Application Webex | Planifiez une réunion depuis un espace

Schedule meetings from one of your spaces..

Les personnes internes et externes à l'organisation peuvent planifier une réunion associée à un espace si elles possèdent une licence d'hôte Webex.

Le nombre de personnes pouvant participer à une réunion associée à un espace dépend du type de plan Webex proposé par l'hôte de la réunion.

Chiffrement de bout en bout pour les réunions sur l'application Webex

Les réunions associées à un espace prennent en charge le cryptage de bout en bout. Pour plus d'informations sur la manière de crypter toutes vos réunions par défaut, voir Application Webex | Configurer le chiffrement de bout en bout pour les réunions.

Choisissez le planificateur que vous souhaitez utiliser pour planifier les réunions. Vous pouvez planifier des réunions depuis un espace en utilisant Microsoft Outlook Google Agenda ou le planificateur de l'application Webex (si votre administrateur a configuré votre compte avec le service de calendrier Cisco Webex hybride).

Si votre administrateur n'a pas configuré votre compte avec Hybrid Calendar ou si vous utilisez un autre calendrier que Microsoft Outlook Google Agenda, suivez les instructions de la section Autres calendriers.

Microsoft Outlook

1	Dans l'espace, cliquez sur Calendrier. Si votre administrateur a configuré votre compte avec le calendrier hybride, vous trouverez ici toutes les réunions prévues dans cet espace.
2	Sélectionnez Planifier un rendez-vous. L'application Webex ouvre une invitation dans le calendrier Microsoft Outlook qui inclut automatiquement les adresses e-mail de toutes les personnes présentes dans l'espace, le nom de l'espace comme objet et « @webex:space » dans le champ Localisation. Selon votre configuration, l'invitation peut également inclure un lien pour rejoindre la réunion, les options d'inscription par téléphone et une adresse vidéo afin que les participants puissent y participer depuis n'importe quel système vidéo standard.
3	Spécifiez la date, l'heure et d'autres détails.
4	Ajoutez un appareil de Cisco Webex chambre ou de bureau en sélectionnant Assistant de planification > Ajouter des chambres sur Windows ou Scheduling ou Room Finder, puis Ajouter une chambre sur Mac, puis ajouter les appareils de chambre ou de bureau que vous souhaitez inclure. Un bouton Rejoindre apparaît sur l'appareil 5 minutes avant le début de la réunion. Votre administrateur doit configurer votre compte avec le calendrier hybride afin que vous puissiez planifier les appareils de la chambre de cette façon. Si vous n'arrivez pas à ajouter d'appareil de salle ou de bureau, ou si le bouton Rejoindre ne s'affiche pas avant la réunion, contactez votre administrateur.
5	Envoyez l'invitation à la réunion.

Google Agenda

1	Dans l'espace, cliquez sur Calendrier. Si votre administrateur a configuré votre compte avec le calendrier hybride, vous trouverez ici toutes les réunions prévues dans cet espace.
2	Sélectionnez Planifier un rendez-vous. Si vous utilisez Google Agenda avecMicrosoft Outlook, l'application Webex ouvre une invitation dans Microsoft Outlook le calendrier. Sinon, Google Agenda s'ouvre à l'aide de votre navigateur par défaut. L'invitation a pour objet la réunion le nom de l'espace, « @webex:space » dans le champ Lieu, et inclut les adresses e-mail des personnes présentes dans l'espace. Selon votre configuration, l'invitation peut également inclure les options suivantes, afin que les internautes puissent y participer depuis n'importe quel système vidéo standard : Lien vers la réunion Option d'inscription par téléphone Adresse vidéo
3	Spécifiez la date, l'heure et d'autres détails.
4	Ajoutez un appareil de Cisco Webex chambre ou de bureau en sélectionnant Assistant de planification > Ajouter des chambres sur Windows ou Scheduling ou Room Finder, puis Ajouter une chambre sur Mac, puis ajouter les appareils de chambre ou de bureau que vous souhaitez inclure. Un bouton Rejoindre apparaît sur l'appareil 5 minutes avant le début de la réunion. Votre administrateur doit configurer votre compte avec le calendrier hybride afin que vous puissiez planifier les appareils de la chambre de cette façon. Si vous n'arrivez pas à ajouter d'appareil de salle ou de bureau, ou si le bouton Rejoindre ne s'affiche pas avant la réunion, contactez votre administrateur.
5	Envoyez l'invitation à la réunion.

