במאמר זה
חיפוש והפקה של דוחות תאימות
התקן את מנהל ההורדות של eDiscovery
צפה בדוחות תאימות
תפקיד קצין ציות
קביעת תצורה של מדיניות שמירה
הקלטת התראות על שימוש באחסון
הקפד על תאימות רגולטורית של תוכן Webex Calling
list-menuבמאמר זה
list-menuמשוב?

כמנהל תאימות, אתה יכול להשתמש ב- Control Hub כדי לחפש ברשומות פרטי שיחות (CDR) והקלטות שיחות עבור הארגון שלך.

אתה יכול לחפש אדם ספציפי בחברה שלך, למצוא CDR והקלטות שיחות המשויכות לשיחות ולהפיק דוח על סמך הממצאים שלך. בדרך זו, אתה יכול לוודא שאנשים עומדים הן במדיניות הפנימית שלך והן לכל דרישות רגולטוריות חיצוניות.

  • מרכז הבקרה תומך כעת בחיפוש אלקטרוני של תוכן שיחות עבור הארגונים שלך.

  • השתמש בפתרון תאימות מאוחד יחיד עבורWebex Meetings, Webex App וWebex Calling.

חיפוש והפקה של דוחות תאימות

כדי ליצור ולהציג דוחות, עליך להקצות לך תפקיד מנהל התאימות.

  • אתה יכול לחפש בתוכן שנמחק, בכפוף לתקופות שמירת נתונים או החזקה חוקית.

  • אתה יכול לחפש בתוכן מישהו שעזב את Webex Calling הארגון שלך, הנתונים מאוחסנים מאז ספטמבר 2023 ובכפוף לתקופות שמירת הנתונים של הארגון שלך.

  • תקופות שמירה על תאימות CDR:

    • 13 חודשים (למעט מדינות האיחוד האירופי)

    • 6 חודשים מדינות האיחוד האירופי

    לפרטים, ראה גיליון נתוני פר Webex Calling טיות.

  • באפשרותך לחפש בכל CDR Webex Calling שיחות הקשורות למשתמש בארגון שלך. זה כולל את הדברים הבאים:

    • CDR לשיחות בתוך הארגון

    • CDR עבור שיחות למשתמש מ- PSTN או שיחות ממשתמש ל- PSTN.

    הדברים הבאים אינם כלולים:

    • שיחות Webex בסיסיות

    • שיחות לסביבת עבודה או שיחות אחרות שאינן מעורבות משתמש בארגון

  • באפשרותך לחפש הקלטות Webex Calling שיחות עבור שיחות הקשורות למשתמש בארגון שלך.
    • הקלטות שיחות זמינות בדוחות תאימות כאשר Webex הוא ספק הקלטת השיחות.

    • אם ללקוח אין רישיון תוסף תאימות להתקשרות, אזי רק נתוני הקלטה מוגבלים זמינים.

התוכן הבא נלכד בדוחות:

Webex CallingCDR

מזהה מתאם שיחות

מזהה קו התקשרה/מתקשר

מספר טלפון

מספר שנקרא

ספרות מחויגות

מזהה משתמש

סוג משתמש

סוג שיחה

כיוון שיחה

משך

ענה

זמן התחלה

זמן תשובה

זמן העברה

הפניית מספר

סיבה מנותבת

הקלטת שיחות

מזהה הקלטה

הזמן שנוצר של הדוח

משך

מזהה בעלים

  • אתה יכול לחפש בתוכן שפורסם ב -90 הימים האחרונים או אם יש לך חבילת Pro תוכל לחפש בתוכן שגילם עולה על 90 יום.

  • ניתן להוריד דוחות בני עד 10 ימים. עבור דוחות מעל 10 ימים, הפעל מחדש את הדוח כדי לגשת לנתונים.

  • כל החיפושים שבוצעו על ידי קציני ציות נרשמים לביקורת.

