Takk for tilbakemeldingen.

Det er på tide å starte! Begynn å jobbe på stedet 12 uker før arrangementet ditt. Dette gir deg god tid til å jobbe gjennom detaljene i arrangementet ditt og tilpassede merke- eller utstyrsbehov.

Enten du planlegger å leie eller kjøpe utstyr, bestill så snart som mulig for å komme i forkant av potensielle restordre og lange ledetider.

• Les vår kjøpsguide for utstyr hvis du planlegger å kjøpe utstyr.

• Les artikkelen vår om utleie av maskinvare for merketrykk på stedet med Choose 2 Rent for å lære hvordan du leier utstyr. Har du allerede en foretrukket leverandør? Ikke noe problem!

Det er på tide å lære! Onsite er veldig intuitivt. Men det er alltid nyanse. Derfor har vi et Webex Academy-kurs om Onsite og artikler dedikert til hver del av Onsite-prosessen. 📚

Vi anbefaler på det sterkeste at du velger minst ett medlem av teamet ditt som ekspert på stedet. For arrangementer som er større enn 1000 personer, anbefaler vi minst to eksperter. De lærer hvordan du konfigurerer Onsite-appen, lager merker, distribuerer utstyret og hjelper til med å skrive ut merker. Når du har valgt en ekspert, gi dem disse ressursene for å komme i gang:

• Arrangørens veiledning for Webex Events Onsite (lær ingsplan for akademiet)

• Grunnleggende om install ering på stedet (artikkel)

• Konfigurere Onsite-appen (artikkel)

Etter at Onsite-eksperten din har samlet litt kunnskap, er det på tide å konfigurere Onsite og konfigurere appen i Webex Events-plattformen.

Husk at Webex Events Registration er den ultimate sammenkoblingen med Webex Events Onsite for brukervennlighet og redusert vedlikehold. Hvis du bruker et annet registreringssystem, sørg for at du har en planlagt dato for å fullføre og laste opp deltakerne, med god tid til overs for testing.

Uansett hvilket registreringssystem du bruker, sørg for å stille spørsmål i registreringsskjemaet som innsjekkingspersonalet kan stille når de er på stedet. Legg til disse spørsmålene på innsjekkingssiden for å få fart på innsjekkingsprosessen.

Det er på tide å bygge! Nå burde eksperten din på stedet ha begynt å konfigurere Onsite-appen og konfigurere Onsite-appen på plattformen med egendefinerte farger, grafikk, knappetiketter og andre tilpasninger du ønsker.

Nå er det på tide å lære å designe merker. Merker kan være så enkle eller komplekse som du vil. Uansett har disse artiklene alt du trenger å vite:

• Merketyper på stedet (artikkel)

• Design Onsite-merker (artikkel)

  • (Valgfritt) Regler for synlighet på stedet (artikkel) — Hvis merkene dine passer alle uten informasjon som skal skrives ut for bestemte grupper av deltakere, trenger du sannsynligvis ikke synlighetsregler. Det er lurt å lese artikkelen uansett, så du vet hva som er mulig.

Å lære om å designe Onsite-merker bør hjelpe deg med å bestemme nøyaktig hva du vil ha på merkene dine. For eksempel, fordi skriverne bare skriver ut i svart og hvitt, kan du bestemme at du vil ha noen elementer forhåndstrykt på merket ditt. Begynn å lage design og leke med tilpasningsalternativer - ingenting er endelig før du sender inn lagerbestillingen. Underveis, ikke nøl med å chatte med supportteamet vårt hvis du har spørsmål.

Det er på tide å bestille! På dette tidspunktet bør du bestemme deg for en merkestørrelse og ha en solid ide om merkedesignet.

Hvis du kjøper ditt eget utstyr, bestill nå for å sikre at du får alt i tide.

Det er på tide å planlegge! Det er avgjørende å lage en planløsning for merketrykkbordet (e). Vurder detaljer som:

• Inngangssteder og innkommende trafikkflyt

• Skilting

• Heistilgang og ADA-tilgjengelighet i hele lokalet

• Helse- og sikkerhetsforholdsregler

• Trafikkflyt og informasjon etter innsjekking

• Strømuttak, kabler og splittere for innsjekkingsutstyr

• Bord og stoler for utstyr og personale

• Mulige separate innsjekkingsstasjoner for VIP-er, ansatte, presse osv.