Planificateur d'applications Webex

1	Dans l'espace, cliquez sur Planifier une réunion , puis saisissez les informations de votre réunion : Entrez le nom de la réunion dans le sujet de la réunion. Dans le niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour voir les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et sont conformes aux normes de sécurité de votre organisation. Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit par défaut. Vous pouvez renommer le classement public, mais vous ne pouvez pas le supprimer. En tant que propriétaire de l'espace, vous pouvez améliorer la classification des espaces à un niveau de priorité plus élevé (par exemple, du public au privé), mais vous ne pouvez pas la rétrograder ( du privé au public, par exemple). Seul un administrateur de Control Hub doté des privilèges de responsable de la conformité peut effectuer des rétrogradations. Passez en revue les directives ou politiques de votre organisation en matière de classification des espaces pour vous assurer de sélectionner l'étiquette appropriée en fonction de la sensibilité de l'espace et du public cible. Dans Date et heure, choisissez une date et une heure de début et de fin. Cochez la case Récurrence, pour programmer la réunion de manière à ce qu'elle se répète régulièrement, choisissez entre des tranches quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles. Entrez une description, qui sera incluse dans l'e-mail d'invitation.
2	Tous les membres de l'espace sont automatiquement invités à la réunion. Ajoutez des invités en saisissant leur nom ou leur adresse e-mail. Supprimez des invités en passant la souris sur leur nom et en cliquant sur Supprimer. Vous voyez des icônes à côté du nom de chaque personne : Disponible Non disponible Disponibilité inconnue Si les invités ne sont pas disponibles, modifiez l'heure du rendez-vous et mettez à jour leur statut de disponibilité, ou cliquez sur Vérifier le calendrier pour voir leurs disponibilités. Pour faire d'un invité un co-animateur, passez la souris sur son nom, cliquez, puis cliquez sur Choisir comme co-animateur. Cette option s'affiche si l'invitée possède un compte hôte sur le même site Webex que vous.
3	Pour réserver une salle de réunion, allez dans Chambres et saisissez le nom ou l'adresse de la salle de réunion. Des icônes apparaissent à côté des noms des chambres pour indiquer leur disponibilité. Cliquez sur le nom d'une salle pour l'ajouter à l'invitation à la réunion. Seules les salles de réunion figurant dans l'annuaire de votre organisation sont affichées.
4	Cliquez sur Paramètres avancés et choisissez l'une des options disponibles : Type de réunion Sécurité Vous pouvez ajouter des filigranes audio aux vidéos et au contenu partagé de vos participants. Dans Filigranes audio, cochez Ajouter des filigranes au son de la réunion. L'administrateur du site peut télécharger les réunions en filigrane sur Control Hub, qui analyse ensuite l'enregistrement et recherche les identifiants uniques. Ils peuvent consulter les résultats pour savoir quel client ou quel appareil source a enregistré la réunion. Vous pouvez ajouter des filigranes visuels aux vidéos des participants et au contenu partagé. Connexion audio Options de planification Activez automatiquement l'assistant IA au début de la réunion Démarrer automatiquement l'enregistrement dès le début de la réunion Activez les sessions en petits groupes Définissez des options de réunion, comme désactiver le chat et désactiver la possibilité d'ajouter ou de télécharger des fichiers
5	Cliquez sur Calendrier. La réunion est ajoutée à votre calendrier. Une invitation est envoyée par e-mail à toutes les personnes invitées à la réunion.

Que faire ensuite

Si vous devez apporter des modifications, vous pouvez mettre à jour les détails de la réunion ou l'annuler.

Vous trouverez ici toutes les réunions prévues dans cet espace.

Autres calendriers

1	Dans l'espace, cliquez sur Calendrier. Si votre administrateur a configuré votre compte avec le calendrier hybride, vous trouverez ici toutes les réunions prévues dans cet espace.
2	Cliquez sur Informations sur la réunion Space, sélectionnez Copier, puis accédez à votre calendrier et collez les informations de la réunion dans une réunion. Selon votre configuration, les informations de la réunion peuvent inclure un lien pour y participer, les options d'inscription par téléphone et une adresse vidéo permettant aux participants d'y participer depuis n'importe quel système vidéo standard.
3	Revenez à votre application Webex et à l'affichage des informations sur les réunions Space. À côté de Contacts, sélectionnez Copier, puis accédez à votre calendrier et collez les adresses e-mail dans la section À de la réunion.
4	Spécifiez la date, l'heure et d'autres informations, puis envoyez l'invitation.

Avant de commencer

Vous pouvez utiliser le planificateur intégré à l'application si vous avez des réunions améliorées associées à un espace. Si des réunions classiques sont associées à un espace, copiez les informations de la réunion et collez-les dans un calendrier tiers.

