Schedule a meeting

Вы или любой другой человек, которого вы назначили соорганизатором, можете начать совещание, пригласить на него пользователей, начинать сеансы работы в группах, записать совещание и предоставить совместный доступ к записи.

Сквозное шифрование для совещаний в приложении Webex

Запланированные совещания поддерживают сквозное шифрование. Дополнительную информацию о том, как зашифровать все совещания по умолчанию, см. Приложение Webex| Настройка сквозного шифрования для совещаний .

Перед началом работы


 

Для пользователей FedRAMP, если гибридный календарь или O365 не настроен в приложении Webex , в календаре отображаются только те совещания, которые находятся в пределах границ FedRAMP (FedRAMP - FedRAMP).

Выберите планировщик, который вы хотите использовать для планирования совещаний.
1.

Перейти к совещаниямMeetings.

2.

Щелкните Запланировать совещаниеа затем введите информацию о совещании.


 
Если вы не видите параметра Запланировать совещание, для вашей учетной записи не настроена возможность организовывать совещания. Вместо этого можно запланировать совещание из пространства.

  • Отредактируйте тему встречи.

  • Выберите Начать и Конец дата и время.

  • Проверить Повторение и выберите частоту встреч.

  • Выберите Ссылка на встречу , выберите из:

    • Создать разовую ссылку на совещание

    • Использовать ссылку на мою персональную комнату

  • Чтобы создать пространство для совещания, установите флажок Создать пространство со всеми приглашенными на совещание.

  • Введите описание, которое будет включено в электронное приглашение, если ваш администратор настройка учетную запись с помощью службы календаря Cisco Webex Hybrid .

3.

Добавить Приглашенные , введите имена или адреса электронной почты.

Когда ваша учетная запись настройка с помощью гибридного календаря, вы увидите значки рядом с именем каждого пользователя, чтобы показать их доступность.

  • ДоступноAvailable

  • НедоступенUnavailable

  • Доступность неизвестнаUnknown availability

4.

Добавить Комнаты , введите название комната совещаний.

Когда ваша учетная запись настройка с помощью гибридного календаря, вы увидите значки рядом с названием комнаты, чтобы показать ее доступность.

  • ДоступноAvailable

  • НедоступенUnavailable


 

Отображаются только переговорные комнаты, перечисленные в каталоге вашей организации. Наведите указатель мыши на значок комнаты, чтобы увидеть карточка контакта.

5

Чтобы перейти по ссылке на одноразовое совещание, щелкните Расширенные настройки и выберите один из доступных вариантов:

  • Тип совещания
  • Параметры безопасности

    К видео участников и контенту в совместном доступе можно добавить аудиоводяные знаки. В разделе Аудиоводяные знаки установите флажок Добавить водяные знаки к аудио совещания. Администратор веб-сайта может загружать совещания с водяными метками в Control Hub, который затем анализирует запись и ищет уникальные идентификаторы. Они могут просматривать результаты, чтобы узнать, какой клиент-источник или устройство записало совещание.

    В видео участников и контент в совместном доступе можно добавлять визуальные водяные знаки.

  • Подключение звука
  • Параметры планирования. Задайте параметры совещания, такие как отключение чата и отключение возможности добавления или скачивания файлов.
6

Щелкните Запланировать.

Встреча будет создана и добавлена в ваш календарь. Приглашение по электронной почте отправляется всем приглашенным на совещание.

Если необходимо внести изменения, можно обновить сведения о совещании или отменить его.

1.

Перейти к совещаниямMeetings.

2.

Коснитесь кнопки глобального действия > Запланировать совещание.

3.

Введите информацию о встрече:

  • Отредактируйте тему встречи.

  • Выберите Начать и Конец дата и время.

  • Коснитесь Приглашенные и добавляйте людей по имени, электронной почте или выбирайте из Недавние список.

    Коснитесь Проверить наличие чтобы узнать, в какое время все свободны, и перетащите совещание на этот временной интервал. Также можно выполнить перечисленное далее.

    • Просмотрите список тех, кто доступен в выбранное время.

