Du kan använda en röstbrevlådegrupp för något av följande scenarier:

  • Du behöver en allmän röstbrevlåda för en avdelning eller arbetsgrupp.

  • Du vill lägga till ett alternativ för röstbrevlåda till en autoassistent eller sökgrupp.

  • Du vill skicka överflödiga inkommande samtal från en samtalskö till en delad röstbrevlåda.

  • Du har användare som endast behöver en röstbrevlåda.

Skapa en röstbrevlådegrupp med MWI med en virtuell linje

Virtuell linje kan användas för att skapa en gruppröstbrevlåda. När någon lämnar ett röstmeddelande aktiveras indikatorn för väntande meddelande (MWI) på de enheter som det virtuella linjenumret är tilldelat till.

Innan du börjar

Om du vill konfigurera ett virtuellt linjenummer som en gruppröstbrevlåda ska du först konfigurera det virtuella linjenumret till fler än en användares enhet som en delad linje. Mer information om konfiguration av delad linje finns i Konfiguration av delad linje för multiplattformstelefoner (MPP).

1

Logga in på Control Hub.

2

Gå till Tjänster > Samtal > Virtuella linjer.

3

Välj ett virtuellt linjenummer som du har tilldelat som en delad linje och klicka på Samtal.

4

Gå till avsnittet Röstbrevlåda, fax och meddelandespråk och klicka på Röstbrevlåda.

5

Aktivera Röstbrevlåda och Skicka alla inkommande samtal till röstbrevlåda.

Inställningar i Control Hub för virtuella linjer, inklusive växlarna för ”Röstbrevlåda” och ”Skicka samtal till röstbrevlåda”
6

Klicka på Spara.

När en användare ringer och lämnar ett röstmeddelande aktiveras MWI-lampan för att indikera att det finns ett röstmeddelande. En användare i en grupp kan kontrollera röstmeddelandet genom att ange röstbrevlådans PIN-kod.

Skapa en röstbrevlådegrupp med en primär linje eller anknytning

Du kan skapa en delad röstbrevlåda eller plats för inkommande fax genom att skapa en ny röstbrevlådegrupp i Control Hub.

1

Logga in på Control Hub.

2

Gå till Tjänster > Samtal > Funktioner.

3

Välj kortet Röstbrevlådegrupp och klicka sedan på Lägg till ny.

4

Ange följande information på sidan Grundläggande och klicka sedan på Nästa.

  • Plats – Där tjänsten för röstbrevlådegrupp är tilldelad.
  • Namn på röstbrevlådegrupp – namnet som används för att identifiera röstbrevlådegruppen.
  • Telefonnummer – Tilldela ett telefonnummer och/eller en anknytning.

    För faxtjänsten krävs ett separat och fullständigt telefonnummer. Ett telefonnummer är valfritt för tjänsten med endast röstbrevlåda.

  • Förnamn och efternamn för inringar-ID – visas när samtal överförs eller vidarebefordras från den här röstbrevlådegruppen.
  • Lösenkod för röstbrevlåda – använd den här koden för att komma åt röstbrevlådegruppen när du ringer.
5

Ange följande information på sidan Inställningar och klicka sedan på Nästa.

  • Språk – Välj språk för ljudmeddelanden.
  • Meddelandelagring – Välj var meddelanden ska lagras.

    • Använd intern postlåda – om du väljer det här alternativet kan användare komma åt sina röstmeddelanden från telefon, Webex-appen och User Hub.

      Den interna postlådan har följande lagringsbegränsningar:

      • Gräns på tio minuter för ett enskilt meddelande.

      • Gräns på 100 minuter för hela postlådan.

    • Använd extern postlåda – om du väljer det här alternativet skickas alla röstmeddelanden till ett angivet e-postmeddelande. Användare kan inte komma åt röstmeddelanden från sin telefon, Webex-appen eller User Hub. Röstmeddelanden transkriberas inte heller.

  • Avisering om nya meddelanden – Få aviseringar om nya röstmeddelanden eller fax till en e-postadress.

    Ange e-postadressen om detta är aktiverat.

  • Faxmeddelanden – Tillåt att röstbrevlådegruppen tar emot faxmeddelanden.
  • Ytterligare röstbrevlådeinställningar – Välj ett eller båda av följande alternativ:

    • Välj Överför till ”0” till telefonnummer och ange telefonnumret som uppringare ska överföras till.

    • Välj E-posta en kopia av meddelandet och ange e-postadressen som inspelningen av alla röstmeddelanden ska skickas till.

6

Gå till sidan Granska och granska dina nya inställningar för röstbrevlådegruppen på varje flik för att se till att allt är som det ska. Du kan klicka på Tillbaka för att göra ändringar, eller klicka på Skapa för att tillämpa inställningarna för din nya röstbrevlådegrupp.

7

Klicka på Klar.

