Ennen kuin aloitat

FedRAMP-käyttäjien osalta, kun Hybrid Calendar tai O365 ei ole määritetty Webex App -ohjelmassa, kalenterissa näkyvät vain FedRAMP-rajojen (FedRAMP - FedRAMP) sisällä olevat kokoukset.

Valitse aikatauluttaja , jota haluat käyttää kokousten aikatauluttamiseen.
1

Siirry osoitteeseen KokouksetKokoukset.

2

Napsauta Schedule a meetingAjoita kokous ja anna sitten kokoustiedot:

Jos et näe Schedule a meeting, tiliäsi ei ole määritetty kokousten järjestämiseen. Voit sen sijaan ajoittaa kokouksen tilasta .

  • Muokkaa kokousaihetta.

  • Valitse alku- ja loppupäivämäärä ja -aika kohdassa Date and Time.

  • Valitse Recurrence ja valitse kokoustiheys.

  • Valitse Kokouslinkki, valitse jokin seuraavista:

    • Luo kertaluonteinen kokouslinkki

    • Käytä henkilökohtaisen huoneeni linkkiä

  • Jos haluat luoda tilan kokousta varten, valitse Luo tila, jossa on kaikki kokoukseen kutsutut.

  • Kirjoita sähköpostikutsuun sisällytettävä kuvaus, jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt tilisi Cisco Webex Hybrid Calendar Service -palvelun avulla.

3

Add Invitees, anna nimi tai sähköpostiosoite.

Kun tilisi on määritetty Hybrid Calendar -palvelun avulla, näet kunkin henkilön nimen vieressä kuvakkeet, jotka osoittavat hänen saatavuutensa.

  • Käytettävissä Käytettävissä

  • Ei käytettävissä Ei käytettävissä

  • Tuntematon saatavuus Tuntematon saatavuus

Jos haluat tehdä kutsutusta henkilöstä cohost, siirrä hiiren kursori hänen nimensä päälle, valitse ja valitse sitten Tee cohost. Tämä vaihtoehto näkyy, jos kutsutulla on isäntätili samalla Webex-sivustolla kuin sinulla.

4

Kirjoita kokoushuoneen nimi kohdassa Huoneet.

Kun tilisi on määritetty Hybrid Calendar -palvelun avulla, näet jokaisen huoneen nimen vieressä kuvakkeet, jotka osoittavat huoneiden saatavuuden.

  • Käytettävissä Käytettävissä

  • Ei käytettävissä Ei käytettävissä

Ainoastaan organisaatiosi hakemistossa olevat kokoushuoneet näytetään. Siirrä hiiren kursori huoneen kuvakkeen päälle nähdäksesi huoneen yhteyskortin.

5

Kertaluonteisen kokouslinkkiä varten napsauta Lisäasetukset ja valitse käytettävissä olevista vaihtoehdoista:

  • Kokoustyyppi
  • Turvallisuusvaihtoehdot

    Voit lisätä äänivesileimoja osallistujien videoihin ja jaettuun sisältöön. Kohdassa Äänen vesileimat, valitse Lisää vesileimat kokouksen äänelle. Sivuston ylläpitäjä voi ladata vesileimattuja kokouksia Control Hubiin, joka analysoi tallenteen ja etsii yksilölliset tunnisteet. He voivat tarkastella tuloksia nähdäkseen, mikä lähdeasiakas tai -laite nauhoitti kokouksen.

    Voit lisätä visuaalisia vesileimoja osallistujien videoihin ja jaettuun sisältöön.

  • Ääniliitäntä
  • Aikatauluvaihtoehdot

    Ota käyttöön Breakout-istunnot

    Aloita tallennus automaattisesti , kun kokous alkaa.

    Aseta kokousasetukset, kuten chat-keskustelujen poistaminen käytöstä ja tiedostojen lisäämisen tai lataamisen poistaminen käytöstä.

6

Napsauta Schedule.

