Du kan använda en röstbrevlådegrupp för något av följande scenarier:

  • Du behöver en allmän röstbrevlåda för en avdelning eller arbetsgrupp.

  • Du vill lägga till ett alternativ för röstbrevlåda till en autoassistent eller sökgrupp.

  • Du vill skicka de överbelastade inkommande samtalen från en samtalskö till en delad röstbrevlåda.

  • Du har användare som bara behöver en röstbrevlåda.

Skapa en röstbrevlåda med MWI med hjälp av en virtuell linje

Virtuell linje kan användas för att skapa ett gruppröstmeddelande. När någon lämnar ett röstmeddelande aktiveras meddelandevänteindikatorn (MWI) på de enheter som det virtuella linjenumret är tilldelat.

Innan du börjar

För att konfigurera ett virtuellt linjenummer som en gruppröstbrevlåda, konfigurera först det virtuella linjenumret till mer än en användares enhet som en delad linje. För mer information om konfiguration av delade linjer, se Konfiguration av delade linjer för multiplattformstelefoner (MPP).

1

Logga in på Control Hub.

2

Gå till Tjänster > Ringer > Virtuella linjer.

3

Välj ett virtuellt linjenummer som du har tilldelat som en delad linje och klicka på Ringer.

4

I avsnittet Språk för röstbrevlåda, fax och meddelanden klickar du på Röstbrevlåda.

5

Aktivera Röstbrevlåda och Skicka alla inkommande samtal till röstbrevlåda.

Inställningar i Control Hub för virtuella linjer inklusive växlingsknapparna för "Röstbrevlåda" och "Skicka samtal till röstbrevlåda"
6

Klicka på Spara.

När en användare ringer och lämnar ett röstmeddelande tänds MWI-lampan för att indikera att det finns ett röstmeddelande. En användare i en grupp kan lyssna av röstmeddelandet genom att ange röstbrevlådans PIN-kod.

Skapa en röstbrevlåda med hjälp av en primär linje eller anknytning

Du kan skapa en delad röstbrevlåda eller plats för inkommande fax genom att skapa en ny röstbrevlådegrupp i Control Hub.

1

Logga in på Control Hub.

2

Gå till Tjänster > Ringer > Funktioner.

3

Markera kortet Röstbrevlådagrupp och klicka sedan på Lägg till ny.

4

Ange följande information på sidan Grundläggande och klicka sedan på Nästa.

  • Plats—Var denna röstbrevlådasgruppstjänst är tilldelad.
  • Röstbrevlådans gruppnamn— Namnet som används för att identifiera den här röstbrevlådans grupp.
  • Telefonnummer— Tilldela ett telefonnummer and/or förlängning.

    För faxtjänsten krävs ett separat och fullständigt telefonnummer. Ett telefonnummer är valfritt för tjänsten med endast röstbrevlåda.

  • Direktnummer för uppringar-ID– Välj ett uppringar-ID som ska visas när en person ringer från den här röstbrevlådan. Du kan välja Visningsnamn eller Annat direktnummer för uppringaren. Ett fält visas där du kan ange ett anpassat namn.

    Andra namn på direktnummeruppringare stöder Unicode-tecken med en längd på maximalt 128 tecken.

  • Ring via namn—Ange ett namn som du vill använda för att ringa upp den här röstbrevlådan.

    Fältet Ring efter namn stöder ASCII-tecken.

  • Röstbrevlådans lösenord– Använd den här koden för att komma åt röstbrevlådans grupp när du ringer.
5

Ange följande information på sidan Inställningar och klicka sedan på Nästa.

  • Språk— Välj språk för ljudmeddelandena.
  • Meddelandelagring—Välj var meddelanden ska lagras.

    • Använd intern postlåda– Om du väljer det här alternativet kan användare komma åt sina röstmeddelanden från telefonen, Webex-appen och användarhubben.

      Den interna postlådan har följande lagringsbegränsningar:

      • Gräns på tio minuter för ett enskilt meddelande.

      • Gräns på 100 minuter för hela postlådan.

    • Använd extern brevlåda— Om du väljer det här alternativet skickas alla röstmeddelanden till en angiven e-postadress. Användare kan inte komma åt röstmeddelanden från sin telefon, Webex-appen eller användarhubben. Röstmeddelanden transkriberas inte heller.

  • Nytt meddelandemeddelande— Få meddelanden om nya röstmeddelanden eller fax till en e-postadress.

    Ange e-postadressen om detta är aktiverat.

  • Faxmeddelanden— Tillåt att den här röstbrevlådan tar emot faxmeddelanden.
  • Ytterligare röstbrevlådans inställningar– Välj ett eller båda av följande:

    • Välj Överför till '0' till telefonnummer och ange telefonnumret som uppringarna ska kopplas till.

    • Välj Skicka en kopia av meddelandet via e-post och ange e-postadressen dit inspelningen av alla röstmeddelanden ska skickas.

6

Gå till sidan Granska och granska dina nya inställningar för röstbrevlådegruppen på varje flik för att se till att allt är som det ska. Du kan klicka på Tillbaka för att göra ändringar, eller klicka på Skapa för att tillämpa inställningarna för din nya röstbrevlådegrupp.

