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Responder a uma conversa por e-mail
Transferir uma conversa por e-mail

Gerenciar conversas por e-mail

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O canal de e-mail permite que os clientes enviem mensagens de e-mail com tabelas, links incorporados e anexos.

Responder a uma conversa por e-mail

Depois que uma conversa por e-mail é atribuída a você, o popover de solicitação exibe o nome do cliente, o e-mail e o nome da fila. O cronômetro indica o tempo decorrido desde que você recebeu a conversa por e-mail.

  • Você recebe uma notificação sonora para novas mensagens (em uma conversa existente) noAgent Desktop.

  • Se você receber um novo e-mail ao responder.

    • Uma mensagem de banner aparece acima do widget de e-mail que diz: Exibir todas as mensagens para realizar outras ações. Os novos e-mails aparecem em azul na parte superior do tópico. Depois de ver todas as mensagens desse tópico, o destaque azul e a mensagem do banner desaparecem.

    • Uma mensagem de banner abaixo do editor de e-mail diz que você não está respondendo ao e-mail mais recente desta conversa. O banner desaparece quando você responde ao mesmo tópico ou passa para outro tópico de mensagem.

  • Quando um administrador exclui um ativo, o aplicativo interrompe a conversa e exibe uma mensagem de alerta no. Agent Desktop O aplicativo não permite que você continue a conversa, então você deve encerrá-la.

Antes de começar

Você deve estar no estado Disponível para receber solicitações. Se você estiver no estado RONA, altere seu estado de RONA para Disponível.

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Clique em Aceitar na solicitação.

A solicitação é aberta na caixa de composição e exibe um painel de interação.
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Clique para visualizar o corpo do e-mail e as seguintes opções:

  • Responder — selecione essa opção para responder somente ao remetente. Quando você responde a um e-mail, os campos Para e Assunto são preenchidos automaticamente e você não pode editá-los.

  • Responder a todos — selecione essa opção para responder a todos os destinatários. Quando você responde a todos a um e-mail, os campos Para e Assunto são preenchidos automaticamente e você não pode editá-los. O campo Cc é pré-preenchido com o Cc original desse e-mail.

  • Você pode selecionar Bcc para adicionar IDs de e-mail no campo Bcc. Você pode adicionar ou remover IDs de e-mail nos campos Cc e Bcc. Se necessário, você também pode ocultá-los selecionando a opção Ocultar.

  • Encaminhar — Selecione essa opção para enviá-la a um novo destinatário. Quando você encaminha um e-mail, o campo Assunto é preenchido automaticamente. Você pode adicionar ou remover IDs de e-mail nos campos Para, Cc e Bcc.

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(Opcional) Clique em Cc e Bcc para enviar uma cópia carbono e uma cópia oculta do e-mail para mais destinatários.

  • Você não pode responder a um endereço de e-mail configurado como um ativo.

  • Quando você responde ou encaminha uma conversa por e-mail, o aplicativo carrega todo o tópico de e-mail no compositor, separado por uma linha. A linha serve para distinguir o e-mail original da sua resposta ou encaminhamento.

  • Quando você responde a todos a um e-mail, o aplicativo retém os endereços de e-mail no campo Para. Você pode adicionar ou excluir endereços de e-mail adicionais no campo Para.

  • Você pode excluir os outros endereços de e-mail no campo Para, exceto o endereço de e-mail principal.

  • Você tem a flexibilidade de editar o histórico contextual do tópico de e-mail e aplicar estilos de formatação avançados disponíveis para o widget, conforme necessário.

  • O aplicativo adiciona o prefixo com RE: (para uma resposta) ou FW: (para um encaminhamento), dependendo da ação que você executa. Esses prefixos indicam a natureza do e-mail.

  • Quando um e-mail contém um prefixo, o aplicativo o retém e evita adicionar prefixos duplicados ao assunto.

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Componha o e-mail no corpo do e-mail.

  • Quando você compõe uma mensagem, mas não a envia, o aplicativo a salva como rascunho. Você pode acessar facilmente esses rascunhos do compositor.

  • Além disso, quando você transfere uma conversa com um rascunho, todos os agentes envolvidos podem acessar e revisar os rascunhos salvos da conversa anterior.

  • Se o administrador ativar a opção Mascarar dados confidenciais do cliente na configuração de interface de Agent Desktop usuário (UI) para o aplicativo de desktop, o aplicativo ocultará da conversa dados do setor de cartões de pagamento (PCI), como cartão de crédito, conta bancária internacional e números de previdência social.