  • eDiscovery תומך בפרוקסי הבאים:

    • אין אימות

    • בסיסי

    • NTLM ב-Windows — קביעת תצורה של פרוקסי זה כך שיעבוד עם האישורים ממערכת ההפעלה, הזנה ידנית של אישורים אינה נתמכת.

    • לנהל משא ומתן (Kerberos) ב- Windows — הגדר את פרוקסי זה כך שיעבוד עם האישורים ממערכת ההפעלה, הזנה ידנית של אישורים אינה נתמכת.

  1. מתצוגת הלקוח ב- Control Hub, עבור אל פתרון בעיות > סט טוס > הצג זיהוי אלקטרוני.

  2. בחר את הנתונים שברצונך לחפש (הגדרה זו מופעלת כברירת מחדל):

    • חיפוש הודעות Webex

    • חיפוש Webex Meetings

    • חיפוש Webex Calling

  3. הוסף את פרטי החיפוש שלך:

    • כתובת דוא"ל — הזן עד 500 כתובות דואר אלקטרוני המופרדות בפסיקים באופן ידני או לחץ על הוספת CSV בכמות גדולה כדי לבחור קובץ CSV.

    • שמות רווחים (חל רק אם בחרת לחפש בהודעות Webex) — הזן עד 5 שמות רווחים מופרדים בפסיקים.

      התאמת שמות רווח מוחלת. לדוגמה: כשאתה מחפש הערה, התוצאות שלך כוללות הערות, הערות והערת שוליים.

    • טווח תאריכים - בחר טווח תאריכים לחיפוש שלך.

      בעת הזנת ערכים מרובים עבור כתו בות דואר אלקטרוני ושמות שטח, מנוע החיפוש משתמש בערכים אלה כ: [(email_address1ORemail_address2) ו (space_name1ORspace_name2)]

  4. הזן את פרטי הדוח שלך:

    • שם דוח — הזן שם לדוח שלך.

    • תיאור — [אופציונלי] הוסף תיאור לדוח שלך.

  5. לחץ על חיפוש וצור דוח.

    החיפוש שלך עומד בתור ותוכל לבדוק את מצב הדוח. משך הזמן ליצירת הדוח תלוי בכמות הנתונים התואמת לקריטריוני החיפוש שלך.

    כאשר קובץ ZIP של דוח מגיע למגבלה של 5 GB או 100,000 קבצים, נוצר קובץ ZIP נוסף עם אותו שם אך עם קידומת -1, -2 וכן הלאה.

    אנו תומכים ביצירת דוח ריק, אם אין נתונים זמינים.

התקן את מנהל ההורדות של eDiscovery

  • הורד את מנהל ההורדות של eDiscovery כדי להציג דוחות כלשהם.

  • ודא שיש לך תפקיד מנהל התאימות להפעלת מנהל ההורדות של eDiscovery.

  • ודא שיש מספיק מקום במחשב להורדת דוחות גדולים.

  • היישום מנהל ההורדות של eDiscovery פועל ביישום Webex במקום ביישום שולחן עבודה נפרד.

    אנו משיקים את התכונה הזו בהדרגה, כך שהיא עדיין לא תהיה זמינה לכל הלקוחות.

1

במרכז הבקרה, עבור אל פתרון בעיות > סט טוס > הצג eDiscovery ולחץ על מנהל ההורדות.

2

בחר את מנהל ההורדות של eDiscovery עבור מערכת ההפעלה שלך ופעל לפי ההוראות להתקנת היישום.

הקפד להתקין את הגירסה האחרונה של מנהל ההורדות עבור התכונות העדכניות ביותר כגון הת Webex Calling מיכה.

צפה בדוחות תאימות

באפשרותך להציג רק את דוחות התאימות שאתה יוצר. באפשרותך לעיין בסטטוס הדוח ולהוריד את הדוח באמצעות מנהל ההורדות של eDiscovery.

1

ברכ זת הב קרה, עבור אל פתרון בעיות > סטטוס > הצג זיהוי אלקטרוני.

