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El canal de correo electrónico permite a los clientes enviar mensajes de correo electrónico con tablas, enlaces incrustados y archivos adjuntos.

Responder a una conversación por correo electrónico

Una vez que se le asigna una conversación por correo electrónico, la ventana de solicitud muestra el nombre del cliente, el correo electrónico y el nombre de la cola. El temporizador indica el tiempo transcurrido desde que recibió la conversación por correo electrónico.

  • Recibirá una notificación sonora para nuevos mensajes (en una conversación existente) en elAgent Desktop.

  • Si recibe un nuevo correo electrónico mientras responde.

    • Aparece un mensaje de banner encima del widget de correo electrónico que dice: Ver todos los mensajes para tomar medidas adicionales. Los nuevos correos electrónicos aparecen en azul en la parte superior del hilo. Una vez que vea todos los mensajes de este hilo, el resaltado azul y el mensaje del banner desaparecen.

    • Un mensaje de banner debajo del compositor de correo electrónico dice que no está respondiendo al último correo electrónico de esta conversación. El banner desaparece cuando responde al mismo hilo o se mueve a otro hilo de mensajes.

  • Cuando un administrador elimina un activo, la aplicación interrumpe la conversación y muestra un mensaje de alerta en el. Agent Desktop La solicitud no le permite continuar la conversación, así que debe terminarla.

Antes de comenzar

Debe estar en el estado Disponible para recibir solicitudes. Si está en el estado de RONA, cambie su estado de RONA a Disponible.

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Haga clic en Aceptar en la solicitud.

La solicitud se abre en el cuadro de redacción y muestra un panel de interacción.
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Haga clic para ver el cuerpo del correo electrónico y las siguientes opciones:

  • Responder: seleccione esta opción para responder solo al remitente. Cuando responde a un correo electrónico, los campos Para y Asunto se rellenan automáticamente y no puede editarlos.

  • Responder a todos: seleccione esta opción para responder a todos los destinatarios. Cuando responde a todos a un correo electrónico, los campos Para y Asunto se rellenan automáticamente y no puede editarlos. El campo Cc se relllena previamente con la Cc original de ese correo electrónico.

  • Puede seleccionar Bcc para agregar ID de correo electrónico en el campo Bcc. Puede agregar o eliminar ID de correo electrónico en los campos Cc y Bcc. Si es necesario, también puede ocultarlos seleccionando la opción Ocultar.

  • Reenviar: seleccione esta opción para enviarla a un nuevo destinatario. Cuando reenvía un correo electrónico, el campo Asunto se rellena automáticamente. Puede agregar o eliminar ID de correo electrónico en los campos To, Cc y Bcc.

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(Opcional) Haga clic en Cc y Bcc para enviar una copia impresa y una copia ciega del correo electrónico a más destinatarios.

  • No puede responder a una dirección de correo electrónico configurada como un activo.

  • Cuando responde o reenvía una conversación por correo electrónico, la aplicación carga todo el hilo de correo electrónico en el compositor, separado por una línea. La línea sirve para distinguir el correo electrónico original de su respuesta o reenvío.

  • Cuando responde todo a un correo electrónico, la aplicación conserva las direcciones de correo electrónico en el campo Para. Puede agregar o eliminar direcciones de correo electrónico adicionales en el campo Para.

  • Puede eliminar las otras direcciones de correo electrónico en el campo Para, excepto la dirección de correo electrónico principal.

  • Tiene la flexibilidad de editar el historial contextual del hilo de correo electrónico y aplicar estilos de formato enriquecidos disponibles para el widget según sea necesario.

  • La aplicación agrega el prefijo con RE: (para una respuesta) o FW: (para reenviar), dependiendo de la acción que realice. Estos prefijos indican la naturaleza del correo electrónico.

  • Cuando un correo electrónico contiene un prefijo, la aplicación lo retiene y evita agregar prefijos duplicados al asunto.

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Redacte el correo electrónico en el cuerpo del correo electrónico.

  • Cuando escribe un mensaje pero no lo envía, la aplicación lo guarda como borrador. Puede acceder fácilmente a estos borradores del compositor.

  • Además, cuando transfiere una conversación con un borrador, todos los agentes involucrados pueden acceder y revisar cualquier borrador guardado de la conversación anterior.

  • Si el administrador habilita la opción Enmascarar datos confidenciales del cliente en la interfaz de Agent Desktop usuario (UI) para la aplicación de escritorio, la aplicación enmascara datos de la industria de tarjetas de pago (PCI) como tarjeta de crédito, cuenta bancaria internacional y números de seguro social de la conversación.

