca un nombre o una dirección de correo electrónico.

Cuando su cuenta está configurada con el calendario híbrido, verá iconos al lado del nombre de cada persona para mostrar su disponibilidad.

  • Disponible Disponible

  • No disponible No disponible

  • Disponibilidad desconocida Disponibilidad desconocida

Para convertir a un invitado en coorganizador, desplácese sobre el nombre, haga clic en y, a continuación, en Convertir en coorganizador. Verá esta opción si el invitado tiene una cuenta de organizador en el mismo sitio de Webex que usted.

4

En Salas, introduzca el nombre de una sala de reuniones.

Cuando su cuenta está configurada con el calendario híbrido, verá iconos al lado del nombre de cada sala para mostrar la disponibilidad.

  • Disponible Disponible

  • No disponible No disponible

Solo se muestran las salas de reuniones listadas en el directorio de su organización. Desplácese sobre el icono de la sala para ver la tarjeta de contacto de la sala.

5

Para acceder a un enlace de reunión único, haga clic en Configuración avanzada y elija una de las opciones disponibles:

  • Tipo de reunión
  • Opciones de seguridad

    Puede agregar marcas de agua de audio a los vídeos de los participantes y al contenido compartido. En Marcas de agua de audio, marque Agregar marcas de agua al audio de la reunión. El administrador del sitio puede cargar reuniones con marca de agua en Control Hub, que luego analiza la grabación y busca los identificadores únicos. Pueden ver los resultados para ver qué cliente o dispositivo de origen grabaron la reunión.

    Puede agregar marcas de agua visuales a los vídeos de los participantes y al contenido compartido.

  • Conexión de audio
  • Opciones de planificación: configure opciones de reunión como desactivar el chat y desactivar la capacidad de agregar o descargar archivos.
6

Haga clic en Planificar.

La reunión se crea y se agrega a su calendario. Se envía una invitación por correo electrónico a todos los invitados a la reunión.

Si necesita realizar cambios, puede actualizar los detalles de la reunión o cancelar la reunión.

1

Vaya a ReunionesReuniones.

2

Toque el botón de acción global Botón de acción global > Planificar una reunión.

3

Introduzca la información de la reunión:

  • Editar el tema de la reunión.

  • Toque Invitados y agregue personas por nombre, correo electrónico, o elija desde la lista de Recientes.

    Para convertir a un invitado en coorganizador, toque Más opciones junto al nombre de la persona y toque Convertir en coorganizador. Verá esta opción si el invitado tiene una cuenta de organizador en el mismo sitio de Webex que usted.

    Toque Comprobar calendario para ver a qué hora están todos gratis y arrastre su reunión a ese intervalo de tiempo. También puede hacer lo siguiente:

    • Ver una lista de quiénes están disponibles en el momento seleccionado.

    • Mantenga presionada la reunión para arrastrarla y soltarla a un intervalo de tiempo diferente.

    • Toque y arrastre las fichas de la reunión para cambiar la duración de la reunión. Cualquier cambio se refleja en la hora de inicio y finalización del planificador.

  • Elija una Fecha y hora de Inicio y Fin.

  • Toque Repetición para planificar la reunión para que se repita regularmente, elija entre incrementos diarios, semanales o mensuales.

  • Toque Agregar una sala, busque una sala por nombre y toque sala para agregarla. Toque Comprobar calendario para ver la disponibilidad de la sala.

    Mantenga presionada la sala para abrir la tarjeta de contacto de la sala.

  • Toque Enlace de la reunión y elija Enlace de reunión único o Enlace de sala personal.

  • Para crear una contraseña personalizada para la reunión o generar una nueva contraseña, toque la contraseña. A continuación, elimine la contraseña existente e introduzca una nueva o toque Actualizar para generar una nueva contraseña.

  • Introduzca una descripción.

4

Toque Planificar para planificar su reunión.

1

Vaya a ReunionesReuniones.

2

Toque el botón de acción flotante botón agregar reunión planificada > Planificar una reunión.

3

Introduzca la información de la reunión:

  • Editar el tema de la reunión.

  • Elija una Fecha y hora de Inicio y Fin.

  • Toque Repetición para planificar la reunión para que se repita regularmente, elija entre incrementos diarios, semanales o mensuales.

  • Toque Invitados y agregue personas por nombre, correo electrónico, o elija desde la lista de Recientes.

    Toque Comprobar calendario para ver a qué hora están todos gratis y arrastre su reunión a ese intervalo de tiempo. También puede hacer lo siguiente:

    • Ver una lista de quiénes están disponibles en el momento seleccionado.

    • Mantenga presionada la reunión para arrastrarla y soltarla a un intervalo de tiempo diferente.

    • Toque y arrastre las fichas de la reunión para cambiar la duración de la reunión. Cualquier cambio se refleja en la hora de inicio y finalización del planificador.

      Para convertir a un invitado en coorganizador, toque Menú Más junto al nombre de la persona y toque Convertir en coorganizador. Para ver esta opción, el invitado debe tener una cuenta de organizador en el mismo sitio de Webex que usted.

  • Toque Agregar una sala, busque una sala por nombre y toque sala para agregarla. Toque Comprobar calendario para ver la disponibilidad de la sala.

    Mantenga presionada la sala para abrir la tarjeta de contacto de la sala.

  • Toque Enlace de la reunión y elija Enlace de reunión único o Enlace de sala personal.

  • Para crear una contraseña personalizada para la reunión o generar una nueva contraseña, toque la contraseña. A continuación, elimine la contraseña existente e introduzca una nueva, o toque Actualizar para generar una nueva contraseña y haga clic en Guardar.

  • Introduzca una descripción.