2

לחץ על דוחות כדי לסקור את כל הדוחות שלך. לדוחות יש אחד מהסטטוסים הבאים:

  • חיפוש — הדוח ממשיך לחפש מידע.
  • הושלם - הדוח הושלם.
  • הופ סק — הדוח הפסיק לפעול עקב בעיה.
  • בוטל - הדוח מבוטל.
  • פג תו קפו - פג תוקף הדוח.
3

לחץ על דוח כדי לסקור את פרטי הדוח, כולל סטטוס, תאריך יזום, תיאור וסיכום תוכן הדוח שלך.

  • הורד דוח — הורד את הדוח באמצעות מנהל ההורדות של eDiscovery.

    בחר את ספריית מיקום ההורדה שבה מאוחסנים הדוחות שלך ולאחר מכן בחר להוריד את דוח הסיכום כקובץ CSV או להוריד את הדו ח המ לא כקובץ ZIP של קבצי EML.

    הזמן שלוקח להורדת הדוח תלוי בגודל הדוח, במיקום שלך וברוחב הפס של הרשת שלך.

    כאשר אתה משתמש ב- Outlook כדי להציג את קבצי EML, תוספות עבור Outlook עשויות לחסום תוכן הודעות בקבצי EML שלך, באפשרותך להפעיל את Outlook במצב בטוח כדי להציג את תוכן ההודעה.

  • ערוך והפעלה מחדש של דוח חדש - מוסיף את קריטריוני החיפוש שלך למסך החיפוש כדי ליצור דוח חדש.

  • מחק דוח - מוחק את הדוח מהרשימה.

  • הפעלה מחדש של דוח — מרענן את הנתונים בדוח שלך. באפשרותך להפעיל מחדש דוח שפג תוקפו לאחר 10 ימים.

תפקיד קצין ציות

מנהלי מערכת מלאים יכולים להקצות את תפקיד מנהל התאימות לכל אדם בארגון שלהם. מנהלי מערכת מלאים אינם יכולים להקצות לעצמם את תפקיד מנהל התאימות, מנהל מלא אחר חייב להקצות להם את התפקיד.

לדוגמה: אם החברה שלך דורשת פרטים להליכים משפטיים, כקצין תאימות תוכל לגשת לכ לי החיפוש והחילוץ של Webex App eDiscovery מ- Control Hub. אתה יכול ליצור מכאן דוחות המכילים את כל השיחות המתקיימות בחללי Webex App וכל הקבצים המשותפים במרחבים אלה.

כמנהל תאימות אתה יכול לשמור נתונים להליכים משפטיים, נתונים אלה מוחזרים גם כאשר אתה ניגש לכלי החיפוש והחילוץ eDiscovery של Webex App. לקבלת מידע נוסף, ראה ניהול נתוני תאימות לצורך החזקה חוקית. כברירת מחדל, Webex Calling ל-CDR יש מדיניות שמירה של 400 ימים (13 חודשים).

קביעת תצורה של מדיניות שמירה

הגדרת תקופת שמירה עוזרת לך לנהל את מחזור החיים של התוכן שנוצר על ידי המשתמשים שלך, להפחית את טביעת הרגל של הנתונים שלך ולהבטיח שתוכל לעמוד בתקני תאימות ורגולציה.

התייעץ עם היועץ המשפטי שלך כדי לקבוע את תקופת ההחזקה המתאימה ביותר עבור הארגון שלך. זה חשוב מכיוון שכאשר אתה שומר מידע לאורך זמן, אתה מגדיל את הסיכוי למידע סודי להיות נגיש.

תכונת הציות המשפטית כוללת את הדברים הבאים:

  • שמירה ניתנת להגדרה עבור ספק שיחות Webex.

  • Legal Hold מסייע בשימור נתוני הקלטת שיחות למשתמשים בודדים.

כדי להשתמש בתכונת השמירה הניתנת להגדרה, עליך להיות בעל רישיון Pro Pack עבורWebex Calling.

כדי לנהל את תוכן Webex שנוצר על ידי המשתמש, בצע את השלבים הבאים:

1

היכנס לרכ זת הבקרה.

2

עבור אל ניהול > הגדרות ארגון > הגדרות.

