Запланировать совещание

Вы или любой другой человек, которого вы назначили соорганизатором, можете начать совещание, пригласить на него пользователей, начинать сеансы работы в группах, записать совещание и предоставить совместный доступ к записи.

Сквозное шифрование для совещаний в приложении Webex

Запланированные совещания поддерживают сквозное шифрование. Дополнительную информацию о шифровании всех совещаний по умолчанию см. в статье Приложение Webex | Установка сквозного шифрования для совещаний.

Перед началом работы

Если для пользователей FedRAMP календарь гибридного типа или O365 не настроен в приложении Webex, в календаре отображаются только совещания, которые находятся в пределах границы FedRAMP (FedRAMP – FedRAMP).

Выберите планировщик , который необходимо использовать для планирования совещаний.
1

Перейдите к меню СовещанияСовещания.

2

Щелкните Запланировать совещаниеЗапланировать совещание, затем введите информацию о совещании:

Если вы не видите параметра Запланировать совещание, для вашей учетной записи не настроена возможность организовывать совещания. Вместо этого можно запланировать совещание из пространства.

  • Редактировать тему совещания.

  • В разделе Дата и время выберите дату и время начала и окончания.

  • Установите флажок Повторение и выберите частоту совещания.

  • Выберите ссылку Совещание, выберите один из вариантов.

    • Создать разовую ссылку на совещание

    • Использовать ссылку на мою персональную комнату

  • Чтобы создать пространство для совещания, установите флажок Создать пространство со всеми приглашенными на совещание.

  • Введите описание, которое следует включить в электронное приглашение, если администратор настроил для вашей учетной записи службу календаря гибридного типа Cisco Webex.

3

Добавьте приглашенных, введите имя или адрес электронной почты.

Если для вашей учетной записи настроен календарь гибридного типа, рядом с именем каждого пользователя будут отображаться значки для отображения его доступности.

  • Доступно Доступен

  • Недоступен Недоступен

  • Доступность неизвестна Неизвестное состояние доступности

Чтобы сделать приглашенного соорганизатором, наведите указатель мыши на его имя, щелкните , а затем щелкните Сделать соорганизатором. Этот параметр отображается, если у приглашенного есть учетная запись организатора на том же веб-сайте Webex, что и у вас.

4

В разделе Комнаты введите название комнаты совещаний.

Если для вашей учетной записи настроен календарь гибридного типа, рядом с названием каждой комнаты будут отображаться пиктограммы для отображения доступности.

  • Доступно Доступен

  • Недоступен Недоступен

Отображаются только комнаты совещаний, перечисленные в каталоге вашей организации. Наведите указатель мыши на пиктограмму комнаты, чтобы отобразить карточку контакта комнаты.

5

Для одноразовой ссылки на совещание щелкните Расширенные настройки и выберите один из доступных параметров.

  • Тип совещания
  • Параметры безопасности

    Можно добавить аудиоподложки в видео участников и контент в совместном доступе. В разделе Аудиоподложки установите флажок Добавить подложки к аудио совещания. Администратор веб-сайта может загрузить совещания с подложкой в Control Hub, в котором будет проанализирована запись и найдены уникальные идентификаторы. Они могут просмотреть результаты, чтобы узнать, какой клиент или устройство было записано совещание.

    Можно добавить визуальные подложки в видео участников и контент в совместном доступе.

  • Аудиосоединение
  • Параметры планирования. Задайте параметры совещания, такие как отключение чата и отключение возможности добавления или скачивания файлов.
6

Щелкните Запланировать.

Совещание будет создано и добавлено в ваш календарь. Электронное приглашение будет отправлено всем приглашенным на совещание.

Если необходимо внести изменения, можно обновить сведения о совещании или отменить его.

1

Перейдите к меню СовещанияСовещания.

2

Коснитесь глобальной кнопки действия Кнопка "Глобальное действие" > Запланировать совещание.

3

Введите информацию о совещании:

  • Редактировать тему совещания.

  • Коснитесь Пригласить и добавьте участников по имени, электронной почте или выберите в списке Недавние .

    Чтобы сделать приглашенного соорганизатором, коснитесь Другие параметры рядом с именем пользователя и коснитесь Сделать соорганизатором. Этот параметр отображается, если у приглашенного есть учетная запись организатора на том же веб-сайте Webex, что и у вас.

    Коснитесь проверить календарь , чтобы узнать, в какое время все будут в свободное время, и перетащите совещание на этот период времени. Также можно выполнить перечисленное далее.