1	Accéder à la messagerie et sélectionnez un espace.
2	Dans l'espace, appuyez sur Planifier un rendez-vous . Entrez le nom de la réunion dans le sujet de la réunion. Dans le niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour voir les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et sont conformes aux normes de sécurité de votre organisation. Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit par défaut. Vous pouvez renommer le classement public, mais vous ne pouvez pas le supprimer. En tant que propriétaire de l'espace, vous pouvez améliorer la classification des espaces à un niveau de priorité plus élevé (par exemple, du public au privé), mais vous ne pouvez pas la rétrograder ( du privé au public, par exemple). Seul un administrateur de Control Hub doté des privilèges de responsable de la conformité peut effectuer des rétrogradations. Passez en revue les directives ou politiques de votre organisation en matière de classification des espaces pour vous assurer de sélectionner l'étiquette appropriée en fonction de la sensibilité de l'espace et du public cible. Choisissez une date et une heure de début et de fin. Appuyez sur Récurrence, pour programmer la réunion de manière à ce qu'elle se répète régulièrement, choisissez entre des tranches quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles. Les personnes présentes dans cet espace sont automatiquement ajoutées en tant qu'invitées. Appuyez sur Invités pour ajouter ou supprimer des personnes. Appuyez sur Consulter le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers ce créneau horaire. Vous pouvez également : Retournez à l'écran principal du calendrier et voyez les heures de réunion suggérées affichées. Sélectionnez n'importe quelle heure pour voir l'heure de début/fin mise à jour. Consultez la liste des personnes disponibles à l'heure sélectionnée. Appuyez longuement sur la réunion, pour la faire glisser et la déposer vers un autre créneau horaire. Appuyez et faites glisser les onglets des réunions pour modifier la durée de la réunion. Tout changement se reflète dans les heures de début et de fin du planning. Pour désigner un invité comme co-animateur, touchez à côté de son nom, puis touchez Choisir comme co-animateur. Cette option s'affiche si l'invitée possède un compte hôte sur le même site Webex que vous. Entrez une description.
3	Appuyez sur Planifier pour planifier votre réunion.

Avant de commencer

1	Accéder à la messagerie et sélectionnez un espace.
2	Dans l'espace, appuyez sur le menu des activités , et choisissez Calendrier. Entrez le nom de la réunion dans le sujet de la réunion. Dans le niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour voir les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et sont conformes aux normes de sécurité de votre organisation. Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit par défaut. Vous pouvez renommer le classement public, mais vous ne pouvez pas le supprimer. En tant que propriétaire de l'espace, vous pouvez améliorer la classification des espaces à un niveau de priorité plus élevé (par exemple, du public au privé), mais vous ne pouvez pas la rétrograder ( du privé au public, par exemple). Seul un administrateur de Control Hub doté des privilèges de responsable de la conformité peut effectuer des rétrogradations. Passez en revue les directives ou politiques de votre organisation en matière de classification des espaces pour vous assurer de sélectionner l'étiquette appropriée en fonction de la sensibilité de l'espace et du public cible. Choisissez une date et une heure de début et de fin. Appuyez sur Récurrence pour programmer la réunion afin qu'elle se répète régulièrement. Choisissez entre des tranches quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles. Les personnes présentes dans cet espace sont automatiquement ajoutées en tant qu'invitées. Appuyez sur Invités pour ajouter ou supprimer des personnes. Pour désigner un invité comme co-animateur, touchez à côté de son nom, puis touchez Choisir comme co-animateur. Cette option s'affiche si l'invitée possède un compte hôte sur le même site Webex que vous. Appuyez sur Consulter le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers ce créneau horaire. Vous pouvez également : Retournez à l'écran principal du calendrier et voyez les heures de réunion suggérées affichées. Sélectionnez n'importe quelle heure pour voir l'heure de début/fin mise à jour. Consultez la liste des personnes disponibles à l'heure sélectionnée. Appuyez longuement sur la réunion, pour la faire glisser et la déposer vers un autre créneau horaire. Appuyez et faites glisser les onglets des réunions pour modifier la durée de la réunion. Tout changement se reflète dans les heures de début et de fin du planning. Entrez une description.
3	Appuyez sur Planifier pour planifier votre réunion.

1	Connectez-vous à Webex et, depuis votre espace, cliquez sur Planifier .
2	Sélectionnez un type de réunion dans la liste déroulante, si plusieurs réunions sont associées à votre compte. Les types de réunions sont les fonctionnalités de réunion par défaut ou personnalisées disponibles pour votre organisation.
3	Entrez le nom de la réunion dans le sujet de la réunion.
4	Dans le niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour voir les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et sont conformes aux normes de sécurité de votre organisation. Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit par défaut. Vous pouvez renommer le classement public, mais vous ne pouvez pas le supprimer. En tant que propriétaire de l'espace, vous pouvez améliorer la classification des espaces à un niveau de priorité plus élevé (par exemple, du public au privé), mais vous ne pouvez pas la rétrograder ( du privé au public, par exemple). Seul un administrateur de Control Hub doté des privilèges de responsable de la conformité peut effectuer des rétrogradations. Passez en revue les directives ou politiques de votre organisation en matière de classification des espaces pour vous assurer de sélectionner l'étiquette appropriée en fonction de la sensibilité de l'espace et du public cible.
5	À côté de Informations sur la réunion, sélectionnez Copier, puis accédez à votre calendrier et collez les informations de la réunion dans une réunion. Selon votre configuration, les informations de la réunion peuvent inclure un lien pour y participer, des options pour y participer par téléphone et une adresse vidéo permettant aux participants d'y participer depuis n'importe quel système vidéo standard.
6	Retournez à l'application Webex et à l'affichage des informations sur les réunions spatiales. À côté de Contacts, sélectionnez Copier, puis accédez à votre calendrier et collez les adresses e-mail dans la section À de la réunion.
7	Spécifiez la date, l'heure et les autres informations que vous devez inclure, puis envoyez l'invitation.

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