Hvis ruterne kobler seg til Internett med et SIM-kort, tester du mobilstyrken på stedet der du vil plassere innsjekkingsstasjonene. Hvis signalet er svakt eller intermitterende, bør du vurdere å flytte innsjekking til et sted der ruterne dine kan få et solid cellesignal, eller vurdere å koble ruterne til internett på stedet ditt.

Når vi snakker om utstyret ditt på stedet, kan det å vite hvilket utstyr du trenger og hvordan du konfigurerer det, gi deg innsikt i hvordan du konfigurerer innsjekkingsområdet. Les artikkelen om oppsett av maskinvare for innsjekking av hendelser på stedet for å finne ut hvordan oppsettet er.

Som en del av planleggingen, tenk nøye på hvordan deltakerne vil verifisere viss informasjon, for eksempel medisinsk status. Still så mange spørsmål som mulig som en del av registreringsprosessen, slik at arrangementspersonalet ganske enkelt kan henvise til deltakernes svar på innsjekkingssiden i stedet for å be hver person om informasjon.

Planlegg å ha en linje i innsjekkingsområdet ditt satt opp som en helpdesk med egen skriver og iPad eller iPhone der folk kan stille spørsmål, skrive ut tapte merker på nytt, og løse problemer med personopplysninger. Dette holder hovedinnsjekkingslinjene dine i bevegelse raskt og sikrer at folk ikke trenger å komme tilbake i kø etter at du har løst problemet deres. Din (e) ekspert (e) på stedet bør vanligvis være ved brukerstøtten.

Det er på tide å være sikker! På dette tidspunktet bør du ha en detaljert driftsplan for merketrykk. Hvis aktuelt, sørg dobbelt for at utleieutstyret ditt på stedet kan sendes til lokalet opptil tre dager før arrangementet. Hvis lagring ikke er tilgjengelig på stedet ditt, bør du vurdere å få utstyr sendt til kontorene dine eller hotellet der personalet bor.

Hvis du leier utstyr fra Choose 2 Rent, sender de deg sporingsinformasjonen for utleiesettet ditt i løpet av denne tidsrammen. Hvis du leier fra en annen leverandør, må du bekrefte leveringstidslinjen.

Dette er den beste tiden for eksperten på stedet å begynne å trene innsjekkingspersonalet. Gå gjennom oppsettplanen for lokalet, gjennomgå sikkerhetsprotokoller, og vis personalet hvordan de kan rette opp problemer med deltakermerkinformasjon. Vis dem artiklene som er lenket nedenfor, slik at de forstår hvordan utskrift er fra deltakerperspektivet og vet hvordan de konfigurerer maskinvare på stedet:

• Oppsett av maskinvare på stedet (artikkel)

• Zebra-skriveroppsett (Artikkel)

Opprett testdeltakerprofiler i plattformen for å dobbeltsjekke at eventuelle synlighetsregler fungerer som planlagt, og vis forskjellene til innsjekkingspersonalet slik at de vet hva de kan forvente.

Det er på tide! Så snart du har tilgang til lokalet, la eksperten og personalet på stedet sette opp maskinvaren din og skrive ut noen testmerker. Når testingen er fullført, sjekk inn personalet så snart som mulig, slik at alle ansatte har merkene sine før deltakerne ankommer.

Innsjekkingspersonalet bør teste utskrift av minst ett merke på hver iPad og skriver kvelden før innsjekking begynner og hver morgen du åpner innsjekking. Dette hjelper nye ansatte med å akklimatisere seg til prosessen, slik at de vet nøyaktig hvordan deltakeropplevelsen vil være. Testing hjelper også med å fjerne forvirring og sørger for at skrivere er lastet inn og konfigurert riktig.

• Oppsett av maskinvare på stedet (artikkel)

• Zebra-skriveroppsett (Artikkel)

Hver medarbeider bør øve på å laste inn og kalibrere en skriver minst en gang. Avhengig av størrelsen på arrangementet ditt, kan det hende at personalet må laste inn mer merkelager i skriverne under innsjekking hvis en rulle eller stabel går tom. Ved å laste inn nye merker raskt blir innsjekkingen problemfri. 🏃