3

גלול למקטע שמירת נתונים.

4

לחץ על הגדרות כדי להגדיר את מדיניות שמירת הודעות אפליקציות Webex עבור צ'אטים אחד לאחד.

  1. תחת הודעות ישירות:

    • בחר ברירת המחד ל או הגדר תקופת שמירה מות אמת אישית.
  2. תחת הודעות קבוצתיות:

    • בחר ברירת המחד ל או הגדר תקופת שמירה מות אמת אישית.
  3. לחץ על שמור.

סוג הנתוניםתקופת שמירה וערך ברירת מחדל
הודעות, קבצים ולוחות ציור שנוצרו על ידי משתמשים מתוך הודעות אפליקציות Webex

הערכים המינימליים הם יום אחד, חודש או שנה. הערכים המקסימליים הם 360 יום, 12 חודשים או שנה.

ניתן להגדיר ערכים שונים או זהים עבור הודעות ישירות וקבוצתיות, בהתאמה.

5

הגדר את מדיניות שמירת פ גישות על-ידי לחיצה על הגדרות.

  1. תחת מדיניות שמירה:

    • בחר 360 יום או הגדר תקופת שמירה מותאמת אישית.
  2. תחת הקלטה שנמחקה:

    • בחר נ מחק תוך 30 יום או פעל לפי מדיניות השמירה.
  3. לחץ על שמור.

סוג הנתוניםתקופת שמירה וערך ברירת מחדל
הקלטות, תמלילים ודגשים מפגישות

הערך המינימלי הוא 7 ימים, והערך המרבי הוא 360 יום.

6

הגדר מדיניות Webex Calling שמירה על- ידי לחיצה על תוסף.

  • ארגונים ללא רישיון Pro Pack רואים תג Pro. מנהל המערכת אינו יכול לשנות את תקופת השמירה מהערך הקבוע של 360 ימים.

    Retention policy details of an organization without Pro-pack license
  • ארגונים עם רישיון Pro Pack יכולים להגדיר מדיניות שמירה מותאמת אישית. Set custom retention policy for Pro-pack license

  • טבלה 1. מדיניות שמירת נתונים של Webex עבור לקוחות Pro Pack

    Webex Callingסוג נתונים

    חבילת פרו

    תקופת שמירה וערך ברירת מחדל

    הקלטות שיחות, תמלילים, סיכומים ופריטי פעולה

    רישיון שיחה ללא חבילת Pro

    360 ימים

    אין אפשרות לבחור כל טווח של ערכים

    רישיון שיחה עם Pro Pack

    7 ימים - 3600 ימים

    הערך המינימלי הוא 7 ימים והערך המרבי הוא 3600 ימים.

    הודעות טקסט עסקיות

    רישיון שיחה ללא חבילת Pro

    ברירת מחדל 400 ימים

    רישיון שיחה עם Pro Pack

    ברירת מחדל 400 ימים

    רישיון ה- Pro Pack להתקשרות מספק תכונות נוספות, צור קשר עם השותף שלך למידע נוסף.

  1. תחת מדיניות שמירה:

    • בחר 360 יום או הגדר תקופת שמירה מותאמת אישית. התקופה המותאמת אישית יכולה להיות בין 7 ימים ל 3600 ימים.
  2. תחת הקלטה שנמחקה:

    • בחר בט הר באופן מיידי או פעל לפי מדיניות השמירה. מדיניות עקוב אחר השמירה היא תכונת פרימיום הזמינה עם התקשרות ל- Pro Pack.
  3. לחץ על שמור.

7

הגדר מדיניות שמי רה של מרכז אנשי הקשר על-ידי לחיצה על עדכן את המדיניות.

  • בחר ברירת המחד ל או הגדר תקופת שמירה מות אמת אישית.
  1. לחץ על שמור.

סוג הנתוניםתקופת שמירה וערך ברירת מחדל
הקלטות קוליות של מרכז הקשר

ערך ברירת המחדל הוא 1095 ימים. הערך המינימלי הוא יום אחד, והערך המרבי הוא 3600 ימים.