Kokous luodaan ja lisätään kalenteriisi. Kaikille kokoukseen kutsutuille lähetetään sähköpostikutsu.

Jos haluat tehdä muutoksia, voit päivittää kokouksen tiedot tai peruuttaa kokouksen.

1

Siirry osoitteeseen KokouksetKokoukset.

2

Napauta maailmanlaajuista toimintopainiketta Globaali toimintopainike > Järjestä kokous.

3

Kirjoita kokoustiedot:

  • Muokkaa kokousaihetta.

  • Napauta Kutsutut ja lisää henkilöitä nimellä, sähköpostilla tai valitse Recents -luettelosta.

    Jos haluat tehdä kutsutusta henkilöstä cohost, napauta henkilön nimen vieressä Lisää vaihtoehtoja ja napauta Tee cohost. Tämä vaihtoehto näkyy, jos kutsutulla on isäntätili samalla Webex-sivustolla kuin sinulla.

    Napauta Tarkista kalenteri nähdäksesi, mihin aikaan kaikki ovat vapaita, ja vedä kokouksesi kyseiseen aikaan. Voit myös:

    • Näet luettelon henkilöistä, jotka ovat käytettävissä valittuna ajankohtana.

    • Napauta kokousta ja pidä sitä painettuna, jos haluat siirtää sen toiseen aikaväliin.

    • Voit muuttaa kokouksen kestoa napauttamalla ja vetämällä kokousvälilehtiä. Kaikki muutokset näkyvät aikataulun alku- ja loppuajoissa.

  • Valitse Alku ja Loppu päivämäärä ja kellonaika.

  • Napauta Toistuvuus, jos haluat ajoittaa kokouksen toistumaan säännöllisesti, valitse päivittäinen, viikoittainen tai kuukausittainen jakso.

  • Napauta Add a Room, etsi huone nimellä ja lisää huone napauttamalla. Napauta Tarkista kalenteri nähdäksesi huoneen saatavuuden.

    Avaa huoneen yhteyskortti napauttamalla ja pitämällä sitä painettuna.

  • Napauta Kokouslinkki ja valitse Kertakokouslinkki tai Henkilökohtaisen huoneen linkki.

  • Jos haluat luoda mukautetun kokoussalasanan tai luoda uuden salasanan, napauta salasanaa. Poista sitten nykyinen salasana ja kirjoita uusi salasana tai luo uusi salasana napauttamalla Päivitä -kuvake, joka osoittaa, että päivitys on saatavilla. .

  • Kirjoita kuvaus.

4

Napauta Aikatauluta ja aikatauluta kokous.

1

Siirry osoitteeseen KokouksetKokoukset.

2

Napauta kelluvaa toimintopainiketta Lisää aikataulutettu kokous -painike > Järjestä kokous.

3

Kirjoita kokoustiedot:

  • Muokkaa kokousaihetta.

  • Valitse Alku ja Loppu päivämäärä ja kellonaika.

  • Napauta Toistuvuus , jos haluat ajoittaa kokouksen toistumaan säännöllisesti, valitse päivittäinen, viikoittainen tai kuukausittainen jakso.

  • Napauta Kutsutut ja lisää henkilöitä nimellä, sähköpostilla tai valitse Recents -luettelosta.

    Napauta Tarkista kalenteri nähdäksesi, mihin aikaan kaikki ovat vapaita, ja vedä kokouksesi kyseiseen aikaan. Voit myös:

    • Näet luettelon henkilöistä, jotka ovat käytettävissä valittuna ajankohtana.

    • Napauta kokousta ja pidä sitä painettuna, jos haluat siirtää sen toiseen aikaväliin.

    • Voit muuttaa kokouksen kestoa napauttamalla ja vetämällä kokousvälilehtiä. Kaikki muutokset näkyvät aikataulun alku- ja loppuajoissa.

      Jos haluat tehdä kutsutusta henkilöstä cohostin, napauta Lisää valikkoa henkilön nimen vieressä ja napauta Make Cohost. Tämän vaihtoehdon näkeminen edellyttää, että kutsutulla on isäntätili samalla Webex-sivustolla kuin sinulla.

