Odgovarjanje na e-poštni pogovor

Ko vam je dodeljen e-poštni pogovor, se v pojavnem oknu zahteve prikaže ime stranke, e-poštni naslov in ime čakalne vrste. Časovnik označuje čas, ki je pretekel od prejema e-poštnega pogovora.

  • Prejmete zvočno obvestilo za nova sporočila (v obstoječem pogovoru) na Agent Desktop.

  • Če med odgovarjanjem prejmete novo e-poštno sporočilo.

    • Nad pripomočkom E-pošta se prikaže sporočilo s pasico, ki pravi,Oglejte si vsa sporočila za nadaljnje ukrepanje. Nova e-poštna sporočila so prikazana modro na vrhu niti. Ko si ogledate vsa sporočila te niti, modra osvetlitev in sporočilo s pasico izgineta.

    • Pasica pod skladateljem e-pošte pravi, da ne odgovarjate na najnovejše e-poštno sporočilo v tem pogovoru. Pasica izgine, ko se odzovete na isto nit ali premaknete na drugo nit sporočila.

  • Ko skrbnik izbriše sredstvo, program prekine pogovor in na Agent Desktop prikaže opozorilno sporočilo. Aplikacija vam ne bo omogočila nadaljevanja pogovora, zato ga morate končati.

Preden začnete

Če želite prejemati zahteve, morate biti v razpoložljivem stanju. Če ste v stanju RONE , spremenite stanje iz RONA v Razpoložljivo.

1

V zahtevi kliknite Sprejmi .

Zahteva se odpre v polju za novo sporočilo in prikaže podokno interakcije.
2

Click Če si želite ogledati telo e-pošte in naslednje možnosti:

  • Odgovori – to možnost izberite, če želite odgovoriti le pošiljatelju. Ko odgovorite na e-poštno sporočilo, se polji Za in Zadeva samodejno izpolnita in ju ne morete urejati.

  • Odgovori vsem – to možnost izberite, če želite odgovoriti vsem prejemnikom. Ko na e-poštno sporočilo odgovorite vsem , se polji Za in Zadeva samodejno izpolnita in ju ne morete urejati. Polje »Kp « se vnaprej izpolni z izvirnim Kp tega e-poštnega sporočila.

  • Skp lahko izberete , če želite v polje Skp dodati e-poštne ID-je. ID-je e-poštnih sporočil lahko dodate ali odstranite v poljih Kp in Skp . Po potrebi jih lahko skrijete tudi tako, da izberete možnost Skrij .

  • Posreduj – izberite to možnost, če jo želite poslati novemu prejemniku. Ko posredujete e-poštno sporočilo, se polje Zadeva samodejno izpolni. ID-je e-poštnih sporočil lahko dodate ali odstranite v poljih Za, Kp in Skp .

3

(Neobvezno) Kliknite Kp in Skp , če želite poslati kopijo in slepo kopijo e-poštnega sporočila več prejemnikom.

  • Ko odgovorite na e-poštni pogovor ali ga posredujete, aplikacija naloži celotno nit e-poštnega sporočila v skladatelju, ločeno s vrstico. Vrstica služi za razlikovanje izvirnega e-poštnega sporočila od vašega odgovora ali posredovanja.

  • Imate fleksibilnost, da uredite kontekstno zgodovino niti e-pošte in po potrebi uporabite obogatene sloge oblikovanja, ki so na voljo za pripomoček.

  • Aplikacija doda predpono z RE: (za odgovor) ali FW: (za naprej), odvisno od dejanja, ki ga izvedete. Te predpone označujejo naravo e-poštnega sporočila.

  • Če e-poštno sporočilo vsebuje predpono, jo aplikacija obdrži in se izogne dodajanju podvojenih predpon zadevi.

4

Sestavite e-poštno sporočilo v telesu e-poštnega sporočila.

  • Ko sestavite sporočilo, vendar ga ne pošljete, ga program shrani kot osnutek. Do teh osnutkov lahko enostavno dostopate od skladatelja.

  • Poleg tega, ko prenesete pogovor z osnutkom, lahko vsi sodelujoči posredniki dostopajo do vseh shranjenih osnutkov iz prejšnjega pogovora in jih pregledajo.

  • Največja omejitev znakov za e-poštno sporočilo je 500 tisoč znakov, kar vključuje prejšnjo nit e-pošte in trenutni odgovor. Če osnutek e-poštnega sporočila preseže to omejitev, aplikacija na zaslonu prikaže opozorilno sporočilo in onemogoči gumb Pošlji, dokler ne preoblikujete sporočila.

5

(Neobvezno) Priložite datoteko ali uporabite predloge sporočil.

  • Ko e-poštno sporočilo posredujete drugim prejemnikom, pripomoček privzeto naloži obstoječe priložene datoteke. Če katera od prilog pade, namizje prikaže opozorilo za obveščanje posrednikov, saj program ne more posredovati takšnih prilog.

  • Ko odgovorite na e-poštno sporočilo, izberite predlogo in preklopite na drugo nit. Aplikacija shrani sporočilo kot osnutek.

  • Ko obiščete staro nit pogovora in izberete novo predlogo, program ohrani obe predlogi v skladatelju, pri čemer je najnovejša na vrhu.

  • Ko odgovorite vsem na e-poštno sporočilo in izberete odklenjeno predlogo, jo aplikacija prikaže v skladatelju. Če izberete drugo odklenjeno predlogo, zamenjate prvo.

  • Ko med odgovarjanjem ali posredovanjem e-poštnega sporočila izberete zaklenjeno predlogo, aplikacija zaklene celotno nit e-pošte. Preprečuje vam urejanje zgodovinske niti in odgovora. Aplikacija se vrne na običajno delovanje, ko preklopite na odklenjeno predlogo.

6

(Neobvezno) Sprožitev poteka dela.

7

Kliknite Pošlji.

Prenos e-poštnega pogovora

Če je stopnja tajnosti e-poštnega sporočila napačna ali če ne morete razrešiti vprašanja stranke in želite stopnjevati e-poštno zahtevo, lahko e-poštno zahtevo prenesete v drugo čakalno vrsto.

Preden začnete

Preden jo lahko prenesete, morate sprejeti zahtevo.

1

Kliknite Prenesi.

Prikaže se pogovorno okno Zahteva za prenos.
2

Na spustnem seznamu izberite čakalno vrsto ali pa seznam filtrirajte z iskalnim poljem. Na spustnem seznamu so prikazane čakalne vrste, ki so na voljo za prenos e-poštne zahteve.

E-poštnega sporočila ne morete prenesti določenemu agentu ali nadzorniku.

3

Kliknite Prenesi.

Zažene se zahteva za prenos in prikaže se pogovorno okno Razlogi za zaključevanje. Če želite navodila za uporabo razloga za zaključek, glejte Uporaba razloga za zaključek.