  • Además, la aplicación enmascara la información de identificación personal (PII): ID de correo electrónico y números de teléfono móvil en elAgent Desktop.

  • Un correo electrónico entrante que contiene imágenes en línea aparece como archivos adjuntos en el. Agent Desktop Si los administradores habilitan el escaneo PCI, el sistema bloquea las imágenes en elAgent Desktop.

  • Los correos electrónicos que contienen imágenes en línea con referencias de Content-ID (CID) no se muestran Agent Desktop y pueden mostrarse como miniaturas rotas. Esta limitación se aplica a las imágenes y firmas en línea con logotipos, pero no se limita solo a ellas.

  • El límite máximo de caracteres para un correo electrónico es de 500k, lo que incluye tanto el hilo de correo electrónico anterior como la respuesta actual. Si un borrador de correo electrónico excede este límite, la aplicación muestra un mensaje de advertencia en la pantalla y desactiva el botón Enviar hasta que vuelva a formular el mensaje.

Tabla 1. Ejemplo
Antes de enmascararDespués de enmascarar

+ 1 (123) 456 7890

**********7890

+447966197542

*********7542

melissa@gmail.com

m****** @gmail .com

Tabla 2. Enmascaramiento de datos confidenciales
SecciónCampos cubiertos

Panel de tareas

Título - Origen del contacto - Inbound

Título - DNIS (Punto de entrada) - Saliente

Vista previa del mensaje: números, identificación de correo electrónico, tarjeta de crédito, número de seguro de seguro (SSN) y detalles de la cuenta bancaria internacional.

Notificaciones

Notificaciones de tostadora - ID de correo electrónico

Notificaciones de Popover - Origen del contacto - Entrante

Notificaciones puntuales - DNIS (Punto de entrada) - Saliente

Panel de interacción

Título - Origen del contacto - Inbound

Título - DNIS - Outbound

Panel de medios digitales

Mensaje Acordeón - ID de correo electrónico externo

Historial de interacción con el agente - Task Brick

Título - Origen del contacto - Inbound

Título - DNIS - Outbound

Variables CAD

Variables CAD reservadas del sistema - Origen del contacto - Entrante

Variables CAD reservadas del sistema - DNIS - Saliente

Enmascaramiento condicional: Si el nombre del cliente se establece en Número de móvil, la aplicación lo enmascara en elAgent Desktop.

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(Opcional) Adjunte un archivo o use plantillas de mensajes.

  • Cuando reenvía un correo electrónico a otros destinatarios, el widget carga los archivos adjuntos existentes de forma predeterminada. Si se cae algún archivo adjunto, el escritorio muestra una alerta para notificar a los agentes, ya que la aplicación no puede reenviar dichos archivos adjuntos.

  • Cuando responda a un correo electrónico, elija una plantilla y cambie a otro hilo. La aplicación guarda el mensaje como borrador.

  • Cuando visita el hilo de conversación anterior y elige una nueva plantilla, la aplicación conserva ambas plantillas en el compositor, con la última en la parte superior.

  • Cuando responde todo a un correo electrónico y elige una plantilla desbloqueada, la aplicación la muestra en el compositor. Seleccionar otra plantilla desbloqueada reemplaza a la primera.

  • Cuando selecciona una plantilla bloqueada mientras responde o reenvía un correo electrónico, la aplicación bloquea todo el hilo de correo electrónico. Le impide editar el hilo histórico y la respuesta. La aplicación vuelve a su comportamiento normal cuando cambia a una plantilla desbloqueada.

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(Opcional) Active un flujo de trabajo.

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Haga clic en Enviar.

Transferir una conversación por correo electrónico

Si un correo electrónico está mal clasificado o no puede resolver la pregunta de un cliente y desea escalar la solicitud por correo electrónico, puede transferir la solicitud por correo electrónico a otra cola.

Antes de comenzar

Debe aceptar la solicitud antes de poder transferirla.

1

Haga clic en Transferir.

Aparece el cuadro de diálogo Solicitud de transferencia.
2

Elija una de las siguientes opciones:

  • Cola: seleccione una cola de la lista desplegable o utilice el campo de búsqueda para filtrar la lista. La lista desplegable muestra las colas disponibles.
  • Agente: seleccione un agente de la lista desplegable o utilice el campo de búsqueda para filtrar la lista. La lista desplegable muestra los nombres de los agentes disponibles.
3

Haga clic en Transferir.

Se inicia la solicitud de transferencia y aparece el cuadro de diálogo Razones de resumen. Para conocer los pasos sobre cómo aplicar un motivo de conclusión, consulte Aplicar un motivo de conclusión.

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