Благодарим за обратната връзка.

Време е да започнем! Започнете работа на място 12 седмици преди вашето събитие. Това ви дава достатъчно време да работите с подробностите за вашето събитие и потребностите от персон ализирани зна чки или оборудване.

Независимо дали планирате да наемете или закупите оборудване, поръчайте възможно най-скоро, за да изпреварите потенциалните поръчки за връщане и дългите срокове за доставка.

• Прочетете нашето Р ъководство за заку пуване на оборудване, ако планирате да закупите оборудване.

• Прочетете нашата статия за наемането на хардуер за печат на значки на място с Choose 2 Rent, за да научите как да наемате оборудване. Вече имате предпочитан доставчик? Няма проблем!

Време е да се научим! На място е много интуитивен. Въпреки това, винаги има нюанс. Ето защо имаме курс на Webex Academy всичко за Onsite и статии, посветени на всяка част от процеса на работа на място. 📚

Горещо препоръчваме да изберете поне един член от вашия екип, който да бъде ваш експерт на място. За събития, по-големи от 1000 души, препоръчваме поне двама експерти. Те ще научат как да конфигурират приложението на място, да създават значки, да разполагат оборудването и да помагат за отпечатването на значки. Когато сте избрали експерт, дайте им тези ресурси, за да започнете:

• Ръководство на организатора на събитията на Webex на място (учебен план на Академията)

• Основи на настройката на място (статия)

• Конфигуриране на приложението на място (статия)

След като вашият експерт на място събере някои знания, е време да настроите Onsite и да конфигурирате приложението в платформата Webex Events.

Не забравяйте, че регистрацията на Webex Events е най-доброто сдвояване с Webex Events Onsite за лесна употреба и намалена поддръжка. Ако използвате различна система за регистрация, уверете се, че имате планирана дата за финализиране и качване на участниците си, с достатъчно време за тестване.

Каквато и система за регистрация да използвате, не забравяйте да зададете всякакви въпроси във вашата регистрационна форма, които персоналът за регистрация може да зададе, когато е на място на мястото. Добавете тези въпроси към страницата за настаняване, за да ускорите процеса на регистрация.

Време е за изграждане! Досега вашият експерт на място трябваше да започне да настройва Onsite и да конфигурира приложението Onsite в платформата с персонализирани цветове, графики, етикети на бутони и всякакви други персонализации, които искате.

Сега е време да се научите как да проектирате значки. Значките могат да бъдат толкова прости или сложни, колкото искате. Какъвто и да е случаят, тези статии имат всичко, което трябва да знаете:

• Видове значки на място (статия)

• Дизайн значки на място (статия)

  • (Незадължително) Правила за видимост на място (статия) - Ако значките ви са подходящи за всички, без информация, която да бъде отпечатвана за определени групи от участници, вероятно не се нуждаете от Правила за видимост. Добре е да прочетете статията така или иначе, за да знаете какво е възможно.

Научаването за проектирането на значки на място трябва да ви помогне да решите точно какво искате от вашите значки. Например, тъй като принтерите отпечатват само в черно и бяло, може да решите, че искате някои елементи да бъдат предварително отпечатани на вашата значка. Започнете да правите дизайни и да играете с опциите за персонализиране - нищо не е окончателно, докато не изпратите поръчката за наличност на значките. По пътя не се колебайте да разговаряте с нашия екип за поддръжка с всякакви въпроси.

Време е да поръчате! В този момент трябва да вземете решение за размера на значката и да имате солидна представа за дизайна на значката.

Ако купувате собствено оборудване, поръчайте сега, за да сте сигурни, че сте получили всичко навреме.

Време е да планирате! Създаването на етажен план за вашата таблица (и) за печат на значки е от решаващо значение. Помислете за подробности като:

• Входни места и поток на входящ трафик

• Табели

• Достъп до асансьора и ADA достъпност на цялото място

• Предпазни мерки за здраве и безопасност

• Поток и информация за трафика след регистрацията

• Електрически контакти, кабели и сплитери за оборудване за регистрация

• Маси и столове за оборудване и персонал

• Възможни са отделни станции за регистрация за VIP лица, персонал, преса и др.

