Puoi utilizzare un gruppo con casella vocale per uno qualsiasi dei seguenti scenari:

  • Hai bisogno di una casella vocale generica per un reparto o un gruppo di lavoro.

  • Desideri aggiungere un'opzione di casella vocale a un operatore automatico o un gruppo di risposta.

  • Si desidera inviare le chiamate in arrivo in overflow da una coda di chiamate a una casella vocale condivisa.

  • Ci sono utenti che necessitano solo di una casella vocale.

Crea un gruppo di posta vocale con MWI utilizzando una linea virtuale

La linea virtuale può essere utilizzata per creare una segreteria telefonica di gruppo. Quando qualcuno lascia un messaggio vocale, l'indicatore di messaggio in attesa (MWI) viene attivato sui dispositivi a cui è assegnato il numero di linea virtuale.

Operazioni preliminari

Per configurare un numero di linea virtuale come segreteria telefonica di gruppo, è necessario innanzitutto configurare il numero di linea virtuale sul dispositivo di più utenti come linea condivisa. Per maggiori informazioni sulla configurazione della linea condivisa, vedere Configurazione della linea condivisa per telefoni multipiattaforma (MPP).

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Accedere a Control Hub.

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Vai a Servizi > Chiamata > Linee virtuali.

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Selezionare un numero di linea virtuale assegnato come linea condivisa e fare clic su Chiamata.

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Dalla sezione Lingua della segreteria telefonica, fax e annunci, fare clic su Segreteria telefonica.

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Attiva Segreteria telefonica e Invia tutte le chiamate in arrivo alla segreteria telefonica.

Impostazioni in Control Hub per linee virtuali, inclusi i pulsanti per "Segreteria telefonica" e "Invia chiamate alla segreteria telefonica"
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Fai clic su Salva.

Quando un utente chiama e lascia un messaggio vocale, la spia MWI si accende per indicare la presenza di un messaggio vocale. Un utente di un gruppo può controllare il messaggio vocale inserendo il PIN della casella vocale.

Crea un gruppo di posta vocale utilizzando una linea principale o un'estensione

Puoi creare una casella vocale condivisa o una casella fax in entrata creando un nuovo gruppo con casella vocale in Control Hub.

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Accedere a Control Hub.

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Vai a Servizi > Chiamata > Caratteristiche.

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Selezionare la scheda Gruppo segreteria telefonica quindi fare clic su Aggiungi nuovo.

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Nella pagina Base, inserisci le seguenti informazioni, quindi fai clic su Avanti.

  • Posizione—Dove è assegnato questo servizio di gruppo di posta vocale.
  • Nome del gruppo di posta vocale—Il nome utilizzato per identificare questo gruppo di posta vocale.
  • Numero di telefono—Assegna un numero di telefono and/or estensione.

    Per il servizio fax, è richiesto un numero di telefono completo separato. Per il solo servizio di casella vocale, il numero di telefono è opzionale.

  • Nome ID chiamante linea diretta—Seleziona un ID chiamante da visualizzare quando una persona effettua una chiamata da questo gruppo di posta vocale. È possibile scegliere un Nome visualizzato o un Altro nome ID chiamante diretto; viene visualizzato un campo in cui è possibile immettere un nome personalizzato.

    Altri nomi di ID chiamante diretto supportano caratteri Unicode di lunghezza massima di 128 caratteri.

  • Chiama per nome—Inserisci un nome che desideri utilizzare per chiamare questo gruppo di posta vocale.

    Il campo Componi per nome supporta i caratteri ASCII.

  • Codice di accesso alla segreteria telefonica—Utilizza questo codice per accedere al gruppo della segreteria telefonica quando chiami.
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Nella pagina Impostazioni, inserisci le seguenti informazioni, quindi fai clic su Avanti.

  • Lingua—Seleziona la lingua per gli annunci audio.
  • Archiviazione messaggi—Scegli dove archiviare i messaggi.

    • Usa casella di posta interna—Se si sceglie questa opzione, gli utenti possono accedere ai propri messaggi vocali dal telefono, dall'app Webex e da User Hub.

      La cassetta postale interna presenta le seguenti limitazioni di storage:

      • Limite messaggio singolo di 10 minuti

      • Limite totale cassetta postale di 100 minuti

    • Utilizza casella di posta esterna—Se si sceglie questa opzione, tutti i messaggi vocali vengono inviati a un indirizzo email specificato. Gli utenti non possono accedere ai messaggi vocali dal proprio telefono, dall'app Webex o dall'hub utente. Inoltre, i messaggi vocali non vengono trascritti.

  • Notifica nuovo messaggio—Ricevi notifiche di nuovi messaggi vocali o fax su un indirizzo e-mail.

    Se questa opzione è abilitata, inserisci l'indirizzo e-mail.

  • Messaggistica fax—Consenti a questo gruppo di posta vocale di ricevere messaggi fax.
  • Impostazioni aggiuntive della segreteria telefonica—Scegli una o entrambe le seguenti opzioni:

    • Selezionare Trasferisci a '0' al numero di telefono e immettere il numero di telefono a cui trasferire le chiamate.

    • Selezionare Invia una copia del messaggio via e-mail e immettere l'indirizzo e-mail a cui inviare la registrazione di tutti i messaggi vocali.