  • Napauta Lisää huone, etsi huone nimen perusteella ja lisää huone napauttamalla. Napauta Tarkista kalenteri nähdäksesi huoneen saatavuuden.

    Avaa huoneen yhteyskortti napauttamalla ja pitämällä sitä painettuna.

  • Napauta Kokouslinkki ja valitse Kertakokouslinkki tai Henkilökohtaisen huoneen linkki.

  • Jos haluat luoda mukautetun kokoussalasanan tai luoda uuden salasanan, napauta salasanaa. Poista sitten nykyinen salasana ja kirjoita uusi salasana tai luo uusi salasana napauttamalla Päivitä -kuvake, joka osoittaa, että päivitys on saatavilla. ja napsauta Tallenna.

  • Kirjoita kuvaus.

4

Napauta Aikatauluta ja aikatauluta kokous.

Kun olet ajoittanut kokouksen, kutsumillesi henkilöille lähetetään automaattisesti sähköpostiviesti, jossa heille ilmoitetaan asiasta. Jos muokkaat kutsua tai peruutat sen, kaikille kutsutuille lähetetään uusi sähköposti, jotta he pysyvät ajan tasalla.

1

Kirjaudu sisään Webexiin, valitse Kokoukset > Aikataulu.

Jos olet tallentanut kokousmalleja aiemmin, voit valita yhden Kokousmallit -pudotusluettelosta.

2

Valitse avattavasta luettelosta Kokoustyyppi , jos tiliisi on liitetty useampi kuin yksi. Kokoustyypit ovat organisaatiossasi käytettävissä olevien kokousominaisuuksien oletus- tai räätälöityjä sarjoja.

3

Kirjoita kokouksen nimi Kokousaihe-kohtaan, lisää tai muuta tarvittaessa salasana, ja valitse Kokouspäivämäärä ja -aika .

4

Voit asettaa kokouksen toistettavaksi valitsemalla Toistuvuus -valintaruudun. Voit ajoittaa kokouksen päivittäin, kahden viikon välein, kuukausittain ja useammin.

5

Kirjoita Kutsutut-osiossa kutsumasi henkilön nimi tai sähköpostiosoite. Osallistujat -kenttä ehdottaa henkilöitä, jotka olet kutsunut aiemmin, Cisco Webex -organisaation olemassa olevia tilejä ja osoitekirjassasi olevia yhteystietoja. Jos kyseisellä henkilöllä on organisaatiossasi isäntätili, voit tehdä hänestä vaihtoehtoisen isännän napsauttamalla hänen nimensä vieressä olevaa Assign cohost määritä kohosteri-painike .

6

Muita vaihtoehtoja saat valitsemalla Lisäasetukset.

Cisco Webex -asetukset voivat olla seuraavat:

  • Osoitteessa Audioliitäntäasetukset:

    • Ääniliitäntätyyppi-Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista.

      • Webex Audio- Sisältää soitto-, takaisinsoitto- ja tietokoneäänivaihtoehdot. Puhelinvaihtoehtoihin voi kuulua maksuttomia ja yleisiä soittonumeroita sekä mahdollisuus asettaa tulo- ja poistumisäänet.

      • Käytä vain VoIP:tä-rajoittaa kaikki osallistujat käyttämään tietokoneen ääntä.

      • Muu telekonferenssipalvelu-Sallii sinun syöttää kolmannen osapuolen telekonferenssitiedot.

        Käyttäjät, jotka haluavat käyttää ei-integroitua ääni-telekonferenssia, voivat tehdä niin Webex- ja videolaitteilla toteutetuissa kokouksissa. Tämän ominaisuuden käyttäminen Webexissä edellyttää, että organisaatiosi on hallinnoitu Webex Control Hubissa tai linkitetty siihen.

      • Ei mitään

    • Sisääntulo- ja poistumisääni- Valitse ääni, joka kuuluu, kun vieras liittyy kokoukseen tai poistuu siitä.

