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メールでの会話に返信する
メールの会話を転送する

メールでの会話を管理します

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メールチャネルでは、顧客はテーブル、埋め込みリンク、添付ファイルを含むメールメッセージを送信できます。

メールでの会話に返信する

メールでの会話が割り当てられると、リクエストのポップオーバーに顧客名、電子メール、キュー名が表示されます。 タイマーは、メールを受信してから経過した時間を示します。

  • に(既存の会話の)新着メッセージが届くと、音声通知が届きますAgent Desktop。

  • 返信中に新しいメールが届いたら。

    • メールウィジェットの上に、「すべてのメッセージを表示して次のアクションを実行してください」というバナーメッセージが表示されます。 新着メールはスレッドの上部に青色で表示されます。 このスレッドのメッセージをすべて表示すると、青いハイライトとバナーメッセージが消えます。

    • メール作成者の下にあるバナーメッセージには、「この会話の最新のメールには返信していません」と書かれています。 同じスレッドに返信したり、別のメッセージスレッドに移動したりすると、バナーは消えます。

  • 管理者がアセットを削除すると、アプリケーションは会話を中断し、に警告メッセージを表示します。Agent Desktop このアプリケーションでは会話を続けることができませんので、会話を終了する必要があります。

始める前に

リクエストを受け取るには、利用可能な状態でなければなりません。 RONA州にいる場合は、州をRONAからAvailableに変更してください。

1

リクエストで [同意する] をクリックしてください。

リクエストが作成ボックスで開き、インタラクションペインが表示されます。
2

クリック メール本文と次のオプションを表示します:

  • 返信 —送信者のみに返信するには、このオプションを選択してください。 メールに返信すると、「宛先」と「件名」フィールドに自動入力され、編集できません。

  • 全員に返信—すべての受信者に返信するには、このオプションを選択してください。 メールに「全員に返信」すると、「宛先」フィールドと「件名」フィールドが自動的に入力され、編集できません。 Ccフィールドには、そのメールの元のCCがあらかじめ入力されています。

  • Bccを選択すると、BccフィールドにメールIDを追加できます。 CcとBccのフィールドでメールIDを追加したり削除したりできます。 必要に応じて、「隠す」オプションを選択して非表示にすることもできます。

  • 転送 —新しい受信者に送信するには、このオプションを選択してください。 メールを転送すると、件名フィールドに自動入力されます。 To、Cc、BccフィールドでメールIDを追加または削除できます。

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(オプション)メールのカーボンコピーとブラインドカーボンコピーをより多くの受信者に送信するには、CcとBccをクリックしてください。

  • 資産として設定されたメールアドレスには返信できません。

  • メールの会話に返信または転送すると、アプリケーションはメールスレッド全体を行で区切ってコンポーザーにロードします。 この行は、元のメールと返信または転送メールを区別するのに役立ちます。

  • あるメールに「全員に返信」すると、アプリケーションは「宛先」フィールドにメールアドレスを保持します。 「宛先」フィールドでメールアドレスを追加または削除できます。

  • 「宛先」フィールドで、メインのメールアドレス以外の他のメールアドレスを削除できます。

  • メールスレッドのコンテキスト履歴を編集したり、必要に応じてウィジェットに利用できる豊富なフォーマットスタイルを適用したりする柔軟性があります。

  • アプリケーションは、実行したアクションに応じて、RE:(返信用)または FW:(転送用)のいずれかのプレフィックスを追加します。 これらのプレフィックスはメールの性質を示しています。

  • メールにプレフィックスが含まれている場合、アプリケーションはそれを保持し、件名に重複したプレフィックスを追加しないようにします。

4

メール本文にメールを書いてください。

  • メッセージを作成して送信しない場合、アプリケーションはそれを下書きとして保存します。 これらのドラフトには作曲家から簡単にアクセスできます。

  • さらに、下書きのある会話を転送すると、関係するすべてのエージェントが前の会話で保存された下書きにアクセスして確認できます。

  • 管理者がデスクトップアプリケーションの「Agent Desktopユーザーインターフェイス(UI)で顧客の機密データをマスクする」設定を有効にすると、アプリケーションはクレジットカード、国際銀行口座、社会保障番号などのペイメントカード業界(PCI)データを会話からマスクします。