Nästa steg

Om du har konfigurerat röstbrevlådegruppen för en specifik arbetsgrupp eller specifika användare måste du dela röstbrevlådegruppens nummer och lösenkod med dessa användare eller grupper. Du måste också lägga till ett telefonnummer eller en anknytning till röstportalen om du inte redan har gjort det.

Aktivera eller inaktivera en röstbrevlådegrupp

1

Logga in på Control Hub.

2

Gå till Tjänster > Samtal > Funktioner.

3

Välj kortet Röstbrevlådegrupp och klicka på Hantera.

4

Välj en röstbrevlådegrupp att redigera.

5

Klicka på Röstbrevlåda i sidopanelen.

6

Aktivera eller inaktivera tjänsten för röstbrevlådegrupp.

7

Klicka på Spara.

Redigera inställningarna för en röstbrevlådegrupp

Du kan redigera inställningarna för en tidigare skapad röstbrevlådegrupp när som helst i Control Hub.

1

Logga in på Control Hub.

2

Gå till Tjänster > Samtal > Funktioner.

3

Välj kortet Röstbrevlådegrupp och klicka på Hantera.

4

Välj en röstbrevlådegrupp att redigera.

5

I sidopanelen redigerar du Telefonnummer, Anknytning, Inringar-ID och Tidszon.

Du kan inte ändra platsen. Om du vill ändra platsen måste du ta bort den här röstbrevlådegruppen och återskapa den.

6

Klicka på Röstbrevlåda för att redigera de ytterligare röstbrevlådeinställningarna.

Om tjänsten för röstbrevlådegrupp är inaktiverad visas inte de ytterligare inställningarna.

  • Välj språk som ska tillämpas på ljudmeddelanden.

  • Välj det meddelande som spelas upp när uppringare når den här röstbrevlådan.

    • Standardhälsning – spelar upp en standardhälsning för inkommande samtal.

    • Anpassad hälsning – ladda upp en ljudfil eller spela in en hälsning med inspelningsfunktionen.

    Röstbrevlådegruppens konfiguration tillhandahåller bara ett enda hälsningsalternativ som fungerar som hälsningsfrasen vid inget svar. Den här enda hälsningsfrasen gäller både situationer med ”inget svar” och ”upptagen”.

  • Aktivera Få aviseringar om nya röstmeddelanden eller fax till en e-postadress för att ange e-postadressen.

  • Aktivera Tillåt att röstbrevlådegruppen tar emot faxmeddelanden och välj ett telefonnummer. Du kan även ange en anknytning.

    Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om röstbrevlådan är inaktiverad.

  • Välj eller avmarkera Överför till ”0” till telefonnummer. Om detta är markerat anger du telefonnumret som uppringare ska överföras till.

    Om du väljer det här alternativet ska du se till att hälsningsfrasen i röstbrevlådan informerar de som ringer om att de överförs genom att trycka på ”0”.

  • Välj eller avmarkera E-posta en kopia av meddelandet. Om detta är markerat anger du e-postadressen till vilken inspelningen av alla röstmeddelanden ska skickas.

  • Ändra lösenkoden för den här röstbrevlådegruppen om det behövs.

7

Klicka på Spara.

Ta bort ett telefonnummer och en anknytning

Du kan ta bort ett telefonnummer eller en anknytning från en röstbrevlådegrupp.

Om du använder funktionen för röstbrevlådegrupp för faxtjänst krävs ett telefonnummer. Om du endast använder den för röstbrevlådan är ett telefonnummer valfritt.

1

Logga in på Control Hub.

2

Gå till Tjänster > Samtal > Funktioner.

3

Välj kortet Röstbrevlådegrupp och klicka på Hantera.

4

I kolumnen Åtgärder i en röstbrevlådegrupp klickar du på Ta bort tilldelning Ta bort ikon för tilldelning.

5

Du uppmanas att bekräfta att du vill ta bort det här telefonnumret från röstbrevlådegruppen. Klicka på Ta bort tilldelning för att bekräfta.

Om faxmeddelanden är aktiverat för den här röstbrevlådegruppen uppmanas du att inaktivera ett faxmeddelande innan du tar bort telefonnumret. Klicka på Okej för att bekräfta. Klicka sedan på Inaktivera och ta bort tilldelning.

Ta bort en röstbrevlådegrupp

Du kan ta bort en tidigare skapad röstbrevlådegrupp. När en röstbrevlådegrupp tas bort tas alla meddelanden och relaterade data bort och kan inte återställas. Om ett telefonnummer eller en anknytning har tilldelats tas det bort.

1

Logga in på Control Hub.

2

Gå till Tjänster > Samtal > Funktioner.

3

Välj kortet Röstbrevlådegrupp och klicka på Hantera.

4

I kolumnen Åtgärder i en röstbrevlådegrupp klickar du på Ta bort knapp som representeras av en papperskorg-ikon.

5

Bekräfta genom att klicka på Ta bort.