الرد على محادثة بريد إلكتروني

بمجرد تعيين محادثة بريد إلكتروني لك، يعرض الطلب المنبثق اسم العميل والبريد الإلكتروني واسم قائمة الانتظار. يشير المؤقت إلى الوقت المنقضي منذ استلامك لمحادثة البريد الإلكتروني.

  • ستتلقى إعلاما صوتيا بالرسائل الجديدة (حول محادثة حالية) على Agent Desktop.

  • إذا تلقيت بريدا إلكترونيا جديدا أثناء الرد.

    • تظهر رسالة بانر أعلى أداة البريد الإلكتروني تقول: عرض جميع الرسائل لاتخاذ مزيد من الإجراءات. تظهر رسائل البريد الإلكتروني الجديدة باللون الأزرق أعلى سلسلة الرسائل. بمجرد عرض جميع رسائل هذا الموضوع ، يختفي التمييز الأزرق ورسالة البانر.

    • تظهر رسالة بانر أسفل مؤلف البريد الإلكتروني تفيد بأنك لا ترد على أحدث رسالة بريد إلكتروني في هذه المحادثة. يختفي الشعار عند الرد على نفس سلسلة الرسائل أو الانتقال إلى سلسلة رسائل أخرى.

  • عندما يقوم أحد المسؤولين بحذف أحد الأصول، يقاطع التطبيق المحادثة ويعرض رسالة تنبيه على Agent Desktop. لن يسمح لك التطبيق بمتابعة المحادثة ، لذلك يجب عليك إنهائها.

‏‫قبل البدء‬

يجب أن تكون في الحالة متاح لتلقي الطلبات. إذا كنت في حالة RONA ، فقم بتغيير حالتك من RONA إلى متوفر.

1

انقر فوق قبول في الطلب.

يفتح الطلب في مربع الإنشاء، ويعرض جزء تفاعل.
2

انقر فوق لعرض نص الرسالة الإلكترونية والخيارات التالية:

  • رد—حدد هذا الخيار للرد على المرسل فقط. عند الرد على رسالة بريد إلكتروني، يتم ملء حقلي "إلى " و "الموضوع " تلقائيا ولا يمكنك تحريرهما.

  • الرد على الكل — حدد هذا الخيار للرد على جميع المستلمين. عند الرد على الكل على بريد إلكتروني، يتم ملء حقلي "إلى " و "الموضوع " تلقائيا ولا يمكنك تحريرهما. يتم ملء الحقل "نسخة " مسبقا بالنسخة الأصلية من ذلك البريد الإلكتروني.

  • يمكنك تحديد نسخة مخفية لإضافة معرفات البريد الإلكتروني في الحقل "مخفية". يمكنك إضافة معرفات البريد الإلكتروني أو إزالتها في الحقلين "نسخة " و "مخفية ". إذا لزم الأمر ، يمكنك أيضا إخفاءها عن طريق تحديد خيار إخفاء .

  • ‬‏‫إعادة التوجيه — حدد هذا الخيار لإرساله إلى مستلم جديد. عند إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني، يتم ملء حقل الموضوع تلقائيا. يمكنك إضافة معرفات البريد الإلكتروني أو إزالتها في الحقول "إلى" و "نسخة" و "مخفية ".

3

(اختياري) انقر فوق نسخة ونسخة مخفية لإرسال نسخة كربونية ونسخة كربونية عمياء من البريد الإلكتروني إلى المزيد من المستلمين.

  • عند الرد على محادثة بريد إلكتروني أو إعادة توجيهها، يقوم التطبيق بتحميل سلسلة رسائل البريد الإلكتروني بأكملها في المؤلف، مفصولة بخط. يعمل السطر على تمييز البريد الإلكتروني الأصلي عن ردك أو إعادة توجيهك.

  • لديك المرونة لتحرير السجل السياقي لسلسلة رسائل البريد الإلكتروني وتطبيق أنماط التنسيق المنسقة المتاحة لعنصر واجهة المستخدم حسب الحاجة.