4

Toque Planificar para planificar su reunión.

Una vez que planifica su reunión, a las personas que invitó se les envía automáticamente un correo electrónico para que se los envíe. Si edita la invitación o la cancela, se envía un nuevo correo electrónico a todos los invitados para que permanezcan actualizados.

1

Inicie sesión en Webex, haga clic en Meetings > Planificar.

Si ha guardado las plantillas de reunión antes, puede seleccionar una de las plantillas de reunión lista desplegable .

2

Seleccione un tipo de reunión de la lista desplegable, si su cuenta tiene más de una asociada. Los tipos de reuniones son conjuntos predeterminados o personalizados de características de reunión disponibles para su organización.

3

Introduzca un nombre para la reunión en el Tema dela reunión, agregue o cambie la contraseña, si es necesario, y seleccione la Fecha y hora de su reunión.

4

Puede configurar la reunión para que se repita marcando la casilla de verificación Reccurence . Puede planificar su reunión para que se haga diariamente, cada dos semanas, mensualmente, etc.

5

En la sección Invitados, introduzca el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona a la que está invitando. El campo Asistentes sugiere las personas a las que ha invitado anteriormente, las cuentas existentes en su Cisco Webex organización y los contactos de su libreta de direcciones. Si la persona tiene una cuenta de organizador en su organización, puede convertirla en organizador alternativo al hacer clic en Asignar coorganizador botón asignar coorganizador junto a su nombre.

6

Para ver otras opciones, seleccione Configuración avanzada.

Puede Cisco Webex sus opciones disponibles incluyan:

  • En Opciones de conexión de audio:

    • Tipo de conexión de audio: elija una de las siguientes opciones

      • Audio de Webex: incluye opciones de audio de la computadora, devolución de llamada y realización de llamada. Las opciones telefónicas pueden incluir números de llamada entrante globales y gratuitos, así como la capacidad de establecer tonos de entrada y salida.

      • Utilizar solo VoIP: limita a todos los asistentes el audio de la computadora.

      • Otro servicio de teleconferencia: le permite introducir información de teleconferencia de terceros.

        Los usuarios que prefieran utilizar audioconferencias no integradas pueden hacerlo en reuniones de Webex y habilitadas para dispositivos de vídeo. Para usar esta característica para Webex, su organización debe estar administrada o vinculada a Webex Control Hub.

      • Ninguno

    • Tono de entrada y salida: seleccione un tono para escuchar cuando un invitado entre o salga de la reunión.

      Cuando se utiliza la opción Audio de Webex, si la característica Anunciar nombre está seleccionada, quienes entren mediante la opción Usar la computadora para audio no disponen de la opción de grabar y anunciar su nombre.

    • Silenciar a los asistentes: silencie automáticamente a los asistentes al entrar a la reunión y permita que los asistentes se silencien a sí mismos.

  • En Agenda, introduzca cualquier contexto o información detallada que desee que los asistentes tengan acerca de la próxima reunión.

  • En Opciones de planificación, puede hacer lo siguiente:

    • Coorganizador: los coorganizadores pueden iniciar reuniones en su nombre. Si desea asignar un cohost antes de la reunión, seleccione una de las opciones de la sección.

    • Sistemas de vídeo: los sistemas de vídeo autenticados de estas organizaciones pueden iniciar esta reunión y entrar en ella sin solicitud.

    • Grabación automática: iniciar automáticamente la grabación cuando se inicia la reunión.

    • Excluir contraseña: excluya la contraseña de la invitación por correo electrónico para mayor seguridad.

    • Entrar antes que el organizador: marque la casilla para permitir que los asistentes entren a la reunión antes de que usted la inicie. Elija permitir que los asistentes entren 0 a 15 minutos antes del inicio de la reunión.

    • Sesiones de subgrupo: las sesiones de subgrupo son grupos más pequeños que se separan de la reunión principal de Webex. Permiten que un subconjunto de participantes de la reunión colabore y comparta ideas con respecto al audio y el vídeo.

    • Solo invitados: restrinja la reunión solo a los asistentes invitados.

    • Reuniones desbloqueadas: decida lo que sucede con los invitados cuando entran a una reunión.

    • Bloqueo automático: decida cuánto tiempo después de que se inicie la reunión para bloquearla automáticamente.

    • Inscripción: seleccione Exigir inscripción de asistentes para exigir a los asistentes que se inscriban y obtengan la aprobación del organizador antes de asistir a la reunión. Seleccione la información detallada de registro que requiere que proporcionen los asistentes. Cada asistente que se registre tendrá que proporcionar esa información.

    • Recordatorio por correo electrónico: elija enviar un recordatorio por correo electrónico entre 10 y 50 minutos antes del inicio de la reunión.

    • Opciones de la reunión: seleccione Editar opciones de la reunión y seleccione las opciones que desea que tengan los participantes cuando comience la reunión.

    • Privilegios de los asistentes: seleccione Editar privilegios de los asistentes y seleccione los privilegios que desea que tengan los asistentes cuando comience la reunión.

7

Si desea guardar esta configuración para utilizarla como plantilla en el futuro, haga clic en Guardar como plantilla. De lo contrario , haga clic en Iniciar para iniciar la reunión inmediatamente, o haga clic en Planificar si va a reunirse más tarde.

Página Planificar una reunión

Para planificar reuniones, Agregar a mi calendario puede añadir la reunión al calendario abriendo la reunión desde la ficha Reuniones y haciendo clic en Añadir a mi calendario junto al nombre de la reunión.

Se descarga un archivo de iCalender (.ics). Seleccione el archivo .ics y acepte la reunión. Para invitar a otros a su reunión, envíe el archivo .ics como archivo adjunto de correo electrónico.