    • Коснитесь и удерживайте совещание, чтобы перетащить его в другой временной интервал.

    • Коснитесь и перетащите вкладки совещания, чтобы изменить продолжительность совещания. Любые изменения отражаются в времени начала и окончания планировщика.

  • Коснитесь Добавить комнату , найдите комнату по названию и коснитесь ее. Коснитесь Проверить календарь чтобы узнать о наличии номеров.

    Коснитесь комнаты и удерживайте ее, чтобы открыть карточка контакта.

  • Коснитесь Ссылка на встречу и выберите Ссылка на одноразовую встречу или Ссылка на личную комнату .

  • Чтобы создать пользовательский пароль совещания или создать новый пароль, коснитесь его. Затем удалите существующий пароль и введите новый пароль или коснитесь для создания нового пароля.

  • Введите описание.

4.

Коснитесь Расписание чтобы запланировать встречу.

1.

Перейти к совещаниямMeetings.

2.

Коснитесь плавающей кнопки действия > Запланируйте совещание.

3.

Введите информацию о встрече:

  • Отредактируйте тему встречи.

  • Выберите Начать и Конец дата и время.

  • Коснитесь Приглашенные и добавляйте людей по имени, электронной почте или выбирайте из Недавние список.

    Коснитесь Проверить календарь чтобы узнать, в какое время все свободны, и перетащите совещание на этот временной интервал. Также можно выполнить перечисленное далее.

    • Просмотрите список тех, кто доступен в выбранное время.

    • Коснитесь и удерживайте совещание, чтобы перетащить его в другой временной интервал.

    • Коснитесь и перетащите вкладки совещания, чтобы изменить продолжительность совещания. Любые изменения отражаются в времени начала и окончания планировщика.

  • Коснитесь Добавить комнату , найдите комнату по названию и коснитесь ее. Коснитесь Проверить календарь чтобы узнать о наличии номеров.

    Коснитесь комнаты и удерживайте ее, чтобы открыть карточка контакта.

  • Коснитесь Ссылка на встречу и выберите Ссылка на одноразовую встречу или Ссылка на личную комнату .

  • Чтобы создать пользовательский пароль совещания или создать новый пароль, коснитесь его. Затем удалите существующий пароль и введите новый пароль или коснитесь , чтобы создать новый пароль, и щелкните Сохранить.

  • Введите описание.

4.

Коснитесь Расписание чтобы запланировать встречу.

После того как вы запланируете совещание, приглашенные пользователи получат электронное сообщение с уведомлением о совещании, которое отправляется автоматически. Если вы отредактируете приглашение или отмените его, всем приглашенным будет отправлено новое электронное сообщение, чтобы они были в курсе изменений.

1.

Войдите в Webex, щелкните Совещания > Запланировать.


 

Если шаблоны совещаний предварительно сохранены, можно выбрать необходимый из раскрывающегося списка Шаблоны совещаний.

2.

Выберите Тип совещания из раскрывающегося списка, если для вашей учетной записи назначено несколько типов совещаний. Типы совещаний – это наборы доступных для организации функций совещаний, настраиваемых или установленных по умолчанию.

3.

Введите название совещания в поле Тема совещания, добавьте или измените пароль, если это необходимо, и выберите дату и время совещания.

4.

Чтобы настроить повторение совещания, установите флажок в поле Повторение. Можно запланировать совещание с повторением ежедневно, через неделю, один раз в месяц и т. д.

5

В разделе "Посетители" введите адреса электронной почты приглашенных пользователей. В поле Посетители предлагаются для ввода имена пользователей, которых вы приглашали ранее, существующие учетные записи в вашей организации Cisco Webex и контакты из вашей адресной книги. Если у пользователя есть учетная запись организатора в вашей организации, его можно назначить альтернативным организатором, щелкнуврядом с именем.

6

Чтобы настроить другие параметры, щелкните Показать расширенные параметры.

Для Cisco Webex могут быть предусмотрены указанные ниже параметры.

  • В разделе Параметры аудиосоединения.

    • Тип аудиосоединения. Выберите один из приведенных ниже вариантов.