  • يضيف التطبيق البادئة إما ب RE: (للرد) أو FW: (لإعادة توجيه) ، اعتمادا على الإجراء الذي تقوم به. تشير هذه البادئات إلى طبيعة البريد الإلكتروني.

  • عندما تحتوي رسالة بريد إلكتروني على بادئة ، يحتفظ بها التطبيق ويتجنب إضافة بادئات مكررة إلى الموضوع.

4

اكتب البريد الإلكتروني في نص البريد الإلكتروني.

  • عندما تقوم بإنشاء رسالة دون إرسالها، يقوم التطبيق بحفظها كمسودة. يمكنك الوصول بسهولة إلى هذه المسودات من الملحن.

  • علاوة على ذلك ، عند نقل محادثة مع مسودة ، يمكن لجميع الوكلاء المعنيين الوصول إلى أي مسودات محفوظة من المحادثة السابقة ومراجعتها.

  • الحد الأقصى لعدد الأحرف للبريد الإلكتروني هو 500 ألف والذي يتضمن كلا من سلسلة رسائل البريد الإلكتروني السابقة والرد الحالي. إذا تجاوزت مسودة بريد إلكتروني هذا الحد، يعرض التطبيق رسالة تحذير على الشاشة ويعطل الزر إرسال حتى تقوم بإعادة صياغة الرسالة.

5

(اختياري) قم بإرفاق ملف أو استخدم قوالب الرسائل.

  • عند إعادة توجيه بريد إلكتروني إلى مستلمين آخرين، تقوم الأداة بتحميل الملفات المرفقة الموجودة افتراضيا. في حالة سقوط أي مرفقات، يعرض سطح المكتب تنبيها لإعلام الوكلاء، حيث لا يمكن للتطبيق إعادة توجيه هذه المرفقات.

  • عند الرد على رسالة بريد إلكتروني، اختر قالبا، ثم انتقل إلى سلسلة محادثات أخرى. يحفظ التطبيق الرسالة كمسودة.

  • عند زيارة سلسلة المحادثات القديمة واختيار قالب جديد، يحتفظ التطبيق بكلا النموذجين في الملحن، مع وجود الأحدث في الأعلى.

  • عند الرد على الكل على رسالة بريد إلكتروني واختيار قالب غير مؤمن ، يعرضه التطبيق في الملحن. يؤدي تحديد قالب آخر غير مؤمن إلى استبدال القالب الأول.

  • عند تحديد قالب مؤمن أثناء الرد على رسالة بريد إلكتروني أو إعادة توجيهها، يقوم التطبيق بتأمين سلسلة رسائل البريد الإلكتروني بأكملها. يمنعك من تحرير الموضوع التاريخي والرد. يعود التطبيق إلى السلوك العادي عند التبديل إلى قالب غير مؤمن.

6

(اختياري) تشغيل مهام سير العمل.

7

انقر فوق إرسال.

نقل محادثة بريد إلكتروني

إذا تم تصنيف بريد إلكتروني بشكل خاطئ أو لم تتمكن من حل سؤال العميل وتريد تصعيد طلب البريد الإلكتروني، فيمكنك نقل طلب البريد الإلكتروني إلى قائمة انتظار أخرى.

‏‫قبل البدء‬

يجب عليك قبول الطلب قبل أن تتمكن من نقله.

1

انقر فوق تحويل.

يظهر مربع الطلب طلب التحويل.
2

حدد قائمة انتظار من القائمة المنسدلة، أو استخدم حقل البحث لتصفية القائمة. تعرض القائمة المنسدلة قوائم الانتظار المتوفرة لنقل طلب البريد الإلكتروني.

لا يمكنك نقل البريد الإلكتروني إلى وكيل أو مشرف معين.

3

انقر فوق تحويل.

يتم بدء طلب التحويل، ويظهر مربع الطلب أسباب الاختتام. للحصول على خطوات حول كيفية تطبيق سبب الاختتام، راجع تطبيق سبب الاختتام.