當您的團隊開始使用 Webex 時,您應該花一些時間考量如何構造團隊和空間的最佳結構。 如果您採取系統方法,您將可能會發現控制工作流程更容易,而且團隊支援更出色。 您可以建立共用程序、進行決策、構建常識以及促進團隊文化。

遵循公司指南

您的公司可能已經具有特定指南,您在建立空間或團隊時應該遵循這些指南。 例如,經理可能應該為其直接報告提供專用空間,或者整個技術群組可能具有一個會自動加入每個人的團隊。 因此,如果您要建立新的空間和團隊,供同事協同工作,請先檢查公司的指南。 由於大多數人將同時使用多個空間和團隊,因此遵循類似指南可以為每個人提供更大的便利。

從空間開始

空間是 Webex 中執行所有動作的位置。 您可以在空間中傳送訊息、共用檔案、排定會議、進行通話等等。 您可以擁有多種類型的空間:與另一個人組成的空間、許多其他人組成的空間,或屬於更大團隊的空間。 如果您直接給某人傳訊,則僅在你們兩個人之間建立空間,其他任何人都無法加入該交談。 如果您需要與更多人員通訊來討論特定主題,則可以建立空間以便你們能協同工作。 如果您的範圍已超過該空間最初的意圖,則可能需要建立團隊將空間移入團隊

建立團隊

通常,您因為以下兩個原因之一建立團隊 — 如果您心裡為大型專案或人員群組構思好特定的通訊結構,或者如果您已經超出所建立空間的範圍。 團隊只是相關空間的集合。 如果長期在一起處理事項的人員群組保持不變,則團隊是非常好的選擇。 有些工作可能很複雜,涉及大量同時發生的活動或子專案。 您可以為每個難題建立不同的空間。

比方說,您管理的團隊大約是由大型公司財務部門的 10 個人員組成。 一旦您的團隊使用應用程式,您就可以建立團隊並命名為「財務」。 建立團隊時,您會成為其協調者,而且您新增的每個人都是團隊成員。 他們將會自動新增至團隊的一般空間,此空間是預設空間,並且是唯一的您的團隊成員會自動加入的空間。

組織您的團隊

考量將一般空間用於公告,您可以在其中將重要資訊作為唯讀訊息共用。 只有團隊協調人能夠公佈至空間,並且可避免您在其他團隊空間正在進行的討論中遺失這些重要訊息。

如何建立團隊架構是團隊成功的關鍵。 團隊中的任何人都可以新增空間至團隊,作為共用其知識的一種方法。 團隊中的每個人都可以看到可用團隊空間並自行加入團隊空間。 如果您想要您的團隊在建立團隊空間時遵循指南,請確保讓他們知道。

協調團隊空間

當您在團隊中協調空間時,您可以控制哪些空間可用以及哪些人員屬於這些空間。 這使您能夠控制可在空間中查看內容的人員。 舉例來說,如果您是協調者,當向一組目標人員提供敏感資訊或機密資訊時,這很有用。 您可以阻止團隊中其他沒有所需權限的人員查看這些敏感資訊。

建立團隊時,您就是團隊協調者,並且可以控制團隊的空間和成員。

團隊協調者也可以將他們自己指派為團隊中任何已協調空間的協調者。 團隊主持人可以自行加入任何空間,並提升自己的權限,以協調該空間。 他們還可以指派其他空間協調者(必須是團隊的成員)。

團隊中的任何人都可以建立團隊空間,並且可以選擇協調該空間。 然後,他們會成為該空間的協調者。 其他團隊成員無法自行加入,需要協調者將他們加入該空間。

新增更多協調人

您還可以為團隊指派其他協調者,幫助保持團隊成員清單最新,或更新團隊詳細資料。 協調人可以協助確保您的團隊空間全部都在使用中,方式是對未用的空間進行封存,或者還原任何需要再次使用的空間。 他們還可以將不再於團隊中工作的人員從團隊中移除

最後,當每個人的工作都移至新專案後,您可以封存團隊並準備好建立您的下一個團隊!