Vous pouvez utiliser un groupe de messagerie vocale dans l’un des cas suivants :

  • vous avez besoin d’une messagerie vocale à usage général pour un service ou un groupe de travail.

  • vous souhaitez ajouter une option de messagerie vocale à un standard automatique ou à un groupe de recherche.

  • vous souhaitez envoyer les appels entrants en surnombre d’une file d’attente d’appels vers une boîte vocale partagée.

  • vous avez des utilisateurs qui n’ont besoin que d’une boîte vocale.

Vous pouvez créer une boîte de messagerie vocale ou de télécopie entrante partagée en créant un nouveau groupe de messagerie vocale dans Control Hub.

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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com/, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.

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Cliquez sur Groupe de messagerie vocale > Créer un groupe de messagerie vocale.

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Sur la page Bases, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Suivant.

  • Emplacement–L’endroit où ce service de groupe de messagerie vocale est attribué.
  • Nom du groupe de messagerie vocale–Le nom utilisé pour identifier ce groupe de messagerie vocale.
  • Numéro de téléphone–Attribuez un numéro de téléphone et/ou un numéro de poste.

     

    Pour le service de télécopie, un numéro de téléphone complet et distinct est requis. Pour le service de messagerie vocale uniquement, un numéro de téléphone est facultatif.

  • Nom et prénom de l’appelant–Présenté lorsque les appels sont transférés ou renvoyés hors de ce groupe de messagerie vocale.
  • Code d’accès à la messagerie vocale–Utilisez ce code pour accéder au groupe de messagerie vocale lorsque vous appelez.
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Sur la page Paramètres, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Suivant.

  • Langue–Sélectionnez la langue des annonces audio.
  • Stockage des messages–Choisissez l’emplacement de stockage des messages.
  • Notification de nouveau message–Recevoir des notifications de tout nouveau message vocal ou télécopie à une adresse électronique.

    Si cette option est activée, saisissez l’adresse électronique.

  • Messagerie par télécopie–Activez cette option pour permettre à ce groupe de messagerie vocale de recevoir des messages par télécopie.
  • Paramètres supplémentaires de la messagerie vocale–Choisissez l’une ou les deux options suivantes :
    • cochez la case Transférer vers le numéro de téléphone « 0 » et saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appelants sont transférés.

    • Cochez la case Envoyer une copie du message et saisissez l’adresse électronique à laquelle l’enregistrement de tous les messages vocaux est envoyé.

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Sur la page Révision, sous chaque onglet, vérifiez les paramètres de votre nouveau groupe de messagerie vocale pour vous assurer que tout est correct. Vous pouvez cliquer sur Retour pour apporter des modifications ou sur Créer pour appliquer les paramètres à votre nouveau groupe de messagerie vocale.

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Cliquez sur Terminé lorsque vous avez terminé.

Ce qu’il faut faire ensuite

Si vous avez configuré le groupe de messagerie vocale pour un groupe de travail spécifique ou des utilisateurs spécifiques, vous devrez partager le numéro et le code d’accès du groupe de messagerie vocale avec ces utilisateurs ou groupes. Vous devrez également ajouter un numéro de téléphone ou une extension au portail vocal, si vous ne l’avez pas déjà fait.

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Dans l’affichage d’administration du client, dans https://admin.webex.com/, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.

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Cliquez sur Groupe de messagerie vocale, puis sélectionnez le groupe de messagerie vocale à modifier.

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Dans le panneau latéral, sous Paramètres de messagerie vocale, sélectionnez la flèche située à côté de Messagerie vocale pour l’agrandir.

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Utilisez le commutateur pour activer ou désactiver ce service de groupe de messagerie vocale.

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Si vous le désactivez, une fenêtre contextuelle s’affiche pour vous demander de confirmer, cliquez sur Ok.

Vous pouvez modifier les paramètres d’un groupe de messagerie vocale précédemment créé à tout moment dans Control Hub.

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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com/, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.

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Cliquez sur Groupe de messagerie vocale et sélectionnez le groupe de messagerie vocale à modifier.

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Dans le panneau latéral, sous Paramètres généraux, vous pouvez modifier le numéro de téléphone et/ou les numéros de postes ainsi que l’ID de l’appelant.