  • באפשרותך להשתמש בהחזקה משפטית במהלך התדיינות משפטית כדי לשמור על אפליקציית Webex, פגישות ונ Webex Calling תונים לתקופה ארוכה יותר ממדיניות השמירה שלך. החזקה משפטית מבטיחה שמידע רלוונטי לא יימחק על ידי מדיניות השמירה שלך במהלך העניין המשפטי. ראה ניהול נתוני תאימות לצורך החזקה משפטית.

  • הפעלת תכונות AI עשויה להגביל את הגישה לתמלילים קוליים, בנוסף להחלת מדיניות שמירה על הקלטות קוליות של מרכז הקשר.

  • על מנהלי הארגון למחוק ידנית הקלטות שנוצרו לפני הגדרת תקופת התאימות הניתנת להגדרה.

  • המערכת לוקח בערך יום עד 30 יום למחוק את נתוני התאימות שפג תוקפם.

מה לעשות הלאה

באפשרותך להשתמש בממשק ה- API של Webex כדי לצלם עותקים לא מקוונים של הצ'אטים שלך.

שקול להשתמש ב- eDiscovery לניהול נתונים לצורך תאימות.

הקלטת התראות על שימוש באחסון

על מנהלי הארגון להגדיר שיטת התראה אחת או יותר לניהול קיבולת אחסון הקלטה. ההודעות נשלחות אוטומטית כאשר השימוש באחסון מגיע לספים הבאים:

  • 80%, 90% שימוש - התראת שימוש בינוני

  • 95%, 100% שימוש - התראת שימוש גבוהה

התראות אלה מתריעות למנהלים מראש על מיצוי אחסון פוטנציאלי, כך שהם יכולים לפנות מקום או להגדיל את הקיבולת.

1

היכנס לרכ זת הבקרה.

2

עבור אל מרכז ההתראות מהניווט השמאלי

חלון מרכז ההתראות מוצג.

3

לחץ על ניהול > כל הכללים

4

אתר את כלל ההתראה שכותרתו כללי - אחסון בענן.

Add your preferred notification channel
5

עבור למקטע ערוץ משלוח והוסף את ערוצי ההודעות המועדפים עליך:

  • כתובת דוא"ל - הזן כתובת דוא"ל מופרדת בפסיק
  • PageRduty-כדי להפעיל ערוץ זה, ראה מרכז התראות במרכז הב קרה
  • Webex Space להתראות צוות- ודא שהתנאים הבאים מתקיימים:
    • רישיון העברת הודעות חייב להיות זמין

    • ודא שהגישה לבוט מופעלת באפליקציות/בוטים

    • אתה רשאי להיות חבר בחדר הארגון, אחרת פנה למנהל הארגון שלך.

6

שמור את השינויים שלך כדי לקבל התראות אוטומטיות בספי השימוש של 80% ו- 95%.

התראות מרכז ההתראות ברכזת הבקרה

Alert center notifications displayed when storage usage reaches the threshold value

מה לעשות הלאה

פעולות מומלצות לקבלת התראת אחסון

ב 80%, 90% שימוש (שימוש בינוני):

  1. סקור את ההקלטות הנוכחיות וזהה את אלה שכבר אינן נחוצות.

  2. התחל בארכיון או מחיקה של תוכן מיושן כדי לפנות מקום.

ב 95%, 100% שימוש (שימוש גבוה):

  1. הסר מיד הקלטות מיותרות כדי למנוע הפרעות בשירות.

  2. שקול לקנות קיבולת אחסון ענן נוספת מסיסקו.

  3. הודע לצוותים שלך על שימוש גבוה כדי שיוכלו לתכנן פעולות דחופות.

הגדר ערוצי התראות מרובים - כגון דואר אלקטרוני, Webex Space או PagerDuty כדי להבטיח שהתראות יגיעו לבעלי העניין במהירות ולאפשר פעולה מהירה.

האם המאמר הועיל לך?
האם המאמר הועיל לך?