      Kun Webex Audio -vaihtoehtoa käytetään, jos Announce Name -ominaisuus on valittu, tietokoneen käyttäminen äänitykseen -vaihtoehtoa käyttäville osallistujille ei anneta mahdollisuutta nauhoittaa ja ilmoittaa nimeään.

    • Mykistä osallistujat- Mykistä osallistujat automaattisesti kokoukseen tultaessa ja anna osallistujien mykistää itsensä.

  • Kirjoita Agenda-kohtaan kaikki asiayhteydet tai yksityiskohdat, jotka haluat osallistujien saavan tietää tulevasta kokouksesta.

  • Kohdassa Aikataulutusasetukset voit tehdä seuraavat toimet:

    • Cohost-Cohostit voivat aloittaa kokoukset puolestasi. Jos haluat määrittää avustajan ennen kokousta, valitse jokin kohdassa olevista vaihtoehdoista.

    • Videojärjestelmät-Organisaatioiden tunnistautuneet videojärjestelmät voivat aloittaa kokouksen ja liittyä siihen ilman kehotusta.

    • Automaattinen tallennus- Aloita tallennus automaattisesti, kun kokous alkaa.

    • Exclude password-Lupaa salasana pois sähköpostikutsusta lisäturvallisuuden vuoksi.

    • Liity ennen isäntää- Merkitse valintaruutu, jotta osallistujat voivat liittyä kokoukseen ennen kokouksen aloittamista. Voit sallia osallistujien liittymisen 0-15 minuuttia ennen kokouksen alkua.

    • Breakout-istunnot-Breakout-istunnot ovat pienempiä ryhmiä, jotka on erotettu Webex-pääkokouksesta. Niiden avulla osa kokouksen osallistujista voi tehdä yhteistyötä ja jakaa ideoita äänen ja videon välityksellä.

    • Vain kutsutut- Rajoita kokous vain kutsuttuihin osallistujiin.

    • Lukitsemattomat kokoukset- Päätä, mitä vieraille tapahtuu, kun he liittyvät kokoukseen.

    • Automaattinen lukitus- Määritä, kuinka kauan kokouksen alkamisen jälkeen kokous lukitaan automaattisesti.

    • Rekisteröinti-Valitse Require attendee registration , jos haluat vaatia osallistujia rekisteröitymään ja saamaan isännän hyväksynnän ennen kokoukseen osallistumista. Valitse yksityiskohtaiset rekisteröintitiedot, jotka osallistujien on annettava. Jokaisen rekisteröityneen osallistujan on annettava nämä tiedot.

    • Sähköpostimuistutus- Valitse, lähetetäänkö sähköpostimuistutus 10-50 minuuttia ennen kokouksen alkua.

    • Kokousvaihtoehdot-Valitse Muokkaa kokousvaihtoehtoja ja valitse vaihtoehdot, jotka haluat osallistujien käyttöön kokouksen alkaessa.

    • Osallistujien oikeudet-Valitse Muokkaa osallistujien oikeuksia ja valitse oikeudet, jotka haluat osallistujien saavan kokouksen alkaessa.

7

Jos haluat tallentaa nämä asetukset käytettäväksi mallina tulevaisuudessa, valitse Tallenna mallina. Muussa tapauksessa napsauta Aloita , jos haluat aloittaa kokouksen heti, tai napsauta Aikataulu , jos kokous pidetään myöhemmin.

Aikatauluta kokous -sivu

Aikataulukokouksia varten voit lisätä kokouksen kalenteriisi avaamalla kokouksen Kokoukset -välilehdeltä ja napsauttamalla kokouksen nimen vieressä Lisää kalenteriiniLisää kalenteriini .

iCalender-tiedosto (.ics) ladataan. Valitse .ics-tiedosto ja hyväksy kokous. Jos haluat kutsua muita kokoukseen, lähetä .ics-tiedosto sähköpostin liitetiedostona.