  • さらに、アプリケーションは個人識別情報(PII)(メールIDと携帯電話番号)をに隠します。Agent Desktop

  • インライン画像を含む受信メールは、Agent Desktopに添付ファイルとして表示されます。 管理者がPCIスキャンを有効にすると、システムは上の画像をブロックします。Agent Desktop

  • Content-ID(CID)参照のインライン画像を含むメールは、に表示されず、Agent Desktop壊れたサムネイルとして表示されることがあります。 この制限は、インライン画像とロゴ付きの署名に適用されますが、それらだけに限定されません。

  • メールの最大文字数制限は、前のメールスレッドと現在の返信の両方を含めて50万文字です。 下書きメールがこの制限を超えると、アプリケーションは画面に警告メッセージを表示し、メッセージを言い換えるまで送信ボタンを無効にします。

テーブル 1.例
マスキングする前にマスキング後

+ 1 (123) 456 7890

**********7890

+447966197542

*********7542

melissa@gmail.com

m****** @gmail .com

テーブル 2.機密データマスキング
セクション対象分野

タスクペイン

タイトル-連絡先の発信元-受信

タイトル-DNIS(エントリーポイント)-アウトバウンド

メッセージプレビュー-番号、メールID、クレジットカード、SSN、国際銀行口座の詳細。

通知

トースター通知-メールID

ポップオーバー通知-連絡先の発信元-インバウンド

ポップオーバー通知-DNIS(エントリーポイント)-アウトバウンド

インタラクションペイン

タイトル-連絡先の発信元-受信

タイトル-DNIS-アウトバウンド

デジタルメディアペイン

メッセージアコーディオン-外部の電子メール ID

エージェントの対話履歴-タスクブリック

タイトル-連絡先の発信元-受信

タイトル-DNIS-アウトバウンド

CAD 変数

システム予約CAD変数-コンタクトオリジン-インバウンド

システム予約CAD変数-DNIS-アウトバウンド

条件付きマスキング:顧客名が携帯電話番号に設定されている場合、アプリケーションはそれをにマスクしますAgent Desktop。

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(オプション) ファイルを添付するか、メッセージテンプレートを使用してください。

  • 他の受信者にメールを転送すると、ウィジェットはデフォルトで既存の添付ファイルをロードします。 添付ファイルがドロップされると、アプリケーションはそのような添付ファイルを転送できないため、デスクトップにエージェントに通知するアラートが表示されます。

  • メールに返信するときは、テンプレートを選んで、別のスレッドに切り替えてください。 アプリケーションはメッセージをドラフトとして保存します。

  • 古い会話スレッドにアクセスして新しいテンプレートを選択すると、アプリケーションは両方のテンプレートをコンポーザーに保持し、最新のものが一番上に表示されます。

  • メールにすべて返信して、ロックされていないテンプレートを選択すると、アプリケーションはそれをコンポーザーに表示します。 ロックされていない別のテンプレートを選択すると、最初のテンプレートが置き換えられます。

  • メールの返信または転送中にロックされたテンプレートを選択すると、アプリケーションはメールスレッド全体をロックします。 過去のスレッドと返信を編集できなくなります。 ロックされていないテンプレートに切り替えると、アプリケーションは通常の動作に戻ります。

6

(オプション) ワークフローを起動します。

7

「送信」をクリックします。

メールの会話を転送する

メールが誤って分類されている場合や、顧客の質問を解決できず、メールリクエストをエスカレーションしたい場合は、メールリクエストを別のキューに転送できます。

始める前に

転送する前に、リクエストを受け入れる必要があります。

1

「転送」をクリックします。

転送リクエストダイアログボックスが表示されます。
2

次の中から1つ選んでください。

  • キュー — ドロップダウンリストからキューを選択するか、検索フィールドを使用してリストをフィルタリングします。 ドロップダウンリストには、使用可能なキューが表示されます。
  • エージェント — ドロップダウンリストからエージェントを選択するか、検索フィールドを使用してリストをフィルタリングします。 ドロップダウンリストには、対応可能なエージェントの名前が表示されます。
3

「転送」をクリックします。

転送リクエストが開始され、「ラップアップの理由」ダイアログボックスが表示されます。 ラップアップ理由を適用する手順については、「ラップアップ理由を適用する」を参照してください。

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