      • Аудио Webex. Включает параметры звонка на номер системы, обратного вызова и аудио компьютера. В параметрах телефона могут содержаться бесплатные и международные номера телефона системы, а также возможность установки сигналов входа и выхода.

      • Использовать только передачу голоса по IP. Обеспечивает использование всеми посетителями только аудио компьютера.

      • Другие службы телеконференции. Позволяет ввести информацию о телеконференции сторонней службы.


         

        Пользователи, которые предпочитают проводить телеконференции с аудио стороннего поставщика услуг, могут использовать их для совещаний Webex и совещаний с поддержкой видеоустройств. Чтобы использовать эту функцию для Webex, организация должна находиться под управлением Webex Control Hub или быть связана с ним.

      • Нет

    • Сигнал входа и выхода. Выберите звуковой сигнал для воспроизведения в тех случаях, когда какой-либо гость присоединяется к совещанию или покидает его.


       

      Если используется параметр "Аудио Webex" и выбрана функция "Объявление имени", у присоединяющихся пользователей, которые выбрали параметр "Использовать компьютер для аудио", нет возможности для записи и объявления своего имени.

    • Выключить микрофоны посетителей. Используется для автоматического выключения микрофонов посетителей при входе на совещание и позволяет им самостоятельно выключать их.

  • В поле Повестка введите информацию о предстоящем совещании, которая понадобится посетителям.

  • В меню Параметры планирования можно выполнять приведенные ниже действия.

    • Соорганизатор. Соорганизатор может начинать совещания от вашего имени. При необходимости назначить соорганизатора до начала совещания выберите один из параметров в этом разделе.

    • Видеосистемы. Аутентифицированные видеосистемы в этих организациях могут начинать это совещание и присоединяться к нему без запроса.

    • Автоматическая запись. Автоматически начинать запись в момент начала совещания.

    • Исключить пароль. Исключить пароль из приглашения, отправляемого по электронной почте, для повышения безопасности.

    • Присоединение раньше организатора. Установите флажок для этого параметра, чтобы разрешить посетителям присоединяться к запланированному совещанию раньше, чем вы его начнете. Можно разрешить посетителям присоединяться в промежутке от 0 до 15 минут до начала совещания.

    • Сеансы работы в группах. Сеансы работы в группах – это небольшие группы, отделенные от основного совещания Webex. С их помощью часть участников совещания может выполнять совместную работу и делиться идеями, используя аудио и видео.

    • Только приглашенные. Ограничьте список участников совещания только приглашенными посетителями.

    • Незаблокированные совещания. Определите, какие действия необходимо предпринять в отношении гостей при их присоединении к совещанию.

    • Автоматическая блокировка. Определите, через сколько после начала совещания оно будет автоматически заблокировано.

    • Регистрация. Выберите параметр Требовать регистрацию посетителей, чтобы посетители должны были зарегистрироваться и получить утверждение организатора, прежде чем посетить совещание. Выберите подробную информацию о регистрации, которую должны предоставить посетители. Каждый регистрирующийся посетитель должен будет предоставить эту информацию.

    • Напоминание по электронной почте. Настройте отправку напоминания по электронной почте за 10–50 минут до начала совещания.

    • Параметры совещания. Выберите Редактировать параметры совещания и выберите параметры, которые должны быть установлены у участников, когда начнется совещание.

    • Права посетителя. Выберите Редактировать права посетителя и выберите права, которые должны иметь посетители, когда начнется совещание.

7.

Если необходимо сохранить эти настройки для использования в качестве шаблона в будущем, щелкните Сохранить как шаблон. В противном случае щелкните Начать, чтобы незамедлительно начать совещание, или Запланировать, чтобы провести его позже.

Чтобы запланировать совещания, можно добавить совещание в свой календарь, открыв окно совещания на вкладке Совещания и щелкнув Добавить в мой календарь рядом с названием совещания.

Скачивание файлов в формате iCalender (.ics). Выберите файл .ics и примите запрос на совещание. Чтобы пригласить других пользователей на свое совещание, отправьте файл .ics в качестве вложения в электронном сообщении.