 

L’emplacement ne peut pas être modifié. Vous devez supprimer ce groupe de messagerie vocale et le recréer pour modifier l’emplacement.

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Sous Paramètres de messagerie vocale, sélectionnez la flèche située à côté de Messagerie vocale pour agrandir et modifier les paramètres supplémentaires de la messagerie vocale.


 

Si le service de groupe de messagerie vocale est désactivé, les paramètres supplémentaires ne s’affichent pas.

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Sous Langue, sélectionnez la langue à appliquer aux annonces audio.

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Sous la rubrique Bienvenue, choisissez le message qui est diffusé lorsque les appelants atteignent cette boîte vocale.

  • Message de bienvenue par défaut–Affiche un message d’accueil par défaut pour les appels entrants.
  • Message d’accueil personnalisé–Téléchargez un fichier audio ou enregistrez un message d’accueil à l’aide de la fonction d’enregistrement.
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Sous Messagerie par télécopie, vous pouvez activer ou désactiver la réception de messages par télécopie pour ce groupe de messagerie vocale.

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Sous Paramètres supplémentaires de messagerie vocale, vous pouvez choisir l’une ou les deux options suivantes :

  • cochez la case Transférer vers le numéro de téléphone « 0 » et saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appelants sont transférés.

     

    Si vous sélectionnez cette option, assurez-vous que le message d’accueil de votre messagerie vocale informe les appelants que le fait d’appuyer sur « 0 » les transférera.

  • Cochez la case Envoyer une copie du message et saisissez l’adresse électronique à laquelle l’enregistrement de tous les messages vocaux est envoyé.
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Sous Changer le code d’accès de la messagerie vocale, vous pouvez changer le code d’accès pour ce groupe de messagerie vocale.

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Une fois toutes les modifications apportées au groupe de messagerie vocale terminées, cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez annuler l’attribution d’un numéro de téléphone ou d’un poste d’un groupe de messagerie vocale.


Si vous utilisez la fonction de groupe de messagerie vocale pour le service de télécopie, un numéro de téléphone est nécessaire. Si vous l’utilisez uniquement pour la messagerie vocale, un numéro de téléphone est facultatif.

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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com/, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.

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Cliquez sur Groupe de messagerie vocale et sélectionnez le groupe de messagerie vocale à modifier.

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Dans la colonne Actions, sélectionnez Supprimer.

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Vous êtes invité à confirmer que vous voulez désaffecter ce numéro de téléphone du groupe de messagerie vocale. Cliquez sur Désaffecter pour confirmer.


 

Si la messagerie par télécopie est activée pour ce groupe de messagerie vocale, vous êtes invité à désactiver la messagerie par télécopie avant de désaffecter le numéro de téléphone. Pour confirmer, cliquez sur Ok. Cliquez ensuite sur Désactiver et désaffecter.

Vous pouvez supprimer un groupe de messagerie vocale précédemment créé. Lorsqu’un groupe de messagerie vocale est supprimé, tous les messages et les données associées sont supprimés et ne peuvent pas être récupérés. Si un numéro de téléphone ou un poste est attribué, il est désaffecté.

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Dans l’affichage du client dans https://admin.webex.com/, allez dans Services, et choisissez Appel > Fonctionnalités.

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Cliquez sur Groupe de messagerie vocale et recherchez le groupe de messagerie vocale à supprimer dans la liste.

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Dans la colonne Actions, sélectionnez .

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Pour confirmer, cliquez sur Supprimer.

Vous pouvez accéder aux messages vocaux de la boîte de réception d’un groupe de messages vocaux à partir de n’importe quel téléphone.

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Effectuez l’une des actions suivantes :

  • À partir de tous les téléphones, composez le numéro de téléphone du portail vocal.

     

    Si vous ne connaissez pas le numéro de téléphone du portail vocal de votre site, demandez à votre administrateur.

  • À partir d’un téléphone IP Cisco, appuyez sur la touche Messages.
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Lorsque vous y êtes invité, saisissez le numéro de téléphone ou le poste du groupe de messagerie vocale.

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Saisissez le code d’accès du groupe de messagerie vocale.

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Suivez les instructions vocales.