Ако вашите рутери се свързват с интернет със SIM карта, тествайте силата на мобилните устройства в мястото, където искате да поставите станциите си за регистрация. Ако сигналът е слаб или периодичен, помислете за преместване на регистрацията на място, където вашите рутери могат да получат солиден клетъчен сигнал, или помислете за твърдо свързване на маршрутизаторите към интернет на вашето място.

Говорейки за вашето оборудване на място, знанието от какво оборудване се нуждаете и как да го настроите, може да ви даде представа за това как ще настроите зоната за регистрация. Прочетете нашата статия за настройка на хардуера за проверка на събития на място, за да научите каква е настройката.

Като част от планирането внимателно обмислете как участниците ще проверят определена информация, като например медицинско състояние. Задайте възможно най-много въпроси като част от процеса на регистрация, така че персоналът на събитието да може просто да се обърне към отговорите на участниците на страницата за регистра ция, вместо да пита всеки човек за информация.

Планирайте един ред от зоната за регистрация да бъде настроен като бюро за помощ със собствен принтер и iPad или iPhone, където хората могат да задават въпроси, да препечатват изгубени значки и да решават проблеми с личните данни. Това поддържа основните линии за регистрация да се движат бързо и гарантира, че хората няма да се налага да се връщат на опашка, след като решите проблема им. Вашият експерт (и) на място обикновено трябва да бъде в бюрото за помощ.

Време е да бъдем сигурни! В този момент трябва да имате подробен план за работа за отпечатване на значки. Ако е приложимо, уверете се двойно, че вашето оборудване под наем на място може да бъде изпратено до мястото до три дни преди събитието. Ако не е налично място за съхранение на място, помислете за изпращане на оборудване до офисите ви или хотела, в който е отседнал персоналът.

Ако наемате оборудване от Choose 2 Rent, те ще ви изпратят информацията за проследяване на вашия комплект за наем през този период от време. Ако наемате от друг доставчик, проверете тяхната времева линия за доставка.

Това е най-доброто време експертът на място да започне да обучава персонала ви за регистрация. Прегледайте плана за настройка на мястото, прегледайте протоколите за безопасност и покажете на персонала как да коригира проблемите с информацията за значките на участниците. Покажете им статиите, свързани по-долу, за да разберат какво е печатането от гледна точка на участниците и да знаят как да настроят хардуера на място:

• Настройка на хардуера на място (статия)

• Настрой@@ ка на принтера Zebra (статия)

Създайте профили на участниците в теста в платформата, за да проверите дали правилата за видимост работят по план, и покажете разликите на персонала, който се регистрира, за да знае какво да очаква.

Време е! Веднага след като имате достъп до мястото, накарайте вашия експерт и персонал на място да настроят вашия хардуер и да отпечатат няколко тестови значки. Когато тестването приключи, направете регистрацията на персонала възможно най-скоро, така че целият персонал да има своите значки преди пристигането на присъстващите.

Персоналът за регистриране трябва да тества отпечатването на поне една значка на всеки iPad и принтер нощта преди началото на регистрацията и всяка сутрин, когато отворите регистрацията. Това помага на новия персонал да се аклиматизира към процеса, така че да знае точно какво ще бъде преживяването на участниците. Тестването също помага за изчистване на всяко объркване и гарантира, че принтерите са заредени и конфигурирани правилно.

• Настройка на хардуера на място (статия)

• Настрой@@ ка на принтера Zebra (статия)

Всеки член на персонала трябва да практикува зареждане и калибриране на принтер поне веднъж. В зависимост от размера на вашето събитие, персоналът може да се наложи да зареди повече запаси от значки в принтерите по време на регистрацията, ако изчерпят ролката или стека. Бързото зареждане на нови значки поддържа регистрацията да протича безпроблемно. 🏃