    • Просмотр списка доступных в выбранное время.

    • Коснитесь совещания и удерживайте его, чтобы перетащить его на другой период времени.

    • Коснитесь и перетащите вкладки совещания, чтобы изменить его продолжительность. Любые изменения отражаются в времени начала и окончания планера.

  • Выберите дату и время начала и окончания.

  • Коснитесь кнопки Повторение, чтобы запланировать регулярное повторение совещания. Выберите количество раз в день, неделю или месяц.

  • Коснитесь кнопки Добавить комнату, выполните поиск комнаты по имени и коснитесь комнаты, чтобы добавить ее. Коснитесь кнопки Проверить календарь , чтобы увидеть доступность комнаты.

    Коснитесь и удерживайте комнату, чтобы открыть карточку контакта комнаты.

  • Коснитесь кнопки Ссылка на совещание и выберите Одноразовая ссылка на совещание или Ссылка на персональную комнату.

  • Чтобы создать пользовательский пароль совещания или создать новый пароль, коснитесь пароля. Затем удалите существующий пароль и введите новый или коснитесь Обновить , чтобы создать новый пароль.

  • Введите описание.

4

Коснитесь запланировать , чтобы запланировать совещание.

1

Перейдите к меню СовещанияСовещания.

2

Коснитесь плавающей кнопки действия кнопка "Добавить запланированное совещание" > Запланировать совещание.

3

Введите информацию о совещании:

  • Редактировать тему совещания.

  • Выберите дату и время начала и окончания.

  • Коснитесь кнопки Повторение , чтобы запланировать совещание регулярно. Выберите количество раз в день, неделю или месяц.

  • Коснитесь Пригласить и добавьте участников по имени, электронной почте или выберите в списке Недавние .

    Коснитесь проверить календарь , чтобы узнать, в какое время все будут в свободное время, и перетащите совещание на этот период времени. Также можно выполнить перечисленное далее.

    • Просмотр списка доступных в выбранное время.

    • Коснитесь совещания и удерживайте его, чтобы перетащить его на другой период времени.

    • Коснитесь и перетащите вкладки совещания, чтобы изменить его продолжительность. Любые изменения отражаются в времени начала и окончания планера.

      Чтобы сделать приглашенного соорганизатором, коснитесь Меню "Дополнительно" рядом с именем пользователя и коснитесь Сделать соорганизатором. Для просмотра этого параметра у приглашенного должна быть учетная запись организатора на том же веб-сайте Webex, что и у вас.

  • Коснитесь Добавить комнату, выполните поиск комнаты по имени и коснитесь комнаты, чтобы добавить ее. Коснитесь кнопки Проверить календарь , чтобы увидеть доступность комнаты.

    Коснитесь и удерживайте комнату, чтобы открыть карточку контакта комнаты.

  • Коснитесь кнопки Ссылка на совещание и выберите Одноразовая ссылка на совещание или Ссылка на персональную комнату.

  • Чтобы создать пользовательский пароль совещания или создать новый пароль, коснитесь пароля. Затем удалите существующий пароль и введите новый или коснитесь Обновить , чтобы создать новый пароль, и щелкните Сохранить.

  • Введите описание.

4

Коснитесь запланировать , чтобы запланировать совещание.

После того как вы запланируете совещание, приглашенные пользователи получат электронное сообщение с уведомлением о совещании, которое отправляется автоматически. Если вы отредактируете приглашение или отмените его, всем приглашенным будет отправлено новое электронное сообщение, чтобы они были в курсе изменений.

1

Войдите в Webex, щелкните Совещания > Запланировать.

Если шаблоны совещаний предварительно сохранены, можно выбрать необходимый из раскрывающегося списка Шаблоны совещаний.

2

Выберите Тип совещания из раскрывающегося списка, если для вашей учетной записи назначено несколько типов совещаний. Типы совещаний – это наборы доступных для организации функций совещаний, настраиваемых или установленных по умолчанию.

3

Введите название совещания в поле Тема совещания, добавьте или измените пароль, если это необходимо, и выберите дату и время совещания.

4

Чтобы настроить повторение совещания, установите флажок в поле Повторение. Можно запланировать совещание с повторением ежедневно, через неделю, один раз в месяц и т. д.

5

В разделе "Приглашенные" введите имя или адрес электронной почты приглашенного пользователя. В поле Посетители предлагаются для ввода имена пользователей, которых вы приглашали ранее, существующие учетные записи в вашей организации Cisco Webex и контакты из вашей адресной книги. Если у пользователя есть учетная запись организатора в вашей организации, можно назначить его альтернативным организатором, щелкнув Назначить соорганизатора кнопка "Назначить соорганизатора" рядом с его именем.