  • Além disso, o aplicativo mascara as Informações de Identificação Pessoal (PII) - IDs de e-mail e números de celular no. Agent Desktop

  • Um e-mail de entrada contendo imagens embutidas aparece como anexos no. Agent Desktop Se os administradores habilitarem o escaneamento PCI, o sistema bloqueará as imagens no. Agent Desktop

  • E-mails que contêm imagens embutidas com referências de Content-ID (CID) não são renderizados no Agent Desktop e podem ser exibidos como miniaturas quebradas. Essa limitação se aplica a imagens e assinaturas em linha com logotipos, mas não se limita apenas a elas.

  • O limite máximo de caracteres para um e-mail é de 500 mil, o que inclui o tópico de e-mail anterior e a resposta atual. Se um rascunho de e-mail exceder esse limite, o aplicativo exibirá uma mensagem de aviso na tela e desativará o botão Enviar até que você reformule a mensagem.

Tabela 1. Exemplo
Antes de mascararDepois de mascarar

+ 1 (123) 456 7890

**********7890

+447966197542

*********7542

melissa@gmail.com

m****** @gmail .com

Tabela 2. Mascaramento de dados confidenciais
SeçãoCampos cobertos

Painel de tarefas

Título - Origem do contato - Entrada

Título - DNIS (ponto de entrada) - Saída

Pré-visualização da mensagem - Números, ID de e-mail, cartão de crédito, SSN e detalhes da conta bancária internacional.

Notificações

Notificações do Toaster - ID de e-mail

Notificações Popover - Origem de contato - Entrada

Notificações Popover - DNIS (ponto de entrada) - Saída

Painel de interação

Título - Origem do contato - Entrada

Título - DNIS - Outbound

Painel de mídia digital

Acordeão de mensagens - IDs de e-mail externos

Histórico de interações com agentes - Task Brick

Título - Origem do contato - Entrada

Título - DNIS - Outbound

Variáveis CAD

Variáveis CAD reservadas do sistema - Origem do contato - Entrada

Variáveis CAD reservadas do sistema - DNIS - Outbound

Mascaramento condicional: Se o nome do cliente estiver definido como Número do celular, o aplicativo o mascara no. Agent Desktop

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(Opcional) Anexe um arquivo ou use modelos de mensagem.

  • Quando você encaminha um e-mail para outros destinatários, o widget carrega os arquivos anexados existentes por padrão. Se algum anexo cair, a área de trabalho exibirá um alerta para notificar os agentes, pois o aplicativo não pode encaminhar esses anexos.

  • Ao responder a um e-mail, escolha um modelo e mude para outro tópico. O aplicativo salva a mensagem como rascunho.

  • Quando você visita o antigo tópico de conversa e escolhe um novo modelo, o aplicativo mantém os dois modelos no compositor, com o mais recente na parte superior.

  • Quando você responde a um e-mail e escolhe um modelo desbloqueado, o aplicativo o exibe no compositor. Selecionar outro modelo desbloqueado substitui o primeiro.

  • Quando você seleciona um modelo bloqueado ao responder ou encaminhar um e-mail, o aplicativo bloqueia todo o tópico de e-mail. Isso impede que você edite o tópico histórico e a resposta. O aplicativo volta ao comportamento normal quando você muda para um modelo desbloqueado.

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(Opcional) Acione um fluxo de trabalho.

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Clique em Enviar.

Transferir uma conversa por e-mail

Se um e-mail for classificado incorretamente ou você não conseguir resolver a pergunta de um cliente e quiser escalar a solicitação por e-mail, você poderá transferir a solicitação por e-mail para outra fila.

Antes de começar

Você deve aceitar a solicitação antes de transferi-la.

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Clique em Transferir.

A caixa de diálogo Solicitação de transferência é exibida.
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Escolha uma das seguintes opções:

  • Fila —Selecione uma fila na lista suspensa ou use o campo de pesquisa para filtrar a lista. A lista suspensa exibe as filas que estão disponíveis.
  • Agente — Selecione um agente na lista suspensa ou use o campo de pesquisa para filtrar a lista. A lista suspensa exibe os nomes dos agentes disponíveis.
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Clique em Transferir.

A solicitação de transferência é iniciada e a caixa de diálogo Wrap Up Reasons é exibida. Para ver as etapas sobre como aplicar um motivo de encerramento, consulte Aplicar um motivo de encerramento.

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