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Nella pagina Esamina, sotto ciascuna scheda, esamina le impostazioni del nuovo gruppo con casella vocale per accertarti che tutto sia corretto. Puoi fare clic su Indietro per apportare modifiche o fare clic su Crea per applicare le impostazioni al nuovo gruppo con casella vocale.

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Fare clic su Chiudi.

Operazioni successive

Se hai configurato il gruppo di posta vocale per un gruppo di lavoro specifico o per utenti specifici, devi condividere il numero e il codice di accesso del gruppo di posta vocale con questi utenti o gruppi. È inoltre necessario aggiungere un numero di telefono o un'estensione al portale vocale, se non lo si è già fatto.

Abilitare o disabilitare un gruppo di casella vocale

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Accedere a Control Hub.

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Vai a Servizi > Chiamata > Caratteristiche.

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Selezionare la scheda Gruppo segreteria telefonica e fare clic su Gestisci.

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Seleziona un gruppo di posta vocale da modificare.

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Nel pannello laterale, fare clic su Segreteria telefonica.

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Abilita o disabilita il servizio di segreteria telefonica di gruppo.

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Fai clic su Salva.

Modifica delle impostazioni di un gruppo di casella vocale

Puoi modificare le impostazioni per un gruppo con casella vocale creato in precedenza in qualsiasi momento in Control Hub.

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Accedere a Control Hub.

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Vai a Servizi > Chiamata > Caratteristiche.

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Selezionare la scheda Gruppo segreteria telefonica e fare clic su Gestisci.

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Seleziona un gruppo di posta vocale da modificare.

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Nel pannello laterale, modifica Numero di telefono, Estensione, ID chiamantee Fuso orario.

Non è possibile modificare la posizione. Per cambiare la posizione, devi eliminare questo gruppo di posta vocale e ricrearlo.

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Fare clic su Segreteria telefonica per modificare le impostazioni aggiuntive della segreteria telefonica.

Se il servizio di gruppo con casella vocale è disabilitato, le impostazioni aggiuntive non vengono visualizzate.

  • Scegli la lingua da applicare agli annunci audio.

  • Scegli il messaggio da riprodurre quando i chiamanti raggiungono questa segreteria telefonica.

    • Saluto predefinito—Riproduce un saluto predefinito per le chiamate in arrivo.

    • Saluto personalizzato—Carica un file audio o registra un saluto utilizzando la funzione di registrazione.

    La configurazione del gruppo di posta vocale prevede solo un'opzione di saluto che funge da saluto in caso di mancata risposta. Questo singolo saluto si applica sia alle situazioni "Nessuna risposta" che "Occupato".

  • Attiva Ricevi notifiche di nuovi messaggi vocali o fax a un indirizzo e-mail per immettere l'indirizzo e-mail.

  • Attiva Consenti a questo gruppo di posta vocale di ricevere messaggi fax e scegli un numero di telefono. È anche possibile inserire un'estensione.

    Questa opzione potrebbe non essere disponibile se l'inoltro della casella vocale è disabilitato.

  • Seleziona o deseleziona Trasferisci a '0' al numero di telefono. Se selezionato, immettere il numero di telefono a cui trasferire le chiamate.

    Se selezioni questa opzione, assicurati che il messaggio di benvenuto della segreteria telefonica informi i chiamanti che premendo "0" la chiamata verrà trasferita.

  • Seleziona o deseleziona Invia una copia del messaggio via email. Se selezionato, immettere l'indirizzo e-mail a cui inviare la registrazione di tutti i messaggi vocali.

  • Se necessario, modificare il codice di accesso per questo gruppo di posta vocale.

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Fai clic su Salva.

Annulla assegnazione di un numero di telefono e di un'estensione

Puoi annullare l'assegnazione di un numero di telefono o di un interno da un gruppo con casella vocale.

Se utilizzi una funzione di gruppo con casella vocale per il servizio fax, è richiesto un numero di telefono. Se utilizzi solo la funzione di casella vocale, il numero di telefono è opzionale.

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Accedere a Control Hub.

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Vai a Servizi > Chiamata > Caratteristiche.

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Selezionare la scheda Gruppo segreteria telefonica e fare clic su Gestisci.

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Nella colonna Azioni di un gruppo di posta vocale, fare clic su Annulla assegnazione Icona di annullamento dell'assegnazione.

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Ti verrà chiesto di confermare se desideri rimuovere questo numero di telefono dal gruppo della segreteria telefonica. Fai clic su Annulla assegnazione per confermare.

Se per questo gruppo di posta vocale è abilitata la messaggistica fax, ti verrà chiesto di disabilitare un messaggio fax prima di annullare l'assegnazione del numero di telefono. Per confermare, fai clic su OK. Quindi, fai clic su Disabilita e annulla assegnazione.

Eliminazione di un gruppo di casella vocale

Puoi eliminare un gruppo con casella vocale creato in precedenza. Quando un gruppo di posta vocale viene rimosso, tutti i messaggi e i dati correlati vengono eliminati e non possono essere recuperati. Se è assegnato un numero di telefono o un interno, significa che non è assegnato.

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Accedere a Control Hub.

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Vai a Servizi > Chiamata > Caratteristiche.

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Selezionare la scheda Gruppo segreteria telefonica e fare clic su Gestisci.

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Nella colonna Azioni di un gruppo di posta vocale, fare clic su Pulsante Elimina rappresentato dall'icona di un cestino.

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Per confermare, fai clic su Elimina.