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Il existe deux types de groupes dans Webex Events :

• Les groupes exclusifs identifient de manière unique les différents types de participants, et chaque personne ne peut appartenir qu'à un seul groupe exclusif. Parmi les exemples possibles, citons les participants en personne ou virtuels, le personnel, les fournisseurs ou toute autre catégorie d'identification unique.

• Les groupes identifient également différents types de participants, tels que les VIP ou les étudiants. Les participants peuvent appartenir à autant de groupes que vous le souhaitez.

Les titres et les catégories identifient simplement les différents types de sessions et les fonctionnalités. Lorsque vous attribuez un titre ou une catégorie à un groupe, vous limitez l'accès aux éléments qui lui sont associés aux seuls participants de ces groupes.

Si vous utilisez l'enregistrement des sessions sur site, vous pouvez choisir de limiter chaque session à certains morceaux uniquement, afin que les participants ne puissent s'enregistrer qu'aux sessions attribuées aux morceaux associés à leurs groupes.

• Lors de l'inscription, les participants sont affectés à un groupe exclusif en fonction du billet qu'ils achètent. Au choix, assignez-les automatiquement à un ou plusieurs groupes non exclusifs pour les classer davantage, ou laissez-les choisir leur propre groupe. Une fois les participants inscrits, utilisez les groupes pour envoyer des e-mails uniquement à certains types de participants.

• Dans l'application Event, rendez les fonctionnalités visibles uniquement à certains groupes afin de créer des expériences adaptées aux participants virtuels et présentiels, par exemple. Avec les titres et les catégories, vous pouvez adapter cette expérience personnalisée au niveau des sessions individuelles et des éléments des fonctionnalités. Attribuez des objets à un titre ou à une catégorie, puis attribuez le titre ou la catégorie à un groupe pour que les éléments de ces titres ou catégories ne soient pas visibles à tous ceux qui ne font pas partie du groupe associé.

• Sur place, vous pouvez limiter l'enregistrement des sessions en fonction des titres. Lorsque vous modifiez les paramètres d' « enregistrement de session » d'une session, sélectionnez « Pistes » dans le champ « Limiter l'accès en fonction de » pour vous assurer que seuls les participants des groupes affectés aux mêmes pistes que la session peuvent s'enregistrer à la session.

Pour en savoir plus sur les groupes, les pistes, les catégories, les billets, les e-mails, les sessions et l'enregistrement des sessions, consultez les articles suivants :

• Ajouter et charger des participants

• Utilisez les groupes pour des expériences personnalisées pour les participants

• Créez des billets dans Webex Events Registration

• Créer et envoyer des e-mails d'inscription

• Utilisez les pistes pour classer les sessions

• Ajoutez des sessions à votre événement

• Configurer les sessions pour l'enregistrement

• Créer des catégories pour les articles phares

Nous sommes conscients que les relations entre les groupes, les titres, les catégories et les fonctionnalités peuvent être complexes. Discutez avec notre équipe d'assistance si vous êtes bloquée ou confuse, et nous vous guiderons.

Voyons maintenant comment vous pouvez limiter l'accès à des éléments spécifiques de chaque produit.

L'un des moyens de gérer les personnes autorisées à accéder à votre application événementielle est de simplement les empêcher de s'inscrire. Bien que vous ne puissiez pas empêcher des personnes de s'inscrire, vous pouvez choisir des domaines de messagerie spécifiques à autoriser ou à bloquer.

Dans la barre de navigation de votre événement, sous « Inscription », cliquez sur Paramètres, puis sur Général, et faites défiler la page jusqu'à la section « Restreindre les inscriptions par domaine e-mail » pour commencer. Pour plus de détails, lisez la section correspondante de notre article sur les paramètres d'inscription.