7

Klicka på Klar.

Nästa steg

Om du har konfigurerat röstbrevlådan för en specifik arbetsgrupp eller specifika användare måste du dela röstbrevlådans nummer och lösenord med dessa användare eller grupper. Du måste också lägga till ett telefonnummer eller en anknytning till röstportalen, om du inte redan har gjort det.

Aktivera eller inaktivera en röstbrevlådegrupp

1

Logga in på Control Hub.

2

Gå till Tjänster > Ringer > Funktioner.

3

Välj kortet Röstbrevlådagrupp och klicka på Hantera.

4

Välj en röstbrevlådagrupp att redigera.

5

Klicka på Röstmeddelandei sidopanelen.

6

Aktivera eller inaktivera röstbrevlådans grupptjänst.

7

Klicka på Spara.

Redigera inställningarna för en röstbrevlådegrupp

Du kan redigera inställningarna för en tidigare skapad röstbrevlådegrupp när som helst i Control Hub.

1

Logga in på Control Hub.

2

Gå till Tjänster > Ringer > Funktioner.

3

Markera kortet Röstbrevlådagrupp och klicka på Hantera.

4

Välj en röstbrevlådagrupp att redigera.

5

I sidopanelen redigerar du Telefonnummer, Anknytning, Nummerpresentatöroch Tidszon.

Du kan inte ändra platsen. För att ändra platsen måste du ta bort den här röstbrevlådan och återskapa den.

6

Klicka på Röstbrevlåda för att redigera de ytterligare inställningarna för röstbrevlådan.

Om tjänsten för röstbrevlådegrupp är inaktiverad visas inte de ytterligare inställningarna.

  • Välj vilket språk som ska användas för ljudmeddelandena.

  • Välj det meddelande som spelas upp när uppringare når denna röstbrevlåda.

    • Standardhälsning— Spelar upp en standardhälsning för inkommande samtal.

    • Anpassad hälsning— Ladda upp en ljudfil eller spela in en hälsning med inspelningsfunktionen.

    Konfigurationen av röstbrevlådans grupp tillhandahåller endast ett enda hälsningsalternativ som fungerar som hälsningsfras vid inget svar. Denna enda hälsningsfras gäller både för "Inget svar" och "Upptaget".

  • Aktivera Få aviseringar om nya röstmeddelanden eller fax till en e-postadress för att ange e-postadressen.

  • Aktivera Tillåt att den här röstbrevlådan tar emot faxmeddelanden och välj ett telefonnummer. Du kan också ange en förlängning.

    Det här alternativet är eventuellt inte tillgängligt om röstbrevlådan är inaktiverad.

  • Markera eller avmarkera Överför till '0' till telefonnummer. Om valt, ange telefonnumret som uppringare kopplas till.

    Om du väljer det här alternativet, se till att din röstbrevlåda informerar uppringarna om att de kopplas vidare när de trycker på '0'.

  • Markera eller avmarkera Skicka en kopia av meddelandet via e-post. Om detta är valt, ange e-postadressen dit inspelningen av alla röstmeddelanden skickas.

  • Ändra lösenordet för den här röstbrevlådans grupp om det behövs.

7

Klicka på Spara.

Ta bort ett telefonnummer och en anknytning

Du kan ta bort ett telefonnummer eller en anknytning från en röstbrevlådegrupp.

Om du använder funktionen för röstbrevlådegrupp för faxtjänst krävs ett telefonnummer. Om du endast använder den för röstbrevlådan är ett telefonnummer valfritt.

1

Logga in på Control Hub.

2

Gå till Tjänster > Ringer > Funktioner.

3

Markera kortet Röstbrevlådagrupp och klicka på Hantera.

4

I kolumnen Åtgärder i en röstbrevlådasgrupp klickar du på Ta bort tilldelning Ikon för att ta bort tilldelning.

5

Du uppmanas att bekräfta att du vill ta bort tilldelningen av det här telefonnumret från röstbrevlådans grupp. Klicka på Ta bort tilldelning för att bekräfta.

Om faxmeddelanden är aktiverade för den här röstbrevlådans grupp uppmanas du att inaktivera ett faxmeddelande innan du tar bort tilldelningen av telefonnumret. Klicka på Okej för att bekräfta. Klicka sedan på Inaktivera och ta bort tilldelning.

Ta bort en röstbrevlådegrupp

Du kan ta bort en tidigare skapad röstbrevlådegrupp. När en röstbrevlådagrupp tas bort raderas alla meddelanden och relaterad data och kan inte återställas. Om det finns ett tilldelat telefonnummer eller en anknytning är det inte längre tilldelat.

1

Logga in på Control Hub.

2

Gå till Tjänster > Ringer > Funktioner.

3

Markera kortet Röstbrevlådagrupp och klicka på Hantera.

4

I kolumnen Åtgärder i en röstbrevlådagrupp klickar du på Radera-knappen representerad av en papperskorgikon.

5

Bekräfta genom att klicka på Ta bort.