6

Чтобы настроить другие параметры, выберите Расширенные настройки.

Для Cisco Webex могут быть предусмотрены указанные ниже параметры.

  • В разделе Параметры аудиосоединения.

    • Тип аудиосоединения: выберите один из приведенных ниже вариантов.

      • Аудио Webex: включает параметры звонка на номер системы, обратного вызова и аудио компьютера. В параметрах телефона могут содержаться бесплатные и международные номера телефона системы, а также возможность установки сигналов входа и выхода.

      • Использовать только передачу голоса по IP. Позволяет ограничить для всех посетителей использование аудио компьютера.

      • Сторонняя служба телеконференций. Позволяет ввести информацию о телеконференции сторонней службы.

        Пользователи, которые предпочитают проводить телеконференции с аудио стороннего поставщика услуг, могут использовать их для совещаний Webex и совещаний с поддержкой видеоустройств. Чтобы использовать эту функцию для Webex, организация должна находиться под управлением Webex Control Hub или быть связана с ним.

      • Нет

    • Сигнал входа и выхода. Выберите звуковой сигнал, который будет воспроизводиться при присоединении гостя к совещанию или выходе из него.

      Если используется параметр "Аудио Webex" и выбрана функция "Объявление имени", у присоединяющихся пользователей, которые выбрали параметр "Использовать компьютер для аудио", нет возможности для записи и объявления своего имени.

    • Выключить микрофоны посетителей. Автоматическое выключение микрофонов посетителей при входе на совещание и разрешение посетителям самостоятельно выключать микрофоны.

  • В поле Повестка введите информацию о предстоящем совещании, которая понадобится посетителям.

  • В меню Параметры планирования можно выполнять приведенные ниже действия.

    • Соорганизатор. Соорганизаторы могут начинать совещания от вашего имени. При необходимости назначить соорганизатора до начала совещания выберите один из параметров в этом разделе.

    • Видеосистемы. Аутентифицированные видеосистемы в этих организациях могут начинать это совещание и присоединяться к нему без запроса.

    • Автоматическая запись: автоматическая запись совещания с момента его начала.

    • Исключить пароль. Исключить пароль из электронного приглашения в целях дополнительной безопасности.

    • Присоединение раньше организатора. Установите флажок, чтобы разрешить посетителям присоединяться к совещанию до его начала. Можно разрешить посетителям присоединяться в промежутке от 0 до 15 минут до начала совещания.

    • Сеансы работы в группах. Сеансы работы в группах – это небольшие группы, отделенные от основного совещания Webex. С их помощью часть участников совещания может выполнять совместную работу и делиться идеями, используя аудио и видео.

    • Только приглашенные: ограничьте список участников совещания только приглашенными посетителями.

    • Разблокированные совещания. Определите, что будет происходить с гостями при их присоединении к совещанию.

    • Автоматическая блокировка. Выберите время после начала совещания для автоматической блокировки совещания.

    • Регистрация. Выберите Требовать регистрацию посетителей , чтобы посетители должны были зарегистрироваться и получить утверждение организатора перед посещением совещания. Выберите подробную информацию о регистрации, которую должны предоставить посетители. Каждый регистрирующийся посетитель должен будет предоставить эту информацию.

    • Напоминание по электронной почте. Выберите параметр отправки напоминания по электронной почте за 10–50 минут до начала совещания.

    • Параметры совещания. Выберите Редактировать параметры совещания и выберите параметры, которые должны быть у участников после начала совещания.

    • Права посетителя. Выберите Редактировать права посетителя и выберите права, которые должны быть у посетителей, когда начнется совещание.

7

Если необходимо сохранить эти настройки для использования в качестве шаблона в будущем, щелкните Сохранить как шаблон. В противном случае щелкните Начать, чтобы незамедлительно начать совещание, или Запланировать, чтобы провести его позже.

Страница планирования совещания

Чтобы запланировать совещания, можно добавить совещание в свой календарь, открыв окно совещания на вкладке Совещания и щелкнув Добавить в мой календарьДобавить в мой календарь рядом с названием совещания.

Скачивание файлов в формате iCalender (.ics). Выберите файл .ics и примите запрос на совещание. Чтобы пригласить других пользователей на свое совещание, отправьте файл .ics в качестве вложения в электронном сообщении.