Lorsque vous créez un billet dans Webex Events Registration, pensez à le masquer sur votre page d'inscription. Les personnes inscrites ne peuvent accéder au billet qu'en saisissant le code d'accès que vous avez créé. C'est utile pour fournir des billets supplémentaires ou des tarifs spéciaux pour le personnel, les VIP, les inscriptions à la presse, etc. 🤫

Lorsque vous créez un ticket, développez la section Paramètres avancés et activez l'option « Masquer le ticket ».

Une fois que vous avez publié l'inscription, vous avez accès au menu « Promouvoir ». Accédez à la page des codes promotionnels, créez un code d'accès et attribuez-le au billet caché. Ensuite, distribuez le code aux personnes qui devraient avoir accès au billet caché.

Lisez nos articles sur la création de billets et nos codes promotionnels pour obtenir des instructions complètes.

Lorsque vous créez un formulaire de paiement dans Webex Events Registration, vous devez y attribuer un ou plusieurs billets. Créer des questions différentes pour différents billets est un excellent moyen de s'assurer que les différents types d'inscrits ne répondent qu'aux questions pertinentes.

Si vous voulez vous assurer que les participants acceptent les politiques critiques de l'événement, telles que les consignes sanitaires et les codes de conduite, ajoutez l'une des questions personnalisées relatives à la confidentialité et au consentement à vos formulaires de paiement et demandez leur accord. Si un participant n'accepte pas le règlement, il ne peut pas terminer le processus d'inscription.

Lisez notre article sur la création de questions pour obtenir des instructions complètes.

Lorsque vous modifiez les paramètres « Enregistrement de session » d'une session, sélectionnez « Agenda personnel » dans le champ « Limiter l'accès en fonction de » pour vous assurer que seuls les participants ayant la session dans leur agenda personnel peuvent s'y enregistrer.

Lisez notre article sur la gestion des présences et les agendas prédéfinis pour savoir comment attribuer des sessions aux participants, et lisez notre article sur la configuration des sessions pour l'enregistrement des sessions pour en savoir plus sur l'enregistrement des sessions.

La sélection d'un paramètre de confidentialité est l'une des dernières étapes de la configuration de votre application événementielle. En sélectionnant l'option Code de l'événement et en cochant la case Masquer l'événement... box vous permet de publier votre application événementielle et de continuer à créer du contenu sans vous soucier que quelqu'un trouve l'application événementielle avant qu'elle ne soit prête. Même les personnes qui s'inscrivent via Webex Events Registration ne peuvent pas accéder à l'application Event tant que vous ne leur avez pas indiqué comment procéder.

Lorsque vous êtes prête à accueillir les participants, envoyez-leur le code ou modifiez vos paramètres de confidentialité et choisissez l'une des autres options. C'est facile ! 🥧

Lisez notre article sur les paramètres de confidentialité de l'application événementielle pour en savoir plus. Consultez notre article Instructions d'accès à l'application événementielle pour les participants pour les modèles de messages de bienvenue.

Une fois que les participants ont rejoint votre application d'événement, ils peuvent accéder à la fonction Participants pour savoir qui d'autre participe à l'événement. Si vous ne voulez pas ce type de visibilité, supprimez simplement la fonction Participants. Ne vous inquiétez pas ! Cela ne fait que supprimer la fonctionnalité de l'application Event, et vous pouvez l'ajouter à nouveau si vous le souhaitez. Aucun participant n'est supprimé. 👍

S'il est trop agressif pour vous de masquer tout le monde, cliquez sur l'icône Paramètres (⚙️) de la fonction Participants et cochez la case Afficher uniquement les participants actifs. Cela garantit que seules les personnes connectées à l'application de l'événement apparaissent dans la fonction Participants.

Les sections suivantes décrivent brièvement les limites d'accès au contenu des fonctionnalités avant et après votre événement. Dans les deux cas, utilisez des groupes ! Pour des instructions complètes sur l'attribution de groupes aux fonctionnalités et aux participants, lisez notre article sur les groupes.